<span class="mark-yellow">「重要なメールを見逃してしまい、大事な対応が遅れてしまった……」「大切な情報をチーム全体でタイムリーに共有できず、効率的に動けない」――このようなお悩みを抱えていませんか？</span>
Gmailは、高精度なスパムフィルタや優れた検索機能を備え、業務において多くの企業で活用されているツールです。一方で、さらに効率的に活用するためには、特定のメールを必要なタイミングで迅速に共有できる仕組みがあると便利です。
そこで、当社ではGmailとChatworkを連携させるフローボットを開発しました。このフローボットを使えば、特定条件に一致した重要なメールをチームに効率的に共有できます。これにより、情報を見逃さず、迅速に対応する体制を整えられます。本記事では、このフローボットの活用方法と具体的なメリットを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
このフローボットは、次のような課題を抱えている方におすすめです。
- Gmailで受信した重要なメールを見逃さず、Chatworkを使ってチーム内で迅速に共有したい方
- 顧客や取引先からの緊急メールに対して、初動を早めて対応品質を高めたい方
- 月末や繁忙期に届く請求書や領収書を効率よく管理し、確認漏れを防ぎたい方
- 複数プロジェクトの進行状況を整理し、Chatworkのルームを活用して情報共有をスムーズにしたい方
- メール確認に費やす手間を減らし、より重要な業務に集中したい方
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をChatworkに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
カスタマーサポート担当者、経理担当者、プロジェクトリーダーの視点から、このフローボットがいかに役立つかを解説します。
1.重要なメールを迅速に通知し、対応をスピードアップ
このフローボットを活用すると、特定条件に一致したGmailの重要なメールを、Chatworkに自動で通知することができます。<span class="mark-yellow">通知を受け取れば、大事なメールを見逃さず、初期対応を迅速に開始できます。</span>
たとえば、カスタマーサポート担当者は、このフローボットを使うことで、緊急性の高い顧客からの問い合わせや問い合わせや緊急の要望をすぐに把握できます。その結果、メール確認の手間を省きながら、適切な対応を素早く始めることができます。また、通知されたメールを基に、チーム内で情報共有を行うことで、対応の方向性をすぐに決めることが可能です。この仕組みは、顧客対応のスピードアップだけでなく、正確な判断をサポートし、信頼感の向上にもつながるでしょう。
2.特定キーワードでメールを仕分け、重要情報を効率確認
このフローボットでは、指定したキーワードが件名や本文に含まれるメールを検知し、GmailからChatworkに自動通知することが可能です。<span class="mark-yellow">たとえば、「請求書」や「領収書」といったキーワードを登録すれば、関連する重要なメールだけを抽出し、効率よく対応できます。</span>
特に、請求書や領収書が集中する月末月初の忙しい時期に役立ちます。このフローボットを活用することで、大量のメールの中から確認すべき情報を素早く把握し、必要な処理を優先順位を付けて進めることが可能です。確認漏れを防ぎ、処理スピードが向上することで業務の円滑化に貢献します。
3.Chatwork通知をカスタマイズしプロジェクト情報を整理
<span class="mark-yellow">このフローボットでは、キーワードごとに通知先のChatworkルームをカスタマイズできます。これにより、複数のプロジェクト間で必要な情報を整理しやすくなります。</span>
プロジェクトリーダーにとっては、プロジェクトごとに専用のChatworkルームを設定することで、関連情報を一元管理できます。たとえば、「営業用の見積もり通知」や「開発チーム向けの進捗報告」をそれぞれのルームで共有することで、必要な情報が確実に届けられます。この仕組みを活用することで、チーム内の連携が強化され、プロジェクト全体の進行をより円滑に進める助けとなるでしょう。
ここからは、「本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をChatworkに通知する」自動化の<span class="mark-yellow">設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。</span>
[Yoomとは]
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をChatworkに通知する方法
Yoomのトリガー機能を活用し、Gmailの受信トレイから、件名や本文に指定したキーワードが含まれるメール情報を取得します。この情報はYoomを通じてChatworkのAPI機能を活用し、指定したChatworkルームに自動で通知されます。たとえば、「請求書」や「見積書」などのキーワードを設定することで、重要なメールを見逃さずに対応する仕組みが実現できます。また、メール内容をChatworkで共有することで、担当者や関係者が必要な情報をタイムリーに把握し、適切なアクションを取ることが可能になります。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても可能です。
連携プロセス
- Yoomにマイアプリを登録（Gmail、Chatwork）
- テンプレートをコピー
- アプリトリガーの設定とアプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
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