【ノーコード】Garoonで承認されたワークフローを自動でGoogle スプレッドシートに転記する方法

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているGaroonとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Garoonと検索してください。
必須項目の設定をお願いします。

• アクセストークン: 例)ログイン名→example＠ex.com　パスワード→1234111の場合、「example＠ex.com:1234111」をbase64でエンコードしてください。

続いて、Google スプレッドシートを連携しましょう。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

マイアプリに先ほどのアプリが表示されたら連携完了です。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「ワークフローが承認されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

• 申請フォームID:Garoon内右上歯車マーク→Garoon システム管理→各アプリケーションの管理→ワークフロー→申請フォームの一覧の順に進みます。
  

申請フォームの一覧が出るので、今回は有給休暇をサンプルに使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックします。

以下の画面が出たら、Webブラウザのアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、それをフローボット内申請フォームIDに入力します。
入力出来たらテストします。

Garoonのアウトプットが取れるので、Google スプレッドシートに自動転記したい項目をシートのヘッダーとして入力しておきましょう。

次に「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、必須項目を設定して次に進みます。

追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどGoogle スプレッドシートにヘッダーを作成したので、それに合致するアウトプットを組み込んでいきましょう。
以下のようにアウトプットを選択できます。

全部選択するとこんな感じです。

選択し終わったらテストします。
Google スプレッドシートを確認してみましょう。

無事に登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

その他GaroonとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

1.Garoonにアクセスしなくても、Google スプレッドシートの情報を引用し、スケジュールを自動で追加してくれます。スケジュールの登録漏れを防げます。

2.SMSを活用することで、オフィスにいなくてもワークフローの承認を確認できます。緊急性の高いワークフローに限定することで、対応の優先順位を判断する手間がなくなります。

3.Google スプレッドシートの情報を引用し、カオナビの従業員情報も更新してくれます。それぞれのアプリで情報更新する必要がなくなります。

まとめ

今回は「Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを登録する」フローボットを紹介しました。
GaroonとGoogle スプレッドシートを連携すると、転記時間の短縮と入力ミスの防止が期待できそうです。
Yoomを利用すればノーコードでアプリ連携ができるので、専門知識がなくても簡単に今回のような自動化が導入できます。
ぜひ、この記事を参考にして、GaroonとGoogle スプレッドシートの連携を試してみてください。

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