皆さんがよく使うことの多い、GmailとGoogleスプレッドシート。
そんな2つを行ったり来たりして作業するのは面倒だし、手間ですよね。
せっかくならYoomを使って2つを連携して、手間やミスを減らし、その時間をほかの業務に使っていきましょう！
GmailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、受信したメール内容を自動的にスプレッドシートへ転記でき、手作業によるミスを防止しながらデータを一元管理することが可能です。
たとえば、営業部門では、顧客からの問い合わせメールをGoogle スプレッドシートにまとめておくことで、<span class="mark-yellow">担当者全員が最新の顧客情報をすぐに確認できる環境が整い、迅速かつ正確な対応につなげられるでしょう。</span>
Gmailのプロジェクト関連メールをGoogle スプレッドシートに転記することで、進行状況やタスクの情報が自動的に更新され、チーム全体での進捗確認がスムーズになります。
たとえば、プロジェクトチームで導入すれば、進捗や担当者の変更がメールで共有されるたびにスプレッドシートに反映され、進行中のタスクがわかりやすく整理され、入力ミスや更新漏れを防ぐ効果があります。
Gmailに届く請求書メールをGoogle スプレッドシートに自動的に保存し、関連情報を整理することで、財務管理が効率化されます。
複数の取引先から毎月受信する請求書をスプレッドシートに集約しておけば、各請求書の確認や支払い処理が容易になり、<span class="mark-yellow">見落としを防ぎつつ支払い管理がスムーズに行えるでしょう。</span>
今回は「Yoom」を使って、「Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する」フローを作ってみましょう！
※注意）今回のフローは、フリーとミニプランの方はご使用になれませんのでご注意ください。
ただし、Yoomでは2週間の無料トライアルが行えるので、有料プラン限定の操作も一定期間試すことができます！
[Yoomとは]
まずは、使用している「Googleアカウント」と「Yoom」を連携させてみましょう。
「Yoom」ページの左側からマイアプリ→新規接続→Gmailの順に選択します。
ログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。
次に新規接続→Googleスプレッドシートを選択し、ログインを進めると先ほどの画面が出るので確認して続行します。
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
まず、アプリトリガーを設定します。
「メールを受信したら」をクリックすると以下の画面が出てきますので設定をしていきましょう。
受信用アドレスには、任意のものを入力し次に進みます。
ここでGmailを開いてメールトリガーの設定を行います。
今回はGmailに届いたメールをYoomに転送する形で設定したいと思います。
こちらを参考に設定をして、テスト後問題なければ保存します。
次にアクションを設定していきます。
「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。
今回は以下の表示のまま、次に進みます。
以下の画面が出るので、対象のテキストにメールトリガーで取得した本文を引用し、抽出したい項目にその本文から抽出したい項目名を入れテストをします。
エラーとならなければ保存します。
最後に「問い合わせ内容を格納」するようにデータベースを連携します。
以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。
問題なければスプレッドシートID・スプレッドシートのタブ名・テーブル範囲を任意のものに設定し次に進みます。
追加するレコードの値は、会社名などの題名の上でクリックするとアウトプットが出てくるのでそこから該当するものを選択します。
テストして問題なければ保存しましょう。
最後にメールトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした！
今回設定したテンプレートは以下のものです。
GmailとGoogleスプレッドシートの連携し、メールでの問い合わせをGoogleスプレッドシートに自動で転記されるようにできるということが実感できたのではないでしょうか。
Yoomではほかにも、この2つを連携するテンプレートをご用意しております。
いくつか例をご紹介しますので、是非使ってみてください！
更新された情報から自動で見積書を発行しGmailで送付する
Yoomデータベースの見積依頼情報が更新されたら、Googleスプレッドシートに格納した雛形を使用して自動で見積書を作成し、担当者宛にGmailでメールを送付するフローです。
営業部門や事務担当の方は、見積書の依頼が来ると手作業で作成されていることが多いかと思います。
手入力しているとどうしても入力・金額ミスが起きがちですよね。また、メールを送るのを忘れてしまうなんてことも稀にあるのでは？
このフローを使えば見積書を自動で作ってくれるだけでなく、担当者にメール送付までしてくれるといった流れを一本化でき、課題解決に一役買います！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
こちらはGoogleスプレッドシート上での行の追加をトリガーに起動するフローボットです。
追加された情報をいち早く知りたいと思っていてもその都度メールを作成して送るのは手間がかかりますよね。
このフローを使えばそんな手間を省いて、自動で通知を受けることが可能になりますよ。
Googleスプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する
行の追加だけでなく、行の更新でもフローボットを起動することができるため、用途に合わせて使い分けてみてください！
特定のスケジュールになったら、Googleスプレッドシートの情報をGmailで通知する
最後に紹介するフローボットは、指定の日時に起動するフローボットです。
在庫管理のために毎回確認作業を行うのは手間ですよね。確認を忘れてしまい、商品在庫が想定より少ない！なんてことも起こる可能性があります。
このフローを使用することで決められたスケジュールで自動で在庫数をメールで通知してくれるため、手間を省くだけでなく確認漏れを防ぎます。
GmailとGoogleスプレッドシートは単体でもとても便利ですが、連携することでメール管理とデータ整理を大幅に効率化することができます。
この記事を参考に、ぜひGmailとGoogleスプレッドシートの連携をぜひ試してみてください！
Yoomは業務効率化したいあなたをサポートします！
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