HubSpotで取引が更新されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

[Yoomとは]

HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する方法

今回はHubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローを作成していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

作成の流れは大きく分けて以下です。

• HubSpotとGoogle Driveをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定および Google Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：HubSpotとGoogle Driveをマイアプリ連携

‍最初にYoomでHubSpotとGoogle Driveを連携させることで、スムーズにフローボットを作成できます。
まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。

アプリアイコンをクリックすると、下記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）

［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。
認証後、下記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。

まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。

次に、Google Driveのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様にGoogle Driveのアプリを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、1つ目のステップ「取引が更新されたら」をクリックし、設定を進めましょう。
移行後の画面で連携したいアカウント情報が入力されていることを確認して[次へ]をクリックしてください。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

設定後、Hubspot側でトリガーとなるアクション（今回は新規取引の登録）を行い、[テスト]を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。

作成したコンテンツの情報をアウトプットとして取得でき、アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、この後のGoogle Drive上でのフォルダ作成時、必要な情報をここから引用・反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

ステップ4：Google Driveでフォルダを作成する設定

最後に、2つ目の「フォルダを作成する」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。確認後、[次へ]を押してください。

次の画面で「フォルダ名」を設定します。URL上の以下の情報が該当するものなので、コピー&ペーストしてください。

「作成先のフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。

情報を入力した後、[テスト]を押して、成功と表示されたら実際にフォルダが作成されているか確認してみましょう。

すると、以下のようにGoogle Drive側でフォルダが作成されていました！

反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

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HubSpotやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやGoogle Driveを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

HubSpotを活用した自動化例

会社情報の登録を検知してデータベースツールに情報を自動追加したり、詳細情報を関係者に通知することも可能です。
また、情報の送信をトリガーにオンライン会議を自動作成することもできます。

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Google Driveを活用した自動化例

受け取ったデータファイルを自動で格納したり、OCR（データ読み取り機能）やAIによる文字起こしを活用することも可能です。
手動作業による手間が減ることで、空いたリソースをその他の業務に充てることができるようになるでしょう。

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まとめ

HubSpotとGoogle Driveを連携することで、顧客や取引に関するドキュメント管理やデータ管理が効率化されます。
データの自動同期が情報の一元管理やスムーズな共有につながり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Yoomを使えばノーコードでの簡単な連携フロー構築が可能となるため、ぜひ他にも連携と自動化を試してみてください！
関連業務をどんどん自動化して、業務全体の効率化を進めましょう。