Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対し、一つひとつ返信メールを作成する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが内容に応じた返信文を生成し、Gmailから送信する流れを自動化できます。
返信業務の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせや申し込みを受け付けている各種担当者の方
- ChatGPTを活用して、顧客対応の質と速度を両立させたいと考えている方
- Gmailでの定型的な返信作業をなくし、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からメール返信までが自動処理されるため、手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 宛先間違いや返信の抜け漏れといったヒューマンエラーも防止できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した文章を本文としてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- ChatGPTのテキスト生成では、フォームの回答内容を用いて、最適な返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を自由に設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを設定でき、フォームの回答内容やChatGPTの生成結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
「毎回同じような問い合わせに手動で返信するの、正直面倒…。」そんな課題を抱えていませんか？Googleフォームで受け取った問い合わせに、自動で適切な返信を送れたら、もっと業務がスムーズになりますよね。実は、ChatGPTを活用すれば、Gmailの自動返信を簡単に設定できます。問い合わせ内容を解析し、最適な回答を自動生成することで、対応スピードを向上させつつ、手作業の負担を減らすことが可能です。本記事では、プログラミング不要で導入できるこの自動化の仕組みを詳しく解説します。
[Yoomとは]
Google フォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信する方法
Yoomのフローボットを活用し、Googleフォームの回答を受信すると同時にChatGPTで文章を生成し、Gmailで自動返信する仕組みを構築できます。この自動化の流れは、複数のAPIを組み合わせることで実現します。
まず、Googleフォームの回答が送信されると、YoomのWebhookトリガーが起動し、GoogleフォームのAPIを通じて回答データを取得します。その後、取得した情報をChatGPTのAPIに送信し、適切な返信内容を自動生成。この生成された文章は、GmailのAPIを用いて指定されたメールアドレスへ送信されます。この仕組みを利用すれば、手作業での返信作業を削減し、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（Google フォーム・ChatGPT・Gmail）
- テンプレートをコピー
- アプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
すでに登録がお済みの方は、ログインして次のステップへ。まだの方は、まずはこちらから無料登録！登録後、スムーズに設定を進めていただけます。
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google フォーム
検索結果からアプリ名をクリックします。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
- 「続行」をクリックしてください。
- これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了です。
ChatGPT
検索結果からアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
- アカウント名
- 任意の値（メールアドレスなどアカウントが識別しやすい値）
- アクセストークン
詳しくはこちら：ChatGPTのマイアプリ登録方法
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
- 「Sign in with Google」ボタンをクリックします。
- Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
- ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
- 権限を付与すると、Gmailのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
Yoomのテンプレートフローボットを、マイプロジェクトにコピーして設定を進めます。下のバナーの「試してみる」をクリックでコピーに進みます。
Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対し、一つひとつ返信メールを作成する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが内容に応じた返信文を生成し、Gmailから送信する流れを自動化できます。
返信業務の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせや申し込みを受け付けている各種担当者の方
- ChatGPTを活用して、顧客対応の質と速度を両立させたいと考えている方
- Gmailでの定型的な返信作業をなくし、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からメール返信までが自動処理されるため、手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 宛先間違いや返信の抜け漏れといったヒューマンエラーも防止できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した文章を本文としてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- ChatGPTのテキスト生成では、フォームの回答内容を用いて、最適な返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を自由に設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを設定でき、フォームの回答内容やChatGPTの生成結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
Google フォームを作成し、テスト用回答を送信しておくとスムーズです。フォームの質問項目のサンプルはこちらです。
フォームの送信が終わったら、連携設定に進みます。
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
→テストをクリックします。→成功
Google フォームの回答を取得する項目に追加します。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を追加することで、表示できます。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
値の取得が完了したら、保存するをクリックして次に進みましょう。
ステップ4:アプリと連携する「テキストを生成」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。ChatGPTへの指示内容を設定します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- ChatGPTと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
- メッセージ内容
- ChatGPTに送信する指示文を設定します。Google フォームから取得した値の引用が可能です。
- メッセージ内容の編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。
- その中のアウトプット＜フォームに回答が送信されたらのタブを開くと、フォームから取得した値が表示されます。
- 値をクリックすると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。
- 編集が終わったら、次の項目に進みます。同じ画面の下にChatGPTの設定項目が続きます。
- ロール
- これは、リクエストのコンテキストを定義するもので、特に変更する必要がなければそのままでOKです。
- もしGPTにシステム指示を与えたい場合は「システム（system）」を選ぶと、よりルールに従ったレスポンスを生成できます。
- temperature
- 0〜2の範囲で設定可能。数値が高いほどランダム性が増し、低いほど決定論的（堅実）な出力になります。
- 推奨値：0.2〜0.5: 一般的なビジネス対応メールなら低めがよい（論理的・一貫性のある文章を生成）
- 0.8以上：創造的な文章やバリエーションを求める場合に適する（メール用途では不要）
- 結論：0.3〜0.5 あたりが適切のため、お試しください。
- 最大トークン数
- メール文なら 200〜500 トークン で十分。
- 詳細なガイドや長文を作成するなら 800〜1000。
- 結論：400〜500 あたりを設定すると、適度な長さのメール文を生成できます。
- モデル
- デフォルトで「gpt-4o」が使用されるとのことですが、特にこだわりがなければそのままでOK。
- より軽量な「gpt-3.5-turbo」も選べますが、精度や文脈理解の面で gpt-4o の方が優秀なので、基本は gpt-4o を推奨します。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
入力が終わったら、テストに進みます。
→成功
保存するをクリックして、次に進みましょう。
ステップ5:メールを送る「メールを送る」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。Gmailで回答を送信する設定を行います。
(1/2)メールの設定
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
メールの内容の設定に進みます。
- Toの編集欄をクリックして、Google フォームから取得したメールアドレスの引用コードを埋め込みます。
- 件名
- 先方のメールに表示される件名なので、汎用的に使える文面で作成してください。
- 例）お問合せありがとうございます など
- 本文
- 先方に送信する本文を作成します。
- 編集欄をクリックするとChatGPTで生成した回答分の引用コードを選択できます。
- 文頭には先方のお名前を引用コードで埋め込みしましょう。
編集が完了したら次へをクリックします。次の画面でメール内容のプレビューが確認できます。
(2/2)メール送信のテスト
メールの内容に問題がなければテストに進みます。
※テストなので、メールが確認できるメールアドレスがToになっていることをご確認ください。
→保存するをクリック
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要で、フローボットの設定を簡単に完了できました。使用したテンプレートはこちらです。
Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対し、一つひとつ返信メールを作成する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが内容に応じた返信文を生成し、Gmailから送信する流れを自動化できます。
返信業務の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせや申し込みを受け付けている各種担当者の方
- ChatGPTを活用して、顧客対応の質と速度を両立させたいと考えている方
- Gmailでの定型的な返信作業をなくし、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からメール返信までが自動処理されるため、手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 宛先間違いや返信の抜け漏れといったヒューマンエラーも防止できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した文章を本文としてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- ChatGPTのテキスト生成では、フォームの回答内容を用いて、最適な返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を自由に設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを設定でき、フォームの回答内容やChatGPTの生成結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信する方法
同じ構成の自動化フローで、ChatGPTではなくGeminiを使ったフローもあります。ぜひ参考にしてみてくださいね。
Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートへの返信は、迅速な対応が求められる一方で手間や時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をもとにGeminiが文章を生成し、Gmailでメールを送信する流れを自動化できます。
手作業による返信対応の手間を省き、迅速かつ丁寧な顧客コミュニケーションを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの返信対応に追われている方
- 生成AIを活用して、顧客への一次対応を自動化し、業務効率を改善したい方
- Gmailでの定型的なメール返信業務を自動化し、属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答からGmailでの返信までが自動化され、手作業で行っていたメール作成や送信にかかる時間を短縮できます。
- Geminiが設定されたプロンプトに基づいて返信文案を生成するため、対応の属人化を防ぎ、コミュニケーションの品質を均一に保てます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Gemini、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した返信文を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した文章を本文に入れてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、ワークフローを起動させる対象となるフォームを指定してください。
- Geminiによるコンテンツ生成では、使用するモデルやプロンプトを自由に設定できます。
フォームから取得した名前や問い合わせ内容を変数としてプロンプトに組み込むことで、より個別に最適化された文章を作成できます。 - Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。
フォームの回答者のメールアドレスやGeminiが生成したテキストを、宛先や本文に組み込むことができます。
■注意事項
2つ目の工程のみ異なりますので、設定方法を解説します。
テキストを生成する
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
Geminiとのマイアプリ連携にはAPIキーの取得が必要です。
APiキーの取得はこちら
マイアプリ連携が完了したら次に進みましょう。
- モデル
- ここで指定するのは、GoogleのGemini AI（旧Bard）のどのバージョンを使用するかを決めるもの。
- どのモデルを選ぶべきか？
- gemini-1.5-pro（推奨）
- 最新の高性能モデル。問い合わせ対応の文章生成などの高度なタスクに適しています。
- gemini-1.5-flash
- より軽量でレスポンスが速いモデル。簡単な文章生成ならこちらもOK。
- 選択基準
- 品質を重視するなら gemini-1.5-proがおすすめ。処理速度を重視するなら gemini-1.5-flash。どちらか迷うなら gemini-1.5-pro が無難です。
- プロンプト
- Geminiに指示する文章のフォーマット（プロンプト）を設定します。例えば「Googleフォームの回答をもとに問い合わせ対応の文章を作成してください」と指示します。こちらもGmailから取得した値を用いて設定できます。
- systemInstruction
- Geminiに与える「役割設定」です。
- 例えば、「問い合わせ対応を行うAIとして振る舞う」と指定することで、より適切な文章を生成できます。
- 設定例）あなたは（企業名）のカスタマーサポートAIです。 Gmailの回答をもとに、問い合わせ対応の一次返信を作成します。 適切な敬語を用い、読みやすく、誤解のない文章を生成してください。
設定が終わったらテストに進みます。
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する方法
同じ構成の自動化フローで、ChatGPTではなくDifyを使ったフローもあります。2つ目の工程部分のみ解説します。
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する
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■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みに対し、一つひとつ手作業で返信メールを作成していませんか。
そうした作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや内容の誤りといったリスクも伴います。
このワークフローならGoogleフォームへの回答をきっかけに、Difyが内容に応じた文章を自動で生成し、Gmailでフォーム回答者に返信できます。
返信業務に関する課題を解消し、迅速で確実な顧客対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、手作業での返信に手間を感じている方
- Difyを活用して、顧客へのパーソナライズされたメール返信を自動化したい方
- 生成AIを日々の業務に取り入れ、コミュニケーションの効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信から返信までを自動化するため、メール作成にかかる時間を短縮することができます。
- 返信内容の誤りや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Dify、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文章を生成させます。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Difyで生成した文章を本文に含めたメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。
- Difyでチャットメッセージを送信するアクションでは、どのような文章を生成するかを指示するクエリを設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。
フォームの回答内容やDifyが生成した文章を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
2つ目の工程のアプリの連携設定をクリックします。
アプリと連携する「チャットメッセージを送信」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
- タイトル
- アプリ
- Difyと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします
(2/2)API接続設定
- query
- 顧客からのお問い合わせ内容を引用します。
- 編集欄をクリックすると、Google フォームから取得したアウトプットが表示されます。
- 必須ではありませんが、活用することでプロンプトや通知をより柔軟で効率的に設定できます。例えば「名前」や「日付」など、動的な情報をプロンプトに自動反映できるため、設定の手間を減らしつつ、ユーザーにぴったりの対応が可能になります。
→テストに進みます。
同じような構成の自動化フローのご紹介でした。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailは、他のアプリや機能と連携させることで日々の業務をより効率的に進めることができます。
1. フォーム受信のPDFを結合しGmailで送信
フォームで受け取った複数のPDFを自動で結合し、Google Driveに保存後、Gmailで送信します。手作業を減らし、ファイル管理や共有をスムーズにします。
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信する
試してみる
■概要
フォームから送られてくる複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、Google Driveに保存してからGmailで送信する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手作業ではファイルの選択ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、複数PDFの結合から保存、メール送信までの一連の流れを自動化し、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している総務や営業事務の方
- 申請書や申込書など、複数のPDFをまとめて関係者に共有する業務を担当している方
- Google DriveとGmailを使い、手動でのファイル添付や送信作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDF結合、保存、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手動でのファイル結合やメール作成が不要になるため、添付ファイルの選択ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「PDFファイルを含むフォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、フォームで受信した複数のPDFファイルを1つに結合するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合後のファイル名を自由に設定できます。固定の名称のほか、フォームで受信した日付や申請者名などの情報を変数としてファイル名に含めることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To/CC/Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはフォームで取得した値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2. Boxのフォルダを毎月アーカイブし通知
Boxの特定フォルダを毎月自動でアーカイブし、Gmailで通知を送信します。フォルダ整理の手間を削減し、必要な情報をスムーズに共有できます。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailで通知する
試してみる
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
3. フォーム情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成しGmailで共有
フォームで入力された情報をGoogleカレンダーに自動で登録し、関連資料やリンクをGmailで関係者に一斉送信します。スケジュール管理と情報共有の手間を削減し、業務の効率化を実現できます。
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
- 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。 - Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
問い合わせ対応の効率化には、自動化の活用が欠かせません。Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成し、Gmailで自動返信を行うことで、手作業の負担を軽減できます。この仕組みを導入すれば、問い合わせに迅速に対応できるだけでなく、業務全体のスピード感向上に寄与します。日々の業務に追われる中で、少しでも負担を減らしたい方は、ぜひこの方法を試してみてください。
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