GaroonとGoogle Workspaceを連携して、Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法

ステップ1：GaroonとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

まずGaroonとGoogle WorkspaceをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、GaroonとGoogle Workspaceを検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Garoonの場合＞

・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認ください。

＜Google Workspaceの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。

・連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックします。

・「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ステップ2：テンプレートをコピー

GaroonとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3：トリガーとなるGaroonの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローでは、Garoonで入社申請が承認されると、トリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。

3.Garoonと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、サブドメイン、申請フォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。従業員情報をGoogle Workspaceにすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※申請フォームIDの設定方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

5.テストが成功すると、アウトプットにGaroonから取得した情報が表示されます。
アウトプットの「申請項目1」「申請項目2」などの項目を任意の名称へ変更し、保存します。
※項目名の変更方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ4：Google Workspaceの設定

最後に、Google Workspaceのグループに従業員情報を登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する グループにメンバーを追加」をクリックします。

2.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.グループキー、追加するメンバーのメールアドレス、権限を設定してテストを行います。
※グループキー、追加するメンバーのメールアドレスは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ワークフローが承認されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）
※このフローでは、Garoonでグループキーと追加するメンバーのメールアドレスが申請されている前提となります。

4.テストが成功すると、Google Workspaceに従業員情報が登録されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Garoonで入社申請が承認されるたびにGoogle Workspaceのグループに従業員が自動で追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する

Google Workspaceに登録された従業員情報を、自動でSmartHRに登録できます。
この連携により登録作業を削減でき、従業員情報が一元管理できるため、管理負担が軽減し、ツール間のデータ整合性が向上するでしょう。

2.Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

Google Workspaceへの登録が完了した従業員にGmailを自動送信できます。
この連携では、登録作業の完了に合わせて従業員に連絡するプロセスを自動化できるため、業務の効率化が期待できます。

3.Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する

Google Workspaceに従業員が登録されたことをSlackに自動通知できます。
これにより、通知漏れを削減し、関係者への円滑な報告が可能になるでしょう。

まとめ

Garoonで承認された従業員情報を手動でGoogle Workspaceに登録する作業は、担当者の負担や登録漏れ、タイムラグが課題になりがちです。
しかし、連携によりGaroonで承認された従業員情報がGoogle Workspaceに自動登録されれば、課題解決につながり、業務の効率化が期待できます。
GaroonとGoogle Workspaceの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
プログラミング知識がなくても簡単に導入できるため、本記事を参考にして業務の効率化を図ってみてください。