Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する
試してみる
■概要
「Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する」ワークフローは、メールをトリガーに自動でfreee人事労務に有給申請を起票します。メール受信からの申請フローをシームレスにつなげることで、作業ミスや申請漏れを減らし、効率的な処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでメッセージを受信したら手動でfreee人事労務に有給申請している総務・人事担当者
- 大量のメールから申請対象を探す作業に手間を感じているバックオフィス担当者
- freee人事労務とGmailの連携で申請プロセスを自動化し、業務負荷を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmail受信を契機にfreee人事労務で自動的に有給申請を起票し、手作業を削減できます。
- データは自動で登録され、承認プロセスもスムーズに。対応漏れ防止が期待できます。
- freee人事労務とGmailを連携することでバックオフィス効率化に貢献できます。
「従業員からの有給申請メールを確認して、freee人事労務に手入力するのが面倒…」
「他の業務と並行していると、申請を見落としたり、入力ミスをしてしまったりすることがある…」
このように、freee人事労務への有給申請登録に関する手作業に、課題を感じていませんか？
もし、従業員からの申請メールをトリガーに、freee人事労務へ自動で有給申請を作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な人事戦略の立案や制度設計といった業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはfreee人事労務での有給申請を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する
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■概要
「Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する」ワークフローは、メールをトリガーに自動でfreee人事労務に有給申請を起票します。メール受信からの申請フローをシームレスにつなげることで、作業ミスや申請漏れを減らし、効率的な処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでメッセージを受信したら手動でfreee人事労務に有給申請している総務・人事担当者
- 大量のメールから申請対象を探す作業に手間を感じているバックオフィス担当者
- freee人事労務とGmailの連携で申請プロセスを自動化し、業務負荷を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmail受信を契機にfreee人事労務で自動的に有給申請を起票し、手作業を削減できます。
- データは自動で登録され、承認プロセスもスムーズに。対応漏れ防止が期待できます。
- freee人事労務とGmailを連携することでバックオフィス効率化に貢献できます。
freee人事労務の有給申請を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailに特定のメールが届いた際に、freee人事労務に有給申請を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／freee人事労務
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- freee人事労務とGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する
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■概要
「Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する」ワークフローは、メールをトリガーに自動でfreee人事労務に有給申請を起票します。メール受信からの申請フローをシームレスにつなげることで、作業ミスや申請漏れを減らし、効率的な処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでメッセージを受信したら手動でfreee人事労務に有給申請している総務・人事担当者
- 大量のメールから申請対象を探す作業に手間を感じているバックオフィス担当者
- freee人事労務とGmailの連携で申請プロセスを自動化し、業務負荷を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmail受信を契機にfreee人事労務で自動的に有給申請を起票し、手作業を削減できます。
- データは自動で登録され、承認プロセスもスムーズに。対応漏れ防止が期待できます。
- freee人事労務とGmailを連携することでバックオフィス効率化に貢献できます。
ステップ1：freee人事労務とGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【freee人事労務のマイアプリ連携】
検索窓にfreee人事労務と入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックしてください。
以上で、freee人事労務のマイアプリ連携が完了しました。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する
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■概要
「Gmailでメッセージを受信したらfreee人事労務で有給申請する」ワークフローは、メールをトリガーに自動でfreee人事労務に有給申請を起票します。メール受信からの申請フローをシームレスにつなげることで、作業ミスや申請漏れを減らし、効率的な処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでメッセージを受信したら手動でfreee人事労務に有給申請している総務・人事担当者
- 大量のメールから申請対象を探す作業に手間を感じているバックオフィス担当者
- freee人事労務とGmailの連携で申請プロセスを自動化し、業務負荷を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmail受信を契機にfreee人事労務で自動的に有給申請を起票し、手作業を削減できます。
- データは自動で登録され、承認プロセスもスムーズに。対応漏れ防止が期待できます。
- freee人事労務とGmailを連携することでバックオフィス効率化に貢献できます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「Gmailの特定メールをもとに、freee人事労務で有給申請を作成する」フローボットを設定していきます。
まずは、赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、ラベルを作成してください。今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになります。
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
今回は赤枠のラベルを作成しました。
また、後続のステップで使用するため、Gmailの本文には「取得単位」と「対象日」を記載してください。
「取得単位」は「全休」・「午前休」・「午後休」のいずれかを記載するようにしましょう。
Yoomの画面に移り、必須項目を設定していきましょう！
-
トリガーの起動時間：5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
なお、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
ラベル：入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のラベルを選択。
「テスト」をクリックしてください！テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認できたら「保存する」をクリックします。以上で、トリガー設定は完了です！
ステップ4：テキスト抽出の設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、設定を変更できます。
選択する内容によって、消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される取得した値を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を設定します。
今回はテンプレートを使用しているため、既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
最後に「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：freee人事労務で有給申請を作成する設定
いよいよ最後の設定です！
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきましょう。
-
事業所ID：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
-
対象日：テキスト抽出で取得した値を設定してください。
-
取得単位：こちらも同様にテキスト抽出設定で取得した値を引用して設定してください。
-
申請経路ID：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
他の項目を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
freee人事労務の画面に移動し、実際に反映されているか確認しましょう。
有給申請が作成されましたね！
確認後、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしてください。
以上で、「Gmailに特定のメールが届いたら、freee人事労務で有給申請を作成する」フローの完成です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
freee人事労務を活用したその他の自動化例
Yoomでは、freee人事労務を活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、freee人事労務に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
kintoneからの社員情報自動登録、SmartHRやYoomデータベースとの情報同期、ChatworkやLINEを通じた勤怠・有給申請、入社時の雇用契約書作成、退職時のアカウント削除まで、人事労務の定型業務を包括的に自動化ができます。
これにより、入退社手続きや情報管理の工数を大幅に削減し、労務コンプライアンスを強化します。
Chatworkでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する
試してみる
■概要
Chatworkで受けた有給休暇の申請連絡を、都度freee人事労務に手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや申請漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームへのメッセージ投稿をきっかけに、freee人事労務への有給申請を自動で作成するため、申請業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの連絡を基にfreee人事労務へ手入力している方
- メンバーからの勤怠関連の申請を取りまとめ、管理している方
- 有給申請のプロセスを自動化し、抜け漏れや対応遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkへのメッセージ投稿だけでfreee人事労務への申請が完了するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、申請内容の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Chatworkとfreee人事労務をYoomと連携します。
- トリガーでChatworkの「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能を選択し、「有給」など特定のキーワードを含むメッセージのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」で、Chatworkのメッセージ本文から申請に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「有給申請を作成」のアクションで、抽出した情報をもとに申請を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのようなキーワードが含まれたメッセージを処理の対象とするか、条件を任意に設定・追加することが可能です。
- 「テキストからデータを抽出する」では、Chatworkのメッセージ本文からどのような情報を抜き出すか、プロンプト（指示文）を自由にカスタムできます。
- 「有給申請を作成」では、申請者や期間などの各項目に前段のオペレーションで取得した値を引用・設定できます。
■注意事項
- Chatworkとfreee人事労務をYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新する
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■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを共同編集している部署
・従業員情報を管理している人事担当者
2.freee人事労務を業務で使用している方
・従業員情報を一元管理している人事担当者
・Google スプレッドシートとfreee人事労務の情報を同期させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用していると住所変更や連絡先の変更に伴い、従業員情報を更新する場面が出てきます。
しかし、手作業で対応をしていると更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートを使用することで、Google スプレッドシートの更新情報をfreee人事労務にも自動で反映することができます。
特定の情報が更新される度にフローボットが起動するため、更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
このフローの後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、従業員情報の更新により発生する作業を特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
LINE公式アカウントからメッセージが送信されたら、freee人事労務に残業申請を作成する
試してみる
■概要
LINE公式アカウントからの残業連絡を、都度freee人事労務へ手入力していませんか？
このような手作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントにメッセージが送信されると、AIが内容を解析しfreee人事労務へ自動で残業申請を作成するため、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE公式アカウントとfreee人事労務を利用し、残業申請を手作業で行っている方
- 従業員からの残業連絡の確認やシステムへの入力作業に手間を感じている方
- 残業申請プロセスの抜け漏れをなくし、正確な勤怠管理を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE公式アカウントへのメッセージ送信を起点に、freee人事労務への残業申請作成までを自動化し、手作業による対応時間を短縮します。
- AIによる情報抽出とシステムへの自動入力により、転記ミスや申請漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとfreee人事労務をYoomと連携します。
- トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「Webhookイベントを受けとったら」というアクションを設定します。これにより、LINE公式アカウントにメッセージが送信されるとフローが起動します。
- 次に、分岐アクションで、受け取ったメッセージの内容に応じて処理を分岐させる条件を設定します。
- 続いて、「テキストを抽出する」アクションで、LINE公式アカウントからのメッセージ本文から残業申請に必要な情報（氏名、日付、理由など）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「残業申請の作成」アクションで、AI機能によって抽出された情報を用いて自動で残業申請を作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、条件とするメッセージの内容を任意に設定・追加できます。
- AI機能によるテキスト抽出では、どのような項目を抽出するか（例：申請者名、残業予定日時、残業理由など）やAIへの指示（プロンプト）を、運用ルールに合わせて詳細に設定することが可能です。
- freee人事労務で残業申請を作成する際、申請内容の各項目（従業員、申請日、残業時間、理由など）には、抽出した値を変数として動的に埋め込むことができ、より実態に即した自動化が可能です。
■注意事項
- LINE公式アカウント、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員管理を行う企業
・従業員情報の一元管理に活用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連するファイルの保管に活用している方
・チーム内のメンバーごとにフォルダを作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に必要なファイルの保管を行うために有効的なツールです。
従業員ごとにフォルダを作成することでファイルの保管場所が定められ、ファイルへのアクセス性をスムーズにします。
しかし従業員が入社するごとに手作業で個人フォルダを作成するのは、手間も時間もかかり業務効率の低下につながるかもしれません。
業務にかかる手間を省いて作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、従業員の登録後Dropboxへのフォルダ作成を自動で行うことができます。
フォルダの作成作業を省き自動化することで、作成漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また従業員が入社後すぐにフォルダの使用が可能なため、スムーズに業務に着手することができ業務効率化につなげます。
■注意事項
・freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務で従業員情報が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
freee人事労務で従業員情報が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務を利用して従業員情報の管理を行っているバックオフィス担当者
・freee人事労務を使っているが、従業員情報の更新を見逃してしまうことが多い方
・従業員情報の更新をリアルタイムで把握し、迅速に対応したいと考える方
2.コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、従業員情報の更新をすぐに把握したい方
・人事担当者として従業員情報の更新を一目で把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務とSlackを連携することで、従業員情報の更新をすぐに確認できるというメリットがあります。
これにより、タイムリーな情報把握が可能となり、必要な対応を迅速に実施することができます。
例えば、従業員の住所や口座情報が変更された際もすぐに対応が可能になり、業務の効率化や人事労務の管理精度が向上します。
また、Slackに通知されることで更新された情報を見逃すリスクが低くなります。
情報更新に気づかず変更前の住所宛てに重要な書類を郵送してしまった、といった事態も未然に防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・freee人事労務とSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務で従業員の退職日が追加されたら、Zoomのユーザーアカウントを削除する
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■概要
従業員の退職に伴う手続きは人事労務システムでの更新だけでなく、関連するSaaSアカウントの削除など、多岐にわたる作業が発生しがちです。特にZoomのようなWeb会議ツールのアカウント管理は、セキュリティ面からも迅速な対応が求められますが、手作業では対応漏れや遅延のリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、freee人事労務で退職日が追加されると自動でZoomのユーザーアカウントを削除し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とZoomを利用し、退職者のアカウント削除を手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員の退職処理における情報システム部門や管理部門の作業負荷を軽減したいと考えている方
- 退職時のアカウント削除漏れによるセキュリティリスクを未然に防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務の退職日更新をトリガーにZoomアカウントが自動削除されるため、手作業による運用負荷を減らし、作業時間を短縮することができます。
- 手作業によるアカウント削除の遅延や漏れを防ぎ、不要なライセンスコストの発生や情報セキュリティリスクの低減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」アクションを設定します。このトリガーは、freee人事労務側で従業員情報に何らかの変更があった場合にフローを起動させます。
- 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知した更新があった従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ここで、取得した従業員情報の中に「退職日」が入力されているかどうかを条件とし、退職日が入力されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ユーザー情報を取得」アクションを設定します。freee人事労務から取得した従業員のメールアドレスなどをキーにして、該当するZoomユーザーの情報を特定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ユーザーを削除」アクションを設定し、前段で取得したZoomユーザーの情報に基づいて、対象のユーザーアカウントを自動で削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、freee人事労務から取得した従業員データ内の「退職日」フィールドが空でないことを条件に設定することで、退職手続きが必要な従業員データのみを対象にフローを進行させることが可能です。
- Zoomの「ユーザーを削除」アクションでは、削除対象とするユーザーの特定に、前段のfreee人事労務から取得した従業員データのメールアドレスや社員番号といった情報を変数として活用します。これにより、正確かつ効率的に対象ユーザーのアカウント削除を実行できます。
■注意事項
- freee人事労務、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
freee人事労務で更新された従業員情報をSmartHRに反映する
試してみる
■概要
従業員情報の更新は、人事労務管理において正確性が求められる重要な業務ですが、freee人事労務とSmartHRの両方を利用している場合、それぞれに情報を手作業で反映させるのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすくなるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、freee人事労務で従業員情報が更新された際に、その内容を自動でSmartHRに反映させることができ、これらの課題を解消し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とSmartHR間で従業員情報を手作業で同期している人事労務担当者の方
- 従業員情報の更新作業における入力ミスや漏れを減らしたいと考えている管理部門の方
- 人事関連システムのデータ連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務での情報更新後、SmartHRへの情報反映が自動で行われるため、二重入力の手間や作業時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定し、フローが自動で開始されるようにします。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報を取得」アクションを設定し、更新された具体的な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、取得した情報を用いてSmartHR側の従業員データを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRに従業員情報を更新する際、どの項目にどの情報を反映させるかを柔軟に設定できます。例えば、freee人事労務から取得した特定の情報（部署名や役職など）を変数としてSmartHRの対応する項目にマッピングしたり、必要に応じて固定値を入力したりすることが可能です。これにより、ユーザーの運用に合わせた情報連携を実現できます。
■注意事項
- freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで特定条件のレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録する
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■概要
kintoneに新しい社員情報が登録されるたび、freee人事労務にも手作業で情報を入力していませんか。このような二度手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを利用すれば、kintoneで特定条件のレコードが登録された際にfreee人事労務へ社員情報を自動で登録できるため、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee人事労務間で社員情報を手入力しており、作業負荷を感じている方
- 社員情報の登録作業で、入力ミスや二重登録などのヒューマンエラーを減らしたい方
- 定型的な社員登録業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録後、freee人事労務への社員情報登録が自動で行われるため、手作業の時間を削減し、作業効率を高めることができます。
- 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee人事労務をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定して、特定の条件でレコードが登録された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコード情報に基づいて、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員の作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに新しい従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、kintoneから取得したレコードのどの項目を使い、どのような条件（例：特定の部署や役職など）でfreee人事労務への登録処理を行うか、自由に分岐条件をカスタマイズしてください。
- freee人事労務に従業員を作成するアクションでは、kintoneから取得した情報をどの項目にマッピングするかの設定に加え、固定値を入力したり、Yoomの変数機能を利用して動的な情報を埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- kintone、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
freee人事労務で従業員情報が作成されたら、Google スプレッドシートで雇用契約書を作成する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務を利用し、雇用契約書の作成を手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員情報の転記ミスを防ぎ、正確な雇用契約書を自動で生成したいと考えている方
- 入社手続き全体の効率化を進め、コア業務により集中したいバックオフィス責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への情報登録を起点に雇用契約書が自動生成されるため、書類作成にかかっていた時間を短縮し、他の重要な業務に注力できます。
- 手作業による情報転記のプロセスがなくなることで、従業員情報の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した従業員情報を元に雇用契約書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類を発行するオペレーションでは、雇用契約書の雛形として、あらかじめ用意した任意のGoogle スプレッドシートのファイルを設定できます。
- Google スプレッドシートの雛形に対し、freee人事労務から取得した従業員名や住所といった情報をどのセルに出力するかを自由に指定できます。
- 契約日など、毎回同じ情報を記載する項目については、固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、freee人事労務とYoomを連携してください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
定期的に、freee人事労務の事業所一覧をYoomデータベースに自動連携する
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■概要
freee人事労務で管理している事業所一覧を、他のデータベースへ手作業で転記していませんか？定期的な更新は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee人事労務から事業所一覧を自動で取得し、Yoomのデータベースへスムーズに連携できます。これにより、手作業による更新の手間を省き、常に正確な情報を管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務の事業所一覧を定期的に出力し、手作業で管理している方
- 複数の事業所情報を一元管理し、データの連携を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記の手間やヒューマンエラーの削減に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にfreee人事労務の事業所一覧を自動で取得し連携するため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保てます
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務をYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでfreee人事労務の「事業所一覧の取得」アクションを設定します
- 続いて、取得した事業所一覧のデータに対し、「処理繰り返し」アクションを設定します
- 最後に、繰り返し処理の中でYoomデータベースの「レコードを更新する」アクションを設定し、各事業所の情報をデータベースに反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、このワークフローを実行する頻度や日時を任意で設定してください
- 繰り返し処理の設定では、freee人事労務から取得した事業所一覧のデータをもとに、処理の条件を任意で設定できます
- Yoomデータベースへの連携先として、利用環境に応じたプロジェクト、データベース、テーブルを任意で指定してください
■注意事項
- freee人事労務とYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
freee人事労務への有給申請を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員からの申請内容の転記作業が不要になり、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒な手作業から解放され、従業員のエンゲージメント向上施策や採用活動といった、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：申請内容に不備があった場合はどうなる？
A：申請内容に不備があった場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
Q：Gmail以外の方法で申請を受け付けられる？
A：はい、可能です。SlackやChatworkなどご自身が利用しているアプリをトリガーに設定することで、実現できます。
※Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：申請メールのフォーマットは自由で良い？
A：はい、フォーマットは自由ですが、freee人事労務のAPI接続設定画面で設定する「取得単位」と「対象日」の2項目を必ずメール本文に記載してください。
この2つの情報があれば、freee人事労務で有給を申請することができます。
