請求書業務をラクにする！Microsoft ExcelとOutlookを活用した自動化フロー解説

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)このフローは、Googleフォームの情報を基にMicrosoft Excelで請求書を作成するため、事前にGoogleフォームとGoogleフォームの情報に対応するMicrosoft Excelの請求書を準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

書類の作成方法についてはこちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して | Yoomヘルプセンター

GoogleフォームとMicrosoft Excel、Outlookをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

Googleフォームを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

Microsoft ExcelとOutlookを選択できたら、それぞれ使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ2：Googleフォームを設定

1) アクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Excelのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類を発行する」を選択して、必須事項を入力します。

3)置換対象の文字列を入力します。

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Googleフォームのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ4：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択して、必須事項を入力します。

メール本文にはアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してOutlookで送付する方法】というフローが完成です。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してBoxに格納する方法

このテンプレートは、Googleフォームの内容をもとにMicrosoft Excelで請求書を発行し、Boxに格納する仕組みです。
例えば、Googleフォームに取引先名、担当者名、金額などを入力すると、その回答データが自動でMicrosoft Excelに反映され、Microsoft ExcelのAPIを活用して請求書を自動作成後にBoxへ保存します。
これにより、手作業による入力ミスを防ぎ、作業時間を短縮し、業務の効率を向上させることが期待できます。

事前準備

1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
2)こちらのフローもGoogleフォームの情報を基にMicrosoft Excelで請求書を作成するため、事前にGoogleフォームとGoogleフォームの情報に対応するMicrosoft Excelの請求書を準備する必要があります。
先ほど使用したフォーマットと同様のものを使用しています。
書類の作成方法についてはこちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター

マイアプリ連携

マイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Googleフォーム、Microsoft Excelは先ほどと同じ手順です。
Boxの場合は、Boxを選択できたら、使用するアカウントを入力し、「承認」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

テンプレートをコピー

以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。‍

ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　フォームに回答が送信されたら」をクリックしください。

ステップ2：Googleフォームのアクションを設定

1) アクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
メールフォルダIDは候補から選択できます。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Excelのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類を発行する」を選択して、必須事項を入力します。
3)置換対象の文字列を入力します。
Googleフォームのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ4：Boxのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、必須事項を入力します。

3)ファイル名はアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「発行した書類」を選択し、テストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。

これで【Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してBoxに格納する】というフローが完成です。

ステップ5: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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それではもう一つフローをご紹介します。

Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する方法

このテンプレートは、Boxに格納された請求書をOCR技術で読み取り、その内容をMicrosoft Excelに自動的に追加する仕組みです。
請求書から得られる請求日、金額、取引先名、部署名などの情報を正確に抽出し、指定されたExcelシートに整理します。
これにより、手動でデータ入力を行う手間が省け、作業効率向上が期待できます。

事前準備

1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
2)このフローはBoxの情報を基にMicrosoft Excelに情報を追加するため、事前にBoxの情報に対応するMicrosoft Excelのデータファイルを準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

詳しくはこちらを参考にしてください。
‍【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して | Yoomヘルプセンター

マイアプリ連携

マイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートをコピー

以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。‍

ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。

ステップ2：Boxのアクションを設定

1) アクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須事項を入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

3)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら、「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。

ステップ3：Boxのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須事項を入力します。

アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ4：AIオペレーションを設定

1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2) アクションは「請求書を読み取る(5タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

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ステップ5：Microsoft Excelのアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを追加する」を選択して、必須事項を入力します。

3)必須事項を入力します。

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アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
このテンプレートは、Outlookのメールに添付されたファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加する仕組みです。
例えば、経理部が受け取った請求書のPDFをOutlookに保存すると、OCRが金額や取引先情報を抽出し、Microsoft Exceの管理シートに自動入力します。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐとともに、データのスムーズな管理が見込まれます。
また、業務の効率化と正確性向上が期待できます。

2.フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
このテンプレートは、フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加し、Outlookで自動的にお礼メールを送信する仕組みです。
例えば、営業担当者が展示会で収集した名刺をフォームから送信すると、OCRが会社名・氏名・メールアドレスを抽出し、Excelの顧客リストに自動登録します。
さらに、Outlookから「ご訪問ありがとうございました」などの定型文を含むお礼メールを素早く送信できるので、名刺情報のデジタル化と迅速なフォローアップが見込めます。これにより、営業活動の効率を向上させます。

3.入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する
このテンプレートは、入力フォームの情報をもとに、Microsoft Excelの雛形を使って契約書を自動作成し、Outlookで送付する仕組みです。
例えば、営業担当者がフォームに取引先の会社名・契約内容・金額を入力すると、Excelの契約書テンプレートに自動反映され、正式な契約書が作成されます。
作成後、その契約書をPDF化し、Outlookから取引先に自動送信するとこで、契約書作成の手間を削減し、迅速かつ正確な書類発行と送付が見込めます。
また、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

請求書作成の自動化は、業務の効率化だけでなく、ミスの削減やスムーズな取引にもつながります。
Googleフォームに入力するだけでMicrosoft Excelで請求書が作成され、Outlookで取引先に送付されるこのフローを活用すれば、手作業の負担削減が期待できます。
さらに、Boxと連携すればスムーズなデータ管理が見込めます！
時間をかけるべき業務に集中するために、ぜひこの仕組みを導入してみてください！