Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する

■概要

Gmailで受信したPDFの領収書や請求書から、登録番号を目視で確認し、適格請求書発行事業者公表システムへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、OCRでの登録番号の読み取りから事業者情報の確認、Chatworkへの通知までを自動化し、経理業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• インボイス制度対応で、領収書の登録番号確認を手作業で行っている経理担当者の方
• GmailやChatworkを利用しており、日々の定型業務の効率化を目指している方
• 手作業による確認ミスをなくし、経理業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで領収書を受信するだけで登録番号の確認から通知までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りとシステム連携により、登録番号の転記ミスや公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
4. 次に、適格請求書発行事業者公表システムで「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した番号を照会します。
5. その後、分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のChatworkへの通知処理に進むよう設定します。
6. 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のルームに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号だけでなく、請求日や金額など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
• 分岐機能では、公表システムで事業者情報が取得できたかどうかの条件を設定し、例えば情報が見つからなかった場合にのみ担当者に通知するといったカスタムが可能です。
• Chatworkの「メッセージを送る」では、通知先のルームや担当者を自由に設定できるほか、メッセージ本文に取得した事業者名や登録番号を組み込んで通知内容をカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。