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「freee人事労務とSmartHRを両方使っているけど、従業員情報をそれぞれに入力するのが手間…」
「新入社員が入社するたびに、同じ情報を何度も手入力していて時間がかかるし、入力ミスも不安…」
このように、複数のSaaS間でのデータ連携における手作業に、悩みを抱えていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">freee人事労務に従業員情報が登録されたら、その内容を自動でSmartHRにも反映する仕組み</span>！
この仕組みを活用することで、こうした日々の定型業務から解放され、人事労務担当者として本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でも実践可能な方法です。
ぜひこの機会に、面倒なデータ入力を自動化して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">freee人事労務とSmartHRを連携し、さまざまな業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
それでは、実際にfreee人事労務とSmartHRを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、ノーコードツールであるYoomを使って連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee人事労務／SmartHR
[Yoomとは]
今回は「freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、フローで使用する各アプリとYoomを連携し、操作が行えるようにしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
検索窓にfreee人事労務と入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「アプリ連携の開始」と表示されたらページを下までスクロールし、「許可する」を押したら連携完了です！
先ほど同様に検索窓を活用してアプリを検索し、表示された候補からSmartHR(OAuth)を選択します。
下図の画面が表示されたら、Yoomと連携するSmartHRアカウントのサブドメインを入力し、「追加」を押したら連携完了です。
※SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」の、「●●●●●●」部分がサブドメインになるので、URLから値を確認してくださいね！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、freee人事労務で従業員が登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してご利用ください。
連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認し、トリガーアクションは変更せずに「次へ」を押します。
次に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしていきましょう。
Webhookの設定はfreee人事労務の画面で行います。
下図赤枠のURLをコピーしておき、フローで使用するfreee人事労務アカウントの画面に移動して、こちらの手順に沿って設定を進めてくださいね！
設定が完了したら、Webhookが正常に動作するかを確認するためにテストを行います。
freee人事労務でテスト用の従業員を登録しましょう。
登録後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した従業員情報の一部が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認してくださいね！
※取得した値とは？
「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
この取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、freee人事労務に登録された従業員情報の詳細を取得する設定を行います。
ステップ3のトリガー設定だけだと、各種IDや対象の年月など、大まかな情報しか取得できていないため、このアクションをフローに入れていますよ！
「従業員情報を取得」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであることを確認します。
アクションは「従業員情報を取得」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、「事業所ID」を下図のように候補から選んで設定します。
入力欄をクリックすると、Yoomと連携しているfreee人事労務アカウントに紐づいた候補が表示されるので、ステップ3でWebhookの設定を行った事業所を選択してくださいね！
「従業員ID」は、「取得した値」を用いて設定します。
入力欄をクリックすると「取得した値」を選択できるので、「従業員が登録されたら（Webhook）」内にある「従業員ID」を設定しましょう。
同じ要領で、「対象年」と「対象月」も「取得した値」を使ってそれぞれ設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、従業員情報の詳細が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、freee人事労務に登録された従業員情報を基に、SmartHRにも従業員登録を行う設定をしていきます。
「従業員の登録」をクリックしてください。
これまでのステップと同様に「連携アカウントとアクションの選択」の設定内容を確認し、アクションは変更せずに「次へ」を押します。
最後に、API接続設定をしていきましょう！
「事業所ID」は入力欄をクリックして表示される候補から、従業員を自動登録したい該当の事業所を選択してください。
次に、各設定項目に「取得した値」を使って適切な値を設定していきます。
たとえば「姓」には、「取得した値」の「従業員情報を取得」内にある「姓」を選択します。
同じ要領で、その他の項目も「取得した値」を使い、適切な値をそれぞれに設定してみてくださいね！
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、正常にSmartHRにデータを連携できるか確認します。
「テスト成功」と表示されたら、実際にSmartHRに従業員が登録されているかをチェックしてみてくださいね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
以上が、「freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する」フローの作成手順でした。
今回はfreee人事労務からSmartHRへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartHRの情報を起点としてfreee人事労務にデータを連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、その情報をfreee人事労務にも自動で同期する連携です。
SmartHRをメインの人事情報管理ツールとして利用している場合に特に有効で、<span class="mark-yellow">給与計算などで利用するfreee人事労務への情報登録を自動化し、手作業による転記ミスの削減に期待できます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、freee人事労務やSmartHRのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
従業員情報が登録・更新されたら、データベースやクラウドストレージへ自動登録したり、チャットツールへ通知します。
また、様々なツールからの情報をトリガーに、有給申請や従業員情報を自動更新することも可能です。
手動でのデータ転記がなくなり、情報連携の正確性と入社・異動手続きの効率が向上します。
従業員情報が登録・更新されたら、データベースなどへ自動転記したり、チャットツールへ通知します。
逆に、他ツールからの情報をトリガーに従業員情報を登録したり更新します。
手動でのデータ入力がなくなり、情報連携の正確性と従業員ライフサイクルの管理効率が向上します。
いかがでしたか？
freee人事労務とSmartHRの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた従業員情報のデータ転記作業から解放され、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、人事労務担当者は面倒なルーティンワークに時間を奪われることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、採用戦略や制度設計といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのもポイント！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
ぜひこの機会に、本記事を参考にして自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率がどれだけ改善されるのかを体験してみてくださいね！
Q：特定の条件を満たす従業員だけを連携することもできますか？
A：はい、できます。
全ての従業員情報を連携するのではなく、たとえば「健康保険の加入有無」など、条件を絞って連携したい場合は、「分岐する」オペレーションを活用ください。
freee人事労務の「従業員情報を取得」アクションの下にある「＋」マークを押し、「分岐する」オペレーションを追加して設定することで、指定する条件に一致する従業員に絞ってデータを連携できるようになりますよ！
また、分岐条件の設定時に「分岐条件を追加」すると、複数の条件を最大5個まで指定できます。
複数の条件を指定することで、より細かに条件を絞った連携が可能になるでしょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：従業員情報の「更新」をきっかけに連携することは可能ですか？
A：はい、可能です！
現在利用できるトリガーについて、下記のページをご確認ください。
Q：連携できる従業員情報の項目は、どのような項目がありますか？
A：氏名や生年月日などの本人情報や、「基礎年金番号」「従業員番号」「入社日」「口座情報」など、連携できる項目は多岐にわたります。
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