HubSpotとGoogle Driveの連携で顧客や取引のデータ管理を効率的に！

HubSpotとGoogle Driveを連携するメリット・自動化できる業務は？

CRM(顧客管理システム)中心のマーケティングプラットフォームHubSpotと、クラウドストレージサービスGoogle Driveの連携で、顧客や取引などの情報をより効率的に管理することが可能になります。

これらの情報のスムーズな共有や一元管理化は、営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの担当者からプロジェクト責任者まで、様々な立場の方にとってメリットとなります。
では、連携のメリットや連携によって自動化できる業務フローの例をもう少し詳しく見ていきましょう。

メリット1:ドキュメント管理の効率化

HubSpotの顧客や取引に関する情報をもとに、Google Driveにフォルダを自動作成することができます。

例えば、HubSpotで取引が更新されたタイミングで、Google Driveにフォルダを自動作成することが可能です。
作成するフォルダ名を取引に関する情報と紐づけることで、チームメンバーが関連ドキュメントの保存先やアクセス先を迷うこともありません。
顧客や取引ごとにドキュメントが適切に管理されれば、ドキュメントに含まれるデータ管理の効率化につながります。

メリット2:データの一元管理とスムーズな共有

HubSpotの情報からデータを作成し、そのデータファイルをGoogle Driveに保存することまでを自動で行うことができます。
こちらは、2つのツールに加え、Googleスプレッドシートなどを連携することで行える例です。‍

例えば、HubSpot上で顧客からフォームが送信された際に、Google Driveに保存された指定のGoogleスプレッドシート内に、フォームの内容を転記し保存することが可能です。フォーム内容から必要な情報を抜粋して一覧にするなど、業務に合わせて自由な形式でデータの作成を行えます。
また、顧客情報や取引情報についても、情報の新規登録や更新のタイミングで、同様にデータ作成や保存を自動で行うことができます。

必要なデータの自動同期により、再入力や確認作業の時間削減とミス防止などの業務ごとに見てもメリットがうまれます。
情報の一元管理とスムーズな情報共有が行われることで、後続業務の効率も同時に上がるでしょう。

Yoomを使った連携と自動化がおすすめ！

ここまでご紹介したメリットや自動化例を読んで、自分も試してみたいと思った方に朗報です！‍

Yoomを利用すれば、プログラミングの技術や知識がなくてもノーコードで連携や自動化ができます。
Yoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！
まずは操作を確認したいという場合、フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。

ここからは、実際にYoomを使って連携と自動化を行う手順の作り方をお伝えします。
HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを自動作成する業務フローを、テンプレートを使って作ってみましょう。

まずは、以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください！

HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する方法

※ステップ1はアプリ連携の手順です。
　既に連携が終わっている場合はステップ2へ進んでください。

ステップ1:HubSpotとGoogle Driveをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとGoogle Driveを選択し、アプリを連携してください。

‍ステップ2:HubSpotの取引が更新されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルの変更が可能です。)
　手動で開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。

4.フローボットから「アプリトリガー 取引が更新されたら」をクリックしてください。

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔は、業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google Driveにフォルダを作成するアクションを設定

8.フローボットから「アプリと連携する フォルダを作成する」をクリックしてください。

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

10.API接続設定をします。
　・フォルダ名：任意で設定可能です。(ステップ2で取得したアウトプットを活用し、取引名や取引ID、ステージ、日付などに関する情報を含めることをおすすめします。)
　・作成先のフォルダID：欄下部の注記を参考に、親となるフォルダIDを指定してください。

11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローの完成です。
なお、取引ごとでなく顧客ごとにフォルダを作成したい場合は、トリガー条件を顧客情報の作成や更新に変更してフローを作成することもできますので、あわせて試してみてください。

HubSpotやGoogle Driveの連携で自動化できる他の業務フロー

HubSpotとGoogle Driveを連携して相互間で自動化できる業務フローは他にもありますが、ここでは、それぞれと他ツールとの連携フローを2点ご紹介します。

HubSpotにフォームが送信されたら、ChatGPTが自動でチケットを作成する

HubSpotとChatGPTの連携で自動化できる業務フローです。
HubSpotで顧客からフォームが送信された際、ChatGPTで解析と自動生成を行った返答結果から、HubSpotのチケットが自動作成されます。
問い合わせに対する迅速な返信ができるため、カスタマーサポートや営業、マーケティングなど幅広い業務で役立ちます。
また、更にGoogleスプレッドシートやGoogle Driveなどと連携してオペレーションを追加することも可能です。問い合わせや返信の内容をスプレッドシート上で一覧にしてGoogle Driveに保存すると、関係者間でスムーズに情報共有を行うことができます。

Google Driveで特定のファイルが作成・更新されたら、Slackに通知する

Google Driveで特定のファイルが新規保存もしくは更新された場合に、担当者の確認を挟み、Slackで通知するフローです。何かしらのルーチンワークで同じファイルに情報を更新する場合、関係者が情報の更新を知ることができます。例えば、以下の用途で用いる事ができます。　

新規注文を受けた際、営業担当が注文情報をファイルに入力し、上長が確認のうえ、チームメンバーにも速やかに情報共有を行う　
雇入れに際して、人事担当が従業員情報をファイルに追記し、総務が確認のうえ、他関係者にも情報が共有される

一連の流れを自動化することで、手入力や連絡の手間を省くことができます。このため、状況把握や後続処理がスムーズとなり、業務効率が向上します。

まとめ

HubSpotとGoogle Driveを連携することで、顧客や取引に関するドキュメント管理やデータ管理が効率化されます。データの自動同期が情報の一元管理やスムーズな共有につながり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Yoomを使えばノーコードでの簡単な連携フロー構築が可能となるため、ぜひ他にも連携と自動化を試してみてください！
関連業務をどんどん自動化して、業務全体の効率化を進めましょう。