Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを自動作成する方法

ステップ1:Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxをマイアプリ登録

Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初に、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定を容易に進められます。

まず、Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」を活用し、Microsoft Dynamics365 Salesを検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明の通りに設定を行ってください。

次に、Dropboxのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、一覧からDropboxを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、Dropboxにログインしてください。

Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
まず、Microsoft Dynamics365 Salesの設定を行うため、「取引先企業が作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるMicrosoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とその後に続くDropboxのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→使用するアカウントどうか確認
• 「トリガーアクション」→取引先企業が作成されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔がプランによって異なるので、注意しましょう。
• 「ドメイン」→マイアプリ登録時に使用したドメインを入力

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Dropboxの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Dropboxと連携するアカウント情報」→使用するアカウントどうか確認
• 「アクション」→フォルダを作成
  

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
Microsoft Dynamics365 Salesのアウトプットを活用して設定を行います。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
※必ず「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で登録しましょう。
以下は例ですので、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例

他にもMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Slackに自動通知するフローです。
リード情報をSlackに通知できるため、共有がスムーズになるでしょう。
新規リードに対して、スピーディーにアプローチしたいマーケティング担当者におすすめです。

2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
新規リード情報をMicrosoft Excelに追加することもできるため、リード情報の管理に便利です。
手動登録が不要になるため、登録ミスや重複登録のリスクを低減できるでしょう。

3.Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに自動通知するフローです。
リードに対して手作業で定型メールを送信している方におすすめの自動化です。
リードが登録されるたびに、定型メールを作成し、送信する手間が省けるでしょう。

まとめ

Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxの連携は、取引先情報のスムーズな管理に大きく貢献できるでしょう。
取引先をMicrosoft Dynamics365 Salesに登録すると、Dropboxにフォルダが自動作成されるため、作成の手間や作業時間を短縮できるかもしれません。
これにより、顧客情報がDropbox上で共有可能になるため、チーム内での情報共有がスムーズになるでしょう。
さらに、取引先情報の一元管理により、重要な契約書やデータを保管でき、必要な情報へのアクセスがしやすくなります。

Yoomの自動化を活用して、取引先のフォルダ管理を正確に行いましょう。