Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する

■概要

取引先からOutlookで受信する請求書を一枚一枚確認し、freee会計に手作業で転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に月末月初の繁忙期には、こうした定型業務が大きな負担になることもあります。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書の内容をOCRで自動的に読み取り、freee会計への登録までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した請求書をfreee会計へ手入力している経理担当者の方
• 請求書の処理工数を削減し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
• 手作業による請求書の登録ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで請求書処理に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による金額の入力間違いや請求書の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、経理業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlookとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無によってその後の処理を分岐させます。
4. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、オペレーションのAI機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした請求書ファイルを読み取ります。
6. オペレーションでfreee会計を選択し、「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」するアクションを設定します。
7. 最後に、freee会計の「取引先の検索」「未決済取引の登録」アクションを順に設定し、OCRで読み取った情報を元に取引を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象としたいメールの受信フォルダや、差出人、件名に含まれるキーワード（例：「請求書」）などの条件を任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取る請求書ファイルからどの項目（請求日、金額など）を抽出するかを指定したり、使用するAIモデルや言語を任意で設定したりすることが可能です。

■注意事項‍

• Outlook、freee会計とYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。