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メールでの契約書や請求書の受け取りは日常的に行われる作業ですが、その書類のデータを手動で管理ツールに別途登録するのは手間がかかりますよね。
「金額の打ち間違いがあっては後の作業に影響が出てしまう...」と、神経を尖らせて作業している方も多いはずです。
Yoomのアプリ連携を取り入れれば、緊張感に満ちた作業から解放されるかもしれません。
Gmailとfreee会計、AI OCRを連携することで、受け取った請求書をデジタル化して、管理している会計ソフトまで自動で登録できるようになります。
作業が自動で行われるため、データの転記や情報確認にかけていた時間を短縮できる可能性があります。
また、AI機能を使って情報を読み取ることで、転記ミスや登録漏れの抑制が期待できるでしょう。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。ヒューマンエラーの低減を目指す方は、ぜひご覧ください。
では、「Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Gmailで請求書を受信したことをGmailのAPIを利用して受け取ります。
その後、AI OCRで書類を読み取り、freee会計の提供するAPIを用いて、読み取った請求書の内容をfreee会計のファイルボックスに登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずは、Gmailをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGmailを検索してください。
(2)Gmailのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGmailの接続が完了しました。
(4)次に、freee会計を接続しましょう。
先ほどと同様の操作で、freee会計のアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)アプリ連携を開始する画面に移行するので、下にスクロールして［許可する］をクリックします。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて6つです。
(1)まず、Gmailのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「ラベル」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を選択してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)次に、2つ目のステップ「添付ファイルの有無で分岐」をクリックし、内容を確認します。
(2)オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
(3)今回のフローでは、『特定のラベルのメールを受信後、「アウトプット：メールの添付ファイル1」が【空でない状態】なら分岐する』ように設定を行っていきます。
(4)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
(1)続いて、3つ目のステップ「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
(2)次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『請求書を読み取る（5タスク）』を選択して、［次へ］をクリックしてください。
(3)次の画面の「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは、プルダウンから【取得した値を使用】を選択し、右の項目では【添付ファイル1】を選択します。
「追加で抽出したい項目」には、アップロードしたファイルからデフォルト（「合計金額」「小計」「請求日」「発行元の企業」「支払い期限」）以外で抽出したい情報を運用状況に沿って入力してください。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(1)次に、4つ目のステップ「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「事業所ID」や「メモ」などの項目に、注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントをもとに『候補』に内容が展開されるので、運用に合わせた情報を選択できます。
(4)「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは添付されるファイルを指定するため、以下のように設定します。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(6)続いて、5つ目のステップ「取引先の検索」をクリックしてください。
(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「事業所ID」と「検索キーワード」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（今回は、企業名から取引先を検索するように、【発行元の企業】を設定します。）
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(10)最後に、6つ目のステップ「未決済取引の登録」をクリックします。
(11)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。
次の画面で「事業所ID」や「発生日」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(12)「取引先タイプ」は、プルダウンから運用に合わせた内容を選択できます。
その他必要項目にも、取得したアウトプットもどんどん活用してください。
(13)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもfreee会計やAI OCRを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Outlookで請求書を受信した際、freee会計のファイルボックスへのアップロードとOCR読み取りを用いた取引情報の登録が自動的に完了します。
ファイル投稿や転記の手作業が減ることで、担当者の負担軽減につながります。
Slackで領収書ファイルが投稿された際に、OCRで自動的に内容を読み取り、freee会計で経費申請を作成するフローボットです。
手入力作業を抑えることで、時間と労力を節約できる可能性があります。
freee会計の経費申請が承認されたらChatworkに自動で通知されるため、freee会計にアクセスすることなく承認状況を把握できるはずです。
承認後の作業をスムーズに進められるので、業務の効率化が図れます。
Gmailとfreee会計とAI OCRを連携することで、手作業でデータを入力する時間を短縮できるはずです。
例えば、従来の作業では、請求書の確認から管理ツールへのファイルを保存するまで数分かかることもあります。
月に何十件・何百件と処理すると仮定した場合、担当者の負担は相当なものになるでしょう。
この自動化フローを活用することで、手動の作業工程を削減でき、その分担当者の対応時間を減らすことができるはずです。
空いた分のリソースを、その他の業務に充てられるようになるかもしれません。
手入力で業務を進めていると、金額や取引先名を誤転記してしまったり、登録漏れが発生したり、と誰しもが一度はミスを経験したことはあると思います。
Gmailとfreee会計とAI OCRの連携を導入すると、書類内の情報をAIで読み取るため、人の手によるミスの発生率を低減できる可能性があります。
さらに、会計ツールへの登録も自動で行われるので、登録漏れも抑制できるはずです。
よく耳にする「金額データを『0』を一つ抜かして登録してしまった」という意図しないミスも、未然に防止できるかもしれません。
書類情報を人の目で確認して、管理ツールに入力する作業はどうしても時間がかかり、後続作業に移行するまでのタイムラグが発生しがちです。
Gmailとfreee会計とAI OCRを連携すれば、受信した請求書をすぐにデータ化できるので、書面を確認する工程を省略できるはずです。
さらに、必要データを抽出して登録する作業も自動化されるため、「会計処理を早めに行いたいのに、書類データの登録が済んでいなくて着手できない」といったモヤモヤを解消できるかもしれません。
支払い期限の管理や資金繰りの調整を重要視する企業にとって、役立つツールとなるでしょう。
Gmailとfreee会計、AI OCRを連携することで、請求書処理の自動化が実現できるので、経理業務の効率化が図れます。
担当スタッフの作業時間が削減されることで、登録漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーが抑制されるかもしれません。
また、作業が自動で進むことで、データが管理ツールまで反映するまでの時間が短縮されるため、会計処理や請求に関する顧客への連絡などの後続作業へスムーズに移行できるはずです。
日常業務で発生する手間を軽減してその他の業務に集中したい方にとって、大きな助けとなるでしょう。
ノーコードで実現できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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