GAS不要！kintoneとGoogleスプレッドシートを連携した業務効率化の方法

[Yoomとは]

kintoneに登録されたレコードをGoogleスプレッドシートに自動登録する方法

Yoomは業務上の様々な作業の自動化をアプリ連携によって実現することができる次世代のRPA (Robotic Process Automation)です。
プログラミングの知識がなくてもノーコードでアプリを連携することができます。
100以上のアプリを連携させることで、業務効率化の可能性は無限大です！

ここからは、実際にkintoneとGoogleスプレッドシートを連携する方法をご紹介します！

kintoneのアカウント連携をする

まずはkintoneのアカウント連携をしましょう。

赤枠の部分の＋ボタンからお持ちのkintoneアカウントと連携させることができます。
kintoneをマイアプリ登録していない方は登録してから連携してください。

連携にはサブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3つの情報が必要です。
情報の取得方はこちらを参考にしてください。

連携がうまくいくと、kintoneに登録しているメールアドレスが表示され、「次へ」のボタンが押せるようになります。

アプリトリガーのAPI接続設定

続いて、kintoneのレコードについての情報を登録していきます。

サブドメインとアプリIDの情報をURLから取得し、入力してください。
「テスト」ボタンを押し成功したら「保存をする」ボタンを押して次へ進んでください。

※テストをせずに起動してエラーが出るとタスクを消費してしまうので、必ずテストで成功してから起動させる様にしてください！

エラーが出た場合は書かれている内容に応じて修正してください。

Googleスプレッドシートのデータベース連携

続いてGoogleスプレッドシート側の設定を行います。
アカウントを連携していない場合は、kintoneと同様に連携するアカウント情報を追加してください。

データを使いたいGoogleスプレッドシートを開き、必要な情報を入力します。
URLの情報と、シートの名前・反映させる範囲を指定します。

「次へ」ボタンを押してエラーが出なければOKです！

次へ進むと、スプレッドシートのセルの内容がレコードの値として表示されているはずです。
(画像はサンプルです。)

ここで各項目にアプトプットで取得した値を入力し「保存する」ボタンで設定は完了です！

Googleスプレッドシートの情報をkintoneに連携する方法

続いては、Googleスプレッドシートからkintoneに連携しする方法をご紹介します。
今回のフローでは、毎日決まった時間にフローが始まり、情報を取得・自動更新することができます。

実行時間の設定

トリガジュールで起動する様に設定するので、いつのタイミングでフローボットを起動させたいのか決めましょう。

• 毎月何日の何時から
• 何曜日の何時から
• Cron設定

上記３種類でスケジュールを設定できます。
Cron設定についての詳細はこちらから確認してみてください。

Googleスプレッドシートの連携とアクションを設定

連携するアカウント情報を設定し、アクションを選びます。
選択できるアクションは以下の通りです。

API接続設定

まずはGoogleスプレッドシートの情報を設定します。
スプレッドシートID・シート名・範囲・方向を設定し「テスト」ボタンを押します。

範囲に関して、1列目(または1行目)に項目名が入力されている場合は2列目(または2行目)から範囲を設定してください。

コマンドオペレーションの設定変更は不要です！

Googleスプレッドシート側のデータベースの連携

アプリ連携をした後に、スプレッドシートIDなどの設定を行います。
「次へ」ボタンを押してエラーが出なければ次の設定に進みましょう！

データベース操作の詳細設定

取得したいレコード条件を入力していきます。
今回の場合は列ごとに情報を取得し反映させていくので、列のどの項目に沿って情報を取得してくのかを設定します。

今回Googleスプレッドシートで取得した情報かこちらです。
ID列ごとに全ての項目を取り込んでいることが分かるかと思います。

データベースの設定についてわからないことがあればこちらのページを確認してみてください。

kintone側のデータベース連携

kintoneの連携するアカウントを追加し、連携するkintoneのアプリIDをそれぞれ入力し「次へ」ボタンを押します。

kintoneデータベースの詳細設定

次に、取得したアウトプット情報をkintone側の反映させたい内容とリンクさせていきます。

‍

テストボタンを押して、成功すればkintone側にスプレッドシートの情報が反映されているはずです。

情報更新するGoogleスプレッドシートのデータベース連携

Googleスプレッドシートの連携は、前のやり方と同じです！
必要な情報を入力し、「テスト」ボタンを押しましょう。

データベース操作の詳細設定

続いて、シート内の詳細設定です。

‍

こちらの設定も、1つ前の手順と同様に入力していきます。

スケジュールトリガーをオンにして完了！

全ての行程にエラーが出ていないことを確認して、スケジュールトリガーをオンにすれば全ての設定は完了です！
お疲れ様でした！

kintoneとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneを活用した自動化例

kintoneでステータスが変更されたら、Trelloにカードを作成する

Google スプレッドシートだけでなく、Trelloなど他ツールと同期することもできます。普段業務でお使いのツールをカスタマイズして活用してみてください！

毎日Notionのデータをkintoneに登録する

Notionで管理している情報を毎日自動的にkintoneに転送することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。毎日の繰り返し作業を自動化することで、他の重要な業務に集中できますね。Notionとkintoneを併用している方はぜひ試してみてください。

‍

kintoneでレコードが追加されたら、見積書を作成してDiscrodに通知する

見積書作成から通知まで自動で完了します。顧客や取引先への対応がよりスピーディーなりそうですね！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信する

請求書作成とメール送信の手間を減らすことで、迅速な顧客対応につながります。日常的に大量の請求書を扱う方におすすめです。

HubSpotのフォームが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する

マーケティングや顧客のデータ管理を効率化する業務ワークフローです。自動更新によってデータの整理・分析がスムーズに行えるため、業務の効率化が期待できます。

Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

Googleスプレッドシートのデータ更新ごとに通知が欲しい、と考える方におすすめです。Googleスプレッドシートで情報更新されたら、更新内容をもとに自動でSlackへ通知するため、手入力によるミスを防ぎます。また更新後スピーディーに通知されるため、チーム内への情報共有がスムーズになるでしょう。

Googleスプレッドシートとkintoneを連携するメリット

Googleスプレッドシートとkintoneを連携すると、業務上で多くのメリットがあります。

• データ管理の一元化
• 確認漏れや期日切れの確認が楽になる
• プログラミングスキルがなくてもカスタム可能

日々の業務でたくさんの情報を扱う人にとっては、データが一括で管理できればそれだけで大きなメリットになり得ます。
コミュニケーションツールと、データ管理のためのツールと、各社が使っているツールと…など使っているツールが増えれば増えるだけ管理する側には負担になります。

kintoneならコミュニケーションツールにもなり、プログラミングの知識がなくても情報管理に必要なアプリを作ることができます。そして、Google スプレッドシートと連携することで全ての情報を1つにまとめてそれぞれの相手に共有するのも簡単です。

kintoneのリマインド機能を活用してGoogleスプレッドシートに取り込んだ際に一目で分かるように設定しておきましょう。
「期日まで○日」ならセルを赤く「期日前日」ならセルを黄色くなる様に設定しておけば期日管理も楽になりますね。

kintoneからGoogleスプレッドシートの連携でできることは？

kintoneからGoogleスプレッドシートに連携してできるようになることの例は以下の通りです。

• 条件を満たしたレコードを抽出してGoogleスプレッドシートに保存する
• kintoneの売り上げデータをGoogleスプレッドシートに自動更新で入力する
• kintone見積書からGoogleスプレッドシートに出力する

kintoneですくいあげたデータをGoogleスプレッドシートにまとめるという使い方がメインです。
‍データをGoogleスプレッドシートにまとめることで、表やグラフなどを可視化、共有しやすくなると仕事の効率も上がりますね。

Googleスプレッドシートからkintoneの連携でできることは？

Googleスプレッドシートかkintoneに連携してできる様になることの例は以下の通りです。

• スプレッドーシートに記入された内容をkintoneのアプリに自動登録
• 複数のシートに記載された内容をkintoneに一括集計

複数の相手に同じシートを渡して、それぞれの情報をkintoneアプリで自動で一括集計できればわざわざ確認する必要もなく簡単に情報をまとめることができますね。

まとめ

kintoneとGoogleスプレッドシートの連携を活用すると、業務の幅が広がることがお分かりいただけたでしょうか？
自動転記ができれば、莫大な情報を手入力する手間もなくなりミスや漏れを減らすことができます。
Yoomを使えばノーコードで簡単に導入可能です。どれぐらい仕事が効率的になるのか気になる方は是非一度試してみてください！