本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知する
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でMicrosoft Teamsに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているMicrosoft Teamsに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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