添付ファイルのデータ入力を自動化！OCRとMicrosoft Excelの連携方法とは？

ステップ1：OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

OutlookとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Outlookのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してOutlookを選択します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面で、サインインするアカウントを選択してください。

「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。

これで、Outlookのマイアプリ連携が完了します。

次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Microsoft Excelをアプリ一覧から探すか、検索してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面でサインインするアカウントを選択してください。

「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。

これで、Microsoft Exceのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、OutlookとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3:Outlookのトリガー設定

Outlookのトリガーを設定します。「メールを受信したら」をクリックしてください。

「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「メールフォルダID」は候補から選択してください。

‍

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:ファイル情報の取得設定

添付ファイルの情報を取得する設定を行います。「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。

「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

APIの設定をします。
「メールID」は「アウトプット」から。」取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:添付ファイルのダウンロード設定

添付ファイルのダウンロード設定を行います。「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

‍

「API接続設定」を行います。
「メールID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

「ファイルID」も同様に「アウトプット」から。取得した情報を入力してしてください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ6：AI-OCRの設定

AI-OCRの設定を行います。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

「ファイルの添付方法」は「アウトプットを使用する」で「添付ファイル」を選択してください。

「抽出したい項目」には、抽出したい項目を任意で設定してください。

「使用するAI」は任意で選択してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ7：Microsoft Excelのアクション設定

Microsoft Excelのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。

次に、「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「データベースの連携」を設定します。
「ファイルの保存場所」は任意で選択してください。
「ドライブID」、「アイテムID」、「シート名」は候補から選択してください。
※データベースについてはこちらをご参照ください。

設定後、「次へ」をクリックします。

「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ8：Outlook・Microsoft Excel・AI-OCRの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、自動でMicrosoft Excelに追加できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ここからは、一部を変更した応用のフローを紹介します。

Slackに投稿されたらファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する方法

まずは、OutlookをSlackに変更したときの設定です。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、設定を進めていきます。

Slackのトリガーを設定します。「ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。

「Slackと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「チャンネルID」は候補から選択してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

次に、投稿されたファイルをダウンロードする設定を行います。「投稿されたファイルをダウンロード」をクリックしてください。

「Slackと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

「ファイルのダウンロードリンク」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

この後の設定は、前述のステップと同様のため、そちらをご参照ください。

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する方法

まずは、OutlookをGmailに変更したときの設定です。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、設定を進めていきます。

Gmailのトリガーを設定します。「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「ラベル」は候補から選択してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

この後の設定は、前述のステップと同様のため、そちらをご参照ください。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します

1.履歴書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加するフロー

この連携によって、履歴書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加できます。
これにより、手動での転記が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。

2.指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知するフロー

この連携によって、指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知できます。
これにより、手動での確認作業が不要になり、業務の確認漏れ防止につながります。

3.Bカートの受注情報をMicrosoft Excelに追加するフロー

この連携によって、Bカートの受注情報をMicrosoft Excelに追加できます。
これにより、データが自動反映されるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

まとめ

Outlookに届く添付ファイルの手作業処理を自動化することで、業務の効率は格段に向上するでしょう。
OCRを活用し、データを抽出してMicrosoft Excelに自動追加すれば、入力ミスを防ぎ、作業時間の大幅な削減が期待できます。
今回は、Outlookのメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRで解析し、Microsoft Excelに転記する流れを解説しました。
ファイルの手動管理から解放されることで、より重要な業務に集中できる環境が整うかもしれません。

日々のルーチンワークを見直し、業務効率を高めるために、ぜひこの仕組みを取り入れてみてください。