2024/07/15
アプリ同士の連携方法

GAS不要!kintoneとGoogleスプレッドシートを連携した業務効率化の方法

n.watanabe

目次

GASを使わずにGoogleスプレッドシートとkintoneを連携してデータの受け渡しを実現する方法を解説します。

Googleスプレッドシートとkintoneを日々の仕事で使っている方は、お互いの情報が自動で更新されたらいいなと一度は思ったことがあるはずです!

でも、そのためには難しいプログラミング知識が必要…と尻込みしていた方もいるでしょう。

Yoomを使えば、GASの難しい設定も不要です。

アカウントの連携・手順通りに必要な字情報を入れていくだけであっという間にGoogleスプレッドシートとkintoneの連携が完了しちゃいます。

是非参考にしてみてください!

GASとは

GASとはGoogle Apps Scriptsの略で、Googleが提供しているプログラミング言語です。

Googleが提供しているアプリ同士を連携させることができるメリットがある一方で、ある程度プログラミングの知識がないと扱いが難しい点がデメリットです。

メリット・デメリットそれぞれについて詳しくお伝えします。

GASを利用するメリット

【メリット】

  • 環境の用意が不要
  • 他言語に比べて学習がしやすい

プログラミング言語にはHTMLやPythonなどがありますが、GASは他の言語に比べて圧倒的にわかりやすく習得しやすいのが大きなメリットです。

また、ブラウザに直接コードを打ち込むだけなので環境の用意がいらないこともメリットの1つといえますね。

GASを利用するデメリット

【デメリット】

  • プログラミングの知識がゼロだと設定に時間がかかる
  • Googleに依存している

学習しやすいとはいえ、プログラミングの知識がゼロの人にとってはハードルが高く設定が難しいことが一番のデメリットです。

さらに、Googleが提供している機能なので万が一Googleが撤退して今ったら今までの設定が無くなってしまう…という危険もあるので注意が必要です。

少なからずプログラミングの知識が必要でプラットフォームに依存しているGASを使わずにアプリを作ることができれば…簡単に他のツールと連携ができれば…それが一番だと思いませんか?

kintoneとは

kintone (キントーン)とは、サイボウズ社が提供しているクラウドサービスの名称です。

コードを書かなくても、顧客管理やスケジュール管理などの業務に必要なアプリを作ることができます。

Googleスプレッドシートとkintoneを連携すると実現できること

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すると、日々の業務を効率的に進めることが可能です。

それぞれのデータを自動更新で集計・可視化することで後からの分析もしやすくなります。

Googleスプレッドシートとkintoneを連携するメリット

Googleスプレッドシートとkintoneを連携すると、業務上で多くのメリットがあります。

  • データ管理の一元化
  • 確認漏れや期日切れの確認が楽になる
  • プログラミングスキルがなくてもカスタム可能

日々の業務でたくさんの情報を扱う人にとっては、データが一括で管理出来ればそれだけで大きなメリットになり得ます。

コミュニケーションツールと、データ管理のためのツールと、各社が使っているツールと…など使っているツールが増えれば増えるだけ管理する側には負担になります。

kintoneならコミュニケーションにもなり、プログラミングの知識がなくても情報管理に必要なアプリを作ることができます。

そして、スプレッドーシトと連携することで全ての情報を1つにまとめてそれぞれの相手に共有することができます。

kintoneのリマインド機能を活用してGoogleスプレッドシートに取り込んだ際に一眼で和k流用に設定しておきましょう。

「期日まで○日」ならセルを赤く「期日前日」ならセルを黄色くなる様に設定しておけば期日管理も楽になりますね。

kintoneからGoogleスプレッドシートの連携でできることは?

kintoneからGoogleスプレッドシートに連携してできる様になることの一例は以下の通りです。

  • 条件を満たしたレコードを抽出してGoogleスプレッドシートに保存する
  • kintoneの売り上げデータをGoogleスプレッドシートに自動更新で入力する
  • kintone見積書からGoogleスプレッドシートに出力する

kintoneですくいあげたデータをGoogleスプレッドシートにまとめるという使い方がメインです。

データをGoogleスプレッドシートにまとめることで、表やグラフなどの可視化がしやすく共有しやすくなると仕事の効率も上がりますね。

Googleスプレッドシートからkintoneの連携でできることは?

Googleスプレッドシートかkintoneに連携してできる様になることの一例は以下の通りです。

  • スプレッドーシートに記入された内容をkintoneのアプリに自動登録
  • 複数のシートに記載された内容をkintoneに一括集計

複数の相手に同じシートを渡して、それぞれの情報をkintoneアプリで自動で一括集計できればわざわざ確認する必要もなく簡単に情報をまとめることができますね。


ノーコードツールYoomを用いてGASを使わずにスプレッドシートとkintoneを連携してみる。

Yoomは業務上の様々な作業の自動化をアプリ連携によって実現することができる次世代のRPA (Robotic Process Automation)です。

プログラミングの知識がなくてもノーコードでアプリの連携をするとが可能なので、誰でもすぐに業務効率を上げることができます。

100以上のアプリを連携させることで、業務効率の可能性は無限大です!

kintoneに登録されたレコードをGoogleスプレッドシートに自動登録する方法

ここからは、実際にkintoneとGoogleスプレッドシートを連携流方法をご紹介します!

kintoneのアカウント連携をする

まずはkintoneのアカウント連携をしましょう。

アプリトリガー画面

赤枠の部分の+ボタンからお持ちのkintoneアカウントと連携させることができます。

kintoneをマイアプリ登録していない方はこちらから登録をしてから連携をしてください。

連携にはサブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3つの情報が必要です。

情報の取得方はこちらを参考にしてください。

連携がうまくいくと、kintoneに登録しているメールアドレスが表示され、「次へ」のボタンが押せる様になります。

アプリトリガーのAPI接続設定

続いて、kintoneのレコードについての情報を登録していきます。

サブドメインとアプリIDの情報をURLから取得し、入力してください。

「テスト」ボタンを押し成功したら「保存をする」ボタンを押して次へ進んでください。

※テストをせずに起動してエラーが出るとタスクを消費してしまうので必ずテストで成功してから起動させる様にしてください!

エラーが出た場合は書かれている内容に応じて修正してください。

Googleスプレッドシートのデータベース連携

続いてGoogleスプレッドシート側の設定を行います。

アカウントを連携していない場合は、kintoneと同様に連携するアカウント情報を追加してください。

データを使いたいGoogleスプレッドシートを開き、必要な情報を入力します。

URLの情報と、シートの名前・反映させる範囲を指定します。

「次へ」ボタンを押してエラーが出なけれOKです!

次へ進むと、スプレッドシートのセルの内容がレコードの値として表示されているはずです。

(画像はサンプルです。)

ここで各項目にアプトプットで取得した値を入力し「保存する」ボタンで設定は完了です!

Googleスプレッドシートの情報をkintoneに連携する方法

続いては、Googleスプレッドシートからkintoneに連携しする方法をご紹介します。

今回のフローでは、毎日決まった時間にフローが始まり、情報を取得・自動更新することができます。

実行時間の設定

トリガジュールで起動する様に設定するので、いつのタイミングでフローボットを起動させたいのか決めましょう。

  • 毎月何日の何時から
  • 何曜日の何時から
  • Cron設定

上記3種類でスケジュールを設定できます。

Cron設定についての詳細はこちらから確認してみてください。

Googleスプレッドシートの連携とアクションを設定

連携するアカウント情報を設定し、アクションを選びます。

選択できるアクションは以下の通りです。

API接続設定

まずはGoogleスプレッドシートの情報を設定します。

スプレッドシートID・シート名・範囲・方向を設定し「テスト」ボタンを押します。

範囲に関して、1列目(または1行目)に項目名が入力されている場合は2列目(または2行目)から範囲を設定してください。

コマンドオペレーションの設定変更は不要です!

Googleスプレッドシート側のデータベースの連携

アプリ連携をした後に、スプレッドシートIDなどの設定を行います。

「次へ」ボタンを押してエラーが出なければ次の設定に進みましょう!

データベース操作の詳細設定

取得したいレコード条件を入力していきます。

今回の場合は列ごとに情報を取得し反映させていくので、列のどの項目に沿って情報を取得してくのかを設定します。

今回Googleスプレッドシートで取得した情報かこちらです。
ID列ごとに全ての項目を取り込んでいることがわかるかと思います。

データベースの設定についてわからないことがあればこちらのページを確認してみてください。

kintone側のデータベース連携

kintoneの連携するアカウントを追加し、連携するkintoneのアプリIDをそれぞれ入力し「次へ」ボタンを押します。

kintoneデータベースの詳細設定

次に、取得したアウトプット情報をkintone側の反映させたい内容とリンクさせていきます。

テストボタンを押して、成功すればkintone側にスプレッドシートの情報が反映されているはずです。

情報更新するGoogleスプレッドシートのデータベース連携

Googleスプレッドシートの連携は、前のやり方と同じです!

必要な情報を入力し、「テスト」ボタンを押しましょう。

データベース操作の詳細設定

続いて、シート内の詳細設定です。

こちらの設定も、1つ前の手順と同様に入力していきます。

スケジュールトリガーをオンにして完了!

全ての行程にエラーが出ていないことを確認して、スケジュールトリガーをオンにすれば全ての設定は完了です!

お疲れ様でした!

その他のkintoneとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例

他にもkintoneとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートでデータを一元管理している方は、追加したkintoneのレコードIDをGoogleスプレッドシートで追加することができます。

2.情報の追加更新だけでなく、Googleスプレッドシートのシート名を変更することも自動でできます。

まとめ

kintoneとGoogleスプレッドシートの連携を活用すると、業務の幅が広がることはわかっていただけたでしょうか?

自動転記ができれば、莫大な情報を手入力する手間もなくなりミスや漏れを減らすことができます。

Yoomではいまなら2週間無料で全ての機能を使うことができます。

どれぐらい仕事が効率的になるのか気になる方は是非一度試してみてください!

この記事を書いた人
n.watanabe
SEOライター歴5年「読みやすく」「伝わりやすい」をモットーに執筆を続けています。 プログラミングの知識がなくてもアプリ連携できるYoomの便利さをたくさんの人に届けたい!
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自動化
Google スプレッドシート
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