ecforceとMicrosoft Excelを連携して、ecforceで受注情報が登録されたらMicrosoft Excelに追加する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• ecforceとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるecforceのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、ecforceとMicrosoft Excelの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:ecforceとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

ecforceとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録をしてください。
マイアプリ登録を事前にしておけば、自動化設定が簡単です。

まずecforceのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

検索欄からecforceを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明を読んで「アカウント名」、「アクセストークン」、「ドメイン」を設定してください。
アクセストークンの取得方法は、こちらを確認しましょう。

次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じように検索欄を使用してMicrosoft Excelと検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Excelにサインインしましょう。

ecforceとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページで変更しましょう。
最初に、ecforceの設定を行うので、「受注情報が登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるecforceのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのオペレーション設定

※ecforceは一部有料プランのみご利用いただけるアプリです。
他のプランは、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することもできるので、試してみてください

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「ecforceと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→受注情報が登録されたら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Microsoft Excelの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「アクション」→レコードを追加する
  

Microsoft Excelの画面に移動し、ecforceから受け取りたい受注情報を以下のように設定します。

Yoom画面に戻り、「データベースの連携」部分を設定します。

• 「ファイルの保存場所」→任意で設定
• 「ドライブID」→候補から選択
  ※枠内をクリックすると候補が表示されます。
  該当する候補を赤枠内から選択しましょう。
  

スクロールして、「アイテムID」と「シート名」も候補から選択します。

「追加するレコードの値」の画面では、Microsoft Excelで設定した項目が表示されます。
ecforceのアウトプットを使用して、項目を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、ecforceのアウトプットが表示されます。

以下のように全ての項目にアウトプットが設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、ecforceとMicrosoft Excelの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、最終チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ecforce・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

1.毎日ecforceから広告集計レポートを取得して、Microsoft Excelに自動的に記載するフローです。
手動によるデータの取得や入力が省け、正確なデータを取得できるようになります。
前日の広告パフォーマンスを把握したい方やデータ分析を行いたい方におすすめです。

2.毎日ecforceから広告集計レポートを取得して、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Microsoft Teamsを通じてデータを把握したい方やデータの通知漏れを防ぎたい方におすすめです。
広告集計レポートをMicrosoft Teamsに通知できるため、チームメンバーに共有しやすくなるでしょう。

3.kintoneの在庫情報が更新されたら、ecforceも自動更新するフローです。
別々のアプリケーションを使用していても、簡単に在庫情報を同期できるので便利です。
手作業でデータを更新する必要がないので、常に最新の在庫データを取得できます。

まとめ

ecforceの受注情報をMicrosoft Excelに登録する自動化を活用すれば、受注情報の登録ミスを防げるだけでなく、顧客対応もスピーディーに行えるでしょう。
特に顧客からの問い合わせ対応時は、Microsoft Excelで受注データを確認するだけで済むので、信頼性の高いサポートを実現できるかもしれません。
また、受注情報の共有もしやすくなるため、チームの連携強化にもつながるでしょう。

今回ご紹介した自動化は、Yoomを活用することで簡単に利用できます。
難しい設定は一切ないので、興味を持った方はぜひ利用してみてください。