Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する

■概要

Gmailで受信したPDFの領収書や請求書から、登録番号を目視で確認し、適格請求書発行事業者公表システムへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、OCRでの登録番号の読み取りから事業者情報の確認、Chatworkへの通知までを自動化し、経理業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • インボイス制度対応で、領収書の登録番号確認を手作業で行っている経理担当者の方
  • GmailやChatworkを利用しており、日々の定型業務の効率化を目指している方
  • 手作業による確認ミスをなくし、経理業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailで領収書を受信するだけで登録番号の確認から通知までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • OCRによる自動読み取りとシステム連携により、登録番号の転記ミスや公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
  4. 次に、適格請求書発行事業者公表システムで「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した番号を照会します。
  5. その後、分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のChatworkへの通知処理に進むよう設定します。
  6. 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のルームに通知するよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号だけでなく、請求日や金額など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
  • 分岐機能では、公表システムで事業者情報が取得できたかどうかの条件を設定し、例えば情報が見つからなかった場合にのみ担当者に通知するといったカスタムが可能です。
  • Chatworkの「メッセージを送る」では、通知先のルームや担当者を自由に設定できるほか、メッセージ本文に取得した事業者名や登録番号を組み込んで通知内容をカスタマイズできます。

注意事項

  • Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知する
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しDiscordに通知するフローです。手動作業が不要となることで、担当者の負担も軽減され、生産性を向上させることができます。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知する
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しLINE WORKSに通知する
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しLINE WORKSに通知するフローです。手動による確認作業が不要となることで、経理業務をスムーズに進めることができます。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知する
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。請求書の内容を元に適格請求書発行事業者番号の登録有無の確認を自動化することができます。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しChatworkに通知する
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しChatworkに通知するフローです。請求書の受信から番号の確認までをシームレスに行うことが可能です。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知する
Outlook受信の請求書を契機にOCRで登録番号を抽出し公表システムで照合、Slackへ結果を自動通知するフローです。転記や目視確認を減らし経理の入力負担とミスを抑えます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
適格請求書発行事業者公表システム
適格請求書発行事業者公表システム
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
Chatwork
Chatwork
を使ったテンプレート
使用しているアプリについて
適格請求書発行事業者公表システム
適格請求書発行事業者公表システムはインボイス制度の対応に必要となる、適格請求書発行事業者の公表情報を取得することができるAPIです。Yoomと連携することで、事業者の登録番号を使って公表情報を自動的に取得することが可能です。インボイス制度の対応に是非ご活用ください。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
Chatwork
YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。
詳しくみる
テンプレート
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる