HubSpotで取引が更新されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

HubSpotとGoogle Drive間での手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？何度もツールを行き来する作業も結構大変ですよね。

そこで、今回はYoomを活用したアプリ連携をご紹介します！
情報のスムーズな共有や一元管理化は、営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの担当者からプロジェクト責任者まで、様々な立場の方にとってメリットとなるでしょう。
必要なデータを自動で同期可能となることで、再入力や確認作業の時間削減とミス防止などのメリットがうまれます。
情報の一元管理とスムーズな情報共有が行われることで、後続業務の効率も同時に上がるでしょう。

Yoomを使えば、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践できますので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！

HubSpotとGoogle Driveを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

HubSpotとGoogle Driveを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

フォルダ作成を自動化する便利なテンプレート

Hubspotで顧客ステータスが更新されたら、Google Driveでフォルダを作成する

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■概要
「Hubspotで顧客ステータスが更新されたら、Google Driveでフォルダを作成する」フローは、顧客管理とファイル整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Hubspotで顧客のステータスが変更された際に、自動的にGoogle Driveに対応するフォルダを作成します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・Google Driveでのファイル整理に時間を取られているチームリーダーの方
・顧客情報と関連資料を一元管理したいと考えているマーケティング担当者の方
・手動でのフォルダ作成に煩わしさを感じているサポートスタッフの方
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■注意事項
・Hubspot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する

試してみる

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HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。

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とにかく早く試したい方へ

YoomにはHubSpotとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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[Yoomとは]

HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する方法

今回はHubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローを作成していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

作成の流れは大きく分けて以下です。

• HubSpotとGoogle Driveをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定および Google Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：HubSpotとGoogle Driveをマイアプリ連携

最初にYoomでHubSpotとGoogle Driveを連携させることで、スムーズにフローボットを作成できます。
まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。

アプリアイコンをクリックすると、下記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）

［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。
認証後、下記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。

まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。

次に、Google Driveのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様にGoogle Driveのアプリを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、1つ目のステップ「取引が更新されたら」をクリックし、設定を進めましょう。
移行後の画面で連携したいアカウント情報が入力されていることを確認して[次へ]をクリックしてください。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

設定後、Hubspot側でトリガーとなるアクション（今回は新規取引の登録）を行い、[テスト]を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。

作成したコンテンツの情報をアウトプットとして取得でき、アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、この後のGoogle Drive上でのフォルダ作成時、必要な情報をここから引用・反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

ステップ4：Google Driveでフォルダを作成する設定

最後に、2つ目の「フォルダを作成する」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。確認後、[次へ]を押してください。

次の画面で「フォルダ名」を設定します。URL上の以下の情報が該当するものなので、コピー&ペーストしてください。

「作成先のフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。

情報を入力した後、[テスト]を押して、成功と表示されたら実際にフォルダが作成されているか確認してみましょう。

すると、以下のようにGoogle Drive側でフォルダが作成されていました！

反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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HubSpotで取引が更新されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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HubSpotやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやGoogle Driveを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

HubSpotを活用した自動化例

会社情報の登録を検知してデータベースツールに情報を自動追加したり、詳細情報を関係者に通知することも可能です。
また、情報の送信をトリガーにオンライン会議を自動作成することもできます。

HubSpotで新しい会社が作成されたら、Notionにレコードを追加する

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■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、情報集約のためにNotionへ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、新しい会社情報が追加されるたびに手入力を行うと、他の業務が圧迫されるうえ、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotとNotionを連携させ、会社情報の追加を自動化できるため、こうした定型業務の課題をスムーズに解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとNotionを活用し、顧客情報や関連情報を管理している方
・手作業によるデータ転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方

■注意事項
・HubSpot、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する

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HubSpotで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。

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HubSpotで新しい会社が作成されたら、Outlookで通知する

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■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録するたびに、関係者へOutlookで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローは、HubSpotとOutlookを連携させ、会社が作成された際に自動でメール通知を送信します。これにより、手作業による連絡業務をなくし、迅速かつ正確な情報共有の実現をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで顧客管理を行い、新しい会社の情報をOutlookでチームに共有している営業担当者の方
・HubSpotへの登録後、手作業での通知業務に手間や抜け漏れなどの課題を感じている方
・HubSpotとOutlookを連携させて、営業チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceでリードが登録されたらHubSpotにチケットを作成する

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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、HubSpotへ手動でチケットを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。こうしたSaaS間の手作業による情報連携は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SalesforceとHubSpotの連携を自動化でき、リードが登録されると迅速にHubSpotのチケットが作成されるため、業務の効率化と品質向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとHubSpotを併用し、リード情報を手作業で連携している営業・CS担当者の方
・SaaS間のデータ入力や転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できていないと感じる方
・Salesforceのリード発生からHubSpotでの顧客対応までの流れを自動化し、標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Salesforceへのリード登録をトリガーにHubSpotのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
・手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上が見込めます。

■注意事項
・Salesforce、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zendeskで特定条件のチケットが作成されたら、HubSpotにチケットを作成する

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■概要
カスタマーサポートで利用するZendeskと、営業活動で活用するHubSpot。これらのツール間で顧客情報を手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。問い合わせ内容の共有漏れは、顧客満足度の低下にも繋がりかねません。このワークフローは、Zendeskで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、自動でHubSpotにもチケットを作成します。HubSpotとZendesk間の情報連携をスムーズにし、顧客対応の迅速化と質の向上を支援するワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとHubSpotを併用しており、手作業での情報共有に課題を感じている方
・HubSpotとZendesk間の連携を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたいカスタマーサポート担当者の方
・SaaS間のデータ分断を解消し、営業活動に必要な情報を一元管理したいマネージャーの方

■注意事項
・Zendesk、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveを活用した自動化例

受け取ったデータファイルを自動で格納したり、OCR（データ読み取り機能）やAIによる文字起こしを活用することも可能です。
手動作業による手間が減ることで、空いたリソースをその他の業務に充てることができるようになるでしょう。

Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する

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■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをGoogle Driveで管理している方
・添付ファイルの内容に応じて、ファイルの仕分け作業を行っている方
・GmailとGoogle  Driveを連携してファイル管理を効率化したい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する

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■概要
Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.音声ファイルの管理を行っている方
・業務で音声ファイルを多く取り扱い、内容の確認に煩わしさを感じている方
・音声ファイルの文字起こしに手間を感じており、自動化したいと考えている方‍

2.Slackを主なコミュニケーションツールとしている方
・チーム内への情報共有に手間を感じている方
・文字起こしの結果を効率的にチーム共有したいと考えている方‍

■注意事項
・Google DriveとSlackのそれぞれをYoomに連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。

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kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、GoogleDriveに保存する

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■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求業務を行っているが、手動作業に時間がかかっている方
・請求書の作成や保存にミスが発生しやすいと感じている事務担当者の方
・業務の効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたい経営者の方
・Google Driveを利用して請求書を一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したい方

■注意事項
・kintoneとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

HubSpotとGoogle Driveを連携することで、顧客や取引に関するドキュメント管理やデータ管理が効率化されます。
データの自動同期が情報の一元管理やスムーズな共有につながり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Yoomを使えばノーコードでの簡単な連携フロー構築が可能となるため、ぜひ他にも連携と自動化を試してみてください！
関連業務をどんどん自動化して、業務全体の効率化を進めましょう。