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■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
目標管理をMicrosoft Excelで行う際、データの整理や共有に手間を感じることはありませんか？
「定期的に目標シートをPDF化して保存できたら便利なのに…」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。
そんなお悩みを解決するために、本記事ではMicrosoft ExcelとBoxを連携して指定した日時に目標シートをPDF化し、Boxに自動保存する方法をご紹介します！
この仕組みを導入することで目標管理の作業負担を軽減し、情報の整理や共有がサポートされます。
このアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
それではここから指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存する方法をご説明します！
[Yoomとは]
まず、指定した日時にフローが起動するようにスケジュールトリガーを設定します。
次に、Microsoft ExcelのAPIを使って目標シートを読み込み、PDFに変換します。
その後、BoxのAPIを使用してPDFをBoxに保存します。
この方法で自動化できます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、Microsoft ExcelとBoxをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」からMicrosoft Excelを検索してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
利用アカウントでサインインを行うと、Microsoft Excelのマイアプリ連携が完了します。
続いて、「+新規接続」からBoxを検索してください。
次のページでログイン操作を行なってください。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、Boxのマイアプリ登録が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、スケジュールトリガーを設定を設定します。
「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
次のページで「タイトル」と「スケジュール設定」を編集します。
「タイトル」は、任意で編集可能です。
「スケジュール設定」は、「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」を選択できます。
デフォルトの設定では日付指定を使用し、「毎月何日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎月1日の午前9時」に設定されています。
曜日指定は、「毎週何曜日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎週日曜日の午前9時」に設定されています。
Cronの設定では、より細かく日時指定ができます。
画像は「毎週月曜日から土曜日まで21:00に実行」に設定されています。
※Cronの設定方法はこちらをご覧ください。
各項目の設定後、「保存する」をクリックしてください。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
次のページで「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せずページをスクロールしてください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveまたはSharepointを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックし表示された候補からドライブIDを選択してください。SharePointを選択している場合は「サイトID」と表示されます。
「アイテムID」と「シート名」も同じく候補から選択し、「テーブル範囲」は任意で指定してください。
今回は、このようなシートを指定しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」を設定します。「今月とシートに記載されている月の値が等しい」という条件を設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、目標シートをPDFに変換する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。
雛形書類の連携設定を行います。以下の通りに設定してください。
※雛形書類の作成方法はこちらで説明しています。
今回は、このような雛形ファイルを選択しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
次に、置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の入力欄をクリックしMicrosoft Excelから取得した該当項目を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットと書類の保存先フォルダを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、Boxに保存する設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
アップロード設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックし表示された候補から「発行した書類」を選択してください。
「格納赤フォルダのコンテンツID」は、注釈を参照しBoxのURLから該当箇所を引用してください。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態か確認ができたら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットとBoxを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存することができます。
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
次に、発行したPDFをDropboxに保存する方法を説明します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1からステップ4までは同じステップなので、その後のDropboxの設定から説明します。
DropboxにPDFを保存する設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。以下の通りに設定を行なってください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、PDFが保存されていることを確認したら「保存する」をクリックしてください。
次に、フォームの情報をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行してOutlookで送付する方法を説明します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
フォームで受け付けた情報をMicrosoft Excelに手入力し、そこから目標シートなどの書類を作成、さらにPDF化してOutlookで送付するといった一連の作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelでの書類発行からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ4は同じステップとなっていますので、それ以外lの設定を説明します。
まず、目標シートを作成します。
「目標シート設定」をクリックしてください。
フォームの詳細設定を行います。画像赤枠内を任意で編集してください。
①タイトルとフォーム説明文
②質問項目と項目説明文
③質問のアクションを選択
④必須回答項目の場合オンにする
※一部の項目は、有料プランのみ設定が可能となっています。詳細はこちらでご確認ください。
ページをスクロールすると「完了ページの設定」が確認できます。
こちらは有料プランの場合のみ設定可能となっております。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フォームに回答された際のフローボットの起動者が誰になるかを選択することができます。詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
次のページに表示されている「回答ページ」と「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームの表示を確認することができます。
「取得した値」の各項目にテスト用の内容を記載してください。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
次に、Outlookでメールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。
メールの詳細を設定します。
Toと件名は、任意で設定してください。
本文は、入力欄をクリックし表示された候補から該当項目を追加することができます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
メール送信が確認できたら設定完了です。
他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
フォームにアップロードされたPDFファイルの内容をOCRでテキスト化し、自動でMicrosoft Excelに格納されます。その後、Slackに通知が送信されるためデータの管理や共有がサポートされます。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
申し込みメールの情報をAIが解析し、自動でMicrosoft Excelに見積書を作成します。作成された見積書はOutlookを通じて送信されるため、手作業での見積作成や送信作業の負担軽減が期待されます。
■概要
申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業チーム
・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム
・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム
2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者
・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方
・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方
3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方
・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方
・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。
このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
受信したメールの本文から必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに自動でデータが追加されます。これにより、手作業での転記が不要になりデータの整理や管理の効率化がサポートされます。
◼️概要
メールの本文から任意の情報をAIで抽出し、エクセルに情報を格納します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelを基幹データベースとして使用している方
2.メールの内容を手作業でデータベースに追加している方
3.特定のメールを自動で検知して、Microsoft Excelなどのデータベースに追加する効率化を考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・特定の条件のメールだけを起点とすることができるので、効率的に対象のメールの情報を蓄積することができます。
・AIを用いることで対象のメールの更に特定の文字列だけを抽出し、Microsoft Excelなどのデータベースに蓄積ができるので、余計な情報の入力を防止できます。
◼️設定方法
1.メールトリガーで任意のメールアドレスを作成してください。
2.「メールの内容から情報を抽出」オペレーションで取得したい情報を設定してください。
3.「エクセルに情報を格納する」オペレーションで該当のエクセルの情報に設定内容を変更してください。
◼️注意事項
・エクセルオンラインとの連携が可能です。
・オフラインのエクセルとは連携できません。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
目標管理をスムーズに行うために、Microsoft Excelで自動的にPDFを作成しBoxへ保存する方法をご紹介しました！
これにより、手作業でのPDF変換やファイル整理が不要になり業務の効率化がサポートされます。
特に、チームで目標管理を行っている場合はこの自動化によってデータを一元管理しやすくなるため、情報共有の手間も削減されるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
