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業務の効率化は、企業の生産性向上において重要な課題の一つです。
kintoneにレコードを追加したことをGmailで通知する作業は手間がかかり、登録するレコードに比例して時間がかかるので、業務の遅れにつながることもありますよね。
そこで注目したいのが、フォーム機能とkintone、そしてGmaiを連携した業務自動化です。
これにより、手作業によるデータ入力とメール送信の手間を省くことが可能になります。
今回は、ノーコードツールを活用して、フォーム機能とkintone、そしてGmailを連携する方法を紹介します！
専門的なプログラミング知識がなくても簡単に設定できるので、参考にしてみてくださいね！
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは「Yoom」を利用して、ノーコードでGmailとkintoneを連携してみましょう！
「フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する」というテンプレートを使ってフローを作成します。
今回は顧客管理の自動化を想定し、顧客管理フォームに顧客情報（会社名、担当者名、メールアドレス、備考）が入力されたらフローボットを起動する設定にします。
kintoneのレコード登録とGmailの送付を自動で行ってくれるので、対応時間を大幅に削減できますね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／kintone
[Yoomとは]事前準備
■Yoomへログイン
Yoomのアカウントを持っていない方はYoomの登録ページからアカウントを発行してください。30秒で登録できます！
登録後、Yoomへログインします。
■kintoneのアプリ作成
今回のフローボットはフォームに入力された内容をkintoneのレコードに登録するフローが組み込まれているので、登録用のアプリを作成しておきます。
1.kintoneにログインします。
2.ホーム画面の「アプリ」の+ボタンから「はじめから作成」を選択します。
3.任意のタイトルを入力して、「文字列（1行）」「文字列（複数行）」を右のスペースにドラックアンドドロップし、項目名（フィールド名）を変更します。
フローボットの作成手順
■アプリ連携Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。kintoneの連携
以下の手順をご参照ください。
kintoneマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
■テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」を押しましょう。
1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。
2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。
フローボットの新規作成まで完了しました！
ここからフローボットの中身の設定をはじめます。
■トリガー設定
1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「フォームに情報を送信したとき」をクリックします。
2.フォームを作成ページで任意のタイトルと説明文を入力します。
次に「+質問を追加」から質問を4つ作成し、任意のタイトルを入力します。
今回はkintoneのアプリ作成で入力した項目名と同じタイトルにするので、「会社名、担当者名、メールアドレス、備考」にしました。
次へ進みます。
3.フォームの表示確認と詳細設定ページでは回答ページを確認できます。
有料プランで利用可能なオプションもあるので、下記のページからご確認ください。
問題なければ、取得した値に任意のサンプル値を入力し保存します。
このサンプル値を次のステップで活用します！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
■kintoneの設定
1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。
2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクション欄は「レコードを追加する」を選択します。
アプリID欄は、事前準備で作成したアプリのURL内「/k/●●●/」部分を入力してください。
次へ進みます。
3.データベース操作の詳細設定ページでは、追加するレコードの値に任意のサンプル値を入力します。
この後テストをするため、メールアドレスは自分のGmailアドレスを入力しておくといいですね！
4.テストを実行します。テスト成功の文字をが確認できたら保存してください。
■Gmailの設定
1.+ボタンをクリックし、「メールを送る」から「Gmail」を選択します。
2.メールの設定ページで任意のタイトルを入力します。
続いて、メール内容欄を入力していきます。
※必須と記載されている項目以外は、業務に合わせて入力してください。
・To欄はトリガーで取得した値から「メールアドレス」をクリックし{{メールアドレス}}と表示させます。
・件名、本文欄は任意の内容を入力します。
手打ちの文字は固定文、取得した値はフォームの回答によって毎回変動する部分になります。
これらを組み合わせて入力してみてください！
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力を終えたら、次へ進みます。
3.メール送信のテストページは、実際に送信されるテストメールが表示されます。
内容が問題なければテストを実行し、テスト成功となったら保存します。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
これでフローボットが完成しました！
正しく起動するか、テストしてみましょう。テスト
1.フォームトリガーをONにして「フローボット詳細に戻る」からページを戻ります。
2.顧客管理のフォームに任意の内容を入力し、「フローボットを起動する」をクリックします。
メールの内容を確認したいので、メールアドレスは自分のGmailアドレスを入力します。
フローボットの完了までに多少時間がかかるので、少しお待ちください。
3.正しく稼働したことが確認できました！
・kintone：フォームに入力した内容がレコード登録されました。
