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DropboxとBoxを連携して、ファイル管理をもっと効率化したいと思ったことはありませんか？手動でデータを移動するのは手間がかかるうえ、移し忘れや管理ミスの原因にもなります。
さらに、チームで異なるツールを使っていると「どこに最新のデータがあるのかわからない」といった課題も発生しがちです。
そこで活用したいのが、DropboxとBoxの自動連携です。これにより、手作業を減らし、どちらのツールでもスムーズにデータを共有できます。さらに、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性も向上も期待できます。
本記事では、プログラミング不要で簡単に設定できるYoomを使った連携フローを紹介します。初心者の方でも実践できるよう、具体的な手順をわかりやすく解説するので、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDropboxとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDropboxとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
DropboxとBoxを連携してできること
DropboxとBoxのAPIを連携すれば、DropboxのデータをBoxにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
Boxへの転送が自動で行われるため、手動での移動作業が不要になります。
自動化により、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確なファイル移行を実現します。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
DropboxとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にDropboxとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はDropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスです。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1:DropboxとBoxをマイアプリ登録
1.DropboxとBoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Dropboxのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からDropboxを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxを選択しログインします。
3.次はBoxをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からBoxをクリックしてサインインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Dropboxのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※注意）ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.対象のフォルダのパスとファイル名は、枠外の注意書きを参考に設定していきます。
5.「ファイル名」で設定したキーワードが含まれるファイルを、実際にDropboxにアップロードしましょう！
6.アップロード後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
ステップ4:Dropboxからファイルをダウンロードする設定
1.続いて、「ファイルをダウンロード」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「API接続設定」画面から、フォルダのパスを直接入力します。
4.ファイル名はアウトプットから選択します。
5.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
ステップ5:Boxにファイルをアップロードする設定
1.設定も残りわずかです！以下の「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「ファイル名」→最初の設定で取得したのアウトプットを指定
4.以下の項目を確認します。
5.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
実際にBox側にも同じファイルが格納されているか確認しましょう！
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
BoxにアップロードされたファイルをDropboxに転送したい場合
今回はDropboxからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
Boxへのファイルアップロードを検知し、Dropboxへの転送を自動化します。
両方のツールで最新のファイルを保持できるため、チーム全体でのデータ共有がスムーズになります。
■概要
BoxとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用していると、ファイルの転送やバックアップ作業に手間がかかることはありませんか？
手作業でのアップロードやダウンロードは、時間もかかり、転送漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にDropboxへファイルが転送されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとDropbox間で定期的にファイルを転送しており、手作業に手間を感じている方
・複数のクラウドストレージを併用しており、バックアップ作業を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの移動や同期で発生する、転送漏れなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
指定日時にBoxの複数ファイルをDropboxに転送する
毎日の業務でBoxに保存された複数のファイルを設定した日時に自動的にDropboxへ転送できます。
手動転送時に発生しやすいヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ移行を実現します。
■概要
「指定日時にBoxの複数ファイルをDropboxに転送する」フローは、BoxとDropboxを連携させてファイル管理を自動化する業務ワークフローです。
毎日の業務でBoxに保存された複数のファイルを設定した日時に自動的にDropboxへ転送することで、手動での移動作業を省略します。
この連携を活用することで効率的かつ確実なファイル管理を実現し、業務の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとDropboxを日常的に利用している企業のIT担当者の方
・定期的に大量のファイルを移動する必要があるチームリーダーの方
・手動でのファイル転送作業に時間と労力を費やしている業務担当者の方
・ファイル管理の自動化を検討している経営者の方
・データ移行の効率化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
DropboxとBoxの連携以外にも、それぞれのAPIを活用することでさまざまな業務を自動化できます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてください！
Boxを使った便利な自動化例
Boxと連携することで、メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知することが可能です。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
Sansanで名刺画像が登録されたらBoxにアップするフローです。
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
Dropboxの自動化例
Dropboxと連携することで、メールで届いたファイルをDropboxへ格納したり、Dropboxにフォルダを自動的に生成できます。
■概要
「Dropboxの音声ファイルを文字起こしたら、OpenAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、音声データの管理と活用を効率化する業務ワークフローです。
Dropboxにアップロードされた音声ファイルを自動で文字起こしし、OpenAIのAI要約機能を使って要約後、Google スプレッドシートに自動で追加します。
これにより手作業でのデータ整理が不要となりスプレッドシート上での情報管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに音声ファイルを多く保存しており、効率的に文字起こし・要約したい方OpenAIのAI要約機能を活用して、情報の整理・分析を自動化したいビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを使用してデータ管理を行っており、業務フローを自動化したい方手作業での文字起こしやデータ入力に時間を取られているチームリーダーや管理者
・音声データを活用してレポート作成や分析業務を効率化したい企業の担当者
■注意事項
・Dropbox、OpenAI、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。
Sansanで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
終わりに
DropboxとBoxのデータ連携を自動化することで、手作業の手間を減らし、よりスムーズなファイル管理が実現できることがわかりましたね。特に、チームで異なるツールを使っている場合、データの移動や共有がスムーズに進むことで、業務の効率も向上するでしょう。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、簡単な操作で連携フローを作成できます。難しい設定は不要で、直感的な操作だけで始められるのも魅力です。
まずはYoomに無料登録して、DropboxとBoxの連携を試してみませんか？
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