GAS不要！kintoneとGoogle スプレッドシートを連携した業務効率化の方法

アプリトリガーのAPI接続設定

続いて、kintoneのレコードについての情報を登録していきます。

サブドメインとアプリIDの情報をURLから取得し、入力してください。
「テスト」ボタンを押し成功したら「保存をする」ボタンを押して次へ進んでください。

※テストをせずに起動してエラーが出るとタスクを消費してしまうので、必ずテストで成功してから起動させる様にしてください！

エラーが出た場合は書かれている内容に応じて修正してください。

Google スプレッドシートのデータベース連携

続いてGoogle スプレッドシート側の設定を行います。
アカウントを連携していない場合は、kintoneと同様に連携するアカウント情報を追加してください。

データを使いたいGoogle スプレッドシートを開き、必要な情報を入力します。
URLの情報と、シートの名前・反映させる範囲を指定します。

「次へ」ボタンを押してエラーが出なければOKです！

次へ進むと、スプレッドシートのセルの内容がレコードの値として表示されているはずです。
(画像はサンプルです。)

ここで各項目にアプトプットで取得した値を入力し「保存する」ボタンで設定は完了です！

Google スプレッドシートの情報をkintoneに連携する方法

続いては、Google スプレッドシートからkintoneに連携しする方法をご紹介します。
今回のフローでは、毎日決まった時間にフローが始まり、情報を取得・自動更新することができます。

実行時間の設定

トリガジュールで起動する様に設定するので、いつのタイミングでフローボットを起動させたいのか決めましょう。

• 毎月何日の何時から
• 何曜日の何時から
• Cron設定

上記３種類でスケジュールを設定できます。
Cron設定についての詳細はこちらから確認してみてください。

Google スプレッドシートの連携とアクションを設定

連携するアカウント情報を設定し、アクションを選びます。
選択できるアクションは以下の通りです。

API接続設定

まずはGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
スプレッドシートID・シート名・範囲・方向を設定し「テスト」ボタンを押します。

範囲に関して、1列目(または1行目)に項目名が入力されている場合は2列目(または2行目)から範囲を設定してください。

コマンドオペレーションの設定変更は不要です！

Google スプレッドシート側のデータベースの連携

アプリ連携をした後に、スプレッドシートIDなどの設定を行います。
「次へ」ボタンを押してエラーが出なければ次の設定に進みましょう！

データベース操作の詳細設定

取得したいレコード条件を入力していきます。
今回の場合は列ごとに情報を取得し反映させていくので、列のどの項目に沿って情報を取得してくのかを設定します。

今回Google スプレッドシートで取得した情報かこちらです。
ID列ごとに全ての項目を取り込んでいることが分かるかと思います。

データベースの設定についてわからないことがあればこちらのページを確認してみてください。

kintone側のデータベース連携

kintoneの連携するアカウントを追加し、連携するkintoneのアプリIDをそれぞれ入力し「次へ」ボタンを押します。

kintoneデータベースの詳細設定

次に、取得したアウトプット情報をkintone側の反映させたい内容とリンクさせていきます。

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テストボタンを押して、成功すればkintone側にスプレッドシートの情報が反映されているはずです。

情報更新するGoogle スプレッドシートのデータベース連携

Google スプレッドシートの連携は、前のやり方と同じです！
必要な情報を入力し、「テスト」ボタンを押しましょう。

データベース操作の詳細設定

続いて、シート内の詳細設定です。

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こちらの設定も、1つ前の手順と同様に入力していきます。

スケジュールトリガーをオンにして完了！

全ての行程にエラーが出ていないことを確認して、スケジュールトリガーをオンにすれば全ての設定は完了です！
お疲れ様でした！

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kintoneやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍kintoneとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加したり、kintoneから1クリックで請求書を発行しメールで送付したりすることもできます。
また、毎日特定の条件に合致するレコードをkintoneで検索し、Google スプレッドシートに追加する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをChatworkやSlackなどに自動で通知します。

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。

ワークフローが承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに登録する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートとkintoneを連携するメリット

Google スプレッドシートとkintoneを連携すると、業務上で多くのメリットがあります。

• データ管理の一元化
• 確認漏れや期日切れの確認が楽になる
• プログラミングスキルがなくてもカスタム可能

日々の業務でたくさんの情報を扱う人にとっては、データが一括で管理できればそれだけで大きなメリットになり得ます。
例えば、コミュニケーションツール、データ管理のためのツール、各社が使っているツール…など、使っているツールが増えれば増えるだけ管理する側には負担になりますよね。

kintoneならコミュニケーションツールにもなり、プログラミングの知識がなくても情報管理に必要なアプリを作ることができます。そして、Google スプレッドシートと連携することで全ての情報を1つにまとめてそれぞれの相手に共有するのも簡単です。

kintoneのリマインド機能を活用してGoogle スプレッドシートに取り込んだ際に一目で分かるように設定しておきましょう。
「期日まで○日」ならセルを赤く「期日前日」ならセルを黄色くなる様に設定しておけば期日管理も楽になりますね。

kintoneからGoogle スプレッドシートの連携でできることは？

kintoneからGoogle スプレッドシートに連携してできるようになることの例は以下の通りです。

• 条件を満たしたレコードを抽出してGoogle スプレッドシートに保存する
• kintoneの売り上げデータをGoogle スプレッドシートに自動更新で入力する
• kintone見積書からGoogle スプレッドシートに出力する

kintoneですくいあげたデータをGoogle スプレッドシートにまとめるという使い方がメインです。
‍データをGoogle スプレッドシートにまとめることで、表やグラフなどを可視化、共有しやすくなると仕事の効率も上がりますね。

Google スプレッドシートからkintoneの連携でできることは？

Google スプレッドシートかkintoneに連携してできる様になることの例は以下の通りです。

• スプレッドーシートに記入された内容をkintoneのアプリに自動登録
• 複数のシートに記載された内容をkintoneに一括集計

複数の相手に同じシートを渡して、それぞれの情報をkintoneアプリで自動で一括集計できればわざわざ確認する必要もなく簡単に情報をまとめることができますね。

まとめ

kintoneとGoogle スプレッドシートの連携を活用すると、業務の幅が広がることがお分かりいただけたでしょうか？
自動転記ができれば、莫大な情報を手入力する手間もなくなりミスや漏れを減らすことができます。
Yoomを使えばノーコードで簡単に導入可能です。どれぐらい仕事が効率的になるのか気になる方は是非一度試してみてくださいね！