Gmailとkintoneを連携して、Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する方法

企業の担当者として日々多くの問い合わせメールに対応する中で、「メール内容の転記作業に時間がかかり、対応の進捗が見えにくい」と感じることはありませんか？特に、手動で情報を入力する手間やミスのリスクは、業務の効率を大きく妨げることになります。

しかし、Yoomを活用してGmailとkintoneを連携させることで、この悩みが解決されます！Gmailで受信したお問い合わせメールは、自動的にkintoneに登録され、進捗管理や対応状況がスムーズに把握できるようになります。
この連携により、作業を減らして業務負担を軽減し、より迅速かつ正確な対応が可能になることが期待されます。ぜひ、この効率化の方法を試してみて、日々の業務にどう活かせるかを実感してみてください。

こんな方におすすめ

日々多くの問い合わせメールを受信し、対応漏れや進捗管理に課題を感じている企業の担当者
kintoneを基幹データベースとして活用し、問い合わせ情報を効率的に管理したいと考えている方
メール内容の手動入力に時間がかかり、業務効率化や自動化を検討している企業の管理者
お問い合わせデータを蓄積・分析して、業務改善やサービス向上に取り組みたい方

Gmailとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1: お問い合わせ対応漏れのリスクを軽減する‍

Gmailとkintoneを連携させることで、問い合わせ対応状況を簡単に整理・確認できるようになります。kintoneの管理機能を使えば、すべての案件に「未対応」「対応中」「完了」といったステータスを付けることができ、進捗を見渡しやすくなります。
特に対応が遅れやすい繁忙期においても、すべての問い合わせがどの段階にあるのかを明確に把握できるため、対応漏れが起こりにくくなります。

また、担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが状況を引き継ぎやすい仕組みの構築を図れます。これにより、顧客からの信頼を損なうリスクを軽減し、チーム全体で業務を円滑に進める土台の構築が期待できます。

メリット2: データ入力を自動化して業務効率を向上させる‍

Gmailとkintoneの連携を活用すれば、メール内容のデータ入力を自動化できます。たとえば、これまで手動で転記していた問い合わせ内容が自動でkintoneに登録されることで、担当者は入力ミスを気にする必要がなくなります。
この結果、煩雑な作業にかかる時間を削減し、より本質的な業務に注力できるようになるでしょう。

特に、日々大量のメールを処理している企業にとっては、作業負担の軽減が大きな助けとなります。また、自動化によって得られた時間を活用して、迅速な対応や、問い合わせの背景調査など、顧客満足度を向上させる活動に取り組む余裕が生まれるでしょう。

メリット3: 過去のお問い合わせデータを活用して業務改善につなげる‍

Gmailとkintoneを連携させることで、問い合わせ内容がデータベースに自動的に蓄積されます。このデータを活用することで、単なる履歴管理だけでなく、問い合わせの傾向を分析することが可能です。
たとえば、「特定の商品に関する問い合わせが増えている」「特定の時期に対応が集中している」などのパターンを把握することで、対応体制の見直しや新たな課題の発見につながるでしょう。

さらに、これらの情報をもとに、より適切なリソース配分やプロセスの改善を進められる可能性が広がります。このように、問い合わせデータの蓄積と活用は、日々の業務を効率化するだけでなく、長期的な業務改善にも役立つツールとなります。

Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローの作り方

ここからはYoomを使って、Gmailとkintoneを活用したフローの設定を行っていきます。
今回のフローは「Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」というものです。

大まかな設定の流れは以下の通りです

YoomとGmail・kintoneをマイアプリ連携する
テンプレートをコピーする
フローの詳細設定
トリガーをONにしてフローを動かす

このフローでAI機能(データ抽出)を使用します。

AIオペレーションは一部有料プランのみ使用可能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。

画像付きで設定の開設をしていくので、プログラミングの知識に自信がない方も安心してください！

まずは、設定の準備を始めていきましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：Gmailとkintoneをマイアプリ連携

今回のフローで使用するアプリと、Yoomをマイアプリ連携していきましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

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アプリの検索画面が出てきたら、Gmailとkintoneを検索してください。

Gmailのマイアプリ連携

Gmailで検索をすると、Yoomとの接続を確認する画面が出てきます。

Googleのアカウントでログインをする際には、Gmailへの権限をすべて許可するようにしてください。
連携するGoogleアカウントを選択したら、次に進んでください。

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次に進むと「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」という画面が出るので、「続行」をクリックしてください。

Yoomのページに戻ってくればマイアプリ連携が完了です。

kintoneのマイアプリ連携

kintoneのマイアプリ連携には、サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3つの入力が必要です。

サブドメインはURLから、その他は管理画面から取得しましょう。

クライアントIDとクライアントシークレットは、「cybozu.com共通管理」から取得できます。

サイドメニューの外部連携「OAuth」→「OAuthクライアントを追加する」をクリックします。

クライアント名と、リダイレクトエンドポイントか下記リンクを参考にして入力をしてください。

kintoneマイアプリ登録方法

ユーザーの設定と、連携設定が完了するとクライアントIDとクライアントシークレットが自動生成されます。
生成された値をコピーしてYoomのマイアプリ連携画面にペーストしましょう。

マイアプリ連携がうまくいくと、一覧に表示されます。

ここまで確認出来たら、マイアプリ連携は完了です。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしましょう。

ステップ2：Gmailでアプリトリガーを設定

最初の設定は「特定のラベルのメールを受信したら」です。
1ページ目には、マイアプリ連携が済んでいるGmailのアカウント情報が反映されています。

必要に応じてタイトルの修正とアカウント情報の確認ができたら、トリガーアクションは変更せずに次に進んでください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分～60分まで選択することができ、指定した期間ごとにGmailの受信確認をおこないます。
なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

受信の有無の確認をするラベルを指定したら、ラベルが付与されたメールを受信した後に「テスト」をクリックしてください。

なお、Gmailではフィルタ機能を活用することで受信したメールを自動でラベルに振り分けることができます。
詳しくは公式HPを参考にして、フィルタの作成時にラベルを指定して付けてください。

テストが成功すると、テストで送ったメールの内容がアウトプットで取得できます。

各項目の横に反映される値は、受信したメールによって内容が変わります。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。

ステップ3：データ抽出の設定

続いて「テキストからデータを抽出する」の設定です。
メールの内容を抽出設定を行いましょう。

変換タイプは3,500字〜30,000字まで選択できるのでタスク数も考えて設定をしておきましょう。

必要に応じてタイトルの修正を行ったら、次に進んでください。

続いて、抽出する内容の設定です。

データを抽出するのは本文
抽出する項目は必要に応じて設定

上記画像のように設定をするとメールの内容がデータとして抽出されます。

設定ができたら「テスト」をクリックしてください。

上記のようにメールの項目がアウトプットで取得できていれば「保存する」をクリックしてここまでの設定は完了です。

ステップ4：kintoneでレコード登録のための設定

最後の設定は「レコードの登録」です。
1ページ目は、Gmailと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をしたら次に進んでください。

次に、kintoneに追加する情報の詳細設定を行います。

フィールドコートとはkintoneの各項目を識別するためのものです。

詳細は以下のリンクを確認してください。

kintoneのフィールドコードの確認方法

フィールドコードを指定し、そこに反映させたい内容をアウトプットから選択しましょう。
項目は増やすこともできます。

必要な項目をすべて設定したら「テスト」をクリックし、情報がkintoneに反映されているか確認しましょう。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。

トリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、Gmailで受信した内容がkintoneに反映されるようになりました。
今回設定したフローは以下のものです。

Gmailとkintoneを使ったその他の自動化例

kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信
kintoneで管理しているデータを活用し、Gmailで定型メールを1クリックで送信できます。煩雑なメール送信作業を自動化することで、業務効率が向上するだけでなく、ミスの減少も期待できます。

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申込フォームを受信したら、kintoneにレコード追加してGmailで資料を送付
申込フォームを受信した際にkintoneに自動でレコードを追加し、その後Gmailで関連資料を送信できます。この一連の作業を自動化することで、時間短縮が見込まれ、顧客対応の迅速化が期待できます。

kintoneのレコード詳細ページから1クリックで帳票を作成
kintoneのレコード詳細ページから、必要な帳票を1クリックで自動生成できます。帳票作成の手間を減らし、業務のスピードアップと効率化が期待できるため、担当者の負担軽減に繋がります。

まとめ

これで、Gmailとkintoneの連携による業務効率化の方法をわかってもらえたでしょうか？Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、手間のかかる作業を自動化できます。シンプルなステップで設定できるので、業務の流れを大幅に改善できるかもしれません。

まずは無料でYoomに登録して、自分の業務がどれだけ効率化できるかを体験してみましょう！