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【ラクラク設定】Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携する方法
Microsoft Excelのデータに追加や変更がある場合、それに紐づくBoxのフォルダやファイルデータも新規追加・更新することってありますよね。
しかし、このようなクラウドストレージの管理はどうしても後回しになってしまいがちではありませんか？「時間ができたら整理すればいいや…」なんて思っていたら、どのファイルがMicrosoft Excelのデータを紐づいているものなのかわからず探す羽目になってしまったなんてことも…。
このような事態をなるべく回避したいのであれば、Microsoft ExcelとBoxを連携するのがおすすめです！APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能になります！
API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません。
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft ExcelとBoxの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft ExcelとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 問い合わせや申し込みに添付されたファイルをBoxで管理している方
- 手作業によるデータの入力ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のデータ転記とファイル保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記ミスやファイルの保存漏れを防ぎ、常に正確な情報でデータベースを管理することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目や回答形式などを自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、対象のファイルやシート、連携したいフォームの回答項目などを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルを保存したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft ExcelとBoxを連携してできること
Microsoft ExcelとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft ExcelとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！フォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードする
フォームで収集したデータをMicrosoft Excelで一元管理したい方や送信されたファイルを効率的にBoxに保存したい方におすすめのフローです。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 問い合わせや申し込みに添付されたファイルをBoxで管理している方
- 手作業によるデータの入力ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のデータ転記とファイル保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記ミスやファイルの保存漏れを防ぎ、常に正確な情報でデータベースを管理することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目や回答形式などを自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、対象のファイルやシート、連携したいフォームの回答項目などを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルを保存したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定のMicrosoft Excelのファイルを定期的にバックアップしてBoxに保存する
Microsoft Excelデータを自動的にクラウド上に保管できるので、定期的に更新されるMicrosoft Excelファイルのバックアップ作業が煩雑に感じている方におすすめのフローです。
■概要
重要なMicrosoft Excelファイルのバックアップを手作業で行い、手間を感じたり、更新前のファイルを保存してしまったりした経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的に特定のMicrosoft ExcelファイルをBoxへ保存できるため、バックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、確実にデータを保護します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelの重要なファイルを、手作業でBoxにバックアップしている方
- 定期的なバックアップ作業を自動化し、人的ミスの発生を防ぎたいと考えている方
- ファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールで自動的にファイルがバックアップされるため、手作業で行っていたバックアップ業務の時間を短縮できます。
- 手動での作業によるバックアップのし忘れや、誤ったファイルを保存してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、OneDrive、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、バックアップを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでバックアップ対象のファイル情報が記載されたシートを指定します。
- 繰り返し処理機能を使用し、前段で取得したファイル情報をもとに、個別のファイルに対する処理を繰り返すように設定します。
- 繰り返し処理の中で、OneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを特定してダウンロードします。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、バックアップを実行したい頻度や日時（毎日、毎週、毎月など）を業務に合わせて任意で設定してください。
- 繰り返し処理では、前段のMicrosoft Excelで取得したファイル名などのデータを変数として設定し、後続のOneDriveやBoxのアクションで利用するよう設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、OneDrive、BoxとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft ExcelとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Box
[Yoomとは]
今回はフォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードするフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft ExcelとBoxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Microsoft Excelのトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 問い合わせや申し込みに添付されたファイルをBoxで管理している方
- 手作業によるデータの入力ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のデータ転記とファイル保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記ミスやファイルの保存漏れを防ぎ、常に正確な情報でデータベースを管理することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目や回答形式などを自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、対象のファイルやシート、連携したいフォームの回答項目などを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルを保存したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Microsoft Excelの連携
以下の手順をご参照ください。※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるので注意しましょう。詳しくはMicrosoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項をご確認ください。
Boxの連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートコピー
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 問い合わせや申し込みに添付されたファイルをBoxで管理している方
- 手作業によるデータの入力ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のデータ転記とファイル保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記ミスやファイルの保存漏れを防ぎ、常に正確な情報でデータベースを管理することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目や回答形式などを自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、対象のファイルやシート、連携したいフォームの回答項目などを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルを保存したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガー設定
1.赤枠のお問い合わせフォームを選択
2.フォームを作成
お問い合わせフォームの内容を作成します。
今回は下記画像の内容のフォームを作成しました。ごみ箱マークで質問を削除したり、「質問を追加」ボタンで新たに質問を追加することも可能です。お好みに合わせてカスタマイズしてください。
ページを下に進みますと、完了ページの設定項目となります。
任意入力の項目ですが、問い合わせが完了した後に表示されるページの内容を設定できます。今回は下記のように入力しましたが、特にこだわりがない場合は、空白で問題ないです。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。
3.フォームの表示確認と詳細設定
先ほど設定したフォームの表示内容を、下記赤枠を押して確認してみましょう。
下記画像のようにフォーム内容のプレビューページが表示されますので、記載内容に誤りがないかご確認ください。修正したい場合は、左上の戻るボタンより前画面に戻り修正してください。
- プレビューページ
- 完了ページ
プレビューに問題がなければ、ページ下部のサンプル値を入力しましょう。
今回はテスト操作のため、下記のような内容を入力しました。
ファイルの添付も必要ですので、適当なファイルをご準備いただき入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を選択し次のステップにお進みください。ステップ4：Microsoft Excelのデータベース操作設定
1.赤枠のレコードを追加するを選択
2.データベースの連携
この後、Microsoft Excelのデータベースを選択する項目がありますので、レコードを追加したいMicrosoft Excelの作成がまだの場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のような内容で作成しました。OneDriveまたはSharePointに保存しましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
Yoom画面に戻り、データベースの連携項目を入力します。
入力項目をクリックしますと、下記のように候補が表示される項目もございます。簡単に入力できますのでぜひご利用ください。
- ファイルの保存場所：OneDriveとSharePointどちらか選択することが可能です。先ほど作成したMicrosoft Excelを保存した場所を選択してください。
- ドライブID：入力項目をクリックし、Microsoft Excelを保存したドライブ先を選択してください。
- アイテムID：入力項目をクリックし、作成したMicrosoft Excelファイルを選択してください。
- シート名：入力項目をクリックし、Microsoft Excelのシート名を選択してください。
- テーブル範囲：Microsoft Excelファイル内のテーブル範囲を指定したい場合は、入力してください。特にこだわりがない場合は、空欄で問題ないです。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
3.データベース操作の詳細設定
ここではMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
下記画像のように入力欄をクリックすると取得した値が表示されますので、各項目で選択し入力してください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
- お名前：お問い合わせフォームで回答いただいた氏名をレコード追加するよう選択しました。
- メールアドレス：お問い合わせフォームで回答いただいたメールアドレスをレコード追加するよう選択しました。
- お問い合わせ内容：お問い合わせフォームで回答いただいた内容をレコード追加するよう選択しました。
入力が完了したら、「テスト」を押してください。
テストが成功すると下記のように取得した値が表示されます。
先ほど設定したレコード内容が反映されているか確認してください。
念のため、Microsoft Excelにレコードが追加されているかも確認してみましょう。
下記画像のようにデータの反映が確認できたらOKです。
Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへお進みください。
ステップ4：Microsoft Excelのデータベース操作設定
1.赤枠のファイルをアップロードを選択
BOXアイコンのファイルをアップロードをクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
お問い合わせフォームで添付したファイルをBOXへ保存するための設定を行います。
- ファイル名：入力欄をクリックすると取得した値が表示されますので、ファイルを選択してください。
- 格納先フォルダのコンテンツID：保存したいBoxのフォルダを開いた際に表示されるURL末尾がコンテンツIDです。例えば、下記画像で黒く塗りつぶされている箇所がコンテンツIDとなります。
- ファイルの添付方法：今回は取得した値を使用してファイルを保存するので、変更せずにそのままで大丈夫です。
入力が完了したら「テスト」を選択してください。
テストが成功したら下記のような値が表示されます。
アップロードしたコンテンツIDにデータが反映していればOKです。
念のため、Boxにファイルが保存されているか確認してみましょう。
お問い合わせフォームから登録したファイルが下記画像の通り保存出来ていることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
BoxのデータをMicrosoft Excelに連携したい場合
今回はMicrosoft ExcelからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、都度Microsoft Excelに手作業で入力していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の正確性が求められるため、手間がかかり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると、ファイル情報を自動でMicrosoft Excelの管理表などに追記できるため、こうした手作業による更新業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを用いてファイル管理を行っており、手入力の手間をなくしたい方
- ファイルのメタデータを一元管理し、検索性や証跡管理の精度を高めたいと考えている方
- 手作業による情報の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされる度に、自動でMicrosoft Excelへ情報が追記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うので、手作業による情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルのメタデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に追記するかを任意に設定できます。
- Boxから取得したファイル名や更新日時といった動的な情報だけでなく、固定のテキストや日付などを組み合わせて追記することも可能です。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：アプリのトリガー設定
まずは「フォルダにファイルがアップロードされ…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
フォルダのコンテンツIDは、BoxのフォルダのIDを入力してください。
BoxのフォルダのIDは以下の赤枠部分です。
BoxのフォルダのIDを入力したら、テストを行ってください。
テストする前にファイルをアップロードしておくのがポイントです！
以下画面が出てきたら、テストが成功です！
テストが成功したら、次に進みましょう。
次はアプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、以下の画面が出てきます。
「保存する」をクリックしてください。
ステップ2：ファイル情報の取得設定
次に「ファイル情報の取得」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を次に進んで下さい。
続いてAPI接続設定です。
「コンテンツID」は候補から選択してください。
次はAPI接続設定です。
以下画面を確認したら、テストを行います。
テストが成功したら、以下画面が出てきます。
以下の取得した値は引用可能です！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：レコードを追加する設定
次に「レコード追加する」をクリックしてください。
データベースの連携を行います。
連携するアカウント情報と実行アクションが以下の画面のようになっているか確認してください。
確認後、下にスクロールしてください。
続いてデータベースの連携の欄です。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveとSharePointから選べます。
普段業務で活用している方を選択してください。
今回はOneDriveを選択しました。
「ドライブID」は候補から選択しましょう。
OneDrive内のフォルダを指定してください。
「アイテムID」は候補から選択しましょう。
「シート名」は候補から指定したいシートを選択しましょう。
Microsoft Excelのタブのことです。
「テーブル範囲」は、Microsoft Excelのシート範囲を指定しましょう。
「次へ」をクリックして、進んで下さい。
続いて、データベース操作の詳細設定です。
「追加するレコード値」のファイル名、作成日、更新日、ファイルURLを設定して、テストをしてみてください。
「テスト成功」の画面を確認したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
テストした内容が、Microsoft Excelに更新されているか確認してみてください。
ステップ4：フローボットの自動化設定
以下画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。
全ての設定が完了です！
Microsoft ExcelやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft ExcelやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。Microsoft Excelを使った自動化例
Outlookに届いたメール内容を自動でMicrosoft Excelに記録することができます。これにより、手動でデータを入力する手間を省き、作業の効率化が可能です。
また、複数のアカウントを利用している場合でも適切な整理ができ、情報の一元管理が実現します。大量のメールデータの整理が必要な業務に最適な自動化です。
- Outlookで受信した問い合わせ内容などをMicrosoft Excelで管理している方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れや、対応遅延などの課題を抱えている方
- メールで受信した情報を起点とした業務の自動化や、効率化を検討している方
- Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールフォルダをIDで指定し、特定のフォルダのみを監視対象とすることが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加する際、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定できます。また、Outlookで取得したメールの件名や本文などの情報を、どの列に登録するか自由にマッピングできます。
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談データをMicrosoft Excelで管理しており、手作業での転記に手間を感じている営業担当者の方
- チームの商談進捗をMicrosoft Excelで集計しており、データ連携を自動化したいと考えているマネージャーの方
- SalesforceとMicrosoft Excel間のデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに商談が登録されると自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのMicrosoft ExcelとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報に加えて必要な商談の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したSalesforceの情報をExcelシートの指定した行に追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Salesforceから取得するレコードの条件を任意に設定することで、「特定のフェーズの商談のみ」など、特定のデータだけをMicrosoft Excelに連携することも可能です。
- Microsoft Excelの各列に、Salesforceから取得したどの項目（商談名、金額など）を割り当てるかを自由にカスタマイズしたり、固定の値を入力したりすることができます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft ExcelののそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた予約情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 予約情報の転記ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- ホテルや宿泊施設の予約管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 予約フォームが送信されると、自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、予約情報の正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、予約フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた予約情報を指定のファイル・シートに追加します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、担当者や予約者本人へ通知メールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、予約者名や連絡先、宿泊日、人数など、ホテル予約に必要な受付項目を自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、フォームで取得したどの情報をどの列に追加するかを柔軟に設定することが可能です。
- Outlookのオペレーションでは、通知メールの宛先や件名、本文を任意の内容に設定でき、予約者名などの情報を本文に差し込んで利用することもできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- Backlogでプロジェクト管理を行い、Microsoft Excelで進捗報告書を作成している方
- BacklogとMicrosoft Excel間のデータ転記作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による課題の転記漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
- Backlogに課題が追加されると自動でMicrosoft Excelへ記録されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記を減らすことで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、課題管理の正確性を向上させます。
- はじめに、BacklogとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」アクションを設定して、フローボットを起動するきっかけを定義します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Backlogから取得した課題情報を任意のファイルやシートに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、レコードを追加するファイル（ブック）やシート、記録する課題の内容（件名、担当者など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細な設定方法については、ヘルプページ「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」もあわせてご参照ください。
- Backlog、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 獲得した名刺の管理を手作業で行っており、入力作業に手間を感じている営業担当者の方
- OCR機能とMicrosoft Excelを活用して、データ入力を自動化したいと考えている方
- 属人的な名刺管理から脱却し、チームで情報を一元管理できる体制を構築したい方
- フォームに名刺画像をアップロードするだけでMicrosoft Excelへ自動で情報が格納されるため、手入力にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になることで、会社名や担当者名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには名刺画像をアップロードする項目を設けます。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄に加えて、補足情報などを入力する項目を任意で追加設定することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの追加設定では、書き込み対象のファイルやシートを任意で指定し、OCRで読み取ったどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft Excelを併用しており、データの手動連携に手間を感じている方
- kintoneで管理している顧客情報などをMicrosoft Excelでも集計・分析したいと考えている方
- データ転記時のヒューマンエラーを防ぎ、情報の一元管理を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード更新をトリガーにMicrosoft Excelへ自動でレコードが追加されるため、手作業でのデータ入力時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、編集されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」を設定します。前のステップで取得したkintoneのレコード情報をマッピングし、指定のシートに行を追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、レコードを追加するファイル（アイテムID）やシート名を任意で指定し、前段で取得したkintoneの値を引用してどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- kintone、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- HubSpotを利用しており、請求書発行から送付までの業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信での宛先間違い、添付漏れなどをなくしたい方
- 顧客管理から請求業務までを連携させ、よりコア業務に集中できる環境を整えたい方
- HubSpotの画面を起点に請求書の作成からメール送付までが完結するため、アプリ間の画面遷移やデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先入力が不要になるため、請求金額の間違いや送付先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、HubSpot、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、発行内容の確認などを担当者に依頼します。
- 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送付する」アクションを設定し、作成した請求書を添付して顧客にメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知する担当者や依頼メッセージの詳細などを、実際の業務フローに合わせて自由に設定できます。
- 書類発行機能では、請求書のベースとなる雛形ファイルや、発行する書類のファイル名などを任意で設定することが可能です。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文にはHubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を変数として差し込むことも可能です。
- HubSpot、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxを使った自動化例
Boxにアップロードされたファイルを自動的にOneDriveにも連携することができます。これにより、複数のクラウドストレージ間でファイルを整理でき、手動での移動作業を省略可能です。
また、BoxとOneDriveの両方でファイルを同時に管理できるため、バックアップのリスクも軽減されます。
■概要
Boxにアップロードされたファイルを関係者に都度Slackで連絡・共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackチャンネルにファイルが転送されます。手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSlackを日常的に利用しており、手作業でのファイル共有に手間を感じている方
- ファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報共有を迅速化したい方
- 定型的なファイル共有業務を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でSlackにファイルが転送されるため、これまで手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル転送時に起こりうる、添付ファイルの誤りや通知の失念といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーをきっかけにアップロードされたファイルを取得します。
- 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、ファイル名を任意のルールに変更します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの置換」オペレーションでは、置換対象や置換後の文字列を自由に設定でき、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として利用し、動的に文字列を加工することも可能です。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知本文には固定のテキストだけでなく、Boxから取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、より詳細な通知内容にカスタムできます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- Yoomデータベースで顧客や案件情報を管理し、都度Boxに手動でフォルダを作成している方
- フォルダの命名規則の統一や作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- Boxでの定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Yoomデータベースからレコードを選択するだけでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の品質を保ちます。
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「Yoomデータベーストリガー」を選択し、「データベースから対象のレコードを選択」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Yoomデータベースから取得した情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するYoomデータベースは、案件管理や顧客管理など、ご利用のデータベースに任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダの作成場所や、Yoomデータベースのどの情報（会社名や案件名など）をフォルダ名に利用するかを任意で設定できます。
- BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にZoomミーティングを開催し、その記録を管理する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- 人事担当者や研修担当者
- セールス担当者やカスタマーサポート
2.手動でのレコーディング管理を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務効率化を目指している中小企業の経営者
- デジタルツールを活用して情報管理を行っている担当者
3.ZoomとBoxを日常的に活用している方
- Zoomを使用してオンライン会議を行い、Boxを使用してファイル管理を行っているユーザー
- ミーティングの記録を効率的に整理・共有したいと考えているチーム
■このテンプレートを使うメリット
・レコーディング情報が迅速に整理され、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間が節約されます。
■注意事項
・Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを活用している企業
・新しく格納されたファイルをすぐに知りたい方
・重要な書類がアップロードされた際に通知を受け取りたい方
2. チャットツールとしてDiscordを利用している企業
・ファイルが格納されたことをDiscordですぐに通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるたびに、Discordで即座に確認できます。これによりいくつかのメリットを享受できます。
まず、ファイルの追加が瞬時にチームへ共有されることで、情報共有のスピードが向上します。すぐに内容を把握できるため、次の作業にスムーズに移行でき、業務効率がアップします。
また、Boxに直接アクセスせずにDiscord上で新しい書類のアップロードを確認できるため、確認作業の手間を削減できます。
結果として、作業時間の短縮と生産性向上が期待できます。
■注意事項
・BoxとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとしてfreee会計へ自動でファイルが登録されるため、こうした証憑管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Boxとfreee会計を利用しており、手作業でのファイル連携に課題を感じている経理担当者の方
- ・請求書や領収書といった証憑書類の管理を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- ・バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Boxにファイルをアップロードするだけで自動でfreee会計に連携されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- ・手動でのファイルダウンロードやアップロード作業がなくなるため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Boxとfreee会計をYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 3.次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 4.最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動するか、対象のフォルダを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
Microsoft ExcelのデータをBoxに連携することで、ファイルやフォルダの管理、作成などがスムーズになるでしょう！
これにより、Boxのデータに追加がある度にMicrosoft Excelを編集する手間が減り、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです。
今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結すれば、作業負担が軽減され業務改善にも繋がるかもしれませんよね。
なお、今回の連携のポイントはプログラミングの知識がなくても実現可能という点です！Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！
この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！
よくあるご質問
Q：特定の形式のファイルが添付された時だけBoxに保存できますか？
Q：保存するファイル名をMicrosoft Excelの値で変更できますか？
A：
可能です。フォームトリガーから取得した値などの変数や固定のテキストを組み合わせて、管理しやすいよう特定のルールでリネームできます。
Q：Microsoft ExcelではなくGoogle スプレッドシートに連携することもできますか？
A：
可能です。Microsoft Excelのアクションを削除し、代わりにGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを追加してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
