【ノーコードで簡単設定！】GoogleスプレッドシートとHRMOSを連携して従業員情報を自動更新する方法

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

1. 行が更新されたら起動するフローボットの設定
2. 社員の業務基本情報を更新するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

GoogleスプレッドシートとHRMOSをYoomと接続する方法

GoogleスプレッドシートとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、後の自動化設定がスムーズです。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

以下の画面が表示されたら、Googleスプレッドシートにログインしてください。

次にHRMOSのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに登録方法が記載されているので、そちらを参考にして登録します。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとHRMOSが表示されます。

Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOSも更新する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、Googleスプレッドシートの設定から行うので、「行が更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「アプリトリガーのタイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→行が更新されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。

テスト用にGoogleスプレッドシートの設定をしておきます。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻って画面をスクロールし、以下の設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならD
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。
• 「更新を検知したい列」→更新を検知する列名を指定
  ※今回はメールアドレスが更新されたら検知する設定にするので、Cを入力しました。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

スクロールすると、以下のようにアウトプットが表示されます。
メールアドレスと電話番号の数値が正しくないので、！が表示されていますが、正しく入力していれば表示されません。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「HRMOSと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→社員の業務基本情報を更新
  

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
赤枠をクリックすることで、Googleスプレッドシートのアウトプットが利用できます。
項目名に合ったアウトプットを入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとHRMOSを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、自動的にHRMOSに登録するフローです。
今回ご紹介したテンプレートは更新についてでしたが、登録も自動化ができます。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Gmailでメールを自動送信するフローです。
この自動化によって、Googleスプレッドシートに情報が更新された旨を把握できます。

3.Chatworkにメッセージが投稿されたら、自動的にHRMOSで社員を検索して通知するフローです。
従業員情報の検索や取得する時間を短縮できます。

まとめ

ご紹介したテンプレートは「Googleスプレッドシートで従業員情報更新後に、自動でHRMOSも更新する」という自動化フローです。
これらのアプリを連携すれば、従業員情報の管理がより円滑に行える可能性があります。
Yoomを利用すれば、従来のアプリ連携よりも簡単に連携や自動化が行えます。

興味がある方はこちらから無料登録してみてくださいね。