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Gmailはどこにいてもスムーズに業務を進められる、生産性向上に欠かせないツールです。
スマートフォンやタブレット、PCからいつでもアクセスできるので、オフィスにいなくてもメール対応が可能。外出先でも重要なやり取りを逃さず、ビジネスチャンスをしっかりつかめます。
でも、メールで受け取った情報をあとで整理しようと思ったら、いちいち他のツールにコピーして貼り付けたり、手入力したりしなきゃいけないのって大変！
こういう細かい作業が積み重なると、「この時間、もっと他のことに使いたいのに…！」って思っちゃいますよね。
そこで、GmailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、メールの内容をGoogle スプレッドシートに自動で抽出・追加ができるようになっちゃうんです！
本記事では、GmailとGoogle スプレッドシートを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
GmailとGoogle スプレッドシートを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
Gmailで特定のラベルのメールを受信したことをGmailのAPIを利用して受け取ります。
その後、テキストからデータを抽出し、Google スプレッドシートの提供するAPIを用いてGoogle スプレッドシートにレコードを追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGmailとGoogle スプレッドシートをそれぞれ検索して、登録していきます。
では、Gmailから登録していきましょう！入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、Gmail（OAuth）というアイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、Gmailと同じように追加アクセスを求められる場合があります。
内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
以上で、GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
さっそくフローボットを設定してみましょう！
1.まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Gmailと連携するアカウント情報が入力されていることを確認します。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔とメールアドレスを設定します。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルは、入力欄をクリックすると下記の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら実際にメールを送受信してみましょう。その後、「テスト」をクリックします。
以下のようにテスト成功、と表示されて追加した内容が取得できました。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、Google スプレッドシートに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
4.フローに戻ります。
次に「正規表現によるデータの抽出」のアイコンをクリックします。
5.抽出対象は、アウトプットがデフォルトで設定されています。
正規表現の設定方法についてはこちらを確認しましょう。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法はこちらの記事を確認してください。
「会社名」を抽出するように事前に設定されていますが、運用状況に合わせて適宜内容を編集するのがおすすめです。
運用状況に合わせた内容を設定して「テスト」をクリックしましょう。テストに成功し、結果に問題がなければ「保存する」をクリックします。
1.最後に「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認します。
3.下にスクロールしてデータベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.次の画面で、追加するレコードの値を設定していきます。
入力欄→正規表現によるデータの抽出の順番にクリックすると、メール本文から抽出した内容を挿入できます。
以下の画像だと、メールの本文から抽出した会社名をGoogle スプレッドシートのレコードに追加する形となっています。
なお、操作する際にエラーが出る場合は以下のリンク先を確認してみてください。
スプレッドシートの「データベースを操作する」でエラーが発生する
設定後、「テスト」をクリックしてください。テストに成功すると、実際に指定した範囲に情報が登録されます。
反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
これで、【Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに抽出・追加する】というフローが完成しました。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailとGoogle スプレッドシートを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
メールの到達を関係者に通知したり、連絡先の情報を素早くSFAツールに登録することもできます。
さらに、スケジュールトリガー機能を活用することで、必要な情報をチームメンバーへ漏れなく通知できるようになるため、伝達ミスの心配もなくなりそうです。
情報登録後に別ツールにデータを自動的に同期するため、対応速度の向上が図れます。
他にも、リード情報の登録をトリガーとすることで、新しい会議の作成と情報の送付をシームレスに行うことも可能となります。
GmailとGoogle スプレッドシートを連携することで、Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに自動で抽出・追加することができるようになりました。
これで、たとえば顧客からの問い合わせを一覧にしたり、受注メールを自動で記録したりと、業務の見える化が実現しそうですね！
Gmailをもっと効率的に活用したいなら、Yoomを使った自動化がおすすめです。
プログラミングの知識がなくても、用意されたテンプレートを活用するだけで、必要なメールの情報を簡単に整理・活用できます。
「自動化ってハードル高そう…」と感じているなら、まずは身近な業務から自動化してみませんか？
「自動化でGmailの情報を整理したい！」という方は、ぜひYoomを試してみてください！
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