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【ノーコードで実現】画像内のテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートにまとめる方法
「画像で送られてきた請求書や名刺の情報を、いちいちGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
「アンケート用紙の画像をデータ化したいけど、入力ミスがないか何度も確認するのに疲れてしまった…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業で転記する業務に手間やストレスを感じていませんか？
もし、受け取った画像データから自動でテキストを抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに整理・記録できる自動化の仕組みがあれば、煩わしい入力作業やダブルチェックから解放されるはずです！
登録漏れや情報の読み取りミスも減り、情報管理の精度も上げられるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手作業をまるごと効率化できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像データからテキストを読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
画像データを読み取りGoogle スプレッドシートに自動記録する方法
ここでは、画像内のテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録・整理する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
手作業によるデータ入力の手間とミスの削減が期待できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した画像データをGoogle スプレッドシートに自動記録する
Gmailで受け取った請求書や契約書、名刺などの画像ファイルからテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記・保存できます。
これまで手作業で行っていた面倒なデータ入力業務が減り、ヒューマンエラーの発生も防げる可能性があります。
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Gmailに添付されてくる契約書PDFの内容を確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の契約書メールを受信した際に、添付されたPDFの内容をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。これにより、定型的な入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く契約書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 契約書管理における入力ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
- OCRを活用した書類のデータ化に関心があり、具体的な自動化の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの契約書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件を満たすメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、受信メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、添付されたPDFファイルから契約社名や金額など、指定した情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「契約書」など特定のラベルが付いたメールのみを対象にするなど、自動化を開始する条件を任意で設定できます。
- OCR機能では、契約書の中から読み取りたい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由に指定することが可能です。
- Google スプレッドシートへのアウトプット設定では、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、書き込みを行うシート、セルの範囲を任意で指定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外の取引先などからGmailで受け取った名刺画像を、手作業で翻訳し転記していませんか？こうした作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、AIで自動翻訳してGoogle スプレッドシートに情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の取引先が多く、Gmailで受け取った名刺の管理に手間を感じている方
- 名刺情報の翻訳や、Google スプレッドシートへの転記作業を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客リストを作成したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からスプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業での翻訳やデータ入力にかかっていた時間を短縮できます。
- OCRやAIによる自動処理により、手作業での転記ミスや翻訳の誤りを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、名刺画像が添付されたメールを対象にします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを読み取りテキストデータに変換します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、読み取ったテキストを指定の言語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、翻訳後のテキストから氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる翻訳設定では、翻訳元の言語と翻訳先の言語を任意で設定できます。英語から日本語への翻訳だけでなく、多言語間の翻訳にも対応可能です。
- AIによるデータ抽出設定では、翻訳後のテキストから抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。氏名や会社名、役職、連絡先などを指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Gmailに添付されてくる契約書PDFの内容を確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の契約書メールを受信した際に、添付されたPDFの内容をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。これにより、定型的な入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く契約書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 契約書管理における入力ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
- OCRを活用した書類のデータ化に関心があり、具体的な自動化の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの契約書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件を満たすメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、受信メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、添付されたPDFファイルから契約社名や金額など、指定した情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「契約書」など特定のラベルが付いたメールのみを対象にするなど、自動化を開始する条件を任意で設定できます。
- OCR機能では、契約書の中から読み取りたい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由に指定することが可能です。
- Google スプレッドシートへのアウトプット設定では、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、書き込みを行うシート、セルの範囲を任意で指定できます。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
海外の取引先などからGmailで受け取った名刺画像を、手作業で翻訳し転記していませんか？こうした作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、AIで自動翻訳してGoogle スプレッドシートに情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の取引先が多く、Gmailで受け取った名刺の管理に手間を感じている方
- 名刺情報の翻訳や、Google スプレッドシートへの転記作業を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客リストを作成したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からスプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業での翻訳やデータ入力にかかっていた時間を短縮できます。
- OCRやAIによる自動処理により、手作業での転記ミスや翻訳の誤りを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、名刺画像が添付されたメールを対象にします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを読み取りテキストデータに変換します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、読み取ったテキストを指定の言語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、翻訳後のテキストから氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる翻訳設定では、翻訳元の言語と翻訳先の言語を任意で設定できます。英語から日本語への翻訳だけでなく、多言語間の翻訳にも対応可能です。
- AIによるデータ抽出設定では、翻訳後のテキストから抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。氏名や会社名、役職、連絡先などを指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
画像データを読み取りGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
ここから、「フォームにアップロードされた画像データをOCR後、読み取り結果をGoogle スプレッドシートに追加してGmailで通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシート、Gmailとのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーと各アクション（OCR（データ読み取り機能）、Google スプレッドシート、Gmail）の設定
- フローをONにし、テスト実行して動作確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリ連携
まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
次に、Gmailのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様にGmailのアプリを検索し、クリックします。
なお、Gmailも同じGoogleサービスのため、Google スプレッドシートと連携方法は同じとなります。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました！
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：フォームトリガーの設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、フォームトリガーをクリックして、画像データのアップロード専用フォームを設定しましょう。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のサンプルデータをアップロードして、[保存する]をクリックしてください。
実際にOCR（データ読み取り機能）を使って、テキストを抽出するサンプルとなるので、普段管理している書類データに近いものを使用してくださいね。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを参照ください。
なお、このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
これで、フォームトリガーの設定は完了です！
ステップ4：OCR(データ読み取り機能)の設定
次に、2つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 ご利用プランによって、使用できるタスク数が違うので、その点は要チェックです。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください！
次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
※アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックします。
※画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
「ファイルの添付方法」は、以下のように【取得した値を使用】を選択し、フォームで受け取った画像データを参照するように設定します。
「抽出したい項目」は、カンマ区切りで指定して記載しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「使用するAI」「言語」は、プルダウンから好きなものを選択できます。
[テスト]をクリックして、以下のように表示されたらテスト完了です！
確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで、アウトプットを取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Google スプレッドシートに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
ステップ5：Google スプレッドシートに情報を追加する設定
続いて、3つ目の「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
今回は以下のような、読み取り結果の情報を集約するシートを事前に作成しています。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように、入力バーをクリックすると前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
アウトプットを活用することで、異なる画像データを受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、データベースに反映することが可能です。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
ステップ6：Gmailでメールを送る設定
最後に、4つ目の「メールを送る」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスやメッセージ本文などを設定しましょう。
フォームに添付された基データを通知メール内に含めたい場合には、下記のように【添付ファイル】部分で設定することで、アウトプットとして引用する形でメールに添付することができます。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
送信内容に問題がなければ、「テスト」を押して実際に設定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功し、実際にメールが届くことを確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
- 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
- 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
- Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化の例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートを活用した自動化例
行の追加をトリガーにもう一方のツールでコンテンツを作成したり、自動で書類を作成してそのデータをメールに添付して指定アドレスに送付することもできます。
さらに、レポートやデータ読み取りの結果を自動で集約することも可能です。
■概要毎日のGoogle Adsのレポート確認、手動でのダウンロードやGoogle スプレッドシートへの転記に時間を取られていませんか。日々の繰り返し作業でありながら、重要なデータのためミスが許されず、負担に感じている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定した時間に前日のGoogle Adsレポートを自動で取得し、Google スプレッドシートへ記載する一連の流れを自動化できます。定型的なレポート作成業務から解放され、より戦略的な分析業務に集中することが可能になります。■このテンプレートをおすすめする方- 毎日Google Adsの管理画面からレポートを手動で作成している広告運用担当者の方
- 広告レポートをGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を効率化したい方
- 日々のレポート作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたいマーケティング責任者の方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日のレポート取得とGoogle スプレッドシートへの転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、コピー＆ペーストによるミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google AdsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日フローボットを起動したい任意の時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Adsの「アカウントレポートの取得」アクションを設定し、前日のレポートを取得するように設定します。
- 次に、取得したレポートの値を加工するため、オペレーションで計算（四則演算）機能を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、加工したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、レポートを取得したい時間を任意で設定してください。例えば、毎朝9時に設定することが可能です。
- Google Adsでレポートを取得する際、対象となる広告アカウントIDやレポートの集計期間を任意で設定してください。
- レポートの数値を元にクリック率（CTR）などを算出したい場合、計算機能で任意の計算式を設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを記載する際、出力先となるスプレッドシートIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項- Google Ads、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客リストなどを、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスなども起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、HubSpotへのコンタクト作成が自動化され、データ入力の手間やヒューマンエラーを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとHubSpotを併用し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- HubSpotへのコンタクト情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えている方
- 顧客リストの管理を自動化し、より効率的な営業やマーケティング活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行を追加するだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、手入力の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が減るため、入力ミスや連携漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことにつながります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションで、スプレッドシートから取得した情報を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、連携が完了した行にステータスなどを書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガーやオペレーション設定では、対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- HubSpotにコンタクトを作成する際、スプレッドシートのどの列の情報をHubSpotのどのプロパティに連携させるか、任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している取引先情報を、請求書発行のためにMakeLeapsへ手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューターンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されるだけで、MakeLeapsへの取引先作成が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとMakeLeapsを併用し、取引先情報の手入力に手間を感じている方
- 取引先の登録作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい経理・営業担当者の方
- バックオフィス業務における定型的な作業を効率化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でMakeLeapsに取引先が作成されるため、これまで手作業で行っていた登録時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMakeLeapsの「取引先を作成」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- MakeLeapsで取引先を作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの値を、任意の項目に自由に設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、MakeLeapsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は 「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、毎月の請求書発行からメール送付までを手作業で行い、手間や時間がかかっていませんか？このワークフローでは、Google スプレッドシートの行情報が更新された際その情報をもとにGoogleドキュメントで請求書を発行し、Gmailで送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業での請求書発行に手間を感じている経理担当者の方
- Gmailでの請求書送付で、宛先間違いやファイルの添付漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 毎月の請求業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を更新するだけで、請求書発行からメール送信までが自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による金額の転記ミスや宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブル範囲、更新を検知したい列を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の請求書発行に進むための条件を「特定の列のステータスが"発行"になったら」など自由に設定できます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 毎日Google Adsの管理画面からレポートを手動で作成している広告運用担当者の方
- 広告レポートをGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を効率化したい方
- 日々のレポート作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたいマーケティング責任者の方
- 毎日のレポート取得とGoogle スプレッドシートへの転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、コピー＆ペーストによるミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Google AdsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日フローボットを起動したい任意の時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Adsの「アカウントレポートの取得」アクションを設定し、前日のレポートを取得するように設定します。
- 次に、取得したレポートの値を加工するため、オペレーションで計算（四則演算）機能を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、加工したデータを指定のシートに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを取得したい時間を任意で設定してください。例えば、毎朝9時に設定することが可能です。
- Google Adsでレポートを取得する際、対象となる広告アカウントIDやレポートの集計期間を任意で設定してください。
- レポートの数値を元にクリック率（CTR）などを算出したい場合、計算機能で任意の計算式を設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを記載する際、出力先となるスプレッドシートIDやタブ名を任意で設定してください。
- Google Ads、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートとHubSpotを併用し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- HubSpotへのコンタクト情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えている方
- 顧客リストの管理を自動化し、より効率的な営業やマーケティング活動を行いたい方
- Google スプレッドシートに行を追加するだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、手入力の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が減るため、入力ミスや連携漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことにつながります。
- はじめに、Google スプレッドシートとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションで、スプレッドシートから取得した情報を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、連携が完了した行にステータスなどを書き込みます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガーやオペレーション設定では、対象としたいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- HubSpotにコンタクトを作成する際、スプレッドシートのどの列の情報をHubSpotのどのプロパティに連携させるか、任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Google スプレッドシートで管理している取引先情報を、請求書発行のためにMakeLeapsへ手作業で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューターンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されるだけで、MakeLeapsへの取引先作成が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMakeLeapsを併用し、取引先情報の手入力に手間を感じている方
- 取引先の登録作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい経理・営業担当者の方
- バックオフィス業務における定型的な作業を効率化し、生産性を向上させたいと考えている方
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でMakeLeapsに取引先が作成されるため、これまで手作業で行っていた登録時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMakeLeapsの「取引先を作成」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- MakeLeapsで取引先を作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの値を、任意の項目に自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、MakeLeapsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は 「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、毎月の請求書発行からメール送付までを手作業で行い、手間や時間がかかっていませんか？このワークフローでは、Google スプレッドシートの行情報が更新された際その情報をもとにGoogleドキュメントで請求書を発行し、Gmailで送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業での請求書発行に手間を感じている経理担当者の方
- Gmailでの請求書送付で、宛先間違いやファイルの添付漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 毎月の請求業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を更新するだけで、請求書発行からメール送信までが自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による金額の転記ミスや宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブル範囲、更新を検知したい列を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の請求書発行に進むための条件を「特定の列のステータスが"発行"になったら」など自由に設定できます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailを活用した自動化例
受け取ったメールの内容を別ツール上に自動で反映したり、受信内容を抽出して予定を自動で登録できます！
必要な情報を効率的に管理できるため、作業時間の短縮にもつながりそうですね。
■概要WordPress.orgで新しい記事を公開した後、関係者への共有連絡を手作業で行っていませんか？毎回メールを作成して送信する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、WordPress.orgで投稿が公開されると同時に、Gmailで関係者へ自動で通知を送信できます。これにより、共有作業の効率化と確実な情報伝達を実現し、コンテンツ運用を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- WordPress.orgでの記事公開後、関係者への共有作業に手間を感じているWeb担当者の方
- 複数人でメディアを運営しており、投稿の公開を即座にチームへ共有したい編集者の方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、コンテンツ公開のプロセスを効率化したいマーケティング担当の方
■このテンプレートを使うメリット- WordPress.orgで投稿が公開されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有連絡の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、宛先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、WordPress.orgとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWordPress.orgを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知内容を記載して送信先などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を送る宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定することが可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、WordPress.orgのトリガーで取得した投稿タイトルやURLなどの情報を含めて動的に作成できます。
■注意事項- WordPress.org、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Gmailで受信したメールに記載されている署名情報から、一件ずつHubSpotへ手入力でコンタクト登録をしていませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール本文からAIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへ新規コンタクトとして自動で登録する一連の流れを構築できます。面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方
- ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。
- 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- ・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
- ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。
- ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
■概要メールでの日程調整は頻繁に発生しますが、その都度内容を確認してGoogleカレンダーに手入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した日程調整メールから正規表現を用いて日時や件名を自動で抽出し、Googleカレンダーへ予定を登録する作業を自動化できます。これにより、面倒な転記作業から解放され、スムーズなスケジュール管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailでの日程調整が多く、Googleカレンダーへの手動登録に手間を感じている方
- スケジュール管理における入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業や秘書業務などで、日々発生する多くの日程調整を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで受信した日程調整メールから自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで正規表現機能を設定し、受信したメールの本文から日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- 正規表現機能では、受信するメールのフォーマットに合わせて、日時や件名などを抽出するためのパターンを任意で設定できます。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、登録先のカレンダーIDや、予定のタイトル、開始日時・終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 時刻のデータ抽出オペレーションの抽出箇所に入力されている正規表現の表記は一例です。実際のメールで用いる語句に合わせ、変更してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- WordPress.orgでの記事公開後、関係者への共有作業に手間を感じているWeb担当者の方
- 複数人でメディアを運営しており、投稿の公開を即座にチームへ共有したい編集者の方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、コンテンツ公開のプロセスを効率化したいマーケティング担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- WordPress.orgで投稿が公開されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有連絡の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、宛先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WordPress.orgとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWordPress.orgを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知内容を記載して送信先などを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を送る宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定することが可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、WordPress.orgのトリガーで取得した投稿タイトルやURLなどの情報を含めて動的に作成できます。
■注意事項
- WordPress.org、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方
- ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。
- 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
- ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。
- ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの日程調整が多く、Googleカレンダーへの手動登録に手間を感じている方
- スケジュール管理における入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業や秘書業務などで、日々発生する多くの日程調整を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した日程調整メールから自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで正規表現機能を設定し、受信したメールの本文から日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- 正規表現機能では、受信するメールのフォーマットに合わせて、日時や件名などを抽出するためのパターンを任意で設定できます。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、登録先のカレンダーIDや、予定のタイトル、開始日時・終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 時刻のデータ抽出オペレーションの抽出箇所に入力されている正規表現の表記は一例です。実際のメールで用いる語句に合わせ、変更してください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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まとめ
画像内の情報をGoogle スプレッドシートに手入力する定型業務を自動化することで、これまで時間を奪われていた面倒なデータ入力作業を減らせそうです！また、転記ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことにもつながるでしょう。
これにより、空いた時間をデータの分析や企画立案などの業務に充てることで、組織全体の業務効率も向上するはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
