とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートへ自動転記する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
「Gmailで受信した問い合わせ内容を、一件一件スプレッドシートにコピペするのが面倒…」
「毎日の報告メールから特定の情報を抜き出してリスト化する作業に追われ、他の業務が進まない…」
このように、GmailとGoogle スプレッドシート間での手作業による情報転記に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、Gmailに届いた情報を指定したGoogle スプレッドシートの行に自動で追加・記録できる仕組みがあれば、煩雑な手作業から解放され、分析や企画といったそのほかの業務に時間を使うことができるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の業務を大幅に効率化できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な転記作業を減らしていきましょう！
GmailとGoogle スプレッドシートを連携する自動化の方法
GmailとGoogle スプレッドシートの間で発生する、様々なデータ転記作業を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業による転記ミスを防ぐほか、情報共有の迅速化も期待できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの受信内容をGoogle スプレッドシートに直接転記する
Gmailでメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で転記する基本的な連携フローです。
手作業でのコピー＆ペーストの手間を減らし、作業負担の削減にも寄与します！
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
特定の条件に合致したGmailの情報をGoogle スプレッドシートに転記する
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した場合にのみ、その内容をGoogle スプレッドシートに更新・追記します。
重要なメールだけを効率的にリスト化し、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
「Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する」フローは、メール管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。
例えば、タスクや商談の進捗報告メールの内容をもとに、自動的にGoogle スプレッドシートを更新できます。
手動でのデータ入力作業を削減し、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、特定のメールを効率的に管理したいビジネスユーザーの方
・Google スプレッドシートを活用してデータを整理・分析しているチームリーダーや管理者の方
・手動でのメールデータ入力に時間を取られており、自動化による業務効率化を図りたい方
・プロジェクトやタスクの進捗を自動的に記録し、情報共有を円滑にしたい経営者やプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をAIで整理してGoogle スプレッドシートに転記する
受信したメール本文をAIが自動で要約・整理し、構造化されたデータとしてGoogle スプレッドシートに入力するフローボットです。
問い合わせ内容の要点抽出や顧客からのフィードバック分析などを効率化します！
Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する」ワークフローは、Gmailで受信したメールをAIが解析し、その内容を整理してGoogle スプレッドシートに自動で入力します。これにより、受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートで効率的に管理し、業務の整理やデータ集計が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して顧客からの問い合わせや情報を受け取っている担当者
・Google スプレッドシートを使用して業務データを管理している方
・メール内容を整理してスプレッドシートに自動入力したい方
・メール情報を効率的に管理し、業務プロセスを簡素化したい方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
GmailとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とデータを抽出する設定、続くGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1:GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3:メールトリガーのアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「メールを受信したら」をクリックしましょう。
受信用アドレスには、任意のものを入力し次に進みます。
なお、以下の画像のようにトリガー条件を設けることも可能です。特定の文字列を含むメールのみでフローボットを起動させたい時に活用しましょう。
ここでGmailを開き、メールトリガーの設定を行います。
今回はGmailに届いたメールをYoomに転送する形で設定したいと思います。
こちらを参考に設定し、実際にメールを送信して、テストを行いましょう。
以下の画像のように、「テスト成功」と表示され、メールの内容が正常に取得できていれば、『保存する』を押してください。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4:問い合わせ内容を抽出する設定
次に、2つ目の「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
もし、アクションを変更したい場合には、『変更する』を押すと、その他の抽出アクションを選択できます。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は、メール本文を抽出対象としました。
このようにアウトプットを引用することで、毎回動的な値を自動入力可能です。なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容から特定の項目を抽出することとなるため注意が必要です。
「抽出したい項目」は、好きな値を指定できます。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、取得した値に問題がなければ『保存する』をクリックします。
ステップ5:Google スプレッドシートに情報を格納する設定
最後に、3つ目の「問い合わせ内容を格納」をクリックしましょう。
以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
情報を入力した後、[テスト]を押して、情報が反映されているか確認してみます。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックしましょう。これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
GmailとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailとGoogle スプレッドシートを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailを使った自動化例
AI生成ツールと連携することで、メール文面の作成を効率化できます。
さらに、普段使いのコミュニケーションツールと連携して関係者に自動通知を送ることも可能です。
Gmailで受信したアンケート結果をGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したアンケート結果をGoogle Chatに通知する」ワークフローは、アンケート結果の共有を簡素化します。
受信した情報が自動でGoogle Chatに通知されるため、確認作業が効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用している方
・アンケート結果を迅速に把握したいが、メールでの確認に時間がかかっていると感じる方
・Google Chatをコミュニケーションツールとして活用しているチーム
・Google Chatを使ってアンケート結果をスピーディに共有したい方
・手動で通知を送信する手間を減らし、効率的に情報共有を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
試してみる
■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者
■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答を受信している方
・顧客からの問い合わせ受信にGoogleフォームを活用している方
・問い合わせの一時対応の速度に課題を感じており、対応効率化を目指している方
2.Geminiを業務に活用している方
・問い合わせの一時対応の回答内容の作成をGeminiを活用し実現したいと考えている方
・日ごろから生成AIを業務に活用し、テキストの作成を自動化している方
■注意事項
・Googleフォーム、Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Gmailで送信する」フローは、リード獲得からフォローアップまでを自動化する業務ワークフローです。
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、AIが最適なフォローアップメールを自動で作成し、Gmailを通じて送信します。これにより、営業活動の効率化と迅速な対応が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード管理を行っている営業担当者
・フォローアップメールの作成に時間を取られているビジネスチーム
・AIを活用して業務プロセスを効率化したい企業の経営者
・リードへの対応スピードを向上させたいマーケティング担当者
■注意事項
・Salesforce、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートを使った自動化例
スケジュールトリガー機能やOCR（データ読み取り機能）を活用して情報を処理したり、情報追加・更新を検知して別ツールでタスクや請求書を自動で作成することもできます。
データ管理業務の負担軽減が見込めるでしょう。
Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する」フローは、手動でのチケット作成作業を自動化する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートに新しいデータが追加されると、Zendeskでチケットが自動的に作成されます。
このワークフローを使うことで、手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートに問い合わせ情報を登録し、その内容に基づいてZendeskでサポートチケットを作成しているチーム
・業務の効率化を進め、作業時間を短縮したいと考えているマネージャーやチームリーダー
・ZendeskとGoogle スプレッドシートを活用しているが、チケット作成の手間を減らしたいと感じている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してDiscordに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの更新をトリガーに自動で請求書を作成し、Discordに通知することが可能です。この自動化によって、請求書作成の作業効率が向上するでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して請求書作成を行っている経理担当者の方
・手動での請求書発行や通知作業に時間を取られている中小企業のオーナーの方
・チーム内での情報共有を迅速かつ効率的に行いたいマネージャーの方
・業務フローの自動化に興味があり、RPAを導入したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、PDFのデータがGoogle スプレッドシートに自動で追加されます。
手作業が減り、データ管理が効率的になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・PDF形式のフォームを頻繁に受け取る方
・手動でのデータ入力にかかる時間や労力を減らしたい方
・迅速にフォームの情報をGoogle スプレッドシートに反映させたい方
・チームでGoogle スプレッドシートを共有し、情報を一元管理したい方
・日常的に大量のフォームを処理しているが、手動作業によるミスを減らしたい方
・Google スプレッドシートを活用して、データ分析や報告書作成を行いたいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まとめ
GmailとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業から解放され、ヒューマンエラーのない正確なデータ管理が実現できそうですね！
これにより、問い合わせ管理や情報収集といった業務の属人化が防がれ、チーム全体で迅速な対応できるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：【簡単設定】Google スプレッドシートと他のアプリを連携して業務を自動化する方法
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で本文を抽出したいのですができますか？
A：はい。可能です。
要約するにあたり、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。
たとえば「箇条書きで回答してください」「●●文字以内で要約してください」など、指示をいれることで、反映されます。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
Q：既存の行の情報を更新できますか？
A：はい、可能です。
今回の説明では「レコードを追加する」のアクションでしたが、「レコードを更新する」があります。
こちらに変更することで既存の行を更新するフローが作成できます。
Q：エラーの時の対処法はどうすればいいですか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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