手作業ゼロ！GmailとGoogle スプレッドシートでメール送信を自動化する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogleフォームを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

今回の連携は両方ともGoogle関連のものなので、Gmailの連携も以下のGoogle スプレッドシートの連携手順を参考にしてください。

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。

‍連携後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでログインします。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックします。
その後、Googleアカウントの選択をして「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

Gmailも同様にマイアプリに追加し、それぞれがマイアプリに表示されていれば連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

最初に、スケジュールの設定を行うので、「指定したスケジュールになったら」をクリックしましょう。

以下の画面で任意のスケジュールを設定することが可能です。(※分単位の指定はできません)
設定が完了したら「保存する」をクリックします。

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次に、「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Google スプレッドシート
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「実行アクション」→複数のレコードを取得する（最大300件）

下にスクロールしていくと「データベースの連携」という項目があります。
入力欄下部の補足を確認しつつ、入力を完了させてください。
入力後「次へ」を押します。

画面が遷移すると以下のような画面が出てきます。

取得したいレコード条件を以下のように設定することで、今日の日付のレコードを取得できます。
取得したいレコードの条件を選択し、テストを実行します。

テストが成功したら、「保存する」をクリックします！

続いて、「メールを送る」をクリックします。

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以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Gmail
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認

下にスクロールして、「メール内容」の項目をそれぞれ入力します。
入力後に「次へ」をクリックします。

最後に「メール送信のテスト」の画面でテストを行います。

テストに成功したら、「保存する」をクリックします！

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ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとGmailの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです！

指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する方法

続いて、その他のツールを使ってGmailで定型文を送信する方法を紹介します！

いくつかの例を簡単に紹介するので、Notionなどのツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
先ほどと同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したらステップ2で行ったGoogle スプレッドシートの設定以外は同じステップになるので、Notionの設定から説明していきます。

まずは、赤枠の「複数のレコードを取得する（最大１００件）」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、先ほどGoogle スプレッドシートのIDを入力した個所に、今回はNotionの「データベースID」を入力します。

次へ進み、データベース操作の詳細設定も同様に設定します。
以下の画面でテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

残りの設定も先ほどと同様に進めると完了します！

指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する方法

次に、kintoneを使ってGmailで定型文を送信する方法を紹介します！
先ほどと同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、こちらもGoogle スプレッドシートの設定をkintoneに置き換えるイメージの設定なので簡単に説明していきます！

まずは、赤枠の「複数のレコードを取得する（最大500件）」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートのIDを入力した個所に、今回はkintoneの「アプリID」を入力します。
（アプリのURL内の「/k/●●●/」部分がアプリIDとなります。）

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次へ進み、データベース操作の詳細設定も同様に設定します。
以下の画面でテストを実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

残りの設定も先ほどと同様に進めると完了します！とても簡単ですね！

Gmailを使ったその他の自動化の例

他にもGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1.Gmailで受け取った内容をLINEに通知する

Gmailの内容を自動でLINEに通知することで、メールをすぐに確認できない場合でも安易に内容を確認することができるようになります。
LINEのグループに通知することで、チームメンバー間での情報共有をスムーズに行うことができます。

2.Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する

Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。

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3.Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する

Gmailで受け取ったメールから特定の内容を抽出して、Googleスプレッドシートで管理することが可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。
顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。

まとめ

定型メールの送信を自動化することで、手作業の手間を大幅に削減し、業務の効率をアップさせることが期待できます。Google スプレッドシートとGmailを連携すれば、決まった日時に顧客情報をもとにしたメールを自動で送信可能。毎日のルーチン作業を省略できるため、その分の時間をより重要な業務に充てることができます。
日々の業務に追われていると、「メールを送るだけ」と思っていても、意外と積み重なると大きな負担になるものです。だからこそ、こうしたちょっとした自動化の工夫が、業務効率を上げるカギになります。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！