Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理は、迅速かつ正確さが求められる一方、手作業での対応には手間や入力ミスがつきものです。特にGaroonでの申請承認後、Google Workspaceのグループへ手動でメンバーを追加する作業は、担当者の負担となり得ます。このワークフローは、Garoonでの承認アクションを起点として、Google Workspaceのグループに従業員を自動で追加し、こうした入社手続きの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GaroonとGoogle Workspaceを用いて入社手続きを行っている人事・総務担当者の方
• 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、効率化を目指す情報システム部門の方
• 入社手続き全体のフローを見直し、自動化による業務改善を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Garoonでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報入力が不要になることで、メールアドレスの入力間違いやグループへの追加漏れといった、ヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGaroonの「ワークフローが承認されたら」アクションを設定し、フローを起動するきっかけとなる申請フォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションで再度Garoonの「ワークフローが承認されたら」アクションを設定し、トリガーで検知したワークフローの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、Garoonから取得した従業員の情報を連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのオペレーション設定では、追加対象のグループを任意で指定することが可能です。
• Garoonから取得した情報（氏名やメールアドレスなど）を、Google Workspaceのどの項目に割り当てるかを自由にマッピングして設定できます。

■注意事項

• GaroonとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。