フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信方法

ステップ1:Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携

まず下準備としてYoomとアプリを連携します。

注:Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

1.Microsoft SharePointのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリ一覧でMicrosoft Sherpointを選択しましょう。

アカウントを選択しましょう。

パスワードを入力してください。

これでMicrosoft SharePointのマイアプリ登録ができました。

2.Outlookのマイアプリ登録

Outlookのマイアプリ登録手順は、Microsoft SharePointの手順と同じです。
Yoomのワークスペースからマイアプリを選択後、新規接続をクリックします。

マイアプリ一覧でOutlookを選択しましょう。

アカウントを選択しましょう。

パスワードを入力してください。

これでOutlookのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:トリガーを設定

テンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
こちら↓

クリック後、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

コピーできたと表示されたら、「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートのコピーができました。

ステップ3:フォームトリガーの設定

次にフローボットを設定していきましょう。
「見積書雛形をダウンロード」をクリックしてください。

1.フォームを作成

こちらはデフォルトで設定されています。
他に質問項目を増やしたい場合は、設定しましょう。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。

2.フォームの表示確認と詳細設定

アウトプットが取得できたら、保存しましょう。

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ステップ4:Microsoft SharePointのアクション設定①

次に、「フォルダ・ファイルを検索」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは事前に入力されていますが、変更可能です。
Microsoft SharePointと連携するアカウントを確認しましょう。
アクションは「フォルダ・ファイルを検索」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

サイトIDとドライブIDを候補から選択しましょう。
検索キーワードを選択します。
ここでは、「見積書の雛形」と設定しています。
設定したら、テストを実行しましょう。

アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ5:Microsoft SharePointのアクション設定②

次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
MicroShrePointと連携するアカウントを確認してください。
アクションは「ファイルをダウンロード」を選択しましょう。
設定後、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定

サイトIDとドライブIDを候補から選択しましょう。
アイテムIDは「フォルダ・ファイルを検索」で取得した「アイテムID」を選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしましょう。

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テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ6:Outlookのアクション設定

最後の設定ステップです！
「Outlookに送信する」をクリックしてください。

1.メールの設定

タイトルは変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toと件名を設定します。
本文では「ダウンロードしたファイル」をアウトプットから選択し、メッセージ作成しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。

2.メール送信のテスト

内容を確認して、テストをクリックしましょう。
Outlookで送信できたら保存してください。

保存後、設定が完了したと表示されたら「トリガーをON」にして動作チェックを行いましょう。

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これですべての設定が完了しました。

さらに自動化するには

Yoomには他にも便利な機能があります。
もっと効率化を図りたい！と考えている方は試してみましょう。

事例1:完了通知を受け取る

テンプレート作成ページの右上にある3点リーダーをクリックしてください。
ワークフローの完了通知の項目をONにします。
これにより、フローボットが起動したことをメールで通知することが可能になります。
フォームに回答されたら、メールで通知がくるため、状況把握しやすくなります。

事例2:チャットツールに通知できる

ここでは、Outlookで通知していますが、Slackなどのチャットツールにカスタマイズすることが可能です。
チャットツールに通知すれば、チームで書類ダウンロードの情報を共有することもできます。
マイアプリ登録をするだけで、アレンジできるのがYoomの良いところですね。

Microsoft SharePointやOutlookを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここではMicrosoft SharePointやOutlookを活用した自動化例を3つご紹介しましょう。

1.Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動的にアップロードするテンプレートです。

‍手動でアップロードしている場合、手間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。
受信した添付ファイルを自動的アップロードできれば、事務作業やヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。

2.Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動更新しMicrosoft SharePointに格納するテンプレートです。

Microsoft SharePoint上で書類データの整合性を保ち管理できます。
手動でファイル名を更新している場合、ズレが発生し、Microsoft SharePointの情報が正確ではない可能性があります。
自動更新することで、正確性の高いデータを管理できるでしょう。

3.Google Workspaceで従業員が登録されたら、自動的にMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成するテンプレートです。

‍手作業でフォルダを作成していると、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
自動的にMicrosoft SharePointにフォルダを作成できれば、時間短縮に繋がり、新入社員のオンボーディングなど他の重要な業務に時間を使うことができます。

フォーム機能・Microsoft SharePoint・Outlookを連携するメリットと具体例

メリット1:手作業の削減

業務で必要な書類を毎回手動でメール送信する手間を省くことが可能です。
例えば、経理部が保有している見積書の雛形を営業部で使用したいというシーンがあったとしましょう。
他部署の人でMicrosoft SharePointのアカウントを持っていない場合でも、フォームに回答したら、書類をダウンロードできます。
これにより、手作業での「書類の依頼」や「書類の送信」を削減することが期待できます。
フォーム機能・Microsoft SharePoint・Outlookを連携により、スピーディーに書類を作成でき、業務の効率が向上するでしょう。

メリット2:書類送信を円滑に行える

フォーム機能・Microsoft SharePoint・Outlookを連携すれば、書類の送信漏れを防止することが可能です。
例えば、人事部に雇用契約書の雛形の送信を依頼したとしましょう。
手動で書類を準備し送信していると、繁忙時期などで業務が立て込んでいて、送信に遅れや漏れが発生するかもしれません。
そこで、フォームに回答後、自動的にMicrosoft SharePointから書類を取得し、Outlookで送信できれば、ヒューマンエラーを防ぎ、タイムリーな対応を行うことが期待できます。
これにより、スムーズな書類発行ができるため、業務を円滑に進められるでしょう。

メリット3:容易に書類発行ダウンロードできる　

フォーム機能・Microsoft SharePoint・Outlookを連携し、自動的に書類を送信することで、Microsoft SharePointにアクセスせずに、必要な書類を取得できるでしょう。
例えば、見積書の雛形が必要な営業担当がいるとしましょう。
このフローを活用していれば、フォームに回答するだけで書類をダウンロードできます。
営業先で急遽必要になった場合でもすぐに書類を手に入れられます。
これにより、業務の生産性の向上が期待できるでしょう。

まとめ

フォーム機能・Microsoft SharePoint・Outlookを連携すれば、手動でメールで送信する手間や人的ミスを防止できます。
フォーム機能を活用すれば、Microsoft SharePointにアクセスせず、必要書類がすぐにダウンロードできるため、書類作成を円滑に行えそうです。
Yoomを活用すれば、プログラミング知識がなくても簡単に設定や操作ができます。
初心者でも操作しやすいため、試してみやすいツールだと思います。
この機会に、Yoomでフォーム機能・Microsoft SharePoint・Outlookを連携して、書類のダウンロードを自動化してみませんか？