Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加する

■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行手続きは、複数のツールへの情報登録が必要で手間がかかるのではないでしょうか。特に、Garoonで入社申請を承認した後に、Google Workspaceに従業員アカウントを手作業で作成する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでの申請承認をきっかけに、Google Workspaceへの従業員アカウント追加を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GaroonとGoogle Workspaceを併用し、入社時のアカウント発行を手作業で行っている方
• アカウント情報の入力ミスや作成漏れを防ぎ、従業員管理を効率化したい情シス部門の方
• 入社手続きに関する定型業務を自動化し、人事・総務担当者の負担を軽減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Garbonでの申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceに従業員が追加されるため、アカウント発行にかかる作業時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記が不要になることで、氏名や所属などの入力間違いや、アカウントの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGaroonを選択し、特定の申請が承認されたらフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Garoonの申請情報から氏名や部署など、アカウント作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、抽出した情報をもとに従業員アカウントを自動で作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Garoonのトリガー設定では、「入社申請」など特定の申請書のみを対象にフローボットを起動するよう条件を絞り込むことが可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、Garoonの申請内容から氏名や部署など、Google Workspaceのアカウント作成に利用したい項目を任意に指定して抽出できます。
• Google Workspaceに従業員を追加する際、氏名やメールアドレス、所属部署といった各項目に、Garoonの申請から取得した情報を組み込んで自動で設定できます。

■注意事項

• Garoon、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。