【ノーコードで実現】Gmailで受信したメールをGoogle スプレッドシートに自動で転記する方法

「Gmailで受信した問い合わせ内容を、一件一件スプレッドシートにコピペするのが面倒…」
「毎日の報告メールから特定の情報を抜き出してリスト化する作業に追われ、他の業務が進まない…」
このように、GmailとGoogle スプレッドシート間での手作業による情報転記に、多くの時間と手間を費やしていませんか？

もし、Gmailに届いた情報を指定したGoogle スプレッドシートの行に自動で追加・記録できる仕組みがあれば、煩雑な手作業から解放され、分析や企画といったそのほかの業務に時間を使うことができるようになるはずです！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の業務を大幅に効率化できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な転記作業を減らしていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailで受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートへ自動転記する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

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GmailとGoogle スプレッドシートを連携する自動化の方法

GmailとGoogle スプレッドシートの間で発生する、様々なデータ転記作業を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業による転記ミスを防ぐほか、情報共有の迅速化も期待できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Gmailの受信内容をGoogle スプレッドシートに直接転記する

Gmailでメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で転記する基本的な連携フローです。
手作業でのコピー＆ペーストの手間を減らし、作業負担の削減にも寄与します！

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特定の条件に合致したGmailの情報をGoogle スプレッドシートに転記する

Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した場合にのみ、その内容をGoogle スプレッドシートに更新・追記します。
重要なメールだけを効率的にリスト化し、対応漏れを防ぐのに役立ちます。

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Gmailの受信内容をAIで整理してGoogle スプレッドシートに転記する

受信したメール本文をAIが自動で要約・整理し、構造化されたデータとしてGoogle スプレッドシートに入力するフローボットです。
問い合わせ内容の要点抽出や顧客からのフィードバック分析などを効率化します！

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GmailとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とデータを抽出する設定、続くGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

まずはGmailをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGmailを検索してください。

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Gmailのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

まずは1つ目のGmailの接続が完了しました。

次にGoogle スプレッドシートを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogle スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

Gmailの時と同様に、「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

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認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

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ステップ3:メールトリガーのアクション設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、トリガーとなる「メールを受信したら」をクリックしましょう。
受信用アドレスには、任意のものを入力し次に進みます。

なお、以下の画像のようにトリガー条件を設けることも可能です。特定の文字列を含むメールのみでフローボットを起動させたい時に活用しましょう。

ここでGmailを開き、メールトリガーの設定を行います。
今回はGmailに届いたメールをYoomに転送する形で設定したいと思います。
こちらを参考に設定し、実際にメールを送信して、テストを行いましょう。

以下の画像のように、「テスト成功」と表示され、メールの内容が正常に取得できていれば、『保存する』を押してください。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

‍ステップ4:問い合わせ内容を抽出する設定

次に、2つ目の「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。

こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。

AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は、メール本文を抽出対象としました。

このようにアウトプットを引用することで、毎回動的な値を自動入力可能です。なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容から特定の項目を抽出することとなるため注意が必要です。

「抽出したい項目」は、好きな値を指定できます。

情報を入力した後、［テスト］をクリックし、取得した値に問題がなければ『保存する』をクリックします。

ステップ5:Google スプレッドシートに情報を格納する設定

最後に、3つ目の「問い合わせ内容を格納」をクリックしましょう。

以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。

下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。

タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。

次の画面で追加するレコードの値は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

情報を入力した後、[テスト]を押して、情報が反映されているか確認してみます。

内容に問題がなければ、『保存する』をクリックしましょう。これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

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GmailとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、GmailとGoogle スプレッドシートを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Gmailを使った自動化例

AI生成ツールと連携することで、メール文面の作成を効率化できます。
さらに、普段使いのコミュニケーションツールと連携して関係者に自動通知を送ることも可能です。

[[182828,70295,146342,172086,187510]]

Google スプレッドシートを使った自動化例

スケジュールトリガー機能やOCR（データ読み取り機能）を活用して情報を処理したり、情報追加・更新を検知して別ツールでタスクや請求書を自動で作成することもできます。
データ管理業務の負担軽減が見込めるでしょう。

[[75012,183703,181572,115901,173467]]

まとめ

GmailとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業から解放され、ヒューマンエラーのない正確なデータ管理が実現できそうですね！
これにより、問い合わせ管理や情報収集といった業務の属人化が防がれ、チーム全体で迅速な対応できるようになるはずです。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！