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「画像で送られてきた請求書や名刺の情報を、いちいちGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
「アンケート用紙の画像をデータ化したいけど、入力ミスがないか何度も確認するのに疲れてしまった…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業で転記する業務に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受け取った画像データから自動でテキストを抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに整理・記録できる自動化の仕組み</span>があれば、煩わしい入力作業やダブルチェックから解放されるはずです！
登録漏れや情報の読み取りミスも減り、情報管理の精度も上げられるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手作業をまるごと効率化できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像データからテキストを読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、画像内のテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録・整理する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
手作業によるデータ入力の手間とミスの削減が期待できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailで受け取った請求書や契約書、名刺などの画像ファイルからテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記・保存</span>できます。
これまで手作業で行っていた面倒なデータ入力業務が減り、ヒューマンエラーの発生も防げる可能性があります。
ここから、「フォームにアップロードされた画像データをOCR後、読み取り結果をGoogle スプレッドシートに追加してGmailで通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
次に、Gmailのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様にGmailのアプリを検索し、クリックします。
なお、Gmailも同じGoogleサービスのため、Google スプレッドシートと連携方法は同じとなります。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、フォームトリガーをクリックして、画像データのアップロード専用フォームを設定しましょう。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のサンプルデータをアップロードして、[保存する]をクリックしてください。
実際にOCR（データ読み取り機能）を使って、テキストを抽出するサンプルとなるので、普段管理している書類データに近いものを使用してくださいね。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを参照ください。
なお、このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
これで、フォームトリガーの設定は完了です！
次に、2つ目の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 ご利用プランによって、使用できるタスク数が違うので、その点は要チェックです。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください！
次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
※アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックします。
※画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
「ファイルの添付方法」は、以下のように【取得した値を使用】を選択し、フォームで受け取った画像データを参照するように設定します。
「抽出したい項目」は、カンマ区切りで指定して記載しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「使用するAI」「言語」は、プルダウンから好きなものを選択できます。
[テスト]をクリックして、以下のように表示されたらテスト完了です！
確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで、アウトプットを取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。そのため、Google スプレッドシートに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
続いて、3つ目の「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
今回は以下のような、読み取り結果の情報を集約するシートを事前に作成しています。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、以下の画面のように、入力バーをクリックすると前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
[テスト]をクリックすると、実際に指定したシート内に情報が反映されます。
アウトプットを活用することで、異なる画像データを受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、データベースに反映することが可能です。
反映情報に問題がなければ、[保存する]を押しましょう。
最後に、4つ目の「メールを送る」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスやメッセージ本文などを設定しましょう。
フォームに添付された基データを通知メール内に含めたい場合には、下記のように【添付ファイル】部分で設定することで、アウトプットとして引用する形でメールに添付することができます。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
送信内容に問題がなければ、「テスト」を押して実際に設定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功し、実際にメールが届くことを確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
行の追加をトリガーにもう一方のツールでコンテンツを作成したり、自動で書類を作成してそのデータをメールに添付して指定アドレスに送付することもできます。
さらに、レポートやデータ読み取りの結果を自動で集約することも可能です。
受け取ったメールの内容を別ツール上に自動で反映したり、受信内容を抽出して予定を自動で登録できます！
必要な情報を効率的に管理できるため、作業時間の短縮にもつながりそうですね。
画像内の情報をGoogle スプレッドシートに手入力する定型業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで時間を奪われていた面倒なデータ入力作業を減らせそうです！また、転記ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことにもつながるでしょう。</span>
これにより、空いた時間をデータの分析や企画立案などの業務に充てることで、組織全体の業務効率も向上するはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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