GoogleスプレッドシートとGmailを連携して、名刺データをスキャンしたらGoogleスプレッドシートに保存してGmailでお礼メールを送信する方法

名刺データをスキャンしてGoogleスプレッドシートに保存し、Gmailでお礼メールを送信する方法

名刺の情報をデジタル化し、管理を効率化するために、OCRを活用して名刺データを自動で読み取り、Googleスプレッドシートに格納するフローを構築できます。OCRを用いることで、名刺の文字情報をテキストデータとして抽出し、Googleスプレッドシートの特定の列に整理して保存することが可能です。

一般的にこのようなフローの実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• Yoomと使用アプリをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：GoogleスプレッドシートとGmailをマイアプリ連携

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

今回の連携は両方ともGoogle関連のものなので、Gmailの連携も以下のGoogle スプレッドシートの連携手順を参考にしてください。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
‍連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセス許可を求める画面が表示される

ので、「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻り連携が完了します。

マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。
続いてフローの詳細設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：フォームトリガー設定

最初の設定は「名刺データをアップロード」です。テスト用の名刺のデータを準備して設定を始めましょう。
まずは、名刺データをアップロードするためのフォームの内容を設定します。

名刺に載っている情報以外で必要な情報があれば、ここで入力してもらえるように設定します。

また、フォーム提出後の完了画面に表示されるメッセージも設定できます。必要であれば入力しておきましょう。

次のページでは、設定したフォームの内容確認と名刺データのアップロードを行います。
通常は、フォームで提出された情報から名刺データを抽出しますが、フロー起動前なので手動でデータをアップロードします。

設定ができたら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

ステップ3：文字を読み取る設定

続いて、名刺のデータから文字を読み取るための設定です。

名刺を読み取るためのアクションを設定します。

次に、名刺から読み取る内容を設定します。デフォルト設定以外に必要な情報があれば、設定をしてから「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功したら名刺の情報が取得できます。
確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定

次に「レコードを追加する」の設定で、取得した情報をGoogle スプレッドシートに追加できるようにしましょう。
1ページ目では、アカウント情報の確認とタイトルの修正をしたらデータベース連携の連携に必要な情報を入力します。

連携したアカウントで作成されたシートの情報を入力したら「次へ」をクリックして、連携の確認をしましょう。
次に、Google スプレッドシートの各項目に名刺情報が反映されるように設定していきます。

アウトプットを活用しながら、入力をしてください。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックして、指定したシートに情報が反映されるか確認しましょう。

テストが成功し、メールアドレスを含めた情報が反映されました。ここまで確認出来たら「保存する」でGoogle スプレッドシートの設定は完了です。

ステップ5：お礼メールを送る設定

最後の設定は「お礼メールを送る」です。取得した情報を元に定型文を作成してメールが送れるように設定しましょう。

送信先には、すでにアウトプットが反映されています。送り主のメールアドレスや件名などを入力してください。
メール本文は、アウトプットを活用しながら文章を作成してみましょう。

アウトプットを活用することで、名刺から取得した情報を活用することができます。
すべて設定ができたら次の画面でメールの文面を確認し、「テスト」をクリックして、指定した情報通りにメールが届くかを確認します。

無事にメールが届いたら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでフローが動き始めました。設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

フォームの内容で分岐

提出されたフォームの内容に従って、Google スプレッドシートの保存先やメール送信の有無を指定することができます。

たとえば、<span class="mark-yellow">名刺交換後「1週間以内に打ち合わせを希望するかしないか」を相手に選択してもらい、それによって情報の保存先とメール送信の有無を変えることができます。</span>

後でアプローチが必要な取引先の情報にすぐアクセスできるので、効率よく業務が進められそうですよね。
フォームの内容で分岐の条件の設定も変えられるので、業務内容に合わせて設定を設定をしてみてください！

メール送信後に通知を受け取る

お礼メールを送信したら、通知を受け取ることもできます。
次のアプローチにつなげるための情報として、把握しておくことも大事ですよね。

また、通知を受け取ることで「○日後に再度アプローチをする」などサポート体制も強化することができるでしょう。

Google スプレッドシート・Gmailを使ったその他の自動化例

Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動保存

毎回メールを開いてアンケート結果を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか？

このフローを使えば、Gmailで受け取ったアンケート結果を自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。集計の手間を削減でき、すぐにデータを確認できるので、<span class="mark-yellow">顧客の声をすぐに活かしたい企業にぴったりの自動化です。</span>

スプレッドシートの顧客情報から請求書を作成しGmailで送付

請求書を1枚ずつ作成して送るのは、意外と時間がかかりますよね。

このフローなら、Google スプレッドシートに登録された顧客情報をもとに、請求書を自動で作成し、Gmailで送信できます。<span class="mark-yellow">ミスを防ぎ、業務の効率化が期待できます。</span>
特に、毎月決まった請求作業がある企業にはおすすめです。

kintoneのデータからワンクリックで見積書を作成、メール送付

見積書を作るのに時間がかかって、商談のスピードに影響したことはないでしょうか？

このフローを使えば、kintoneに登録された情報から1クリックで見積書を作成し、Gmailでサッと送信できます。<span class="mark-yellow">見積もり対応のスピードが上がることで、ライバル企業に差をつけて商談のチャンスを逃しにくくなるのもメリットです。</span>

Google スプレッドシートとGmailの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1:データ入力作業の効率化

<span class="mark-yellow">OCRを活用することで、名刺情報を手作業で入力する必要がなくなり、業務の効率化につながります。</span>従来、名刺情報を手入力で管理していた場合、1枚ずつ情報を入力する手間が発生していましたが、OCRによる自動処理を利用すれば、その作業を削減できます。

‍たとえば、営業担当者が展示会で多数の名刺を受け取った場合、それらをスキャンするだけでデータ化され、Googleスプレッドシートに整理された状態で格納されます。
これにより、入力作業にかかる時間を短縮できるだけでなく、手作業による入力ミスの発生も抑えることができるでしょう。

メリット2:名刺情報の検索・活用が容易になる

Googleスプレッドシートに名刺情報を格納することで、検索や活用が容易になります。紙の名刺を保管している場合、特定の取引先の名刺を探すにはファイルをめくるなどの作業が必要ですが、<span class="mark-yellow">デジタル化すれば、Google スプレッドシート上で名前や会社名を検索するだけで瞬時に該当するデータを見つけることができます。</span>

たとえば、過去にやり取りした顧客情報をもとに、特定の業界の取引先リストを作成したい場合、Googleスプレッドシートのフィルタ機能を使うことで、条件に合った名刺データを素早く抽出できます。
これにより、営業活動やマーケティング施策の効率的な計画進行が期待できます。

メリット3:チームでの情報共有がスムーズになる

Googleスプレッドシートはクラウド上で管理されるため、複数のメンバーとリアルタイムで情報を共有できます。<span class="mark-yellow">これにより、営業担当者が個別に名刺情報を管理するのではなく、チーム全体で最新の顧客情報を共有できるようになります。</span>

たとえば、新規取引先の情報を営業チーム全体で把握する必要がある場合、Googleスプレッドシートを活用すれば、担当者が入力した名刺情報がすばやくチーム内で共有されます。これにより、誰がどの顧客とやり取りをしているのかを把握しやすくなり、顧客対応の品質向上を図ることが見込めます。

まとめ

名刺管理を効率化するなら、YoomでAIを活用しながらGoogleスプレッドシート、Gmailの連携がおすすめです。OCRを活用し、スキャンした名刺データを自動でGoogle スプレッドシートに保存、お礼メールもGmailから送信できるので、手間なく顧客対応が可能になります。

ノーコードで簡単に導入できるため、特別なスキルは不要です。業務をスムーズに進めたい方は、まずはYoomに無料登録して試してみませんか？