・
Google スプレッドシートは、データの整理や管理に優れたツールとして、多くの企業で利用されています。
そんなGoogle スプレッドシートにGaroonを連携することで、スケジュール管理や情報共有がさらに効率的になるのではないでしょうか。
この記事ではGoogle スプレッドシートとGaroonの連携メリットだけでなく、ノーコードでアプリの一元管理ができるYoomを使用した連携方法を画像付きでご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとGaroonを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートとGaroonを連携するメリット
メリット1:スケジュール管理の効率化
たとえばGoogle スプレッドシートでタスクの進行状況を更新するたびに、その情報が自動的にGaroonのカレンダーにも反映されるように設定するとします。
この自動化により、各チームメンバーは最新のスケジュールをGaroonで確認できるので、プロジェクト全体の進行状況を正確に把握できます。
また、タスクの変更が素早くスケジュールに反映されるため、迅速な対応が可能になり、チーム全体の時間管理がより効率的になるでしょう。
メリット2:データの一元管理
Google スプレッドシートで行が更新されたらGaroonの予定も更新する設定をすることで、データの一元管理が可能です。
たとえば営業チームがGoogle スプレッドシートでクライアントとのミーティング情報を入力・更新した場合、その情報が自動的にGaroonのカレンダーにも追加されます。
これにより、複数のツールを使って情報を管理する必要がなくなり、すべての情報を一箇所で管理できるようになります。
また、情報が一元化されることで、営業担当者は最新のクライアント情報やミーティングスケジュールを容易に確認できるので、混乱や情報の行き違いが減少するでしょう。
Google スプレッドシートとGaroonを連携してできること
Google スプレッドシートとGaroonのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで行が更新されたらGaroonの予定も更新する
Google スプレッドシートで行が更新されたらGaroonの予定も更新するフローです。
手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止できるため、チーム内の認識を統一し、業務をスムーズに進めることができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGaroonで予定を登録する
Google スプレッドシートで行が追加されたらGaroonで予定を登録するフローです。
手動によるGaroonへの登録作業が不要となるため、業務の効率化を図ることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、予定日が近くなったら特定のメンバーにリマインダーを出すことも可能です。
Google スプレッドシートとGaroonの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle スプレッドシートとGaroonを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Garoon
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1:マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
Garoonのマイアプリ連携
入力欄にGaroonと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
「アカウント名」「ログイン名」「パスワード」を、注釈を確認し入力しましょう。
最後に「追加」を押してください。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3:トリガーの設定
まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
確認できたら、Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用シートを作成しましょう。
作成する内容は、架空の情報でOKです。
作成が完了したら、Yoom画面に戻って以下の設定をしてください。
「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
「テーブルの範囲(始まり)」→作成したシートに合わせて入力
「テーブルの範囲(終わり)」→作成したシートに合わせて入力
※項目が終わっている列のアルファベットを指定
「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。どの列を指定するかは任意で設定してください。
「更新を検知したい列」→更新を検知する列の列名を設定
※こちらで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動します。
入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。
成功すると下記のような画面になるので参考にしてみてください。
ここのアウトプット(取得した値)は、後述のGaroonの設定で使用できます。
詳細設定では同時起動の設定が可能です。必要に応じて設定してみてください。
設定に問題がなければ「保存する」で最初の画面に戻りましょう。
ステップ4:アクションの設定
次に「【スケジュール】予定を更新」を選択してください。
連携するアカウント情報を入力します。
以下の画面が表示されるので、必須項目を中心に埋めていきましょう。
さきほどのアウトプット(取得した値)を利用することで簡単に設定できます。
※{{予定メニュー}}←アウトプット(取得した値)はこのように表示されます。
スクロールして、他にも必要な項目があれば入力してください。
先ほどと同様にGoogle スプレッドシートのアウトプット(取得した値)を利用できます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
成功すると予定が更新されるので、Garoonも確認してみてください。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
これで「Google スプレッドシートで行が更新されたらGaroonの予定も更新する」の設定はすべて完了になります。おつかれさまでした！
GaroonのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合
先ほどは、Google スプレッドシートからGaroonへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGaroonからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合もあるでしょう。
Yoomにはこうした逆方向の自動化を手軽に実現できるテンプレートも用意されているので、ぜひ活用してみてくださいね！
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
データ分析や可視化を容易に行うことができ、更にGoogle スプレッドシートはチームメンバー間での共有も容易なため、情報伝達の効率化にも貢献します。
その他のGoogle スプレッドシートとGaroonを使った自動化の例
他にもGoogle スプレッドシートとGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートを活用した自動化により、広告レポートや経費申請、フォーム回答、顧客・リード情報の管理などを効率化できます。
例えば、データを自動でスプレッドシートに集約し、Slack通知やSalesforce・楽楽販売・ジョーシスへの登録など他システムへの連携も可能です。
営業担当者やバックオフィスの作業負荷を軽減できる運用に有効です。
Garoonを使った自動化例
Garoonの自動化を導入することで、予定登録やワークフロー承認後の通知・他システム連携を効率化できます。
例えば、予定が登録されたらSlackやMicrosoft Teamsに通知したり、HubSpotやkintoneにデータを追加、契約書作成後にクラウドサインやDocusignで送付することも可能です。
営業やバックオフィスの作業負荷を軽減できます。
まとめ
この記事では、Google スプレッドシートで行が更新されたらGaroonの予定も更新する方法を画像付きで詳しく解説しました。
この連携により、Google スプレッドシートでのタスクの変更が素早くGaroonのスケジュールに反映されるため、スケジュール管理が効率的になるでしょう。
また、情報が一元管理されることで、各チームメンバーは常に最新のスケジュールを確認でき、業務の進捗がスムーズになるはずです。
Yoomを使用することでプログラミングの知識がなくても簡単にアプリを連携ができるので、この記事を参考にしてGoogle スプレッドシートとGaroonの連携にチャレンジしてみてください！
Q：複数人で同じフローを管理・編集できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは 「ライセンスを持つユーザーがメンバーをワークスペースに招待する」 仕組みになっており、招待されたメンバーはフローの作成や編集が可能です。
詳しくは以下ページをご確認ください。
Q：特定の条件を満たす予定だけを連携できますか？
A：
可能です！
「行が更新されたら」トリガーの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の条件を満たす予定だけを自動化できるようになります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.avif)
.png)
.avif)
