GoogleフォームとChatGPTを連携！Gmailの自動返信設定ガイド

下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google フォームと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

Google フォームを作成し、テスト用回答を送信しておくとスムーズです。フォームの質問項目のサンプルはこちらです。

フォームの送信が終わったら、連携設定に進みます。

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• フォームID
  
  • 事前準備で作成したフォームのIDを入力します。

→テストをクリックします。→成功

Google フォームの回答を取得する項目に追加します。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。

JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を追加することで、表示できます。

より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法

値の取得が完了したら、保存するをクリックして次に進みましょう。

ステップ4:アプリと連携する「テキストを生成」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。ChatGPTへの指示内容を設定します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• ChatGPTと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• メッセージ内容
  
  • ChatGPTに送信する指示文を設定します。Google フォームから取得した値の引用が可能です。

• メッセージ内容の編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。
• その中のアウトプット＜フォームに回答が送信されたらのタブを開くと、フォームから取得した値が表示されます。
• 値をクリックすると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。
• 編集が終わったら、次の項目に進みます。同じ画面の下にChatGPTの設定項目が続きます。

• ロール
  
  • これは、リクエストのコンテキストを定義するもので、特に変更する必要がなければそのままでOKです。
  • もしGPTにシステム指示を与えたい場合は「システム（system）」を選ぶと、よりルールに従ったレスポンスを生成できます。

• temperature
  
  • 0〜2の範囲で設定可能。数値が高いほどランダム性が増し、低いほど決定論的（堅実）な出力になります。
  • 推奨値：0.2〜0.5: 一般的なビジネス対応メールなら低めがよい（論理的・一貫性のある文章を生成）
  • 0.8以上：創造的な文章やバリエーションを求める場合に適する（メール用途では不要）
  • 結論：0.3〜0.5 あたりが適切のため、お試しください。
• 最大トークン数
  
  • メール文なら 200〜500 トークン で十分。
  • 詳細なガイドや長文を作成するなら 800〜1000。
  • 結論：400〜500 あたりを設定すると、適度な長さのメール文を生成できます。
• モデル
  
  • デフォルトで「gpt-4o」が使用されるとのことですが、特にこだわりがなければそのままでOK。
  • より軽量な「gpt-3.5-turbo」も選べますが、精度や文脈理解の面で gpt-4o の方が優秀なので、基本は gpt-4o を推奨します。

※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

入力が終わったら、テストに進みます。

→成功

保存するをクリックして、次に進みましょう。

ステップ5:メールを送る「メールを送る」

テンプレートの3つ目の工程をクリックします。Gmailで回答を送信する設定を行います。

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(1/2)メールの設定

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google フォームと連携するアカウント情報

メールの内容の設定に進みます。

• Toの編集欄をクリックして、Google フォームから取得したメールアドレスの引用コードを埋め込みます。

• 件名
  
  • 先方のメールに表示される件名なので、汎用的に使える文面で作成してください。
  • 例）お問合せありがとうございます　など
• 本文
  
  • 先方に送信する本文を作成します。
  • 編集欄をクリックするとChatGPTで生成した回答分の引用コードを選択できます。
  • 文頭には先方のお名前を引用コードで埋め込みしましょう。

編集が完了したら次へをクリックします。次の画面でメール内容のプレビューが確認できます。

(2/2)メール送信のテスト

メールの内容に問題がなければテストに進みます。

※テストなので、メールが確認できるメールアドレスがToになっていることをご確認ください。

→保存するをクリック

トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定を簡単に完了できました。</span>使用したテンプレートはこちらです。

Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信する方法

同じ構成の自動化フローで、ChatGPTではなくGeminiを使ったフローもあります。ぜひ参考にしてみてくださいね。

2つ目の工程のみ異なりますので、設定方法を解説します。

テキストを生成する

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

Geminiとのマイアプリ連携にはAPIキーの取得が必要です。

APiキーの取得はこちら

マイアプリ連携が完了したら次に進みましょう。

• モデル
  
  • ここで指定するのは、GoogleのGemini AI（旧Bard）のどのバージョンを使用するかを決めるもの。

• どのモデルを選ぶべきか？
  
  • gemini-1.5-pro（推奨）
    
    • 最新の高性能モデル。問い合わせ対応の文章生成などの高度なタスクに適しています。
  • gemini-1.5-flash
    
    • より軽量でレスポンスが速いモデル。簡単な文章生成ならこちらもOK。
  • 選択基準
    
    • 品質を重視するなら gemini-1.5-proがおすすめ。処理速度を重視するなら gemini-1.5-flash。どちらか迷うなら gemini-1.5-pro が無難です。

• プロンプト
  
  • Geminiに指示する文章のフォーマット（プロンプト）を設定します。例えば「Googleフォームの回答をもとに問い合わせ対応の文章を作成してください」と指示します。こちらもGmailから取得した値を用いて設定できます。

• systemInstruction
  
  • Geminiに与える「役割設定」です。
  • 例えば、「問い合わせ対応を行うAIとして振る舞う」と指定することで、より適切な文章を生成できます。
  • 設定例）あなたは（企業名）のカスタマーサポートAIです。  Gmailの回答をもとに、問い合わせ対応の一次返信を作成します。  適切な敬語を用い、読みやすく、誤解のない文章を生成してください。  

設定が終わったらテストに進みます。

Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する方法

同じ構成の自動化フローで、ChatGPTではなくDifyを使ったフローもあります。2つ目の工程部分のみ解説します。

2つ目の工程のアプリの連携設定をクリックします。

アプリと連携する「チャットメッセージを送信」

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

• タイトル
• アプリ
• Difyと連携するアカウント情報
  
  • Difyマイアプリ登録方法と連携するとできること
• アクション

→次へをクリックします

(2/2)API接続設定

• query
  
  • 顧客からのお問い合わせ内容を引用します。
  • 編集欄をクリックすると、Google フォームから取得したアウトプットが表示されます。

• user
  
  • 半角英数字で任意の識別子を設定します。
• 変数

• 必須ではありませんが、活用することでプロンプトや通知をより柔軟で効率的に設定できます。例えば「名前」や「日付」など、動的な情報をプロンプトに自動反映できるため、設定の手間を減らしつつ、ユーザーにぴったりの対応が可能になります。

→テストに進みます。

同じような構成の自動化フローのご紹介でした。

Gmailを使ったその他の自動化例

Gmailは、他のアプリや機能と連携させることで日々の業務をより効率的に進めることができます。

1. フォーム受信のPDFを結合しGmailで送信

フォームで受け取った複数のPDFを自動で結合し、Google Driveに保存後、Gmailで送信します。手作業を減らし、ファイル管理や共有をスムーズにします。

2. Boxのフォルダを毎月アーカイブし通知

Boxの特定フォルダを毎月自動でアーカイブし、Gmailで通知を送信します。フォルダ整理の手間を削減し、必要な情報をスムーズに共有できます。

3. フォーム情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成しGmailで共有

フォームで入力された情報をGoogleカレンダーに自動で登録し、関連資料やリンクをGmailで関係者に一斉送信します。スケジュール管理と情報共有の手間を削減し、業務の効率化を実現できます。

まとめ

問い合わせ対応の効率化には、自動化の活用が欠かせません。Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成し、Gmailで自動返信を行うことで、手作業の負担を軽減できます。<span class="mark-yellow">この仕組みを導入すれば、問い合わせに迅速に対応できるだけでなく、業務全体のスピード感向上に寄与します。</span>日々の業務に追われる中で、少しでも負担を減らしたい方は、ぜひこの方法を試してみてください。