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Microsoft Excelのデータに追加や変更がある場合、それに紐づくBoxのフォルダやファイルデータも新規追加・更新することってありますよね。
しかし、このようなクラウドストレージの管理はどうしても後回しになってしまいがちではありませんか？「時間ができたら整理すればいいや…」なんて思っていたら、どのファイルがMicrosoft Excelのデータを紐づいているものなのかわからず探す羽目になってしまったなんてことも…。
このような事態をなるべく回避したいのであれば、Microsoft ExcelとBoxを連携するのがおすすめです！APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能になります！
API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません。
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft ExcelとBoxの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft ExcelとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft ExcelとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft ExcelとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！フォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードする
フォームで収集したデータをMicrosoft Excelで一元管理したい方や送信されたファイルを効率的にBoxに保存したい方におすすめのフローです。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft Excelデータを自動的にクラウド上に保管できるので、定期的に更新されるMicrosoft Excelファイルのバックアップ作業が煩雑に感じている方におすすめのフローです。
■概要
重要なMicrosoft Excelファイルのバックアップを手作業で行い、手間を感じたり、更新前のファイルを保存してしまったりした経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的に特定のMicrosoft ExcelファイルをBoxへ保存できるため、バックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、確実にデータを保護します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Box
[Yoomとは]
今回はフォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードするフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Microsoft Excelの連携
以下の手順をご参照ください。※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるので注意しましょう。詳しくはMicrosoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項をご確認ください。
Boxの連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートコピー
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガー設定
1.赤枠のお問い合わせフォームを選択
2.フォームを作成
お問い合わせフォームの内容を作成します。
今回は下記画像の内容のフォームを作成しました。ごみ箱マークで質問を削除したり、「質問を追加」ボタンで新たに質問を追加することも可能です。お好みに合わせてカスタマイズしてください。
ページを下に進みますと、完了ページの設定項目となります。
任意入力の項目ですが、問い合わせが完了した後に表示されるページの内容を設定できます。今回は下記のように入力しましたが、特にこだわりがない場合は、空白で問題ないです。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。
3.フォームの表示確認と詳細設定
先ほど設定したフォームの表示内容を、下記赤枠を押して確認してみましょう。
下記画像のようにフォーム内容のプレビューページが表示されますので、記載内容に誤りがないかご確認ください。修正したい場合は、左上の戻るボタンより前画面に戻り修正してください。
プレビューに問題がなければ、ページ下部のサンプル値を入力しましょう。
今回はテスト操作のため、下記のような内容を入力しました。
ファイルの添付も必要ですので、適当なファイルをご準備いただき入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を選択し次のステップにお進みください。ステップ4：Microsoft Excelのデータベース操作設定
1.赤枠のレコードを追加するを選択
2.データベースの連携
この後、Microsoft Excelのデータベースを選択する項目がありますので、レコードを追加したいMicrosoft Excelの作成がまだの場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のような内容で作成しました。OneDriveまたはSharePointに保存しましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
Yoom画面に戻り、データベースの連携項目を入力します。
入力項目をクリックしますと、下記のように候補が表示される項目もございます。簡単に入力できますのでぜひご利用ください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
3.データベース操作の詳細設定
ここではMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
下記画像のように入力欄をクリックすると取得した値が表示されますので、各項目で選択し入力してください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
入力が完了したら、「テスト」を押してください。
テストが成功すると下記のように取得した値が表示されます。
先ほど設定したレコード内容が反映されているか確認してください。
念のため、Microsoft Excelにレコードが追加されているかも確認してみましょう。
下記画像のようにデータの反映が確認できたらOKです。
Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへお進みください。
ステップ4：Microsoft Excelのデータベース操作設定
1.赤枠のファイルをアップロードを選択
BOXアイコンのファイルをアップロードをクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
お問い合わせフォームで添付したファイルをBOXへ保存するための設定を行います。
入力が完了したら「テスト」を選択してください。
テストが成功したら下記のような値が表示されます。
アップロードしたコンテンツIDにデータが反映していればOKです。
念のため、Boxにファイルが保存されているか確認してみましょう。
お問い合わせフォームから登録したファイルが下記画像の通り保存出来ていることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
BoxのデータをMicrosoft Excelに連携したい場合
今回はMicrosoft ExcelからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
■概要
Boxにアップロードされたファイルの情報を、都度Microsoft Excelに手作業で入力していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の正確性が求められるため、手間がかかり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると、ファイル情報を自動でMicrosoft Excelの管理表などに追記できるため、こうした手作業による更新業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは「フォルダにファイルがアップロードされ…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
フォルダのコンテンツIDは、BoxのフォルダのIDを入力してください。
BoxのフォルダのIDは以下の赤枠部分です。
BoxのフォルダのIDを入力したら、テストを行ってください。
テストする前にファイルをアップロードしておくのがポイントです！
以下画面が出てきたら、テストが成功です！
テストが成功したら、次に進みましょう。
次はアプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、以下の画面が出てきます。
「保存する」をクリックしてください。
ステップ2：ファイル情報の取得設定
次に「ファイル情報の取得」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を次に進んで下さい。
続いてAPI接続設定です。
「コンテンツID」は候補から選択してください。
次はAPI接続設定です。
以下画面を確認したら、テストを行います。
テストが成功したら、以下画面が出てきます。
以下の取得した値は引用可能です！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：レコードを追加する設定
次に「レコード追加する」をクリックしてください。
データベースの連携を行います。
連携するアカウント情報と実行アクションが以下の画面のようになっているか確認してください。
確認後、下にスクロールしてください。
続いてデータベースの連携の欄です。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveとSharePointから選べます。
普段業務で活用している方を選択してください。
今回はOneDriveを選択しました。
「ドライブID」は候補から選択しましょう。
OneDrive内のフォルダを指定してください。
「アイテムID」は候補から選択しましょう。
「シート名」は候補から指定したいシートを選択しましょう。
Microsoft Excelのタブのことです。
「テーブル範囲」は、Microsoft Excelのシート範囲を指定しましょう。
「次へ」をクリックして、進んで下さい。
続いて、データベース操作の詳細設定です。
「追加するレコード値」のファイル名、作成日、更新日、ファイルURLを設定して、テストをしてみてください。
「テスト成功」の画面を確認したら、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
テストした内容が、Microsoft Excelに更新されているか確認してみてください。
ステップ4：フローボットの自動化設定
以下画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。
全ての設定が完了です！
Microsoft ExcelやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft ExcelやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。Microsoft Excelを使った自動化例
Outlookに届いたメール内容を自動でMicrosoft Excelに記録することができます。これにより、手動でデータを入力する手間を省き、作業の効率化が可能です。
また、複数のアカウントを利用している場合でも適切な整理ができ、情報の一元管理が実現します。大量のメールデータの整理が必要な業務に最適な自動化です。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、更新されたレコード情報をMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
kintoneとMicrosoft Excelを連携することで、1度の入力でkintoneとMicrosoft Excel両方に情報を格納することが可能です。
また、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■注意事項
・kintone、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動して、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を作成して、Outlookにメールを送付するフローです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を指定箇所に設定することで、請求書が自動で作成されます。
請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
また、フローの途中に担当者の確認依頼を入れることも可能で、請求内容を一度チェックするといった組み合わせもできます。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・こちらのようなMicrosoft Excelで作成した請求書の雛形を用意してください。
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
ホテル予約フォームが送信されたら、Microsoft Excelに追加してOutlookで一次返信を行うフローです。
フォームの内容や追加するシートは自由に設定いただけます。
フォームはリンクをコピーして共有いただけます。
上記の文章に対して、下記の処理を行ってください。
タグを使用して適切な箇所に改行を加えてください。
見出しの部分にはタグを使用してください。
センテンス間はタグを2つ入れてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
名刺データを入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取り任意のエクセルに格納します。
エクセルでの名刺管理などにご活用ください。
名刺の画像をスマホなどで撮影し、そのままスマホからフォームにアップロードすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・名刺画像のファイル形式はJPG、PNGなどの形式でアップロードしてください。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxにアップロードされたファイルを自動的にOneDriveにも連携することができます。これにより、複数のクラウドストレージ間でファイルを整理でき、手動での移動作業を省略可能です。
また、BoxとOneDriveの両方でファイルを同時に管理できるため、バックアップのリスクも軽減されます。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを活用している企業
・新しく格納されたファイルをすぐに知りたい方
・重要な書類がアップロードされた際に通知を受け取りたい方
2. チャットツールとしてDiscordを利用している企業
・ファイルが格納されたことをDiscordですぐに通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるたびに、Discordで即座に確認できます。これによりいくつかのメリットを享受できます。
まず、ファイルの追加が瞬時にチームへ共有されることで、情報共有のスピードが向上します。すぐに内容を把握できるため、次の作業にスムーズに移行でき、業務効率がアップします。
また、Boxに直接アクセスせずにDiscord上で新しい書類のアップロードを確認できるため、確認作業の手間を削減できます。
結果として、作業時間の短縮と生産性向上が期待できます。
■注意事項
・BoxとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとしてfreee会計へ自動でファイルが登録されるため、こうした証憑管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
■概要
Yoomデータベースに登録されている情報を利用して、boxに新しいフォルダを作成します。
フォルダ名は任意の値に置き換えることができます。
■設定方法
・boxとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「データベースから対象のレコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・boxの「フォルダを作成」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、フォルダ名や親フォルダなどの任意の情報を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・フォルダがboxに作成されます。
■注意事項
・boxとの連携設定が必要です。
・フォルダの作成先やフォルダ名などを任意の値に変更することが可能です。
■概要
Zoomミーティング終了後レコーディング情報を取得して、boxにデータを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にZoomミーティングを開催し、その記録を管理する必要がある方
2.手動でのレコーディング管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとBoxを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・レコーディング情報が迅速に整理され、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ミーティング終了後に自動的にレコーディングがBoxに保存されるため、手動でのファイル管理の時間が節約されます。
■注意事項
・Zoom、boxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxにアップロードされたファイルを関係者に都度Slackで連絡・共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackチャンネルにファイルが転送されます。手作業によるファイル共有の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft ExcelのデータをBoxに連携することで、ファイルやフォルダの管理、作成などがスムーズになるでしょう！
これにより、Boxのデータに追加がある度にMicrosoft Excelを編集する手間が減り、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです。
今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結すれば、作業負担が軽減され業務改善にも繋がるかもしれませんよね。
なお、今回の連携のポイントはプログラミングの知識がなくても実現可能という点です！Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！
この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！
Q：特定の形式のファイルが添付された時だけBoxに保存できますか？
Q：保存するファイル名をMicrosoft Excelの値で変更できますか？
A：
可能です。フォームトリガーから取得した値などの変数や固定のテキストを組み合わせて、管理しやすいよう特定のルールでリネームできます。
Q：Microsoft ExcelではなくGoogle スプレッドシートに連携することもできますか？
A：
可能です。Microsoft Excelのアクションを削除し、代わりにGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを追加してください。
