指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した目標シートなどを定期的にPDF化している方
- Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 定型的な書類発行業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていたレポート作成やファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの作成忘れや保存場所の間違い、命名規則のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元にPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象ファイルの保存場所やシート名、データ範囲などを指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得することも可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルや出力するPDFのファイル名、格納先のフォルダIDなどを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成したPDFファイルを保存するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
目標管理をMicrosoft Excelで行う際、データの整理や共有に手間を感じることはありませんか？
「定期的に目標シートをPDF化して保存できたら便利なのに…」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。
そんなお悩みを解決するために、本記事ではMicrosoft ExcelとBoxを連携して指定した日時に目標シートをPDF化し、Boxに自動保存する方法をご紹介します！
この仕組みを導入することで目標管理の作業負担を軽減し、情報の整理や共有がサポートされます。
このアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
それではここから指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する方法をご説明します！
[Yoomとは]
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する方法
まず、指定した日時にフローが起動するようにスケジュールトリガーを設定します。
次に、Microsoft ExcelのAPIを使って目標シートを読み込み、PDFに変換します。
その後、BoxのAPIを使用してPDFをBoxに保存します。
この方法で自動化できます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Microsoft ExcelとBoxをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- スケジュールトリガーを設定し、Microsoft Excelから目標シートを読み込む
- 目標シートをPDFに変換し、Boxに保存する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した目標シートなどを定期的にPDF化している方
- Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 定型的な書類発行業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていたレポート作成やファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの作成忘れや保存場所の間違い、命名規則のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元にPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象ファイルの保存場所やシート名、データ範囲などを指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得することも可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルや出力するPDFのファイル名、格納先のフォルダIDなどを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成したPDFファイルを保存するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1. Microsoft ExcelとBoxをマイアプリ登録
はじめに、Microsoft ExcelとBoxをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」からMicrosoft Excelを検索してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
利用アカウントでサインインを行うと、Microsoft Excelのマイアプリ連携が完了します。
続いて、「+新規接続」からBoxを検索してください。
次のページでログイン操作を行なってください。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、Boxのマイアプリ登録が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した目標シートなどを定期的にPDF化している方
- Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 定型的な書類発行業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていたレポート作成やファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの作成忘れや保存場所の間違い、命名規則のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元にPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象ファイルの保存場所やシート名、データ範囲などを指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得することも可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルや出力するPDFのファイル名、格納先のフォルダIDなどを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成したPDFファイルを保存するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
ステップ2. スケジュールトリガーを設定
次に、スケジュールトリガーを設定を設定します。
「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
次のページで「タイトル」と「スケジュール設定」を編集します。
「タイトル」は、任意で編集可能です。
「スケジュール設定」は、「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」を選択できます。
デフォルトの設定では日付指定を使用し、「毎月何日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎月1日の午前9時」に設定されています。
曜日指定は、「毎週何曜日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎週日曜日の午前9時」に設定されています。
Cronの設定では、より細かく日時指定ができます。
画像は「毎週月曜日から土曜日まで21:00に実行」に設定されています。
※Cronの設定方法はこちらをご覧ください。
各項目の設定後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3. Microsoft Excelから目標シートを読み込む
「レコードを取得する」をクリックしてください。
次のページで「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せずページをスクロールしてください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveまたはSharepointを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックし表示された候補からドライブIDを選択してください。SharePointを選択している場合は「サイトID」と表示されます。
「アイテムID」と「シート名」も同じく候補から選択し、「テーブル範囲」は任意で指定してください。
今回は、このようなシートを指定しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」を設定します。「今月とシートに記載されている月の値が等しい」という条件を設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4. 目標シートをPDFに変換する
次に、目標シートをPDFに変換する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。
雛形書類の連携設定を行います。以下の通りに設定してください。
※雛形書類の作成方法はこちらで説明しています。
- ファイルの保存場所：OnedriveまたはSharePointを選択してください。
- ドライブID：候補からステップ3と同じIDを選択してください。
- アイテムID：候補から事前に作成した雛形ファイルを選択してください。（今回使用した雛形ファイルは後ほど紹介します。）
- 格納先のフォルダID：候補から発行書類の保存先を選択してください。
- 出力ファイル名：任意で編集できます。今回はファイル名に月を入れるため、画像のように設定しました。
今回は、このような雛形ファイルを選択しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
次に、置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の入力欄をクリックしMicrosoft Excelから取得した該当項目を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットと書類の保存先フォルダを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5. Boxに保存する
次に、Boxに保存する設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
アップロード設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックし表示された候補から「発行した書類」を選択してください。
「格納赤フォルダのコンテンツID」は、注釈を参照しBoxのURLから該当箇所を引用してください。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態か確認ができたら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットとBoxを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存することができます。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した目標シートなどを定期的にPDF化している方
- Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 定型的な書類発行業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていたレポート作成やファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの作成忘れや保存場所の間違い、命名規則のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元にPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象ファイルの保存場所やシート名、データ範囲などを指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得することも可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルや出力するPDFのファイル名、格納先のフォルダIDなどを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成したPDFファイルを保存するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google DriveにCSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知する方法
次に、発行したPDFをDropboxに保存する方法を説明します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する
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■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した目標シートなどを定期的にPDF化している方
- Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 定型的な書類発行業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていたレポート作成やファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの作成忘れや保存場所の間違い、命名規則のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元にPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象ファイルの保存場所やシート名、データ範囲などを指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得することも可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルや出力するPDFのファイル名、格納先のフォルダIDなどを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成したPDFファイルを保存するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1からステップ4までは同じステップなので、その後のDropboxの設定から説明します。
DropboxにPDFを保存する設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。以下の通りに設定を行なってください。
- フォルダのパス：注釈通りPDFの保存先フォルダのパスを「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で入力してください。
- ファイル名：入力欄をクリックし表示された候補から「発行した書類」を選択してください。
- ファイルの添付方法：テンプレートを活用しているためすでに設定は完了しています。画像と同じ状態であることを確認したら「保存する」をクリックしてください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、PDFが保存されていることを確認したら「保存する」をクリックしてください。
フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付する
次に、フォームの情報をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行してOutlookで送付する方法を説明します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報をMicrosoft Excelに手入力し、そこから目標シートなどの書類を作成、さらにPDF化してOutlookで送付するといった一連の作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelでの書類発行からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームとMicrosoft Excel、Outlookを使った手作業に課題を感じている方
- 目標管理シートなど、定期的に発生する書類の作成・送付業務を効率化したい方
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの誤送信などのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で書類が作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの誤りなどを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの内容を反映した書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、目標設定に必要な名前や目標項目など、収集したい情報に合わせて質問を自由に作成・編集することが可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、発行するファイルの保存場所やファイル名、Excelテンプレート内のどの箇所にフォームの情報を反映させるかといった置換条件を細かく設定できます。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定でき、前のステップで作成した書類の情報を自動で本文に引用することもできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ4は同じステップとなっていますので、それ以外lの設定を説明します。
まず、目標シートを作成します。
「目標シート設定」をクリックしてください。
フォームの詳細設定を行います。画像赤枠内を任意で編集してください。
①タイトルとフォーム説明文
②質問項目と項目説明文
③質問のアクションを選択
④必須回答項目の場合オンにする
※一部の項目は、有料プランのみ設定が可能となっています。詳細はこちらでご確認ください。
ページをスクロールすると「完了ページの設定」が確認できます。
こちらは有料プランの場合のみ設定可能となっております。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フォームに回答された際のフローボットの起動者が誰になるかを選択することができます。詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
次のページに表示されている「回答ページ」と「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームの表示を確認することができます。
「取得した値」の各項目にテスト用の内容を記載してください。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
次に、Outlookでメールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。
メールの詳細を設定します。
Toと件名は、任意で設定してください。
本文は、入力欄をクリックし表示された候補から該当項目を追加することができます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
メール送信が確認できたら設定完了です。
Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
1. フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する
フォームにアップロードされたPDFファイルの内容をOCRでテキスト化し、自動でMicrosoft Excelに格納されます。その後、Slackに通知が送信されるためデータの管理や共有がサポートされます。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する
試してみる
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2. 申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する
申し込みメールの情報をAIが解析し、自動でMicrosoft Excelに見積書を作成します。作成された見積書はOutlookを通じて送信されるため、手作業での見積作成や送信作業の負担軽減が期待されます。
申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する
試してみる
■概要
申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業チーム
・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム
・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム
2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者
・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方
・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方
3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方
・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方
・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。
このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3. メールの本文から情報を抽出して、Microsoft Excelに格納する
受信したメールの本文から必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに自動でデータが追加されます。これにより、手作業での転記が不要になりデータの整理や管理の効率化がサポートされます。
メールの本文から情報を抽出して、Microsoft Excelに格納する
試してみる
■概要
日々の業務で受信するメールに含まれる重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか。単純な作業でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームにメールの情報を添付して送信するだけで、本文から自動でテキストを抽出しMicrosoft Excelの指定したシートに格納できるため、手作業による手間やヒューマンエラーを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した注文情報や問い合わせ内容などを手作業で転記しているご担当者の方
- 手作業でのデータ入力における、転記ミスや入力漏れをなくし業務の正確性を高めたい方
- メール対応からデータ格納までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、メール本文からの情報抽出とMicrosoft Excelへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには、メール本文をPDFや画像ファイルとして添付する項目を用意します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取ります。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、メール本文のファイルを添付する項目以外にも、必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
- OCR機能では、添付されたファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で指定できます。
- Microsoft Excelへの格納では、対象となるファイルやシート名を任意で設定し、前段のOCR機能で取得した値をどの列に追加するかなどを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、抽出した情報などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
目標管理をスムーズに行うために、Microsoft Excelで自動的にPDFを作成しBoxへ保存する方法をご紹介しました！
これにより、手作業でのPDF変換やファイル整理が不要になり業務の効率化がサポートされます。
特に、チームで目標管理を行っている場合はこの自動化によってデータを一元管理しやすくなるため、情報共有の手間も削減されるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
