■概要
取引先からGmailで受信する請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。添付ファイルを開き、内容を確認して会計ソフトに手入力する作業は、件数が増えるほど負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の請求書メールを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへ登録するため、こうした課題を解消し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書の処理を手作業で行っており、非効率を感じている経理担当者の方
- freee会計へのデータ入力における、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 請求書処理にかかる時間を削減し、月次決算など他のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRが請求書情報を正確に読み取りデータ化するため、手入力による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、添付された請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」を必要に応じて設定し、請求情報と紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローのトリガーは、GmailだけでなくOutlookなど他のメールアプリにも変更して利用することが可能です。
- Gmailをトリガーとして利用する際は、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイル内の項目（請求金額や支払期日など）や、利用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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