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Microsoft Excelのデータに追加や変更がある場合、それに紐づくBoxのフォルダやファイルデータも新規追加・更新することってありますよね。
しかし、このようなクラウドストレージの管理はどうしても後回しになってしまいがちではありませんか？「時間ができたら整理すればいいや…」なんて思っていたら、どのファイルがMicrosoft Excelのデータを紐づいているものなのかわからず探す羽目になってしまったなんてことも…。
このような事態をなるべく回避したいのであれば、Microsoft ExcelとBoxを連携するのがおすすめです！APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能になります！
API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません。
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft ExcelとBoxの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft ExcelとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft ExcelとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft ExcelとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！フォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードする
フォームで収集したデータをMicrosoft Excelで一元管理したい方や送信されたファイルを効率的にBoxに保存したい方におすすめのフローです。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft Excelデータを自動的にクラウド上に保管できるので、定期的に更新されるMicrosoft Excelファイルのバックアップ作業が煩雑に感じている方におすすめのフローです。
■概要
重要なMicrosoft Excelファイルのバックアップを手作業で行い、手間を感じたり、更新前のファイルを保存してしまったりした経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的に特定のMicrosoft ExcelファイルをBoxへ保存できるため、バックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、確実にデータを保護します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Box
[Yoomとは]
今回はフォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードするフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Microsoft Excelの連携
以下の手順をご参照ください。※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるので注意しましょう。詳しくはMicrosoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項をご確認ください。
Boxの連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートコピー
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガー設定
1.赤枠のお問い合わせフォームを選択
2.フォームを作成
お問い合わせフォームの内容を作成します。
今回は下記画像の内容のフォームを作成しました。ごみ箱マークで質問を削除したり、「質問を追加」ボタンで新たに質問を追加することも可能です。お好みに合わせてカスタマイズしてください。
ページを下に進みますと、完了ページの設定項目となります。
任意入力の項目ですが、問い合わせが完了した後に表示されるページの内容を設定できます。今回は下記のように入力しましたが、特にこだわりがない場合は、空白で問題ないです。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。
3.フォームの表示確認と詳細設定
先ほど設定したフォームの表示内容を、下記赤枠を押して確認してみましょう。
下記画像のようにフォーム内容のプレビューページが表示されますので、記載内容に誤りがないかご確認ください。修正したい場合は、左上の戻るボタンより前画面に戻り修正してください。
プレビューに問題がなければ、ページ下部のサンプル値を入力しましょう。
今回はテスト操作のため、下記のような内容を入力しました。
ファイルの添付も必要ですので、適当なファイルをご準備いただき入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を選択し次のステップにお進みください。ステップ4：Microsoft Excelのデータベース操作設定
1.赤枠のレコードを追加するを選択
2.データベースの連携
この後、Microsoft Excelのデータベースを選択する項目がありますので、レコードを追加したいMicrosoft Excelの作成がまだの場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のような内容で作成しました。OneDriveまたはSharePointに保存しましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
Yoom画面に戻り、データベースの連携項目を入力します。
入力項目をクリックしますと、下記のように候補が表示される項目もございます。簡単に入力できますのでぜひご利用ください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
3.データベース操作の詳細設定
ここではMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
下記画像のように入力欄をクリックすると取得した値が表示されますので、各項目で選択し入力してください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
入力が完了したら、「テスト」を押してください。
テストが成功すると下記のように取得した値が表示されます。
先ほど設定したレコード内容が反映されているか確認してください。
念のため、Microsoft Excelにレコードが追加されているかも確認してみましょう。
下記画像のようにデータの反映が確認できたらOKです。
Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへお進みください。
ステップ4：Microsoft Excelのデータベース操作設定
1.赤枠のファイルをアップロードを選択
BOXアイコンのファイルをアップロードをクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
お問い合わせフォームで添付したファイルをBOXへ保存するための設定を行います。
入力が完了したら「テスト」を選択してください。
テストが成功したら下記のような値が表示されます。
アップロードしたコンテンツIDにデータが反映していればOKです。
念のため、Boxにファイルが保存されているか確認してみましょう。
お問い合わせフォームから登録したファイルが下記画像の通り保存出来ていることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
BoxのデータをMicrosoft Excelに連携したい場合
今回はMicrosoft ExcelからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、都度Microsoft Excelに手作業で入力していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の正確性が求められるため、手間がかかり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると、ファイル情報を自動でMicrosoft Excelの管理表などに追記できるため、こうした手作業による更新業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは「フォルダにファイルがアップロードされ…」をクリックしてください。
