Gmailで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを自動登録する方法

営業の成果を向上させるためには、リードへのアプローチをスピーディに行うことが重要です。
しかし、手作業によるリード登録は時間がかかる上に優先順位が低くなりやすいです。
そこで今回は、Gmailで受信したメールの署名情報をAIで抽出し、Microsoft Dynamics365 Salesにリードを登録する自動化を解説します。
この自動化により、リードの関心が高いうちにアプローチすることができるでしょう。
さらに、手動登録が不要になるため、入力ミスがなくなり、データの正確性も高まります。

こんな方におすすめ

Gmailの署名情報から手動でMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを登録している営業担当者
正確なリード情報を登録したい方
営業機会を最大限に活かしたい方

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを登録する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携フローの作り方

受信したメールの署名情報をGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するテキストからデータを抽出するAI機能を組み合わせることで、自動的に署名情報を取得できます。
また、Microsoft Dynamics365 Salesが提供するAPIを用いることで、取得した署名情報を基にリードを登録することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Dynamics365 Salesのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録

GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単になります。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、検索欄を活用するか、一覧からGmailを選択しましょう。

以下の画面が表示されたら、Gmailにログインしてください。

続いて、Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、一覧からMicrosoft Dynamics365 Salesを探すか、検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、「ドメイン」を設定してください。

GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesがマイアプリに表示されれば、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Dynamics365 Salesのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。

スクロールし、「ラベル」を設定してください。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するラベルを選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、受信したメールから署名情報を取得する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）

以下の注意事項をご確認ください。

スクロールし、「対象のテキスト」を設定しましょう。
Gmailのアウトプットから「本文」を選択します。
赤枠内をクリックすると、アウトプットが表示されます。

次に、「抽出したい項目」を設定します。
例として以下のように設定しました。
他にも取得したい項目があれば、追加してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を検索する設定を行うため、「リード情報を検索」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→リード情報を検索

以下の注意事項をご覧ください。

スクロールし、「ドメイン」と「検索項目」を設定しましょう。

「ドメイン」→説明に従って設定
「検索項目」→メールアドレス

次に、「値」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから署名のメールアドレスを選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、リードの登録有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜リード登録の有無」をクリックしましょう。
※分岐は一部有料プランのみご利用いただける機能です。
その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能

分岐対象のアウトプット

「オペレーション」→リード情報を検索
「アウトプット」→リードのID

分岐条件

「リードのID」、「アウトプットが空」

確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

続いて、Microsoft Dynamics365 Salesにリードを登録する設定を行うため、「リードを作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
「アクション」→リードを作成

以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
説明に従って設定しましょう。

最後にリード情報を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから選択しましょう。
他の項目も同様に設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGmailやMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例

他にもGmailやMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Gmailでリードに定型メールを自動通知するフローです。
スピーディーにリードにアプローチしたい方におすすめの自動化です。
リードが登録されるたびに、メールを作成する手間が省けます。

2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
リード情報をMicrosoft Excelに自動転記できるため、作業負担を軽減できます。
Microsoft Excelでデータ分析を行いたい方におすすめです。

3.Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたら、自動的にGoogle Driveに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
取引先ごとにGoogle Driveにフォルダを作成できるため、取引先データの保管に便利です。
取引先情報を正確に管理できるため、データを探す手間も省けるでしょう。

GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携メリットと具体例

メリット1:営業担当者のリード登録の手間を削減する

営業担当者は毎日、多くのメールを受信し、リードに対してアプローチすることが多いでしょう。
しかし、リード登録を手動で行うと、氏名やメールアドレスなど登録する項目が複数あり、手間がかかります。
たとえば、Gmailで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを自動登録すれば、その負担を軽減できるかもしれません。
これにより、リード登録の手間が省け、営業担当者は重要な業務に専念できるでしょう。

メリット2:リード登録の精度を向上できる

リードの登録を手動で行う場合、会社名やメールアドレスの入力ミスが起こりやすくなり、データの正確性を維持できない可能性があります。
たとえば、メールの署名情報を基にリードを登録する自動化を導入すれば、人的ミスを避けられそうです。
特に、他の業務の合間にリードを登録していると、ミスや漏れが発生しやすいですが、この自動化によりミスを防止できます。
また、AIを活用して署名情報を取得するため、正確にリードを登録できるでしょう。

メリット3:リードへのアプローチがスムーズにできる

営業担当者の業務は多岐にわたり、リードの登録を後回しにしてしまうことも少なくないでしょう。
その結果、フォローアップが遅れ、最新のリード情報を取得できない可能性があります。
その問題を解決するには、GmailとMicrosoft Dynamics365 Saleを連携し、リード登録を自動化するのが有効です。
この自動化を導入することで、Gmailでメールを受信した際に、登録されていないリードのみをピックアップして登録できるため、スムーズにリードにアプローチできるでしょう。

まとめ

リードの登録を自動化に任せることで、手作業による入力ミスを大幅に削減できるでしょう。
Gmailの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesに登録されていないリードを自動登録できるため、最新のリード情報を取得できます。
さらに、リード登録を後回しにすることがなくなり、リードへのアプローチも円滑になるはずです。
このテンプレートを導入し、営業のスピードと精度向上に役立ててください。

Yoomの自動化設定は、誰でも簡単に行えるので、この機会に試してみてください。