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freee人事労務とTOKIUMは便利なSaaSツールですが、併用する場合は従業員情報を繰り返し登録する作業が発生します。
手動での登録は、ミスが発生するリスクがあり、データの整合性を維持することを難しくします。
さらに、情報の反映にタイムラグが生じると、関係部門の業務進行を妨げる可能性があります。
freee人事労務とTOKIUMを連携することで、従業員情報をTOKIUMに自動登録できるため、ツール併用時の課題を解決できるでしょう。
本記事では、freee人事労務とTOKIUMをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
手動での登録作業は、抜け漏れや誤入力が発生するリスクがあります。
freee人事労務に正確な従業員情報を登録しても、TOKIUMに登録する際にミスが生じると、関係者は混乱してしまうでしょう。
freee人事労務とTOKIUMを連携すれば、従業員情報が自動でTOKIUMに反映されるため、繰り返し登録時の人的ミスを削減でき、データの整合性を維持できます。
例えば、TOKIUMへの登録ミスによりツール間でデータの整合性が取れないと、間違った情報で業務を進めてしまうことや、余計な確認作業が発生してしまいます。
しかし、連携によりTOKIUMへの登録ミスを防止すれば、正確なデータを基に円滑な業務進行が可能になるかもしれません。
手動での登録作業は、新入社員数に比例して担当者の負担が大きくなります。
一度に多数の従業員を登録する際は、入力作業に追われ、他の業務が遅れる場合があります。
freee人事労務とTOKIUMを連携することで、従業員情報の登録が一度で済み、担当者の業務負担が軽減するかもしれません。
例えば、3月は新入社員のオンボーディング準備があり、担当者は入力作業が負担になりがちです。
この連携を導入すれば、登録作業が削減し、オンボーディング準備の効率化が期待できます。
freee人事労務からTOKIUMに従業員情報を手動登録する場合、タイムラグの発生が課題になります。
TOKIUMへの登録が遅れれば、関係者の業務進行を妨げてしまいます。
ツール同士を連携すれば、freee人事労務に従業員情報が登録された際に、リアルタイムでTOKIUMに情報が反映され、関係メンバーは円滑に業務を進行できるでしょう。
例えば、人事部門でfreee人事労務とTOKIUMに従業員情報を登録する場合、タイムラグが生じれば経理部門でTOKIUMを円滑に利用できず、部門間での確認作業が発生してしまいます。
しかし、自動化によりリアルタイムで情報が反映されれば、こうした状況を回避できるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「freee人事労務で従業員を登録したらTOKIUMにも登録する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、freee人事労務で従業員情報が登録されたことをfreee人事労務のAPIを利用して受け取り、TOKIUMが提供するAPIを用いてTOKIUMにも登録することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずfreee人事労務とTOKIUMをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、freee人事労務とTOKIUMを検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜freee人事労務の場合＞
・ログイン後、下記画面で「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜TOKIUMの場合＞
・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.freee人事労務とTOKIUMを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、freee人事労務に従業員情報を登録すると、トリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】freee人事労務で従業員が登録されたらTOKIUMにも登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックします。
3.freee人事労務と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをfreee人事労務に設定し、テスト用に従業員を登録したら、「テスト」をクリックします。
※WebhookURLの設定方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※freee人事労務で対応しているトリガーの詳細は、こちらで確認できます。
5.テストが成功すると、アウトプットに従業員ID、事業所ID、対象年、対象月が表示されます。
問題がなければ保存します。
1.「アプリと連携する 従業員情報の取得」をクリックします。
2.freee人事労務と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.従業員情報を取得するための項目を設定し、テストを行います。
※事業所IDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択してください。
※その他の項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「従業員が登録されたら（Webhook）」から設定してください。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、アウトプットに従業員情報が表示されます。
「+取得する値を追加」からアウトプットにメールアドレスを追加し、保存します。
※メールアドレスを追加する方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
1.「アプリと連携する 従業員を登録」をクリックします。
2.TOKIUMと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.TOKIUMに登録する従業員情報を設定します。
※空欄の場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「従業員情報の取得」から対応する項目を選択してください。（値は二重括弧で表示されます）
※パスワードは、従業員番号やその日の日付など適当な値を仮の初期パスワードとして設定する前提です。（初期パスワードを一定にしている場合は直接入力することもできます）
4.付加情報、部署情報を必要に応じて設定します。
※付加情報の項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「従業員情報の取得」から対応する項目を選択できます。（値は二重括弧で表示されます）
※部署情報の上記2つの項目は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。候補がない場合は、下記右下の詳細図のように表示されます。
5.テスト行い、成功するとTOKIUMに従業員情報が登録されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、freee人事労務で従業員が登録されるたびにTOKIUMへ自動登録されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもTOKIUMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TOKIUMに請求書が登録されたらfreee会計に請求書ファイルをアップロードする
TOKIUMに請求書が登録されたら、freee会計に自動でファイルをアップロードできます。
この連携により手動での保存作業が削減され、ツール間のデータ整合性が向上します。
その結果、業務の効率化が期待できます。
2.TOKIUMに請求書が登録されたらGoogle Driveに請求書ファイルをアップロードする
TOKIUMに登録された請求書を、Google Driveに自動アップロードできます。
この連携により請求書の保存漏れと保存作業が削減され、担当者は他の業務に集中できるでしょう。
3.TOKIUMで経費が登録されたらChatworkに通知する
TOKIUMで経費が登録されたことをChatworkに自動通知できます。
この連携により、経費の登録完了を関係者にスムーズに通知できるため、その後の業務が円滑に進むでしょう。
freee人事労務とTOKIUMを利用する場合、繰り返し登録や人的ミス、そしてタイムラグが課題になりがちです。
ツール同士の連携は、従業員情報の自動登録が可能になるため、こうした課題解決の有効な手段になるでしょう。
freee人事労務とTOKIUMの連携はYoomを利用すればノーコードで実現でき、本記事で解説した手順で簡単に導入できます。
この機会に、従業員情報の登録作業を自動化し、業務効率化を図ってみてください。
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