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Gmailとfreee会計とAI OCRを連携して、Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する方法
メールでの契約書や請求書の受け取りは日常的に行われる作業ですが、その書類のデータを手動で管理ツールに別途登録するのは手間がかかりますよね。
「金額の打ち間違いがあっては後の作業に影響が出てしまう...」と、神経を尖らせて作業している方も多いはずです。
Yoomのアプリ連携を取り入れれば、緊張感に満ちた作業から解放されるかもしれません。
Gmailとfreee会計、AI OCRを連携することで、受け取った請求書をデジタル化して、管理している会計ソフトまで自動で登録できるようになります。
作業が自動で行われるため、データの転記や情報確認にかけていた時間を短縮できる可能性があります。
また、AI機能を使って情報を読み取ることで、転記ミスや登録漏れの抑制が期待できるでしょう。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。ヒューマンエラーの低減を目指す方は、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- Gmailとfreee会計をそれぞれ活用している方
- Gmailとfreee会計をそれぞれ活用しているが、請求書のデータ入力で負担を感じている方
- Gmailとfreee会計を連携して、業務効率化できないか検討している方
- Gmailとfreee会計を連携して、ヒューマンエラーの防止を目指したい方
では、「Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する方法
まず、Gmailで請求書を受信したことをGmailのAPIを利用して受け取ります。
その後、AI OCRで書類を読み取り、freee会計の提供するAPIを用いて、読み取った請求書の内容をfreee会計のファイルボックスに登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- Gmailとfreee会計をマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Gmailの起動設定とAI OCRで書類を読み取る設定、続くファイルボックスに情報を登録するfreee会計の各オペレーションの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Gmailとfreee会計をマイアプリ連携
(1)まずは、Gmailをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGmailを検索してください。
(2)Gmailのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGmailの接続が完了しました。
(4)次に、freee会計を接続しましょう。
先ほどと同様の操作で、freee会計のアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)アプリ連携を開始する画面に移行するので、下にスクロールして［許可する］をクリックします。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて6つです。
・Gmailの起動設定
(1)まず、Gmailのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「ラベル」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を選択してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
・分岐オペレーションの確認
(1)次に、2つ目のステップ「添付ファイルの有無で分岐」をクリックし、内容を確認します。
(2)オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
(3)今回のフローでは、『特定のラベルのメールを受信後、「アウトプット：メールの添付ファイル1」が【空でない状態】なら分岐する』ように設定を行っていきます。
(4)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
・AIオペレーションの確認
(1)続いて、3つ目のステップ「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
(2)次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『請求書を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックしてください。
(3)次の画面の「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは、プルダウンから【取得した値を使用】を選択し、右の項目では【添付ファイル1】を選択します。
「追加で抽出したい項目」には、アップロードしたファイルからデフォルト（「合計金額」「小計」「請求日」「発行元の企業」「支払い期限」）以外で抽出したい情報を運用状況に沿って入力してください。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ファイルボックスに情報を登録するfreee会計の設定
(1)次に、4つ目のステップ「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「事業所ID」や「メモ」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントをもとに『候補』に内容が展開されるので、運用に合わせた情報を選択できます。
(4)「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは添付されるファイルを指定するため、以下のように設定します。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(6)続いて、5つ目のステップ「取引先の検索」をクリックしてください。
(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「事業所ID」と「検索キーワード」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（今回は、企業名から取引先を検索するように、【発行元の企業】を設定します。）
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(10)最後に、6つ目のステップ「未決済取引の登録」をクリックします。
(11)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。
次の画面で「事業所ID」や「発生日」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(12)「取引先タイプ」は、プルダウンから運用に合わせた内容を選択できます。
その他必要項目にも、取得したアウトプットもどんどん活用してください。
(13)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freee会計やAI OCRを使ったその他の自動化例
他にもfreee会計やAI OCRを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する
Outlookで請求書を受信した際、freee会計のファイルボックスへのアップロードとOCR読み取りを用いた取引情報の登録が自動的に完了します。
ファイル投稿や転記の手作業が減ることで、担当者の負担軽減につながります。
■概要
取引先からOutlookで受信する請求書を一枚一枚確認し、freee会計に手作業で転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に月末月初の繁忙期には、こうした定型業務が大きな負担になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書の内容をOCRで自動的に読み取り、freee会計への登録までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した請求書をfreee会計へ手入力している経理担当者の方
- 請求書の処理工数を削減し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- 手作業による請求書の登録ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで請求書処理に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による金額の入力間違いや請求書の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、経理業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無によってその後の処理を分岐させます。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした請求書ファイルを読み取ります。
- オペレーションでfreee会計を選択し、「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」するアクションを設定します。
- 最後に、freee会計の「取引先の検索」「未決済取引の登録」アクションを順に設定し、OCRで読み取った情報を元に取引を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象としたいメールの受信フォルダや、差出人、件名に含まれるキーワード（例：「請求書」）などの条件を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取る請求書ファイルからどの項目（請求日、金額など）を抽出するかを指定したり、使用するAIモデルや言語を任意で設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
取引先からOutlookで受信する請求書を一枚一枚確認し、freee会計に手作業で転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に月末月初の繁忙期には、こうした定型業務が大きな負担になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書の内容をOCRで自動的に読み取り、freee会計への登録までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した請求書をfreee会計へ手入力している経理担当者の方
- 請求書の処理工数を削減し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- 手作業による請求書の登録ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで請求書処理に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による金額の入力間違いや請求書の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、経理業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlookとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無によってその後の処理を分岐させます。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした請求書ファイルを読み取ります。
- オペレーションでfreee会計を選択し、「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」するアクションを設定します。
- 最後に、freee会計の「取引先の検索」「未決済取引の登録」アクションを順に設定し、OCRで読み取った情報を元に取引を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象としたいメールの受信フォルダや、差出人、件名に含まれるキーワード（例：「請求書」）などの条件を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取る請求書ファイルからどの項目（請求日、金額など）を抽出するかを指定したり、使用するAIモデルや言語を任意で設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する
Slackで領収書ファイルが投稿された際に、OCRで自動的に内容を読み取り、freee会計で経費申請を作成するフローボットです。
手入力作業を抑えることで、時間と労力を節約できる可能性があります。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される領収書の経費申請を手作業で行う際に、入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、Slackの特定チャンネルに領収書ファイルが投稿されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、freee会計に経費申請を作成します。日々の面倒な経費精算業務を自動化し、申請漏れやミスを防ぎ、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackとfreee会計を利用し、手作業での経費申請に手間を感じている方
- 領収書の転記作業における入力ミスをなくし、精算業務の正確性を高めたい経理担当者の方
- 経費精算フローを自動化し、組織全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿を起点にfreee会計への経費申請までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- OCR機能が領収書情報を正確に読み取るため、手入力による金額や日付の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slackとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された領収書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「経費申請の作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に申請を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、領収書が投稿される特定のチャンネルを指定したり、「#経費精算」といったキーワードを含む投稿のみを対象にしたりと、柔軟な設定が可能です。
- OCR機能では、ご利用の領収書フォーマットに合わせて、金額や日付、支払先といった読み取り対象の項目を任意でカスタマイズできます。
- freee会計への経費申請を作成する際、OCR機能で取得した情報の他に、勘定科目などを固定値として設定したり、申請内容を動的に割り当てたりすることが可能です。
■注意事項
- Slackとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される領収書の経費申請を手作業で行う際に、入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、Slackの特定チャンネルに領収書ファイルが投稿されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、freee会計に経費申請を作成します。日々の面倒な経費精算業務を自動化し、申請漏れやミスを防ぎ、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackとfreee会計を利用し、手作業での経費申請に手間を感じている方
- 領収書の転記作業における入力ミスをなくし、精算業務の正確性を高めたい経理担当者の方
- 経費精算フローを自動化し、組織全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿を起点にfreee会計への経費申請までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- OCR機能が領収書情報を正確に読み取るため、手入力による金額や日付の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slackとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された領収書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「経費申請の作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に申請を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、領収書が投稿される特定のチャンネルを指定したり、「#経費精算」といったキーワードを含む投稿のみを対象にしたりと、柔軟な設定が可能です。
- OCR機能では、ご利用の領収書フォーマットに合わせて、金額や日付、支払先といった読み取り対象の項目を任意でカスタマイズできます。
- freee会計への経費申請を作成する際、OCR機能で取得した情報の他に、勘定科目などを固定値として設定したり、申請内容を動的に割り当てたりすることが可能です。
■注意事項
- Slackとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
freee会計で経費申請が承認されたら、Chatworkに通知する
freee会計の経費申請が承認されたらChatworkに自動で通知されるため、freee会計にアクセスすることなく承認状況を把握できるはずです。
承認後の作業をスムーズに進められるので、業務の効率化が図れます。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している方
・freee会計で経理業務を担当している経理担当者
・経理業務効率化のためにfreee会計を利用している方
2.Chatworkを用いて業務を行っている方
・日々のやり取りでChatworkを使用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとして使用しているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は申請プロセスが可視化されるため、申請プロセスが透明化されるのがメリットです。
しかし、都度freee会計にアクセスしないと現在の承認状況が分からないため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、freee会計の経費申請が承認されたらChatworkに自動で通知されるため、freee会計にアクセスすることなく承認状況を把握することができます。
承認状況をリアルタイムに把握することで、承認後の作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・freee会計、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している方
・freee会計で経理業務を担当している経理担当者
・経理業務効率化のためにfreee会計を利用している方
2.Chatworkを用いて業務を行っている方
・日々のやり取りでChatworkを使用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとして使用しているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は申請プロセスが可視化されるため、申請プロセスが透明化されるのがメリットです。
しかし、都度freee会計にアクセスしないと現在の承認状況が分からないため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、freee会計の経費申請が承認されたらChatworkに自動で通知されるため、freee会計にアクセスすることなく承認状況を把握することができます。
承認状況をリアルタイムに把握することで、承認後の作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・freee会計、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailとfreee会計とAI OCRの連携メリットと具体例
1. 対応時間の削減が見込める
Gmailとfreee会計とAI OCRを連携することで、手作業でデータを入力する時間を短縮できるはずです。
例えば、従来の作業では、請求書の確認から管理ツールへのファイルを保存するまで数分かかることもあります。
月に何十件・何百件と処理すると仮定した場合、担当者の負担は相当なものになるでしょう。
この自動化フローを活用することで、手動の作業工程を削減でき、その分担当者の対応時間を減らすことができるはずです。
空いた分のリソースを、その他の業務に充てられるようになるかもしれません。
2. ヒューマンエラーを防止できる
手入力で業務を進めていると、金額や取引先名を誤転記してしまったり、登録漏れが発生したり、と誰しもが一度はミスを経験したことはあると思います。
Gmailとfreee会計とAI OCRの連携を導入すると、書類内の情報をAIで読み取るため、人の手によるミスの発生率を低減できる可能性があります。
さらに、会計ツールへの登録も自動で行われるので、登録漏れも抑制できるはずです。
よく耳にする「金額データを『0』を一つ抜かして登録してしまった」という意図しないミスも、未然に防止できるかもしれません。
3. データ反映が迅速化する
書類情報を人の目で確認して、管理ツールに入力する作業はどうしても時間がかかり、後続作業に移行するまでのタイムラグが発生しがちです。
Gmailとfreee会計とAI OCRを連携すれば、受信した請求書をすぐにデータ化できるので、書面を確認する工程を省略できるはずです。
さらに、必要データを抽出して登録する作業も自動化されるため、「会計処理を早めに行いたいのに、書類データの登録が済んでいなくて着手できない」といったモヤモヤを解消できるかもしれません。
支払い期限の管理や資金繰りの調整を重要視する企業にとって、役立つツールとなるでしょう。
まとめ
Gmailとfreee会計、AI OCRを連携することで、請求書処理の自動化が実現できるので、経理業務の効率化が図れます。
担当スタッフの作業時間が削減されることで、登録漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーが抑制されるかもしれません。
また、作業が自動で進むことで、データが管理ツールまで反映するまでの時間が短縮されるため、会計処理や請求に関する顧客への連絡などの後続作業へスムーズに移行できるはずです。
日常業務で発生する手間を軽減してその他の業務に集中したい方にとって、大きな助けとなるでしょう。
ノーコードで実現できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
