freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社は組織にとって喜ばしいことですが、freee人事労務とSmartHRの両方に情報を登録する作業は手間がかかるものです。特に、複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報入力が重複し、業務負荷の増大や入力ミスの原因となることもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、SmartHRへ自動で情報が同期されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とSmartHRに従業員情報をそれぞれ手入力している人事労務担当者
・従業員情報の二重入力による手間や、入力ミスを削減したい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連業務の効率化を目指している方
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
「freee人事労務とSmartHRを両方使っているけど、従業員情報をそれぞれに入力するのが手間…」
「新入社員が入社するたびに、同じ情報を何度も手入力していて時間がかかるし、入力ミスも不安…」
このように、複数のSaaS間でのデータ連携における手作業に、悩みを抱えていませんか？
そこで便利なのが、freee人事労務に従業員情報が登録されたら、その内容を自動でSmartHRにも反映する仕組み！
この仕組みを活用することで、こうした日々の定型業務から解放され、人事労務担当者として本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でも実践可能な方法です。
ぜひこの機会に、面倒なデータ入力を自動化して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはfreee人事労務とSmartHRを連携し、さまざまな業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する
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■概要
新しい従業員の入社は組織にとって喜ばしいことですが、freee人事労務とSmartHRの両方に情報を登録する作業は手間がかかるものです。特に、複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報入力が重複し、業務負荷の増大や入力ミスの原因となることもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、SmartHRへ自動で情報が同期されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とSmartHRに従業員情報をそれぞれ手入力している人事労務担当者
・従業員情報の二重入力による手間や、入力ミスを削減したい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連業務の効率化を目指している方
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務とSmartHRの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にfreee人事労務とSmartHRを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、ノーコードツールであるYoomを使って連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee人事労務／SmartHR
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- freee人事労務とSmartHRをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- freee人事労務のトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する
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■概要
新しい従業員の入社は組織にとって喜ばしいことですが、freee人事労務とSmartHRの両方に情報を登録する作業は手間がかかるものです。特に、複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報入力が重複し、業務負荷の増大や入力ミスの原因となることもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、SmartHRへ自動で情報が同期されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とSmartHRに従業員情報をそれぞれ手入力している人事労務担当者
・従業員情報の二重入力による手間や、入力ミスを削減したい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連業務の効率化を目指している方
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：freee人事労務とSmartHRをマイアプリ登録
ここでは、フローで使用する各アプリとYoomを連携し、操作が行えるようにしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【freee人事労務のマイアプリ登録】
検索窓にfreee人事労務と入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「アプリ連携の開始」と表示されたらページを下までスクロールし、「許可する」を押したら連携完了です！
【SmartHRのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓を活用してアプリを検索し、表示された候補からSmartHR(OAuth)を選択します。
下図の画面が表示されたら、Yoomと連携するSmartHRアカウントのサブドメインを入力し、「追加」を押したら連携完了です。
※SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」の、「●●●●●●」部分がサブドメインになるので、URLから値を確認してくださいね！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する
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■概要
新しい従業員の入社は組織にとって喜ばしいことですが、freee人事労務とSmartHRの両方に情報を登録する作業は手間がかかるものです。特に、複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報入力が重複し、業務負荷の増大や入力ミスの原因となることもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、SmartHRへ自動で情報が同期されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とSmartHRに従業員情報をそれぞれ手入力している人事労務担当者
・従業員情報の二重入力による手間や、入力ミスを削減したい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連業務の効率化を目指している方
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：freee人事労務のトリガー設定
最初の設定です！
まずは、freee人事労務で従業員が登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してご利用ください。
連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認し、トリガーアクションは変更せずに「次へ」を押します。
次に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしていきましょう。
Webhookの設定はfreee人事労務の画面で行います。
下図赤枠のURLをコピーしておき、フローで使用するfreee人事労務アカウントの画面に移動して、こちらの手順に沿って設定を進めてくださいね！
設定が完了したら、Webhookが正常に動作するかを確認するためにテストを行います。
freee人事労務でテスト用の従業員を登録しましょう。
登録後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した従業員情報の一部が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認してくださいね！
※取得した値とは？
「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
この取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：freee人事労務の従業員情報取得設定
続いて、freee人事労務に登録された従業員情報の詳細を取得する設定を行います。
ステップ3のトリガー設定だけだと、各種IDや対象の年月など、大まかな情報しか取得できていないため、このアクションをフローに入れていますよ！
「従業員情報を取得」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであることを確認します。
アクションは「従業員情報を取得」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、「事業所ID」を下図のように候補から選んで設定します。
入力欄をクリックすると、Yoomと連携しているfreee人事労務アカウントに紐づいた候補が表示されるので、ステップ3でWebhookの設定を行った事業所を選択してくださいね！
「従業員ID」は、「取得した値」を用いて設定します。
入力欄をクリックすると「取得した値」を選択できるので、「従業員が登録されたら（Webhook）」内にある「従業員ID」を設定しましょう。
同じ要領で、「対象年」と「対象月」も「取得した値」を使ってそれぞれ設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、従業員情報の詳細が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：SmartHRの従業員登録設定
続いて、freee人事労務に登録された従業員情報を基に、SmartHRにも従業員登録を行う設定をしていきます。
「従業員の登録」をクリックしてください。
これまでのステップと同様に「連携アカウントとアクションの選択」の設定内容を確認し、アクションは変更せずに「次へ」を押します。
最後に、API接続設定をしていきましょう！
「事業所ID」は入力欄をクリックして表示される候補から、従業員を自動登録したい該当の事業所を選択してください。
次に、各設定項目に「取得した値」を使って適切な値を設定していきます。
たとえば「姓」には、「取得した値」の「従業員情報を取得」内にある「姓」を選択します。
同じ要領で、その他の項目も「取得した値」を使い、適切な値をそれぞれに設定してみてくださいね！
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、正常にSmartHRにデータを連携できるか確認します。
「テスト成功」と表示されたら、実際にSmartHRに従業員が登録されているかをチェックしてみてくださいね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
以上が、「freee人事労務で登録された従業員情報をSmartHRに同期する」フローの作成手順でした。
SmartHRのデータをfreee人事労務に連携したい場合
今回はfreee人事労務からSmartHRへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartHRの情報を起点としてfreee人事労務にデータを連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SmartHRで登録された従業員情報をfreee人事労務に同期する
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、その情報をfreee人事労務にも自動で同期する連携です。
SmartHRをメインの人事情報管理ツールとして利用している場合に特に有効で、給与計算などで利用するfreee人事労務への情報登録を自動化し、手作業による転記ミスの削減に期待できます。
SmartHRで登録された従業員情報をfreee人事労務に同期する
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■概要
従業員情報の登録や更新は、人事労務管理において重要な業務ですが、SmartHRとfreee人事労務など複数のSaaSを利用している場合、それぞれに同じ情報を手入力する作業は手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、その情報を基にfreee人事労務へ自動で従業員情報が同期され、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとfreee人事労務間で従業員情報を手作業で同期しており、手間を感じている人事労務担当者の方
・従業員情報の入力・更新時のヒューマンエラーを減らし、正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
・人事労務関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務やSmartHRを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、freee人事労務やSmartHRのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
freee人事労務を使った自動化例
従業員情報が登録・更新されたら、データベースやクラウドストレージへ自動登録したり、チャットツールへ通知します。
また、様々なツールからの情報をトリガーに、有給申請や従業員情報を自動更新することも可能です。
手動でのデータ転記がなくなり、情報連携の正確性と入社・異動手続きの効率が向上します。
Googleフォームで回答が送信されたら、freee人事労務で従業員の基本給を更新する
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■概要
従業員の給与改定情報をGoogleフォームで収集し、freee人事労務に一件ずつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームとfreee人事労務の連携を自動化し、フォームへの回答内容をもとに従業員の基本給情報を自動で更新できます。手作業による更新業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した情報をfreee人事労務へ手入力しており、連携に課題を感じている方
・給与改定などの人事情報更新における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
・毎月の定型的な人事労務業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請する
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Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新する
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Googleスプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新するフローです。
freee人事労務で従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
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freee人事労務で従業員が登録される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録する
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freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録するフローです。
freee人事労務で従業員情報が更新されたらSlackに通知する
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freee人事労務で従業員情報が更新されたらSlackに通知するフローです。
Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する
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■概要
メールでの有給休暇の申請は一般的ですが、その内容をfreee人事労務へ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定のメール内容をAIが自動で読み取り、APIを利用してfreee人事労務へ有給申請を作成するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで有給休暇の申請を行っており、その内容をfreee人事労務で管理したい企業の方
・API連携の利用により、手作業による転記の手間や入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
・定型的な申請業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Gmail、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・freee人事労務は、申請者本人のアカウントと連携する必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Boxに新規フォルダを作成する
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freee人事労務に従業員が新しく登録されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成する
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freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成するフローです。
freee人事労務に従業員の登録があったら、Microsoft Teamsに通知する
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freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
SmartHRを使った自動化例
従業員情報が登録・更新されたら、データベースなどへ自動転記したり、チャットツールへ通知します。
逆に、他ツールからの情報をトリガーに従業員情報を登録したり更新します。
手動でのデータ入力がなくなり、情報連携の正確性と従業員ライフサイクルの管理効率が向上します。
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
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Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
Outlookで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
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■概要
「Outlookで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」ワークフローは、メールからの従業員データ入力を自動化し、人事業務の効率化を図るものです。
新規入社の際に送られてくるメール情報を活用し、SmartHRへの従業員情報登録をスムーズに行います。
手動でのデータ入力作業を削減し、ミスの防止にもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで人事関連のメールを頻繁に受信し、その情報をSmartHRに登録する機会が多い人事担当者の方
・手動での従業員情報登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えている企業の管理者
・SmartHRを活用しているが、メールからのデータ入力に課題を感じているチームリーダーの方
・業務ワークフローを自動化し、ミスを減らしたいと考えている経営者の方
■注意事項
・Outlook、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SPIRALで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
試してみる
SPIRALで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
SmartHRで従業員が削除されたらMicrosoft Entra IDからユーザーを削除する
試してみる
SmartHRで従業員が削除されたらMicrosoft Entra IDからユーザーを削除するフローです。
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除する
試してみる
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにメンバーを追加する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに連携して登録情報を基に社員を登録するフローです。
まとめ
いかがでしたか？
freee人事労務とSmartHRの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報のデータ転記作業から解放され、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことができるでしょう。
これにより、人事労務担当者は面倒なルーティンワークに時間を奪われることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、採用戦略や制度設計といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのもポイント！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
ぜひこの機会に、本記事を参考にして自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率がどれだけ改善されるのかを体験してみてくださいね！
よくあるご質問
Q：特定の条件を満たす従業員だけを連携することもできますか？
A：はい、できます。
全ての従業員情報を連携するのではなく、たとえば「健康保険の加入有無」など、条件を絞って連携したい場合は、「分岐する」オペレーションを活用ください。
freee人事労務の「従業員情報を取得」アクションの下にある「＋」マークを押し、「分岐する」オペレーションを追加して設定することで、指定する条件に一致する従業員に絞ってデータを連携できるようになりますよ！
また、分岐条件の設定時に「分岐条件を追加」すると、複数の条件を最大5個まで指定できます。
複数の条件を指定することで、より細かに条件を絞った連携が可能になるでしょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：従業員情報の「更新」をきっかけに連携することは可能ですか？
A：はい、可能です！
現在利用できるトリガーについて、下記のページをご確認ください。
Q：連携できる従業員情報の項目は、どのような項目がありますか？
A：氏名や生年月日などの本人情報や、「基礎年金番号」「従業員番号」「入社日」「口座情報」など、連携できる項目は多岐にわたります。
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