・
毎日たくさんのファイルを管理していて、尚且つ各チームにより活用しているクラウドストレージが異なる場合、どうしてもファイルがごちゃついてしまい、各ツールへのアップロードミスなどが起きがちではないでしょうか。
このような問題を抱えているのであれば、DropboxとGoogle DriveをAPI連携してみませんか？
DropboxとGoogle Driveを連携すると聞くと、「専門的なプログラミングが必要で難しそう…」と感じてしまうかもしれません。
でも大丈夫です！
プログラミング不要でアプリ連携が可能なノーコードツールのYoomを活用することで、簡単に2つのクラウドストレージを連携できます！
Yoomは直感的な操作で設定できるため、誰でも手軽に導入可能なのが魅力の1つ。
データの二重管理を効率化し、業務をスムーズに進めたい方は、ぜひチェックしてみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDropboxとGoogle Driveの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDropboxとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
DropboxとGoogle DriveのAPIを連携させることで、ファイル転送やバックアップといった作業を自動化できます。
例えば、Dropboxにファイルが追加された際に、自動でGoogle Driveの指定フォルダに同じファイルがコピーされる、といった連携が可能です。
自動化により、手作業によるタイムラグやコピー漏れを低減でき、両方のファイルを常に最新の状態でストレージに管理できるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxをメインのファイル管理ツールとして使いながら、Google Driveでもファイル管理を行なっている場合などにおすすめのフローです。
Dropboxの指定フォルダに新しいファイルが格納されたことをトリガーに、そのファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダにも格納します。
この連携により、手動でのバックアップ作業やファイル共有の手間を排除し、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
指定した日時にフローを起動し、DropboxのファイルをGoogle Driveに自動格納することもできます！
毎日や毎週など、指定したスケジュールでDropboxに格納されている複数ファイルを一括で取得し、まとめてGoogle Driveに格納する連携です。
この仕組みを構築することで、定期的に行う必要があるバックアップ作業を自動化し、担当者が手動で対応する手間をなくすため、他の業務にリソースを割くことが可能になります。
■概要
定期的にDropboxへ格納されるファイルを、手作業でGoogle Driveに移動させる作業に手間を感じていませんか。ファイルの数が多かったり、定期的に発生する定型業務の場合、移動漏れや重複などのミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にDropbox内の複数ファイルを自動でGoogle Driveに格納するため、手作業によるファイル管理の手間を省き、正確なバックアップ運用を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
それでは、さっそく実際にDropboxとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとGoogle Driveの連携を進めていきます。
Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらの登録フォームから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Google Drive
[Yoomとは]
今回は「Dropboxに格納されたファイルをGoogle Driveにも格納する」フローボットを作成していきます！
連携フローの作成は、大きく分けて以下のプロセスで設定を進めます。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
はじめに使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の連携フローの設定がスムーズにできます。
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「+新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントでログインしてください。
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
連携するアカウントを選択します。
内容を確認し、了承したら次へを押します。
画面が切り替わり、下図の表示がされれば連携完了です。
早速、連携フローを作っていきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを利用します。
Yoomにログイン後、以下バナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
コピーすると、下図のようにテンプレートがYoom管理画面に表示されるので、「OK」をクリックし設定を進めましょう！
まずは、フローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
「連携するアカウント情報」にはステップ1でマイアプリ登録した際の情報が記載されます。トリガーアクションはそのままにし、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定を行います。
（1/3）トリガーの起動間隔設定
トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
（2/3）対象フォルダのパス設定
「/Folder1/Folder2」という形式で対象のフォルダのパスを設定してください。
ここで設定したフォルダ内に、後に設定する「キーワード」に一致するファイルが作成されたら、フローボットが自動的に起動するようになります。
今回は下図のように、「Google Driveへ」というフォルダを対象に設定してみます。
▼ Dropbox フォルダ名 ▼
▼ Yoom管理画面 パス設定 ▼
（3/3）ファイル名の「キーワード」設定
トリガー対象となるファイル名のキーワードを設定します。
ここで設定したキーワードを含むファイル名が登録された場合のみ、フローボットが起動します。
今回は、「テスト株式会社」というキーワードを含んだ場合に、フローボットが起動するように設定してみます！
▼ Dropbox ファイル名 ▼
▼ Yoom設定画面 キーワード設定 ▼
設定完了後、「テスト」を実行し、アウトプット（取得した値）が取得されることを確認します。
【要確認】テストを行う際の注意点
取得されたアウトプット（取得した値）の内容を確認し、「保存」しましょう。
続いて、各フローのアクション設定を行います。
まずは、Dropboxのアクション設定です。
ここでは、Google Driveに自動保存するファイルを、Dropboxからダウンロードするアクションについて設定します。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
アクションはそのままにし、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定を行います。
（1/2）フォルダのパス設定
先ほどのトリガー設定で指定したフォルダのパスと同様に設定します。
（2/2）ファイル名の設定
ダウンロードするファイル名の設定です。
ここでは、トリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
こうすることで、Dropboxの指定したフォルダ内にキーワードを含むファイルをアップした際に、自動的にそのファイルがダウンロードされ、Google Driveに保存されるようになります。
設定完了後、「テスト」を実行し、対象のファイルがダウンロードされることを確認しましょう。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみてくださいね！
テストが成功したら保存し、次の設定に進みましょう！
続いて、Google Driveのアクション設定です。
ここでは、先ほどDropboxからダウンロードしたファイルを、Google Driveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
「連携するアカウント情報」にはステップ1でマイアプリ登録した際の情報が記載されます。トリガーアクションはそのままにし、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定を行います。
（1/3）格納先フォルダIDの設定
Dropboxからダウンロードしたファイルを、格納するフォルダIDを設定します。
ここで指定したフォルダ内に、ダウンロードしたファイルが自動的に格納されるようになります。
今回は、下図のフォルダに格納するよう設定してみました！
▼ Google Drive フォルダ名 ▼
▼ Yoom設定画面 フォルダID設定 ▼
「格納先のフォルダID」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
（2/3）ファイル名設定
ファイルをアップロードする際の、「ファイル名」を設定します。
ここでは、トリガー設定時に取得した値を引用して設定しましょう。
こうすることで、Dropboxに保存しているファイル名と同じファイル名でアップロードすることができます。
（3/3）ファイルの添付方法
アップロードするファイルの添付方法を設定します。
DropboxからダウンロードしたファイルをGoogle Driveにアップロードするので、下図のように設定しましょう。
設定完了後、「テスト」を実行し、Google Driveの指定したフォルダ内に、ファイルが正しくアップロードされていることを確認しましょう。
▼ Google Drive の指定したフォルダ内 ▼
正しくアップロードされていることを確認したら、「保存」しましょう。
以上で全ての設定が完了しました！トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
設定お疲れ様でした！
今回はDropboxからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google DriveとDropboxを併用していて、ファイル管理を一元化したいと考えている方におすすめのフローです。
Google DriveとDropboxの保存や転記をどちらも手動で行っているなら、その手間を省きます。
■概要
Google DriveとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用しているとファイルのバックアップや共有のための手作業でのアップロードに手間を感じることはありませんか。
手作業では時間がかかるだけでなく、更新漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが格納されるだけで、自動的にDropboxにも同じファイルが格納されるため、こうした課題を解消し、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxやGoogle DriveのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Dropboxにファイルが追加されたことをチャットツールに通知したり、フォルダの新規作成などが自動化可能です！タスクツールとの連携もできます！
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイルデータへのアクセス性を高めたい方
2.Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト進行のためにタスクを登録している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
Trelloで管理するプロジェクトに関連づけることでプロジェクトごとのデータへスムーズにアクセスできます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルに関するカードの作成を毎回手作用で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動でTrelloへカードの作成を行います。
アップロードされたファイルごとにカードの作成を行い関連づけられたカードを作成することができ、業務に使用するファイルへのアクセスをスムーズにします。
手作業を省いて作成を行うことで、タスク解決に注力することができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Dropboxに重要なファイルを追加したものの、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。また、毎回手動でチャットツールに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxに新しいファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速で確実な情報共有を実現し、確認漏れといった課題を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。
フォルダを個人別に作成し各々の業務に活用することで、ファイルの保管をスムーズに行うことができ情報の一元管理が可能となります。
しかしGoogle Workspaceに従業員が登録されるたびにフォルダを手作業で作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Google Workspaceで登録があった従業員の情報を引用してDropboxへ自動でフォルダ作成を行ます。
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
新規ファイルの通知、新規ファイルの作成はもちろん、AIを活用した文字起こしなども実現できます！
■概要
GoogleDriveの特定フォルダに格納されたファイルの情報をYoomなどのデータベースに格納するフローです。
■事前準備
・Yoomデータベースなど、値を格納するデータベースを事前に用意しておきます。
■作成方法
①アプリトリガーからGoogle Driveを選択し以下の設定を行い、保存します。
・トリガーアクション：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
・トリガー起動間隔：基本的には最短の5分で設定します。
・フォルダID：欄をクリックし、表示される候補から指定のフォルダを選択します。
・テスト：一度対象のフォルダに任意のファイルを格納し、テストすることで情報を取得します。
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択し、以下設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする
・ファイルID：①で取得したファイルIDのアウトプットを{{ファイルID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：ファイル名の変換
・ファイル名変換対象の値：候補からGoogleDriveからの取得ファイルを選択します。
・変換後のファイル名：①で取得したファイル名のアウトプットを{{ファイル名}}のように埋め込みます。
・アウトプット名：わかりやすいアウトプット名をつけます。（デフォルトでは「ファイル名変換後のファイル」と付いています）
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択し以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加する
・プロジェクト/データベース/テーブル：各階層から指定したいテーブルが含まれるところまで選択します。
・追加するレコードの値：表示された項目名に合わせて①で取得したファイル名やURL、③で取得したファイルを埋め込みます。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveにファイルを格納したら、Google スプレッドシートにファイルの情報を追加するフローです。
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。
また、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに保存されたファイルが増え、毎月の棚卸しや一覧作成に手間を感じていませんか？手作業でNotionのデータベースにファイル情報を転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでGoogle Driveのファイル一覧を自動で取得し、Notionへ追加できるため、こうした定例作業の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？
DropboxとGoogle Driveを連携することで、ファイルの同期・両ツールへの自動アップロードなどが自動化できます！
両ツールを往来しながら同じファイルをアップロードし直す必要がなくなる他、「どちらに何のファイルをアップロードしたのかわからなくなる！」といったパニックも減らせるかもしれませんよね。
結果として、ファイル管理が快適に行えるようになる可能性が高まるでしょう！
また、今回のようなアプリ連携は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に実現可能です！
設定もシンプルで、すぐに自動化の効果を実感できますよ。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数に存在します。
Yoomがもたらす業務効率化を、ぜひこの機会に体験してみてください！
Q：一度に転送できるファイル容量に上限はありますか？
A：
はい、あります。アプリの種類にもよりますが、まずはアプリ側の仕様に依存します。
アプリ側がファイル容量を10MBしか許容してなければ、それ以上の容量はエラーとなります。（ファイル数も同様です）
そのうえで、該当のアプリの許容量よりYoomのファイル容量の上限が低かった場合は、Yoomの仕様が適用されます。
詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：Yoomの料金プランの違いを教えてください
A：
Yoomには、無料で利用できるフリープランをはじめ、有料プランのミニプラン・チームプラン・サクセスプランがあります。
今回ご紹介したDropboxとGoogle Driveの連携は無料プランでご利用可能です。
ただし、無料プランでは毎月100タスクまでの利用に限られるため、ご紹介した連携では毎月50件の連携が上限となります。
50件より多くの連携を行うことが想定される場合は、有料プランの利用がおすすめです。
《参考》
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗している事を知らせるメールが届きます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
.png){kind=small}
