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「従業員からの有給申請メールを確認して、freee人事労務に手入力するのが面倒…」
「他の業務と並行していると、申請を見落としたり、入力ミスをしてしまったりすることがある…」
このように、freee人事労務への有給申請登録に関する手作業に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">従業員からの申請メールをトリガーに、freee人事労務へ自動で有給申請を作成できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な人事戦略の立案や制度設計といった業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">freee人事労務での有給申請を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailに特定のメールが届いた際に、freee人事労務に有給申請を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／freee人事労務
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【freee人事労務のマイアプリ連携】
検索窓にfreee人事労務と入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックしてください。
以上で、freee人事労務のマイアプリ連携が完了しました。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここからは、「Gmailの特定メールをもとに、freee人事労務で有給申請を作成する」フローボットを設定していきます。
まずは、赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、ラベルを作成してください。今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになります。
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
今回は赤枠のラベルを作成しました。
また、後続のステップで使用するため、Gmailの本文には「取得単位」と「対象日」を記載してください。
「取得単位」は「全休」・「午前休」・「午後休」のいずれかを記載するようにしましょう。
Yoomの画面に移り、必須項目を設定していきましょう！
「テスト」をクリックしてください！テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認できたら「保存する」をクリックします。以上で、トリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、設定を変更できます。
選択する内容によって、消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される取得した値を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を設定します。
今回はテンプレートを使用しているため、既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
最後に「保存する」をクリックしてください。
いよいよ最後の設定です！
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきましょう。
他の項目を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
freee人事労務の画面に移動し、実際に反映されているか確認しましょう。
有給申請が作成されましたね！
確認後、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしてください。
以上で、「Gmailに特定のメールが届いたら、freee人事労務で有給申請を作成する」フローの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Yoomでは、freee人事労務を活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、freee人事労務に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
kintoneからの社員情報自動登録、SmartHRやYoomデータベースとの情報同期、ChatworkやLINEを通じた勤怠・有給申請、入社時の雇用契約書作成、退職時のアカウント削除まで、人事労務の定型業務を包括的に自動化ができます。
これにより、入退社手続きや情報管理の工数を大幅に削減し、労務コンプライアンスを強化します。
freee人事労務への有給申請を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた従業員からの申請内容の転記作業が不要になり、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、人事担当者は面倒な手作業から解放され、従業員のエンゲージメント向上施策や採用活動といった、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：申請内容に不備があった場合はどうなる？
A：申請内容に不備があった場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
Q：Gmail以外の方法で申請を受け付けられる？
A：はい、可能です。SlackやChatworkなどご自身が利用しているアプリをトリガーに設定することで、実現できます。
※Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：申請メールのフォーマットは自由で良い？
A：はい、フォーマットは自由ですが、freee人事労務のAPI接続設定画面で設定する「取得単位」と「対象日」の2項目を必ずメール本文に記載してください。
この2つの情報があれば、freee人事労務で有給を申請することができます。
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