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「重要なメールを見逃してしまい、大事な対応が遅れてしまった……」「大切な情報をチーム全体でタイムリーに共有できず、効率的に動けない」――このようなお悩みを抱えていませんか？
Gmailは、高精度なスパムフィルタや優れた検索機能を備え、業務において多くの企業で活用されているツールです。一方で、さらに効率的に活用するためには、特定のメールを必要なタイミングで迅速に共有できる仕組みがあると便利です。
そこで、当社ではGmailとChatworkを連携させるフローボットを開発しました。このフローボットを使えば、特定条件に一致した重要なメールをチームに効率的に共有できます。これにより、情報を見逃さず、迅速に対応する体制を整えられます。本記事では、このフローボットの活用方法と具体的なメリットを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
このフローボットは、次のような課題を抱えている方におすすめです。
カスタマーサポート担当者、経理担当者、プロジェクトリーダーの視点から、このフローボットがいかに役立つかを解説します。
このフローボットを活用すると、特定条件に一致したGmailの重要なメールを、Chatworkに自動で通知することができます。通知を受け取れば、大事なメールを見逃さず、初期対応を迅速に開始できます。
たとえば、カスタマーサポート担当者は、このフローボットを使うことで、緊急性の高い顧客からの問い合わせや問い合わせや緊急の要望をすぐに把握できます。その結果、メール確認の手間を省きながら、適切な対応を素早く始めることができます。また、通知されたメールを基に、チーム内で情報共有を行うことで、対応の方向性をすぐに決めることが可能です。この仕組みは、顧客対応のスピードアップだけでなく、正確な判断をサポートし、信頼感の向上にもつながるでしょう。
このフローボットでは、指定したキーワードが件名や本文に含まれるメールを検知し、GmailからChatworkに自動通知することが可能です。たとえば、「請求書」や「領収書」といったキーワードを登録すれば、関連する重要なメールだけを抽出し、効率よく対応できます。
特に、請求書や領収書が集中する月末月初の忙しい時期に役立ちます。このフローボットを活用することで、大量のメールの中から確認すべき情報を素早く把握し、必要な処理を優先順位を付けて進めることが可能です。確認漏れを防ぎ、処理スピードが向上することで業務の円滑化に貢献します。
このフローボットでは、キーワードごとに通知先のChatworkルームをカスタマイズできます。これにより、複数のプロジェクト間で必要な情報を整理しやすくなります。
プロジェクトリーダーにとっては、プロジェクトごとに専用のChatworkルームを設定することで、関連情報を一元管理できます。たとえば、「営業用の見積もり通知」や「開発チーム向けの進捗報告」をそれぞれのルームで共有することで、必要な情報が確実に届けられます。この仕組みを活用することで、チーム内の連携が強化され、プロジェクト全体の進行をより円滑に進める助けとなるでしょう。
ここからは、「本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をChatworkに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
Yoomのトリガー機能を活用し、Gmailの受信トレイから、件名や本文に指定したキーワードが含まれるメール情報を取得します。この情報はYoomを通じてChatworkのAPI機能を活用し、指定したChatworkルームに自動で通知されます。たとえば、「請求書」や「見積書」などのキーワードを設定することで、重要なメールを見逃さずに対応する仕組みが実現できます。また、メール内容をChatworkで共有することで、担当者や関係者が必要な情報をタイムリーに把握し、適切なアクションを取ることが可能になります。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても可能です。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックしてください。
Yoomでは接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓でアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
権限を付与すれば、Gmailのマイアプリ登録が完了します。
検索結果からChatworkを選択します。ログイン画面が表示されます。
これで、Chatworkのマイアプリ登録が完了です。
こちらのバナーをクリックします。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは、左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットの起動間隔と検知するキーワードを設定してください。フローボットの起動間隔と、検知するキーワードを設定します。
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功すると以下の項目が取得できます。これらの値は次の操作で使用します。
→保存するをクリックします。
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
※ヘルプ：Chatworkアプリ操作のエラー発生時の対応
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
すべての工程を設定すると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレート左上のトグルを使い、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。使用したテンプレートはこちらです。
GmailとChatworkは、他のアプリやシステムと連携することで、活用の幅を広げられます。通知先を一元化することで、情報共有の透明性が向上します。
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をDifyが解析し、回答案を作成してChatworkに通知します。このフローにより、回答作成からチーム共有までを効率化し、問い合わせ対応をスムーズにします。
Gmailで受信した領収書の登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者登録の有無を確認し、Chatworkに通知します。この仕組みで確認作業が簡単になり、情報共有も迅速に行えます。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに自動登録。その内容をChatworkで通知します。手作業を減らし、契約書管理の効率化と正確性を向上させます。
Yoomのノーコードフローボットを使えば、プログラミングスキルがなくても、GmailとChatworkを連携した自動化を簡単に導入できます。直感的な操作で設定が可能なため、初めての方でもスムーズにスタートできます。「重要なメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった…」「社内での情報共有がスムーズにいかず、二度手間が増えている」――本記事でご紹介したフローボットテンプレートは、こうした悩みの解決に役立ちます。重要な情報を見逃さず、チーム別に効率よく情報共有することで、対応の迅速化と正確性の実現が期待できます。このテンプレートを活用して、日々の業務を効率的かつ確実に進める仕組みを作りませんか？下のバナーから無料トライアルをぜひお試しください。
では、またお会いしましょう！
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