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HubSpotとGoogle Drive間での手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？何度もツールを行き来する作業も結構大変ですよね。
そこで、今回はYoomを活用したアプリ連携をご紹介します！
情報のスムーズな共有や一元管理化は、営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの担当者からプロジェクト責任者まで、様々な立場の方にとってメリットとなるでしょう。
必要なデータを自動で同期可能となることで、再入力や確認作業の時間削減とミス防止などのメリットがうまれます。
情報の一元管理とスムーズな情報共有が行われることで、後続業務の効率も同時に上がるでしょう。
Yoomを使えば、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践できますので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
HubSpotとGoogle Driveを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
■概要
HubSpotで顧客のステータスが「契約済み」などに更新された際、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、フォルダ名の命名規則がバラバラになったり、作成自体を忘れてしまったりと、管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件に合致する更新があった場合に、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
YoomにはHubSpotとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで取引情報を管理し、取引の進捗に応じて関連資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引に対するフォルダをGoogle Driveに自動作成して、資料の管理を効率化したいチーム
2.マーケティングチーム
・HubSpotでの取引状況に応じて、キャンペーンやプロモーションに関連する資料を整理・保管する必要があるチーム
・Google Driveを活用して、各取引に関する資料を一元管理したいチーム
3.プロジェクト管理チーム
・HubSpotでの取引情報を基に、プロジェクト関連の資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引ごとにGoogle Driveにフォルダを自動作成し、プロジェクト資料を効率的に管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotで取引が更新されるたびにGoogle Driveにフォルダを自動作成することで、手動でのフォルダ作成作業が不要になり、業務が効率化されます。
・自動化により、手動対応のコスト削減に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
今回はHubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローを作成していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初にYoomでHubSpotとGoogle Driveを連携させることで、スムーズにフローボットを作成できます。
まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。
アプリアイコンをクリックすると、下記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）
［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。
認証後、下記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。
まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。
次に、Google Driveのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様にGoogle Driveのアプリを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで取引情報を管理し、取引の進捗に応じて関連資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引に対するフォルダをGoogle Driveに自動作成して、資料の管理を効率化したいチーム
2.マーケティングチーム
・HubSpotでの取引状況に応じて、キャンペーンやプロモーションに関連する資料を整理・保管する必要があるチーム
・Google Driveを活用して、各取引に関する資料を一元管理したいチーム
3.プロジェクト管理チーム
・HubSpotでの取引情報を基に、プロジェクト関連の資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引ごとにGoogle Driveにフォルダを自動作成し、プロジェクト資料を効率的に管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotで取引が更新されるたびにGoogle Driveにフォルダを自動作成することで、手動でのフォルダ作成作業が不要になり、業務が効率化されます。
・自動化により、手動対応のコスト削減に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、1つ目のステップ「取引が更新されたら」をクリックし、設定を進めましょう。
移行後の画面で連携したいアカウント情報が入力されていることを確認して[次へ]をクリックしてください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定後、Hubspot側でトリガーとなるアクション（今回は新規取引の登録）を行い、[テスト]を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
作成したコンテンツの情報をアウトプットとして取得でき、アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、この後のGoogle Drive上でのフォルダ作成時、必要な情報をここから引用・反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
最後に、2つ目の「フォルダを作成する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。確認後、[次へ]を押してください。
次の画面で「フォルダ名」を設定します。URL上の以下の情報が該当するものなので、コピー&ペーストしてください。
「作成先のフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
情報を入力した後、[テスト]を押して、成功と表示されたら実際にフォルダが作成されているか確認してみましょう。
すると、以下のようにGoogle Drive側でフォルダが作成されていました！
反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
■概要
HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで取引情報を管理し、取引の進捗に応じて関連資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引に対するフォルダをGoogle Driveに自動作成して、資料の管理を効率化したいチーム
2.マーケティングチーム
・HubSpotでの取引状況に応じて、キャンペーンやプロモーションに関連する資料を整理・保管する必要があるチーム
・Google Driveを活用して、各取引に関する資料を一元管理したいチーム
3.プロジェクト管理チーム
・HubSpotでの取引情報を基に、プロジェクト関連の資料を整理・保管する必要があるチーム
・各取引ごとにGoogle Driveにフォルダを自動作成し、プロジェクト資料を効率的に管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotで取引が更新されるたびにGoogle Driveにフォルダを自動作成することで、手動でのフォルダ作成作業が不要になり、業務が効率化されます。
・自動化により、手動対応のコスト削減に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやGoogle Driveを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
会社情報の登録を検知してデータベースツールに情報を自動追加したり、詳細情報を関係者に通知することも可能です。
また、情報の送信をトリガーにオンライン会議を自動作成することもできます。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、情報集約のためにNotionへ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、新しい会社情報が追加されるたびに手入力を行うと、他の業務が圧迫されるうえ、入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotとNotionを連携させ、会社情報の追加を自動化できるため、こうした定型業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でHubSpotのフォームを利用している方
・会議作成における情報元としてHubSpotを利用している方
・HubSpotを取り入れた業務を担当している方
2.業務でZoomを利用している方
・オンラインミーティングをZoomで行っている方
・会議予定を効率的に登録したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンラインミーティングに適したツールで、場所を問わず会議を開催できるのがメリットです。
しかし、面談や面接の際の会議予定を都度担当者の方が登録するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、HubSpotのフォームから会議情報が送信されると、Zoomの会議予定を自動で作成することができ、手動による作業を効率化します。
面談や面接を希望する方がHubSpotのフォームから会議情報を送信することで、担当者の方が都度日程の確認やZoomで会議予定を作成する手間が省けるため、作業工数を削減することが可能です。
また、チャットツールと連携することで会議予定をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・ HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録するたびに、関係者へOutlookで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローは、HubSpotとOutlookを連携させ、会社が作成された際に自動でメール通知を送信します。これにより、手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有の実現をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、HubSpotへ手動でチケットを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。こうしたSaaS間の手作業による情報連携は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SalesforceとHubSpotの連携を自動化でき、リードが登録されると即座にHubSpotのチケットが作成されるため、業務の効率化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
カスタマーサポートで利用するZendeskと、営業活動で活用するHubSpot。これらのツール間で顧客情報を手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。問い合わせ内容の共有漏れは、顧客満足度の低下にも繋がりかねません。このワークフローは、Zendeskで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、自動でHubSpotにもチケットを作成します。HubSpotとZendesk間の情報連携をスムーズにし、顧客対応の迅速化と質の向上を支援するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
受け取ったデータファイルを自動で格納したり、OCR（データ読み取り機能）やAIによる文字起こしを活用することも可能です。
手動作業による手間が減ることで、空いたリソースをその他の業務に充てることができるようになるでしょう。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
会議の録音データやインタビュー音声など、重要な音声ファイルを文字起こしして関係者に共有する作業は、時間と手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに音声ファイルをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その結果をSlackに通知するため、こうした手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信したメールに添付された請求書や資料などを、都度手作業でGoogle Driveに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
この作業は定期的でありながら、保存漏れや格納先のミスが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした手作業の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotとGoogle Driveを連携することで、顧客や取引に関するドキュメント管理やデータ管理が効率化されます。
データの自動同期が情報の一元管理やスムーズな共有につながり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Yoomを使えばノーコードでの簡単な連携フロー構築が可能となるため、ぜひ他にも連携と自動化を試してみてください！
関連業務をどんどん自動化して、業務全体の効率化を進めましょう。
