とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートへ自動転記する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方 メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。 オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受信した問い合わせ内容を、一件一件スプレッドシートにコピペするのが面倒…」
もし、Gmailに届いた情報を指定したGoogle スプレッドシートの行に自動で追加・記録できる仕組み があれば、煩雑な手作業から解放され、分析や企画といったそのほかの業務に時間を使うことができるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
GmailとGoogle スプレッドシートを連携する自動化の方法
GmailとGoogle スプレッドシートの間で発生する、様々なデータ転記作業を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
Gmailの受信内容をGoogle スプレッドシートに直接転記する
Gmailでメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で転記する 基本的な連携フローです。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方 メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。 オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定の条件に合致したGmailの情報をGoogle スプレッドシートに転記する
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した場合にのみ、その内容をGoogle スプレッドシートに更新・追記 します。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要
Gmailで受信するお問い合わせや申し込みなどの特定メールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記・管理している方 メールからのデータ入力作業で発生する、転記漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方 定型的なメール処理業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにメールが届くと自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。 システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペースト時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。 その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や名前、問い合わせ内容などを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。 AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートや、書き込み先のシート、テーブルの範囲を指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をAIで整理してGoogle スプレッドシートに転記する
受信したメール本文をAIが自動で要約・整理し、構造化されたデータとしてGoogle スプレッドシートに入力する フローボットです。
Gmailでメールを受信したら、AIで内容を整理しGoogle スプレッドシートに自動でデータ入力する
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■概要
日々の業務でGmailに届く大量のメールから必要な情報を探し出し、Google スプレッドシートに手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailの受信メール情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している担当者 AIを活用してメールからの情報抽出と整理を自動化したい方 手作業によるデータ入力ミスを削減し、業務の正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで、AIによる内容整理とGoogle スプレッドシートへの記録が自動で行われるため、情報収集と転記にかかる時間を削減できます。 手作業による繰り返し入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの本文などから必要な情報を抽出・整理するよう指示します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって整理された情報を指定のスプレッドシートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズできます。固定の文言と組み合わせて出力内容を調整することが可能です。トリガーで取得したメールの件名や本文を変数としてプロンプトに埋め込むこともできます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを記録したいスプレッドシートやシート名を指定します。また、どの列にどの情報を入力するかも自由に設定でき、固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストやメールの送信元アドレスといった前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることが可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
GmailとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録するフローを解説していきます！こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とデータを抽出する設定、続くGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1:GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録 以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録 以下の手順をご参照ください。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
ステップ2:テンプレートのコピー Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方 メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。 オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3:メールトリガーのアクション設定 さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「メールを受信したら」をクリックしましょう。
なお、以下の画像のようにトリガー条件を設けることも可能です。特定の文字列を含むメールのみでフローボットを起動させたい時に活用しましょう。
ここでGmailを開き、メールトリガーの設定を行います。
以下の画像のように、「テスト成功」と表示され、メールの内容が正常に取得できていれば、『保存する』を押してください。アウトプット として取得することが可能です。
ステップ4:問い合わせ内容を抽出する設定 次に、2つ目の「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。
こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちら のページもご確認ください。
次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
このようにアウトプットを引用することで、毎回動的な値を自動入力可能 です。なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容から特定の項目を抽出することとなるため注意が必要です。
「抽出したい項目」は、好きな値を指定できます。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、取得した値に問題がなければ『保存する』をクリックします。
ステップ5:Google スプレッドシートに情報を格納する設定 最後に、3つ目の「問い合わせ内容を格納」をクリックしましょう。
以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。
下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきます。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押します。
次の画面で追加するレコードの値は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
情報を入力した後、[テスト]を押して、情報が反映されているか確認してみます。
内容に問題がなければ、『保存する』をクリックしましょう。これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方 メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。 オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。 Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailとGoogle スプレッドシートを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Gmailを使った自動化例
AI生成ツールと連携することで、メール文面の作成を効率化できます。
Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Gmailで送信する
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■概要
Salesforceでリード管理を行っている営業担当者 フォローアップメールの作成に時間を取られているビジネスチーム AIを活用して業務プロセスを効率化したい企業の経営者 リードへの対応スピードを向上させたいマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット
営業効率の向上：新規リードへの迅速なフォローアップが可能となり、商談成立率を高めます。 時間の節約：メール作成作業が自動化され、他の重要業務に集中できます。 コミュニケーションの一貫性：AIが生成するメールは統一された品質とトーンを保ち、ブランドイメージを向上させます。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートへの返信は、迅速な対応が求められる一方で手間や時間がかかります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込みへの返信対応に追われている方 生成AIを活用して、顧客への一次対応を自動化し、業務効率を改善したい方 Gmailでの定型的なメール返信業務を自動化し、属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答からGmailでの返信までが自動化され、手作業で行っていたメール作成や送信にかかる時間を短縮できます。 Geminiが設定されたプロンプトに基づいて返信文案を生成するため、対応の属人化を防ぎ、コミュニケーションの品質を均一に保てます。 ■フローボットの流れ
Googleフォーム、Gemini、GmailをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した返信文を生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した文章を本文に入れてメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、ワークフローを起動させる対象となるフォームを指定してください。 Geminiによるコンテンツ生成では、使用するモデルやプロンプトを自由に設定できます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
試してみる
■概要
社内外の打ち合わせや面談の日程調整後、手動で会議URLを発行してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担となり、URLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Google Meetの会議スペース発行と案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでのやり取りが多く、手動での会議設定を効率化したいと考えている方 Google Meetでの会議案内メールの作成や送信を自動化したいと考えている方 会議設定の漏れやURLの送付ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定ラベルのメール受信を起点に会議発行と案内が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による会議URLの発行忘れや、送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLを記載した案内メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを設定してください。 Gmailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle MeetのURLなどを変数として本文に含めることも可能です。 ■注意事項
GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したアンケート結果をGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームなどで受け付けたアンケート結果を、都度Gmailで確認し、手作業でGoogle Chatに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、アンケート結果を自動でGoogle Chatに通知し、手作業による共有の手間や情報共有の遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したアンケート結果などを手動でGoogle Chatに転記している方 アンケート結果の共有漏れや遅延を防ぎ、チームでの対応速度を向上させたい方 顧客からのフィードバックを、より迅速かつ効率的にチームへ共有したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、内容の共有までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや、重要なフィードバックの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの内容を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 Google Chatの通知設定では、メッセージを送信したいスペースやメンションするユーザーなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google スプレッドシートを使った自動化例
スケジュールトリガー機能やOCR（データ読み取り機能）を活用して情報を処理したり、情報追加・更新を検知して別ツールでタスクや請求書を自動で作成することもできます。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書や申込書などのPDF。その内容を確認し、手作業で管理用のシートに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったPDFファイルからOCR機能で自動的に文字情報を抽出し、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加できます。これにより、面倒な手入力作業からの解放が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取るPDFの内容を手作業で転記しているバックオフィス担当者の方 OCRを活用したデータ入力の自動化によって、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方 定型的なデータ入力業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで受信したPDFの内容をOCRが自動で読み取り転記するため、手入力にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付が可能なフォームを作成します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取りに使用するAIエンジンを任意で選択でき、読み取る書類の種類に応じてエンジンを使い分けることで、精度や処理速度の調整が可能です。 Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際には、スプレッドシートIDとシートID、さらにOCR機能で取得した情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで問い合わせなどを管理しており、その内容を手作業でZendeskへ起票する作業に手間を感じたり、転記ミスが発生したりしていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでZendeskに自動でチケットが作成されるため、対応漏れや入力ミスといった課題を解消して顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとZendesk間の手作業での情報連携に課題を感じている方 顧客からの問い合わせ対応のプロセスを効率化し、対応品質を向上させたいと考えている方 手作業によるチケットの作成漏れや、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとZendeskをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が追加されたら」というトリガーアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにチケットを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、チケット作成済みの行に対応状況などを記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたいファイルやシートを任意で指定してください。 Zendeskのチケット作成アクションでは、件名や本文の内容・担当者など、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに自由にカスタマイズ可能です。 Google スプレッドシートのレコード更新アクションでは、チケット作成後にステータスを書き込むセルなどを任意で指定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する
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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetでオンライン会議をしている方
・チームやプロジェクトの打ち合わせでGoogle Meetを活用している方
・Google Meetで顧客と打ち合わせをしている方
2.チーム作業でTalknoteを活用している方
・チーム内の情報共有や連絡手段としてTalknoteを使用しているメンバー
・Google Meetの会議終了連絡をスピーディーに共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetは離れている場所にいる人とも容易にコミュニケーションをとることのできるツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Meetに会議スペースを自動で作成します。
また、このフローに続けて作成した会議スペースの情報をチャットやメールで送信し、通知を自動化することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してDiscordに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで請求情報を管理しているものの、都度請求書を作成して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか？手作業での繰り返しは、請求金額の間違いや通知漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、請求書の自動発行からDiscordへの通知までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業で請求書を作成している経理や営業事務の方 発行した請求書をDiscordでチームに共有し、進捗確認の手間を省きたいプロジェクトリーダーの方 請求書発行業務のミスをなくし、フローを標準化して属人化を解消したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの更新から請求書発行、通知までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや請求漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。 トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件（例：ステータス列が「発行」になったら）を満たした場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を基にした請求書を発行します。 Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブルの範囲、更新を検知したい特定の列などを任意で設定できます。 分岐機能では、後続の処理に進むための条件を自由に設定可能です。 Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できます。また通知本文に固定のテキストだけでなく、前段の操作で取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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まとめ
GmailとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業から解放され、ヒューマンエラーのない正確なデータ管理が実現できそうですね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能 です。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事： 【簡単設定】Google スプレッドシートと他のアプリを連携して業務を自動化する方法
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で本文を抽出したいのですができますか？
A：はい。可能です。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
Q：既存の行の情報を更新できますか？
A：はい、可能です。
Q：エラーの時の対処法はどうすればいいですか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。ヘルプページ こちら
