GmailとGoogle Driveを連携して、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、リネームした上でGoogle Driveに格納する方法

ステップ1:GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携

まずGmailとGoogle DriveをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、GmailとGoogle Driveを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Gmailの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.GmailとGoogle Driveを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Gmailとメールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGmailで受信したメールをYoomのアドレスに転送するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「メールトリガー メールが届いたら」をクリックします。

3.受信用アドレスの作成に任意の値を設定し、「次へ」をクリックします。

4.作成したアドレスをGmailの転送アドレスに追加します。
転送アドレスの追加時に、確認リンクがYoomのアドレスに送られます。
その後、テストを行います。
※Gmailの転送アドレスへ追加する方法は、こちらを確認してください。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:書類から文字を抽出する設定

次に、受信した書類から文字を抽出する設定を行います。

1.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン・チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記のように設定して保存します。

3.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

4.アクションを設定し、「次へ」をクリックします。
※下記は、書類の文字数が4,000文字以内の場合です。4,000文字を超える場合は、アクションを変更してください。

5.ファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIを設定してテストを行います。
※ファイルの添付方法は、下記画像のように設定してください。

6.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Google Driveの設定

最後に、Google Driveにへファイルを保存する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをアップロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.格納先のフォルダID、ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルを設定してテストを行います。
※格納先のフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※ファイル名に書類から読み取った情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示される「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、指定したフォルダにファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Gmailで書類を受信するたび、OCRで情報を自動で読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveに格納されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

GmailとGoogle Driveを活用したその他の自動化例

他にもGmailとGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りGoogle Driveに保存してSlackに通知する

Gmailの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google Driveに保存してSlackに通知するテンプレートです。
この連携により、ファイルの保存と通知作業が自動化され、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。

2.Google Driveの特定フォルダにアップロードされたらファイルをGmailに添付して送付する

Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにファイルを自動添付して送付するテンプレートです。
この連携により、メールの送信作業が自動化され、業務効率の向上が期待できます。

3.Google Driveに画像がアップロードされたらGeminiで解析して内容をGmailに通知する

Google Driveに画像がアップロードされたらGeminiで解析し、その内容をGmailに通知するテンプレートです。
この連携により、画像の情報を速やかに理解でき、業務の効率化を図れるでしょう。

GmailとGoogle Driveを連携するメリットと具体例

メリット1:書類の管理の効率化

メールで受信した書類を、手動で保存する作業は大変です。
書類をダウンロードしてファイル名を設定し、指定のフォルダに保存する工程があり、手動だと時間がかかります。
GmailとGoogle Driveを連携すれば、書類保存が自動化され、担当者の業務効率化が向上するでしょう。
例えば、経費精算書のように毎日送られてくる書類の場合、担当者は対応するたびに、作業中の業務を中断しなければなりません。
この連携を利用すれば、書類保存のために作業を中断する必要がなくなり、業務の効率化が期待できます。

メリット2:書類の保存ミスを防止

手動での保存作業には、ミスが発生するリスクがあります。
ファイル名や保存先を間違えると、探すときに余計な時間がかかってしまいます。
GmailとGoogle Driveの連携により書類の保存作業を自動化すれば、人的ミスを防止でき、正確なファイル管理が可能になるでしょう。
例えば、受信した書類を専用のフォルダに保存する場合、名前が似たフォルダがあれば、間違えやすくなります。
この連携を利用すれば、保存先を指定できるため、ファイル格納時のミスが削減されるでしょう。

メリット3:業務プロセスの標準化

ファイル名を手動で設定して保存する場合、担当者ごとにファイル名の設定に違いが出ることがあります。
ファイル名の表記にばらつきがあると、検索性が悪くなってしまいます。
GmailとGoogle Driveを連携し、ファイル保存業務を標準化すれば、担当者ごとの表記ゆれがなくなり、ファイルの検索性が向上するでしょう。
例えば、ファイル名に顧客名や日付を設定する場合、記載方法の違いが出ることがあります。
この連携を利用すれば、書類の情報をそのままタイトルに反映できるため、書類が検索しやすくなるでしょう。

まとめ

Gmailで受信した書類を、手動でGoogle Driveに保存する作業には手間と時間がかかります。
さらに、ヒューマンエラーや担当者ごとのファイル名の違いが課題になります。
これらの課題は、GmailとGoogle Driveを連携し、Yoomが提供するOCR機能と組み合わせ、書類の保存業務を自動化することで解決できるでしょう。
この結果、業務の効率化やミスの削減、ファイルの検索性向上が期待できます。
本記事で紹介した連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
設定方法が簡単で、すぐに利用できるため、Yoomを使った自動化を試してみてください。