Gmailで受信したメール内容をGoogle スプレッドシートに連携して業務を効率化！

[Yoomとは]

GmailとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

今回はYoomを使って、「Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する」フローを作ってみます！
※注意）今回のフローは、フリーとミニプランの方はご使用になれませんのでご注意ください。

ただし、Yoomでは2週間の無料トライアルが行えるので、有料プラン限定の操作も一定期間試すことができます！

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているGoogleアカウントとYoomを連携させてみましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Gmailの順に選択します。

ログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

次に新規接続→Googleスプレッドシートを選択し、ログインを進めると先ほどの画面が出るので確認して続行します。

マイアプリ連携が完了したら、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
まず、アプリトリガーを設定します。

「メールを受信したら」をクリックすると以下の画面が出てきますので設定をしていきましょう。
受信用アドレスには、任意のものを入力し次に進みます。

ここでGmailを開いてメールトリガーの設定を行います。
今回はGmailに届いたメールをYoomに転送する形で設定したいと思います。
こちらを参考に設定をして、テスト後問題なければ保存します。

‍ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。
「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。

今回は以下の表示のまま、次に進みます。

以下の画面が出るので、対象のテキストにメールトリガーで取得した本文を引用し、抽出したい項目にその本文から抽出したい項目名を入れテストをします。
エラーとならなければ保存します。

最後に「問い合わせ内容を格納」するようにデータベースを連携します。

以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。
問題なければスプレッドシートID・スプレッドシートのタブ名・テーブル範囲を任意のものに設定し次に進みます。

追加するレコードの値は、会社名などの題名の上でクリックするとアウトプットが出てくるのでそこから該当するものを選択します。
テストして問題なければ保存しましょう。

最後にメールトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした！

GmailとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGmailやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Gmailを活用した自動化例

本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する

Google スプレッドシートのみならず、Slack等のチャットツールに通知することもできます。

問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する

こちらのフローでは、AIを用いて返信内容を自動生成します。大量の問い合わせに対応する方におすすめです。

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

Gmailの内容を他ツールに転記するだけでなく、別のトリガーをもとにGmailを送信するフローを作ることもできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Google スプレッドシートをトリガーにして、Google Drive等のデータ管理ツールにフォルダを作成するフローです。

NotionDBに追加された情報を、Googleスプレッドシートにも追加する

Notionの内容をGoogle スプレッドシートにも追加することで、異なるツールを使っている相手とも情報共有がスムーズになりますね。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する

Google スプレッドシートをもとにSalesforceのレコードを追加できるため、Google スプレッドシートで顧客情報などを管理している人も手動で転記する手間が省けます。

GmailとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと利用シーン

メリット1: メール情報の自動整理による業務効率化

GmailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、受信したメール内容を自動的にスプレッドシートへ転記でき、手作業によるミスを防止しながらデータを一元管理することが可能です。
たとえば、営業部門では、顧客からの問い合わせメールをGoogle スプレッドシートにまとめておくことで、<span class="mark-yellow">担当者全員が最新の顧客情報をすぐに確認できる環境が整い、迅速かつ正確な対応につなげられるでしょう。</span>

メリット2: タスク進捗管理とチーム内の情報共有の簡便化

Gmailのプロジェクト関連メールをGoogle スプレッドシートに転記することで、進行状況やタスクの情報が自動的に更新され、チーム全体での進捗確認がスムーズになります。
たとえば、プロジェクトチームで導入すれば、進捗や担当者の変更がメールで共有されるたびにスプレッドシートに反映され、進行中のタスクがわかりやすく整理され、入力ミスや更新漏れを防ぐ効果があります。

メリット3: 請求書管理の効率化と見落とし防止

Gmailに届く請求書メールをGoogle スプレッドシートに自動的に保存し、関連情報を整理することで、財務管理が効率化されます。
複数の取引先から毎月受信する請求書をスプレッドシートに集約しておけば、各請求書の確認や支払い処理が容易になり、<span class="mark-yellow">見落としを防ぎつつ支払い管理がスムーズに行えるでしょう。</span>

まとめ

GmailとGoogle スプレッドシートは単体でもとても便利ですが、連携するとメール管理やデータ整理を大幅に効率化することができます。
定型的な業務を自動化することで、本来集中したい業務のために時間を作れて助かりますよね。
この記事を参考に、ぜひGmailとGoogle スプレッドシートの連携をぜひ試してみてください！