Microsoft ExcelとGmailを連携して、Microsoft Excelの雛形から業務日報を自動で作成してメールで送付する方法

業務日報の作成は、多くの現場で日々行われるルーティン業務のひとつですよね？
しかし、「データを集めて手入力する手間がかかる」「フォーマットが統一されておらず管理が煩雑」「入力ミスが多発する」など、意外と時間と労力を消耗しているケースが少なくありません。
そんな課題を解決する手段としておすすめしたいのが、Microsoft Excelの雛形を活用した業務日報の自動作成とメール送信です。既存のMicrosoft Excelやメールシステムを活用することで、手作業を減らし、効率化と正確性を同時に実現できるでしょう。
本記事では、この仕組みを導入するメリットと連携方法を解説します。

こんな方におすすめ

Microsoft Excelでの日報作成に多くの時間を費やしており、時間短縮を図りたい方
正確なデータが必要な経営者や管理職
各担当者によって日報のフォーマットや内容がバラバラで管理が難しいと感じている方

Microsoft ExcelとGmailの連携メリットと具体例

メリット1：作業時間の削減

Microsoft Excelの雛形を利用した業務日報の自動作成は、手作業にかかる時間の削減が期待できます。
日報を作成するたびにデータを収集し、フォーマットに入力し、体裁を整える手間が必要でした。しかし、自動化によってこの一連のプロセスをスピーディーに完了できるでしょう。
例えば、売上データや作業進捗情報をMicrosoft Excelの雛形に自動入力し、そのままメール送信まで完了する仕組みを構築すれば、1日30分以上かかっていた業務を数秒で完了できるでしょう。
社員一人当たりの時間的コストを削減することで、その分を他の重要な業務や付加価値の高いタスクに回しやすくなります。

メリット2：人為的なミスの削減

業務日報を手作業で作成する場合、どうしても避けられないのが人為的なミスではないでしょうか？
例えば、エクセルのデータを転記する際の数字の入力ミス、計算式の間違い、重要な項目の入力漏れなどが挙げられます。
しかし、自動化によって日報作成をシステムに任せれば、これらのエラーを減らすことができるでしょう。特に、Microsoft Excelの雛形を活用してデータ入力を自動化する場合、決められたテンプレートに基づいて正確にデータが反映されるため、フォーマットや入力内容のズレが発生しにくくなります。

メリット3：一貫性のあるフォーマットで統一管理が可能

Microsoft Excelの雛形を活用することで、業務日報のフォーマットを一貫性のある形で管理できます。
手作業で日報を作成している場合、担当者ごとにフォーマットが異なり、内容のバラつきが生じることがありますが、雛形を統一して使用することで、どの社員が作成しても見やすく、わかりやすいレイアウトが維持できるでしょう。
例えば、全社員が使用するテンプレートに決まった項目（作業内容、進捗、問題点など）を含めることで、上司がどの日報を見ても情報をスムーズに理解できるようになるでしょう。また、統一フォーマットを用いることで、蓄積されたデータを後から分析したり、レポート作成に活用したりする際に役立つでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Microsoft Excelの雛形から業務日報を自動で作成してメールで送付する方法を説明します。

[Yoomとは]

Microsoft Excelの雛形から業務日報を自動作成してメール送付する方法

Yoomの日報作成フォームとMicrosoft Excelを使用して、業務日報のPDFを自動で作成してGmailで送信できます。業務日報の雛形はMicrosoft Excelで作成した雛形を利用できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Microsoft ExcelとGmailのマイアプリ登録
日報作成フォームの設定
Microsoft Excelと連携して日報を作成する
Gmailと連携してメールを送信する

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：Microsoft ExcelとGmailをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

(4)次にGmailの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGmailをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft ExcelとGmailが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：日報作成フォームの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

フォームトリガーの「日報作成フォーム」をクリックします。

(2)「日報作成フォーム」画面から、各項目のプルダウンより回答方法を選択します。

下へ進み、完了ページの見出し、完了メッセージ説明文を入力します。
入力した内容が回答者へ自動送信されます。

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、フォームの表示を確認します。
問題がなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Excelと連携して日報を作成する

(1)次にMicrosoft Excelと連携して日報を作成します。
「日報を作成」をクリックします。

(2)Microsoft Excelの「書類の連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、雛形書類の連携を入力します。

ファイルの保存場所：プルダウンから選択
ドライブID（サイトID）：候補から選択
ファイル名：任意で直接入力
アイテムID：候補から選択

発行書類の入力を行います。

格納先のフォルダ名：任意で直接入力
格納先のフォルダID：候補から選択
出力ファイル名：直接入力

出力ファイル名にアウトプットや日付を使用することで、日報作成フォームで取得した情報を引用することができます。

入力が完了したら「次へ」をクリックします。

(3)「置換条件の設定」画面から、置換後の文字列に置換対象の文字列に合う項目をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

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ステップ4：Gmailと連携してメールを送信する

(1)次にGmailと連携してメールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。

(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、メール内容のToはアウトプットから選択します。

件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Microsoft Excelの雛形から業務日報を自動で作成してメールで送付」フローボットの完成です。

Microsoft Excel・Gmailを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもMicrosoft ExcelとGmailを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、エクセルで請求書を作成しメールで送付する

フォームに添付された回答やファイル情報を読み取り、自動でMicrosoft Excelの請求書類を作成し、メールを送付します。これにより、人の手をかけずに一連の動作を終えることができます。このフローはMicrosoft Excelで請求書を作成し、メールで送付している営業や経理担当者におすすめです。

2.フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する

フォームの内容を基にMicrosoft Excelの雛形で見積書を自動作成し、メールで送付できます。一連の動作がすべて自動化されるため、業務効率の向上が期待できます。

3.kintoneのステータスが更新されたら、エクセルで帳票を作成する

kintoneのレコードのステータスが更新されると、サブテーブルの情報とMicrosoft Excelの雛形を利用して見積書や請求書などの帳票を発行し、Gmailで自動的に送付します。このフローを活用することで、Microsoft Excelに転記する手間を省くことができます。

さらに、Microsoft ExcelやGmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧

Gmailを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Microsoft ExcelとGmailを連携することで、時間の節約だけでなく、ミスの削減や情報管理の一貫性向上にもつながりそうですね！
フォーマットを統一することで、どの社員でもわかりやすい業務日報が作成できるでしょう。
特別なソフトや高額なシステムは不要で、既存のツールを活用するだけで、簡単に導入できるのも魅力です。しかも、ノーコードで手軽に導入できるため、業務効率化を目指す多くのビジネスパーソンにとって有用な手法になるでしょう。
この機会にぜひ、日常業務の自動化に取り組んでみてはいかがでしょうか。