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日々の業務で、Gmailに届くアンケート結果を手動でGoogle スプレッドシートに入力するのは手間ではありませんか？
その作業、実はYoomを利用すれば簡単に自動化できるかもしれません。
本記事では、GmailとGoogle スプレッドシートを連携し、Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する方法をご紹介します。
ノーコードで設定できるため、専門的な知識がなくても安心して始められます。
業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GmailのAPIを利用してアンケート結果を受け取り、
Google スプレッドシートの提供するAPIを用いて、その結果を転記することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGoogle スプレッドシートと連携します。
ログインすると先ほどと同じ画面になるので、そのまま進めてください。
Gmail・Google スプレッドシートがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
件名に「アンケート結果」→フィルタを作成します。
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGmailにテストメールを送信します。
フローボットに戻り、テストしましょう。
メール内容が取得できたら保存します。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
項目の設定内容は変更せず、次に進みます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
項目が設定されているので、このままテストを行います。
アウトプットに項目が抽出されたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリックします。
アカウント情報を確認し、データベースの連携を行います。
次に進み、追加したい内容をアウトプットから選択しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Google スプレッドシートを確認してみましょう。
無事に転記されましたね。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認できますね。
アンケート結果をチームに共有している場合、こちらが便利です。
結果が頻繁に送られてくる場合、手動で連携する手間を省けます。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGmail・Google スプレッドシートを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れるフローです。
メールから面談予約日程などを抽出し、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーに内容を転記してくれます。
面談が終わってもGoogle スプレッドシートを確認すれば、過去の面談が分かりますね。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信するフローです。
Google スプレッドシートで顧客情報を管理する場合、このフローを使うことでお礼メールなどを自動送信することが可能です。
行が追加されるたびにメール送信されるので、送り漏れが防げます。
3.Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
リードが登録されるたび、手動で会議作成するのは手間ですよね。
このフローを活用し、会議作成を自動化しましょう。
Gmailで受信したアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で格納することで、手作業でのデータ転記が不要となり、作業時間を大幅に短縮できます。
手作業によるデータ入力では入力ミスや漏れが発生するリスクがありますが、自動化によりこれを防ぎ、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、顧客満足度調査を行う企業でこのフローを活用すると、データの自動反映が可能になり、次のアクションに迅速に取り掛かれます。
プロセスの正確性が向上することで、後続の分析業務にも良い影響を与えるでしょう。
特に、大量のデータを扱う業務では、この自動化は役立つはずです。
このフローを活用することで、関係者全員へ最新データを共有可能になります。
アンケート結果を受信するとGoogle スプレッドシートに自動反映されるため、迅速な意思決定が求められる状況で特に効果を発揮するでしょう。
例えば、営業チームが顧客フィードバックを参考に改善策を検討する際、最新のデータをすぐに確認できるため、素早く改善策を構築することが期待できます。
また、関係者間の情報共有がシームレスになることで、チーム内のコミュニケーション効率が向上するでしょう。
Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに集約することで、データ管理を一元化できます。
従来、担当者がそれぞれ異なる形式やツールで管理していたデータは、重複や不整合が発生するリスクがありました。
しかし、このフローを導入することで、すべてのデータを一箇所で管理できるため、正確性が向上し、効率的な運用が可能となるでしょう。
例えば、複数の支店から送られてくるアンケート結果を一つのGoogle スプレッドシートにまとめることで、全国的な傾向を把握しやすくなります。
今回は「Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する」フローボットを紹介しました。
GmailとGoogle スプレッドシートの連携により、アンケート結果の管理が効率化できます。
手作業によるデータ転記の手間やミスを減らし、最新のデータ共有が可能となるため、意思決定のスピード向上も見込めます。
ぜひ本記事の手順を参考に、GmailとGoogle スプレッドシートを連携し、業務の自動化を進めてみてください。
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