GAS不要！kintoneとGoogleスプレッドシートを連携した業務効率化の方法

GASを使わずにGoogleスプレッドシートとkintoneを連携してデータの受け渡しを実現する方法を解説します。

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Googleスプレッドシートとkintoneを日々の仕事で使っている方は、お互いの情報が自動で更新されたらいいなと一度は思ったことがあるはずです！

でも、そのためには難しいプログラミング知識が必要…と尻込みしていた方もいるでしょう。

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Yoomを使えば、GASの難しい設定も不要です。

アカウントの連携・手順通りに必要な字情報を入れていくだけであっという間にGoogleスプレッドシートとkintoneの連携が完了しちゃいます。

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是非参考にしてみてください！

GASとは

GASとはGoogle Apps Scriptsの略で、Googleが提供しているプログラミング言語です。

Googleが提供しているアプリ同士を連携させることができるメリットがある一方で、ある程度プログラミングの知識がないと扱いが難しい点がデメリットです。

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メリット・デメリットそれぞれについて詳しくお伝えします。

GASを利用するメリット

【メリット】

• 環境の用意が不要
• 他言語に比べて学習がしやすい

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プログラミング言語にはHTMLやPythonなどがありますが、GASは他の言語に比べて圧倒的にわかりやすく習得しやすいのが大きなメリットです。

また、ブラウザに直接コードを打ち込むだけなので環境の用意がいらないこともメリットの1つといえますね。

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GASを利用するデメリット

【デメリット】

• プログラミングの知識がゼロだと設定に時間がかかる
• Googleに依存している

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学習しやすいとはいえ、プログラミングの知識がゼロの人にとってはハードルが高く設定が難しいことが一番のデメリットです。

さらに、Googleが提供している機能なので万が一Googleが撤退して今ったら今までの設定が無くなってしまう…という危険もあるので注意が必要です。

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少なからずプログラミングの知識が必要でプラットフォームに依存しているGASを使わずにアプリを作ることができれば…簡単に他のツールと連携ができれば…それが一番だと思いませんか？

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kintoneとは

kintone (キントーン)とは、サイボウズ社が提供しているクラウドサービスの名称です。

コードを書かなくても、顧客管理やスケジュール管理などの業務に必要なアプリを作ることができます。

Googleスプレッドシートとkintoneを連携すると実現できること

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すると、日々の業務を効率的に進めることが可能です。

それぞれのデータを自動更新で集計・可視化することで後からの分析もしやすくなります。

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Googleスプレッドシートとkintoneを連携するメリット

Googleスプレッドシートとkintoneを連携すると、業務上で多くのメリットがあります。

• データ管理の一元化
• 確認漏れや期日切れの確認が楽になる
• プログラミングスキルがなくてもカスタム可能

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日々の業務でたくさんの情報を扱う人にとっては、データが一括で管理出来ればそれだけで大きなメリットになり得ます。

コミュニケーションツールと、データ管理のためのツールと、各社が使っているツールと…など使っているツールが増えれば増えるだけ管理する側には負担になります。

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kintoneならコミュニケーションにもなり、プログラミングの知識がなくても情報管理に必要なアプリを作ることができます。

そして、スプレッドーシトと連携することで全ての情報を1つにまとめてそれぞれの相手に共有することができます。

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kintoneのリマインド機能を活用してGoogleスプレッドシートに取り込んだ際に一眼で和k流用に設定しておきましょう。

「期日まで○日」ならセルを赤く「期日前日」ならセルを黄色くなる様に設定しておけば期日管理も楽になりますね。

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kintoneからGoogleスプレッドシートの連携でできることは？

kintoneからGoogleスプレッドシートに連携してできる様になることの一例は以下の通りです。

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• 条件を満たしたレコードを抽出してGoogleスプレッドシートに保存する
• kintoneの売り上げデータをGoogleスプレッドシートに自動更新で入力する
• kintone見積書からGoogleスプレッドシートに出力する

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kintoneですくいあげたデータをGoogleスプレッドシートにまとめるという使い方がメインです。

データをGoogleスプレッドシートにまとめることで、表やグラフなどの可視化がしやすく共有しやすくなると仕事の効率も上がりますね。

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Googleスプレッドシートからkintoneの連携でできることは？

Googleスプレッドシートかkintoneに連携してできる様になることの一例は以下の通りです。

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• スプレッドーシートに記入された内容をkintoneのアプリに自動登録
• 複数のシートに記載された内容をkintoneに一括集計

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複数の相手に同じシートを渡して、それぞれの情報をkintoneアプリで自動で一括集計できればわざわざ確認する必要もなく簡単に情報をまとめることができますね。

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ノーコードツールYoomを用いてGASを使わずにスプレッドシートとkintoneを連携してみる。

Yoomは業務上の様々な作業の自動化をアプリ連携によって実現することができる次世代のRPA (Robotic Process Automation)です。

プログラミングの知識がなくてもノーコードでアプリの連携をするとが可能なので、誰でもすぐに業務効率を上げることができます。

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100以上のアプリを連携させることで、業務効率の可能性は無限大です！

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kintoneに登録されたレコードをGoogleスプレッドシートに自動登録する方法

ここからは、実際にkintoneとGoogleスプレッドシートを連携流方法をご紹介します！

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kintoneのアカウント連携をする

まずはkintoneのアカウント連携をしましょう。

赤枠の部分の＋ボタンからお持ちのkintoneアカウントと連携させることができます。

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kintoneをマイアプリ登録していない方はこちらから登録をしてから連携をしてください。

連携にはサブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3つの情報が必要です。

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情報の取得方はこちらを参考にしてください。

連携がうまくいくと、kintoneに登録しているメールアドレスが表示され、「次へ」のボタンが押せる様になります。

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アプリトリガーのAPI接続設定

続いて、kintoneのレコードについての情報を登録していきます。

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サブドメインとアプリIDの情報をURLから取得し、入力してください。

「テスト」ボタンを押し成功したら「保存をする」ボタンを押して次へ進んでください。

※テストをせずに起動してエラーが出るとタスクを消費してしまうので必ずテストで成功してから起動させる様にしてください！

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エラーが出た場合は書かれている内容に応じて修正してください。

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Googleスプレッドシートのデータベース連携

続いてGoogleスプレッドシート側の設定を行います。

アカウントを連携していない場合は、kintoneと同様に連携するアカウント情報を追加してください。

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データを使いたいGoogleスプレッドシートを開き、必要な情報を入力します。

URLの情報と、シートの名前・反映させる範囲を指定します。

「次へ」ボタンを押してエラーが出なけれOKです！

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次へ進むと、スプレッドシートのセルの内容がレコードの値として表示されているはずです。

(画像はサンプルです。)

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ここで各項目にアプトプットで取得した値を入力し「保存する」ボタンで設定は完了です！