フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納する

■概要

フォームで受け取ったファイルの管理は手間がかかりませんか？担当者への承認依頼や、ファイルサーバーへの格納など、手作業で行うと確認漏れや格納ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが送信されると、承認依頼の送信から承認後のDropboxへの格納までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったファイルの承認フローと管理に手間を感じている方
• 手作業によるファイルの格納ミスや承認依頼の漏れを防ぎたいと考えている方
• 申請や承認に関わる業務全体の効率化やペーパーレス化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から承認依頼、Dropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 人の手による承認依頼の連絡漏れや、ファイルの格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」のアクションを設定して、ファイルを受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションで、「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者への承認依頼を自動で送信するようにします。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを指定のフォルダに格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい先のフォルダパスを任意で設定してください。
• 「承認を依頼する」のアクションでは、承認を依頼する相手や依頼の文面などを、実際の業務に合わせて柔軟に設定できます。
• トリガーとなるフォームは、受け取りたいファイルの種類や、同時に収集したい情報に応じて質問項目を自由に編集することが可能です。