Gmailの内容を自動で整理！Googleスプレッドシートに情報抽出する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
• Gmailで特定のラベルのメールを受信したらトリガーの設定
• Google スプレッドシートに追加する設定
• テストと確認

まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

ステップ1:GmailとGoogle スプレッドシートとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGmailとGoogle スプレッドシートをそれぞれ検索して、登録していきます。

Gmailのマイアプリ登録

では、Gmailから登録していきましょう！入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、Gmail（OAuth）というアイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、Gmailと同じように追加アクセスを求められる場合があります。
内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

以上で、GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:Gmailで特定のラベルのメールを受信したらトリガーの設定

1.まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Gmailと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔とメールアドレスを設定します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なるため、事前に確認しておきましょう！
ラベルは、入力欄をクリックすると下記の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.フローに戻ります。
次に「正規表現によるデータの抽出」のアイコンをクリックします。

5.抽出対象は元から設定されています。
デフォルトでは会社名を抽出するように設定されています。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
正規表現の設定方法
特に問題がなければ何もせず「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google スプレッドシートに追加する設定

1.最後に「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択します。

3.データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.追加するレコードの値を設定していきます。
入力欄→正規表現によるデータの抽出の順番にクリックすると、メール本文から抽出した内容を挿入できます。
以下の画像だと、メールの本文から抽出した会社名をGoogle スプレッドシートのレコードに追加する形となっています。
なお、操作する際にエラーが出る場合は以下のリンク先を確認してみてください。
スプレッドシートの「データベースを操作する」でエラーが発生する

これで、【Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに抽出・追加する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

今回はGoogle スプレッドシート以外のデータ管理ツールを使っている人や、業務でGmailを活用している方向けに、おすすめテンプレートをサクッと紹介します！
ぜひ参考にしてみてくださいね。

Gmailの内容をkintoneに抽出・追加する方法

まずはGoogle スプレッドシートをkintoneに変更したときの設定です。
今回のGmailとGoogle スプレッドシートの連携と同様、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録から正規表現によるデータの抽出までは同じステップになるので、そのあとのkintoneの設定から説明していきます。
1.正規表現によるデータの抽出までの設定が完了したら、「レコードを追加する」をクリックします。

2.Google スプレッドシートの時と同じように、kintoneと連携するアカウント情報などを設定したら、メールの内容を設定していきます。
レコードを追加する設定もGoogle スプレッドシートの時と操作はほぼ一緒で、入力欄をクリックすると以下の画像のようにメールの本文から抽出した情報を引用できます。

Gmailの内容をSlackに抽出・通知する方法

次は、Gmailの内容を抽出して、Slackに通知するテンプレートです。まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録から正規表現によるデータの抽出までは同じステップになるので、そのあとのkintoneの設定から説明していきます。
1.正規表現によるデータの抽出までの設定が完了したら、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

2.Slackと連携するアカウント情報などを設定したら、投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定しましょう。
投稿先のチャンネルIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してくださいね。
メッセージは、編集欄をクリックすると以下の画像のようにGmailから抽出した内容を引用できます。
メッセージ作成の際にはぜひ活用してくださいね。

Gmailを使ったその他の自動化例

その他、Gmailを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！

1.メールの情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記
毎回メールを開いて、必要な情報を探して、手作業でスプレッドシートに転記…そんな手間のかかる作業を減らしたくないですか？
このテンプレートを使えば、メール本文からAIが必要なデータをピックアップし、自動でGoogleスプレッドシートに転記してくれます。

2.Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
新しいメールが届くと、その内容をAIが自動で要約し、Google Chatに通知してくれるテンプレートです。
これなら、いちいちメールを開いて全文を読む手間が省けて、重要な情報だけをすぐにキャッチできます！

3.Gmailの内容をGeminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
‍「メールの確認に時間がかかる…」「過去のやり取りを振り返るのが大変…」そんなお悩みがあるなら、このテンプレートがおすすめ。
GmailのメールをGeminiが要約し、自動でGoogle スプレッドシートに追加します。大事な情報を見落とすことなく、必要なデータをすぐに確認できるようになります。

まとめ

GmailとGoogle スプレッドシートを連携することで、Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに自動で抽出・追加することができるようになりました。
これで、たとえば顧客からの問い合わせを一覧にしたり、受注メールを自動で記録したりと、業務の見える化がスムーズになりそうですね！
Gmailをもっと効率的に活用したいなら、Yoomを使った自動化がおすすめです。
プログラミングの知識がなくても、用意されたテンプレートを活用するだけで、必要なメールの情報を簡単に整理・活用できます。
「自動化ってハードル高そう…」と感じているなら、まずは身近な業務から自動化してみませんか？
「自動化でGmailの情報を整理したい！」という方は、ぜひYoomを試してみてください！