【ノーコードで業務効率化を実現！】Gmailとkintoneを連携して、管理業務を効率化してみた！

事前準備

■Yoomへログイン

Yoomのアカウントを持っていない方はYoomの登録ページからアカウントを発行してください。30秒で登録できます！
登録後、Yoomへログインします。

■kintoneのアプリ作成

今回のフローボットはフォームに入力された内容をkintoneのレコードに登録するフローが組み込まれているので、登録用のアプリを作成しておきます。

1.kintoneにログインします。

2.ホーム画面の「アプリ」の+ボタンから「はじめから作成」を選択します。

3.任意のタイトルを入力して、「文字列（1行）」「文字列（複数行）」を右のスペースにドラックアンドドロップし、項目名（フィールド名）を変更します。

4.「アプリを公開」をクリックしたら、アプリ作成完了です！

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Gmailとkintoneのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

kintoneは下のような登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページをみながら入力してください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

フローボットの新規作成まで完了しました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「フォームに情報を送信したとき」をクリックします。

2.フォームを作成ページで任意のタイトルと説明文を入力します。

次に「+質問を追加」から質問を4つ作成し、任意のタイトルを入力します。
今回はkintoneのアプリ作成で入力した項目名と同じタイトルにするので、「会社名、担当者名、メールアドレス、備考」にしました。

次へ進みます。

3.フォームの表示確認と詳細設定ページでは回答ページを確認できます。
問題なければ、取得した値に任意のサンプル値を入力し保存します。サンプル値はなんでもOKです！　

■kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

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2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクション欄は「レコードを追加する」を選択します。
アプリID欄は、事前準備で作成したアプリのURL内「/k/●●●/」部分を入力してください。

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、追加するレコードの値に任意のサンプル値を入力します。
この後テストをするため、メールアドレスは自分のGmailアドレスを入力しておくといいですね！

4.テストを実行します。テスト成功の文字をが確認できたら保存してください。

■Gmailの設定

1.+ボタンをクリックし、「メールを送る」から「Gmail」を選択します。

2.メールの設定ページで任意のタイトルを入力します。

続いて、メール内容欄を入力していきます。※必須と記載されている項目以外は、業務に合わせて入力してください。

・To欄はトリガーのアウトプットから「メールアドレス」をクリックし{{メールアドレス}}と表示させます。

・件名、本文欄は任意の内容を入力します。手打ちの文字は固定文、アウトプットはフォームの回答によって毎回変動する部分になります。
アウトプットと組み合わせて入力してみてください！

入力を終えたら、次へ進みます。

3.メール送信のテストページは、実際に送信されるテストメールが表示されます。内容が問題なければテストを実行し、テスト成功となったら保存します。

これでフローボットが完成しました！
正しく起動するか、テストしてみましょう。

テスト

1.フォームトリガーをONにして「フローボット詳細に戻る」からページを戻ります。

2.顧客管理のフォームに任意の内容を入力し、「フローボットを起動する」をクリックします。メールの内容を確認したいので、メールアドレスは自分のGmailアドレスを入力します。
フローボットの完了までに多少時間がかかるので、少しお待ちください。

3.正しく稼働したことが確認できました！

・kintone：フォームに入力した内容がレコード登録されました。

・Gmail：メールを受信し「Gmailの設定」で入力したメール本文になっています。

フローボットが完成しました！

お疲れ様でした。

Gmailとkintoneの連携フロー応用編

Gmailやkintoneを使ったフローは他にもあります。
テンプレートの一例を用意しましたので、ぜひご活用ください！

■kintoneにレコードが登録されたらGmailを送付し、Google Drive™にフォルダを作成する

こちらはkintoneのレコード登録をトリガーにしたフローボットです。
レコードが登録されたら自動でメール送信とフォルダ作成をしてくれるので、人事や総務、営業等データを管理する部署では大活躍するのではないでしょうか？
業務時間の短縮だけでなく、手打ちによる入力ミスも防ぐことができるので、とてもおすすめのフローボットです！

■メールで添付書類を受信したらAIで読み取りデジタル化し、Googleドキュメントに転記する

こちらはメールの受信をトリガーにしたフローボットです。
添付書類つきのメールを受信するとファイルを開いて確認しなければいけないので、結構手間がかかりますよね。
このフローボットを使うと、添付書類をAIがデジタル化してGoogleドキュメントに転記してくれるのでメールを1つ1つ見る必要がなくなります！
大量のメールに悩まされている方は使ってみてください。

■Googleスプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する

こちらはGoogleスプレッドシートの行更新をトリガーにしたフローボットです。
Googleスプレッドシートは共同編集が可能ですが、行が更新されても気づけないことがあると思います。
このフローボットを使うと、Googleスプレッドシートを開かずとも行更新の情報を随時把握することができます！

■Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知する

こちらは、Garoonのワークフローの承認をトリガーにしたフローボットです。
ワークフローの承認で頻繁にGaroonを確認するのは手間がかかりますよね。
このフローボットを使うと、ワークフローが承認されたらGmailに通知されるので、Garoonを確認する手間が減らせます！
ワークフローの確認が手間だと感じている方は使ってみてください。

■受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付する

こちらは、Gmailのメール受信をトリガーにしたフローボットです。
業務委託契約書は作成や確認で時間がかかり、手間だと感じているかもしれません。
このフローボットを使うと、履歴書の情報から業務委託契約書を作成し、自動でGmailを送付できるので、手入力による手間を軽減させることができます！

まとめ

今回は、「フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する」フローをご紹介しました。
Gmailとkintoneを連携することで、手入力の負担・対応漏れをかなり削減できそうですね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成や翻訳等できることの幅が広がります。

色々な機能を試してみてくださいね。