「画像で送られてきた請求書や名刺の情報を、いちいちGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
もし、受け取った画像データから自動でテキストを抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに整理・記録できる自動化の仕組み があれば、煩わしい入力作業やダブルチェックから解放されるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手作業をまるごと効率化できます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像データからテキストを読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
画像データを読み取りGoogle スプレッドシートに自動記録する方法
ここでは、画像内のテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録・整理する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
メールで受信した画像データをGoogle スプレッドシートに自動記録する
Gmailで受け取った請求書や契約書、名刺などの画像ファイルからテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記・保存 できます。
これまで手作業で行っていた面倒なデータ入力業務が減り 、ヒューマンエラーの発生も防げる可能性があります。
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されてくる契約書PDFの内容を確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の契約書メールを受信した際に、添付されたPDFの内容をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。これにより、定型的な入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く契約書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 契約書管理における入力ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方 OCRを活用した書類のデータ化に関心があり、具体的な自動化の方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの契約書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件を満たすメールを受信したらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、受信メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、添付されたPDFファイルから契約社名や金額など、指定した情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、「契約書」など特定のラベルが付いたメールのみを対象にするなど、自動化を開始する条件を任意で設定できます。 OCR機能では、契約書の中から読み取りたい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由に指定することが可能です。 Google スプレッドシートへのアウトプット設定では、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、書き込みを行うシート、セルの範囲を任意で指定できます。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外の取引先などからGmailで受け取った名刺画像を、手作業で翻訳し転記していませんか？こうした作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、AIで自動翻訳してGoogle スプレッドシートに情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
海外の取引先が多く、Gmailで受け取った名刺の管理に手間を感じている方 名刺情報の翻訳や、Google スプレッドシートへの転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客リストを作成したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信からスプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業での翻訳やデータ入力にかかっていた時間を短縮できます。 OCRやAIによる自動処理により、手作業での転記ミスや翻訳の誤りを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、名刺画像が添付されたメールを対象にします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを読み取りテキストデータに変換します。 続けて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、読み取ったテキストを指定の言語に翻訳します。 さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、翻訳後のテキストから氏名や会社名などの情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIによる翻訳設定では、翻訳元の言語と翻訳先の言語を任意で設定できます。英語から日本語への翻訳だけでなく、多言語間の翻訳にも対応可能です。 AIによるデータ抽出設定では、翻訳後のテキストから抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。氏名や会社名、役職、連絡先などを指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
画像データを読み取りGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
ここから、「フォームにアップロードされた画像データをOCR後、読み取り結果をGoogle スプレッドシートに追加してGmailで通知する」フローを解説していきます！こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシート、Gmailとのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームトリガーと各アクション（OCR（データ読み取り機能）、Google スプレッドシート、Gmail）の設定
フローをONにし、テスト実行して動作確認
Yoomを利用していない方は、こちら
ステップ1：Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリ連携 まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
次に、Gmailのアプリ連携を行います。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました！
ステップ2：テンプレートのコピー Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：フォームトリガーの設定 さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、フォームトリガーをクリックして、画像データのアップロード専用フォームを設定しましょう。こちらのヘルプページ
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちら
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のサンプルデータをアップロードして、[保存する]をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。こちら
なお、このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
これで、フォームトリガーの設定は完了です！
ステップ4：OCR(データ読み取り機能)の設定 次に、2つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 ご利用プラン 無料トライアルが可能 です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください！
次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
今回は『【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックします。こちら
「ファイルの添付方法」は、以下のように【取得した値を使用】を選択し、フォームで受け取った画像データを参照するように設定します。
「使用するAI」「言語」は、プルダウンから好きなものを選択できます。
[テスト]をクリックして、以下のように表示されたらテスト完了です！アウトプット アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Google スプレッドシートに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
ステップ5：Google スプレッドシートに情報を追加する設定 続いて、3つ目の「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように、入力バーをクリックすると前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
ステップ6：Gmailでメールを送る設定 最後に、4つ目の「メールを送る」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスやメッセージ本文などを設定しましょう。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化の例 本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Google スプレッドシートを活用した自動化例 行の追加をトリガーにもう一方のツールでコンテンツを作成したり、自動で書類を作成してそのデータをメールに添付して指定アドレスに送付することもできます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・セミナーや研修の参加者をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートに収集したデータを他のツールにも連携している方
2.HubSpotを活用して業務を進めている方
・HubSpotで顧客情報を一元管理している方
・HubSpotへの入力作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはクラウド型のCRMで、顧客情報や取引情報の一元管理に役立つプラットフォームです。
HubSpotへのコンタクトの作成を効率的に行いたい方に、このフローは適しています。
ツール間のデータの同期が図れるため、部門間で別々のツールを利用している場合でも、データ連携をシームレスに行うことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに取引先を作成する
試してみる
■概要
新規取引先の情報をGoogle スプレッドシートで管理し、そこからMakeLeapsへ手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい取引先情報を追加するだけで、MakeLeapsに取引先が自動で作成されます。手作業による二重入力の手間を省き、正確で迅速な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとMakeLeapsで取引先を管理している営業・バックオフィスの方 スプレッドシートからMakeLeapsへの手動でのデータ転記に手間を感じている方 取引先の新規登録におけるヒューマンエラーを減らし、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにMakeLeapsへ自動で取引先が作成されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。 さらに、オペレーションでMakeLeapsの「取引先を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるシートの範囲、重複実行を防ぐための一意の値が入った列を任意で設定してください。 MakeLeapsで取引先を作成するアクションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報を、取引先のどの項目に割り当てるかを自由に設定できます。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、MakeLeapsで作成された取引先IDなどを元のシートに書き戻すなど、更新する条件や内容を任意で設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとMakeLeapsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、毎月の請求書発行からメール送付までを手作業で行い、手間や時間がかかっていませんか？このワークフローでは、Google スプレッドシートの行情報が更新された際その情報をもとにGoogleドキュメントで請求書を発行し、Gmailで送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業での請求書発行に手間を感じている経理担当者の方 Gmailでの請求書送付で、宛先間違いやファイルの添付漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方 毎月の請求業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの情報を更新するだけで、請求書発行からメール送信までが自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による金額の転記ミスや宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。 トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を作成します。 オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブル範囲、更新を検知したい列を任意で設定してください。 分岐機能では、後続の請求書発行に進むための条件を「特定の列のステータスが"発行"になったら」など自由に設定できます。 Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
Gmailを活用した自動化例 受け取ったメールの内容を別ツール上に自動で反映したり、受信内容を抽出して予定を自動で登録できます！
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
■概要
メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った署名情報を手作業でHubSpotに入力している営業担当者の方 日々の手入力による登録漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方 顧客情報の管理を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からHubSpotへの登録までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワード（例：「お問い合わせ」「署名」など）を任意で設定してください。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、抽出したい項目（例：会社名、部署名、役職、電話番号など）を自由にカスタマイズできます。 HubSpotの「コンタクトの作成」アクションでは、AI機能で抽出した各データを、HubSpotのどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
GmailとHubSpotをYoomと連携しましょう。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録する
試してみる
■概要
お客様や取引先との日程調整メールが届くたびに、内容を確認して手動でカレンダーに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した日程調整メールの内容を正規表現で自動的に読み取り、Googleカレンダーへ予定として登録する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
日程調整メールが多く、GmailからGoogleカレンダーへの転記作業に手間を感じている方 手作業によるカレンダーへの入力ミスや、ダブルブッキングなどの登録漏れを防ぎたい方 正規表現を用いてテキスト情報を抽出し、定型業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけでGoogleカレンダーに予定が登録されるため、手作業での転記や確認にかかっていた時間を短縮できます。 メール本文から日付や時刻を自動で抽出して登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、起動のきっかけとしたいメールのラベルを指定します。 続いて、オペレーションの「正規表現によるデータの抽出」アクションで、メール本文から予定の日付を抽出するよう設定します。 同様に、「正規表現によるデータの抽出」アクションで、予定の開始時刻と終了時刻をそれぞれ抽出します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を自動で登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「正規表現によるデータの抽出」オペレーションで設定されている正規表現の表記は一例です。実際に受信するメールの文面に合わせて、日付や時刻を抽出するための記述を任意で変更してください。
WordPressで投稿が公開されたらGmailを通知する
試してみる
■概要
WordPressで投稿が公開されたらGmailに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやニュースサイトを運営している方
・記事の公開を関係者に迅速に知らせたい方
・公開通知を手作業で送る手間を省き業務効率を向上させたい方
・記事の更新情報を購読者にメールで配信したい方
2.Gmailを情報共有ツールとして活用しているチーム
・WordPressの投稿情報をGmailに集約し情報共有を一元化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやWebサイトを構築するツールですが、記事を公開するたびにチームメンバーなどに手動で通知メールを送信するのは人的なミスが起こる懸念があります。
WordPressとGmailを連携することで人的なミスを解決することができます。WordPressで記事が公開されるたびにGmailで自動的に通知メールを送信することができ情報共有の遅れを防ぐことが可能となります。
■注意事項
・WordPress、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方 ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。 ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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まとめ
画像内の情報をGoogle スプレッドシートに手入力する定型業務を自動化することで、これまで時間を奪われていた面倒なデータ入力作業を減らせそうです！また、転記ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことにもつながるでしょう。
これにより、空いた時間をデータの分析や企画立案などの業務に充てることで、組織全体の業務効率も向上するはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。ぜひ こちら から無料登録 して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
