Gmailで受信したメール内容をGoogle スプレッドシートに連携する方法

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
まず、アプリトリガーを設定します。

「メールを受信したら」をクリックすると以下の画面が出てきますので設定をしていきましょう。
受信用アドレスには、任意のものを入力し次に進みます。

ここでGmailを開いてメールトリガーの設定を行います。
今回はGmailに届いたメールをYoomに転送する形で設定したいと思います。
こちらを参考に設定をして、テスト後、問題なければ保存します。

‍ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。
「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。

今回は以下の表示のまま、次に進みます。

以下の画面が出るので、対象のテキストにメールトリガーで取得した本文を引用し、抽出したい項目にその本文から抽出したい項目名を入れテストをします。
エラーとならなければ保存します。

AIを活用した「データの抽出」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

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最後に「問い合わせ内容を格納」するようにデータベースを連携します。

以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。
問題なければスプレッドシートID・スプレッドシートのタブ名・テーブル範囲を任意のものに設定し次に進みます。

追加するレコードの値は、会社名などの題名の上でクリックするとアウトプットが出てくるのでそこから該当するものを選択します。
テストして問題なければ保存しましょう。

最後にメールトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした！

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GmailとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGmailやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Gmailを活用した自動化例

登録された顧客宛にGmailで定型メールを送信する

登録された顧客に対してGmailで定型メールを送信することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。

Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り登録する

画像の撮影やスキャンとメール送信だけで名刺情報がデジタル化されるため、作業負担の軽減が見込めるでしょう。

Zoomウェビナー終了後、Gmailでメールを送る

会議終了後の参加者リストの抽出や個別のメール送信が不要となり、担当者の作業負担が軽減されると予想されます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらレコードを追加する

手動での入力作業を省くことができるため、入力ミスが減少し、データの正確性が保たれるようになるはずです。

Google スプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

課題や案件が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

Google スプレッドシートへの情報追加を自動化することで、共有資料の作成の手間が省かれ、業務の効率化を図ることができます。

GmailとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1: メール情報の自動整理による業務効率化

GmailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、受信したメール内容を自動的にGoogle スプレッドシートへ転記でき、手作業によるミスを防止しながらデータを一元管理することが可能です。
たとえば、営業部門では、顧客からの問い合わせメールをGoogle スプレッドシートにまとめておくことで、<span class="mark-yellow">担当者全員が最新の顧客情報をすぐに確認できる環境が整い、迅速かつ正確な対応につなげられるでしょう。</span>

メリット2: タスク進捗管理とチーム内の情報共有の簡便化

Gmailのプロジェクト関連メールをGoogle スプレッドシートに転記することで、進行状況やタスクの情報が自動的に更新され、チーム全体での進捗確認がスムーズになります。
たとえば、プロジェクトチームで導入すれば、進捗や担当者の変更がメールで共有されるたびにGoogle スプレッドシートに反映されるため、進行中のタスクがわかりやすく整理できる他、入力ミスや更新漏れを防ぐ効果が期待できます！

メリット3: 請求書管理の効率化と見落とし防止

Gmailに届く請求書メールをGoogle スプレッドシートに自動的に保存し、関連情報を整理することで、財務管理が効率化されます。
複数の取引先から毎月受信する請求書をGoogle スプレッドシートに集約しておけば、各請求書の確認や支払い処理が容易になり、<span class="mark-yellow">見落としを防ぎつつ支払い管理がスムーズに行えそうですね。</span>

まとめ

GmailとGoogle スプレッドシートは単体でもとても便利ですが、連携するとメール管理やデータ整理を大幅に効率化できます。
定型的な業務を自動化することで、本来集中したい業務のために時間を作れて助かりますよね。
この記事を参考に、ぜひGmailとGoogle スプレッドシートの連携をぜひ試してみてください！