特定のMicrosoft Excelのファイルを定期的にバックアップしてBoxに保存する
重要なMicrosoft Excelデータを自動的にクラウド上に保管できるので、定期的に更新されるMicrosoft Excelファイルのバックアップ作業が煩雑に感じている方におすすめのフローです。
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Microsoft Excelのデータに追加や変更がある場合、それに紐づくBoxのフォルダやファイルデータも新規追加・更新することってありますよね。
しかし、このようなクラウドストレージの管理はどうしても後回しになってしまいがちではありませんか？「時間ができたら整理すればいいや…」なんて思っていたら、どのファイルがMicrosoft Excelのデータを紐づいているものなのかわからず探す羽目になってしまったなんてことも…。
このような事態をなるべく回避したいのであれば、Microsoft ExcelとBoxを連携するのがおすすめです！<span class="mark-yellow">APIを活用したアプリ連携を行えば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能になります！</span>
API連携と聞くと難しそうに思うかもしれませんが、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomなら専門的な知識が無くても問題ありません。
誰でも簡単にアプリ連携ができる方法を画像付きで解説しているので、この機会にぜひ自動化を体験しましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft ExcelとBoxの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft ExcelとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft ExcelとBoxのAPIを連携すれば、Microsoft ExcelのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft ExcelとBoxの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームで収集したデータをMicrosoft Excelで一元管理したい方や送信されたファイルを安全かつ効率的にBoxに保存したい方におすすめのフローです。
重要なMicrosoft Excelデータを自動的にクラウド上に保管できるので、定期的に更新されるMicrosoft Excelファイルのバックアップ作業が煩雑に感じている方におすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードするフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Excelの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
2.アカウントを選択する
マイアプリへ連携したいアカウントを選択してください。
サインイン画面になった場合は、IDとパスワードを入力しサインインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
[注意事項]
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Boxの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があります。
「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.赤枠のお問い合わせフォームを選択
2.フォームを作成
お問い合わせフォームの内容を作成します。
今回は下記画像の内容のフォームを作成しました。ごみ箱マークで質問を削除したり、「質問を追加」ボタンで新たに質問を追加することも可能です。お好みに合わせてカスタマイズしてください。
ページを下に進みますと、完了ページの設定項目となります。
任意入力の項目ですが、問い合わせが完了した後に表示されるページの内容を設定できます。今回は下記のように入力しましたが、特にこだわりがない場合は、空白で問題ないです。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。
3.フォームの表示確認と詳細設定
先ほど設定したフォームの表示内容を、下記赤枠を押して確認してみましょう。
下記画像のようにフォーム内容のプレビューページが表示されますので、記載内容に誤りがないかご確認ください。修正したい場合は、左上の戻るボタンより前画面に戻り修正してください。
プレビューに問題がなければ、ページ下部の取得した値項目を入力しましょう。
今回はテスト操作のため、下記のような内容を入力しました。
ファイルの添付も必要ですので、適当なファイルをご準備いただき入力してください。
入力が完了したら、「保存する」を選択し次のステップにお進みください。
1.赤枠のレコードを追加するを選択
2.データベースの連携
この後、Microsoft Excelのデータベースを選択する項目がありますので、レコードを追加したいMicrosoft Excelの作成がまだの場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のような内容で作成しました。OneDriveまたはSharePointに保存してください。
Yoom画面に戻り、データベースの連携項目を入力します。
入力項目をクリックしますと、下記のように候補が表示される項目もございます。簡単に入力できますのでぜひご利用ください。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
3.データベース操作の詳細設定
ここではMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
下記画像のように入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、各項目で選択し入力してください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
※アウトプットの追加方法について詳しくはこちら
入力が完了したら、「テスト」を押してください。
テストが成功すると下記のようにアウトプットが表示されます。
先ほど設定したレコード内容が反映されているか確認してください。
念のため、Microsoft Excelにレコードが追加されているかも確認してみましょう。
下記画像のようにデータの反映が確認できたらOKです。
Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへお進みください。
1.赤枠のファイルをアップロードを選択
BOXアイコンのファイルをアップロードをクリックします。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
お問い合わせフォームで添付したファイルをBOXへ保存するための設定を行います。
入力が完了したら「テスト」を選択してください。
テストが成功したら下記のようなアウトプットが表示されます。
アップロードしたコンテンツIDにデータが反映していればOKです。
念のため、Boxにファイルが保存されているか確認してみましょう。
お問い合わせフォームから登録したファイルが下記画像の通り保存出来ていることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択してください。
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
今回はMicrosoft ExcelからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxを利用して多くのファイルを管理しておりデータ整理に時間を取られている方や、Microsoft Excelでのデータ管理を効率化したいと考えている方におすすめのフローです。
Boxを利用しており、フォルダ内のファイル管理に時間を取られている方やMicrosoft Excelでファイル一覧を管理したいが、手動での更新が煩雑だと感じている方におすすめのフローです。
Microsoft ExcelやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
データの自動転記が可能になるため、入力の手間を削減できるでしょう！
ファイルがアップロードされたことを通知する他、クラウドストレージ同士の同期も行えます！
Microsoft ExcelのデータをBoxに連携することで、ファイルやフォルダの管理、作成などがスムーズになるでしょう！
これにより、Boxのデータに追加がある度にMicrosoft Excelを編集する手間が減り、業務スピードの向上や、作成ミスなどが防止できるはずです。
今まで時間をかけておこなっていた業務が素早く完結すれば、作業負担が軽減され業務改善にも繋がるかもしれませんよね。
なお、今回の連携のポイントは<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能という点です！</span>Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすく、業務のスキマでササッと自動化をお試し可能です！
この機会にぜひYoomに登録して、自動化を導入しましょう！
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