Microsoft Excelを活用した目標管理！自動でPDF化しBoxに保存するフローを構築する方法！

ステップ1. Microsoft ExcelとBoxをマイアプリ登録

はじめに、Microsoft ExcelとBoxをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」からMicrosoft Excelを検索してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

利用アカウントでサインインを行うと、Microsoft Excelのマイアプリ連携が完了します。

続いて、「+新規接続」からBoxを検索してください。

次のページでログイン操作を行なってください。

「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、Boxのマイアプリ登録が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2. スケジュールトリガーを設定

次に、スケジュールトリガーを設定を設定します。
「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

次のページで「タイトル」と「スケジュール設定」を編集します。
「タイトル」は、任意で編集可能です。
「スケジュール設定」は、「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」を選択できます。
デフォルトの設定では日付指定を使用し、「毎月何日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎月1日の午前9時」に設定されています。

曜日指定は、「毎週何曜日の何時」にフローを実行するか設定できます。
画像は「毎週日曜日の午前9時」に設定されています。

Cronの設定では、より細かく日時指定ができます。
画像は「毎週月曜日から土曜日まで21:00に実行」に設定されています。
※Cronの設定方法はこちらをご覧ください。
各項目の設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. Microsoft Excelから目標シートを読み込む

「レコードを取得する」をクリックしてください。

次のページで「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せずページをスクロールしてください。

データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveまたはSharepointを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックし表示された候補からドライブIDを選択してください。SharePointを選択している場合は「サイトID」と表示されます。
「アイテムID」と「シート名」も同じく候補から選択し、「テーブル範囲」は任意で指定してください。

今回は、このようなシートを指定しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

「取得したいレコードの条件」を設定します。「今月とシートに記載されている月の値が等しい」という条件を設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4. 目標シートをPDFに変換する

次に、目標シートをPDFに変換する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。

雛形書類の連携設定を行います。以下の通りに設定してください。
※雛形書類の作成方法はこちらで説明しています。

• ファイルの保存場所：OnedriveまたはSharePointを選択してください。
• ドライブID：候補からステップ3と同じIDを選択してください。
• アイテムID：候補から事前に作成した雛形ファイルを選択してください。（今回使用した雛形ファイルは後ほど紹介します。）
• 格納先のフォルダID：候補から発行書類の保存先を選択してください。
• 出力ファイル名：任意で編集できます。今回はファイル名に月を入れるため、画像のように設定しました。

今回は、このような雛形ファイルを選択しました。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

次に、置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の入力欄をクリックしMicrosoft Excelから取得した該当項目を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットと書類の保存先フォルダを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5. Boxに保存する

次に、Boxに保存する設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

アップロード設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックし表示された候補から「発行した書類」を選択してください。
「格納赤フォルダのコンテンツID」は、注釈を参照しBoxのURLから該当箇所を引用してください。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態か確認ができたら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットとBoxを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してBoxに保存することができます。

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次に、発行したPDFをDropboxに保存する方法を説明します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

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ステップ1からステップ4までは同じステップなので、その後のDropboxの設定から説明します。

DropboxにPDFを保存する設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。以下の通りに設定を行なってください。

• フォルダのパス：注釈通りPDFの保存先フォルダのパスを「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で入力してください。
• ファイル名：入力欄をクリックし表示された候補から「発行した書類」を選択してください。
• ファイルの添付方法：テンプレートを活用しているためすでに設定は完了しています。画像と同じ状態であることを確認したら「保存する」をクリックしてください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、PDFが保存されていることを確認したら「保存する」をクリックしてください。

フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付する

次に、フォームの情報をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行してOutlookで送付する方法を説明します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ4は同じステップとなっていますので、それ以外lの設定を説明します。

まず、目標シートを作成します。
「目標シート設定」をクリックしてください。

フォームの詳細設定を行います。画像赤枠内を任意で編集してください。
①タイトルとフォーム説明文
②質問項目と項目説明文
③質問のアクションを選択
④必須回答項目の場合オンにする
※一部の項目は、有料プランのみ設定が可能となっています。詳細はこちらでご確認ください。

ページをスクロールすると「完了ページの設定」が確認できます。
こちらは有料プランの場合のみ設定可能となっております。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フォームに回答された際のフローボットの起動者が誰になるかを選択することができます。詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

次のページに表示されている「回答ページ」と「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームの表示を確認することができます。
「取得した値」の各項目にテスト用の内容を記載してください。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

次に、Outlookでメールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。

メールの詳細を設定します。
Toと件名は、任意で設定してください。
本文は、入力欄をクリックし表示された候補から該当項目を追加することができます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
メール送信が確認できたら設定完了です。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する

フォームにアップロードされたPDFファイルの内容をOCRでテキスト化し、自動でMicrosoft Excelに格納されます。その後、Slackに通知が送信されるためデータの管理や共有がサポートされます。

2. 申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する

申し込みメールの情報をAIが解析し、自動でMicrosoft Excelに見積書を作成します。作成された見積書はOutlookを通じて送信されるため、手作業での見積作成や送信作業の負担軽減が期待されます。

3. メールの本文から情報を抽出して、Microsoft Excelに格納する

受信したメールの本文から必要な情報を抽出し、Microsoft Excelに自動でデータが追加されます。これにより、手作業での転記が不要になりデータの整理や管理の効率化がサポートされます。

まとめ

目標管理をスムーズに行うために、Microsoft Excelで自動的にPDFを作成しBoxへ保存する方法をご紹介しました！
これにより、手作業でのPDF変換やファイル整理が不要になり業務の効率化がサポートされます。
特に、チームで目標管理を行っている場合はこの自動化によってデータを一元管理しやすくなるため、情報共有の手間も削減されるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！