GmailとGoogleスプレッドシートをノーコードで連携したらかなり便利になった話

皆さんがよく使うことの多い、GmailとGoogleスプレッドシート。
そんな2つを行ったり来たりして作業するのは面倒だし、手間ですよね。
せっかくならYoomを使って2つを連携して、手間やミスを減らし、その時間をほかの業務に使っていきましょう！

はじめに、この2つのアプリを連携するメリットを3つご紹介してみたいと思います。

GmailとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

‍メールデータを自動整理

連携することで、重要なメールデータを忘れることなくGoogleスプレッドシートへ自動的に保存してくれます。
これにより、Googleスプレッドシートに転記する手間や手作業のミスを減らし、データの一元管理が可能となります。(あのメールどこ行った？が減らせそうですね)

リアルタイムでデータ更新

メールの内容がGoogleスプレッドシートにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を確認できます。
入力内容が重複することを防げたり、後でやろうと思って入力を忘れることもなくなるので、業務のスピードと正確性が上がりますね。

GmailとGoogleスプレッドシートを連携するとできる業務自動化例

‍請求書を自動保存

Gmailに届いた請求書を自動的にGoogleスプレッドシートに保存し、請求書管理を効率化することができます。これにより、請求書の見落としや紛失を防げますね。
例：請求書が毎月多数の取引先からメールで送られてくる場合、これを手動でダウンロードし、ファイル名を付けて保存するのはとても時間がかかります。

このフローを使えば、請求書の添付されたメールが届くと自動で添付ファイルをGoogleドライブに保存し、添付ファイルの保存場所や請求書の日付・取引先の名前などをGoogleスプレッドシートに記録することがカンタンにできてしまいます。(手動でやっていた日々は何だったのだろう…)

‍顧客データの一括管理

顧客からの問い合わせメールをスプレッドシートに自動的に記録し、顧客データベースを作成します。誰でもスピーディーかつ正確に顧客対応ができますね。
例：大量に届く顧客からの問い合わせを自動で解析し、必要なデータだけをGoogleスプレッドシートに入力するシステムを作ることができます。

プロジェクト進捗管理

プロジェクト関連のメールをGoogleスプレッドシートに自動的に転記し、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで更新します。情報の更新忘れや入力ミスを防げるので、プロジェクト管理がスムーズに行えそうですね。
例：営業部でこれを導入した場合、プロジェクトに関する更新情報がメールで送られるたびに、その情報を自動でGoogleスプレッドシートに転記します。
メールの内容を解析させることで、プロジェクト名・進捗状況・担当者・更新日などのデータを抽出し、必要な情報だけを残すことができます。

GmailとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

今回は「Yoom」を使って、「Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する」フローを作ってみましょう！
※注意）今回のフローは、フリーとミニプランの方はご使用になれませんのでご注意ください。

ただし、Yoomでは2週間の無料トライアルが行えるので、有料プラン限定の操作も一定期間試すことができます！

‍はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用している「Googleアカウント」と「Yoom」を連携させてみましょう。
「Yoom」ページの左側からマイアプリ→新規接続→Gmailの順に選択します。

ログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

次に新規接続→Googleスプレッドシートを選択し、ログインを進めると先ほどの画面が出るので確認して続行します。

‍ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
まず、アプリトリガーを設定します。

「メールを受信したら」をクリックすると以下の画面が出てきますので設定をしていきましょう。
受信用アドレスには、任意のものを入力し次に進みます。

ここでGmailを開いてメールトリガーの設定を行います。
今回はGmailに届いたメールをYoomに転送する形で設定したいと思います。
こちらを参考に設定をして、テスト後問題なければ保存します。

‍ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。
「問い合わせ内容を抽出する」をクリックします。

今回は以下の表示のまま、次に進みます。

以下の画面が出るので、対象のテキストにメールトリガーで取得した本文を引用し、抽出したい項目にその本文から抽出したい項目名を入れテストをします。
エラーとならなければ保存します。

最後に「問い合わせ内容を格納」するようにデータベースを連携します。

以下の画面で、アカウント情報が間違っていないか確認します。
問題なければスプレッドシートID・スプレッドシートのタブ名・テーブル範囲を任意のものに設定し次に進みます。

追加するレコードの値は、会社名などの題名の上でクリックするとアウトプットが出てくるのでそこから該当するものを選択します。
テストして問題なければ保存しましょう。

最後にメールトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした！

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GmailとGoogleスプレッドシートの連携フロー応用編

GmailとGoogleスプレッドシートの連携し、メールでの問い合わせをGoogleスプレッドシートに自動で転記されるようにできるということが実感できたのではないでしょうか。

Yoomではほかにも、この2つを連携するテンプレートをご用意しております。
一例をご紹介しますので、是非使ってみてください！

更新された情報から自動で見積書を発行しGmailで送付する

Yoomデータベースの見積依頼情報が更新されたら、Googleスプレッドシートに格納した雛形を使用して自動で見積書を作成し、担当者宛にGmailでメールを送付するフローです。
営業部門や事務担当の方は、見積書の依頼が来ると手作業で作成されていることが多いかと思います。
手入力しているとどうしても入力・金額ミスが起きがちですよね。また、メールを送るのを忘れてしまうなんてことも稀にあるのでは？

このフローを使えば見積書を自動で作ってくれるだけでなく、担当者にメール送付までしてくれるといった流れを一本化でき、課題解決に一役買います！

まとめ

GmailとGoogleスプレッドシートは単体でもとても便利ですが、連携することでメール管理とデータ整理を大幅に効率化することができます。
この記事を参考に、ぜひGmailとGoogleスプレッドシートの連携をぜひ試してみてください！

Yoomは業務効率化したいあなたをサポートします！