【ノーコードで業務効率化を実現！】Gmailとkintoneを連携して、管理業務を効率化してみた！

■概要

Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの情報をkintoneへ手入力し、Gmailで個別に対応しているご担当者の方
• リード獲得後の顧客対応を迅速化し、機会損失を防ぎたいマーケティング・営業担当の方
• 定型的なデータ入力とメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からkintoneへの登録、Gmailでの連絡までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基にレコードを追加します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム登録者に対して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目を自由に作成・編集できます。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、登録先のアプリIDを指定し、フォームのどの項目をkintoneのどのフィールドに登録するかを設定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定可能です。フォームの入力内容を本文に差し込むことで、個別最適化されたメールを送信できます。

■注意事項

• kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの情報をkintoneへ手入力し、Gmailで個別に対応しているご担当者の方
• リード獲得後の顧客対応を迅速化し、機会損失を防ぎたいマーケティング・営業担当の方
• 定型的なデータ入力とメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からkintoneへの登録、Gmailでの連絡までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基にレコードを追加します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム登録者に対して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目を自由に作成・編集できます。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、登録先のアプリIDを指定し、フォームのどの項目をkintoneのどのフィールドに登録するかを設定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定可能です。フォームの入力内容を本文に差し込むことで、個別最適化されたメールを送信できます。

■注意事項

• kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

■概要‍

kintoneにレコードが登録されたら、Gmailでメールを送付するフローです。

kintoneのレコード登録と同時に自動的にGmailでメールが送付されるので、アラートのような活用や共有フローとしてもご活用いただけます。

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‍■注意事項

‍・kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者

・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方

・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方

・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方

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2.チームリーダー・マネージャー

・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方

・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。

このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。

‍

■注意事項

‍・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで多数のお問い合わせメールを管理している営業・サポート担当者の方
• Salesforceを活用して顧客データを一元管理したいIT担当者の方
• 手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率の改善を求めている企業の管理職の方
• データの正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。

■概要

Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
• 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。

■注意事項‍

• Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者

・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方

・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方

・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方

2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員

・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方

・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。

このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。

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■注意事項‍

・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

「Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。
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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで多くの商談希望メールを受信し、手動でHubSpotに入力する手間を感じている営業担当者の方
• HubSpotを活用して営業活動を効率化したいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
• 営業プロセスの自動化を通じて、フォローアップの迅速化を図りたい経営者や業務改善担当者の方
• 複数のSaaSアプリを活用しつつ、それらを統合して管理したいと考えている企業のIT担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

Gmailで受信した内容を元に手作業で取引を作成するのは、ヒューマンエラーの発生リスクを高めます。
このフローを活用することで、営業チームがGmailで受け取る見込み顧客からの商談希望メールを自動的に解析し、HubSpotに取引を作成します。
これにより、手動での入力作業を減らし、迅速なフォローアップが可能になります。
複数のツールを連携させることで、営業プロセス全体のスムーズな管理を実現します。

■概要

Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
• 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
• 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
• Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書などの書類を、手作業でOneDriveに整理している経理や営業事務の方
• OCRを活用して、PDFなどの書類から必要な情報を抽出し、データ整理を自動化したいと考えている方
• 手作業によるファイル名の付け間違いや、命名規則の不徹底といったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailへのメール送信を起点に、ファイルのリネームからOneDriveへの格納までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRで読み取った情報に基づきファイル名を自動で更新するため、手入力によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったミスを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにファイルが添付されたメールを送信するとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルから必要な文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更した上で、指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、フローを起動させるメールの件名や本文の内容を、後続のオペレーションでファイル名の一部として利用するといった設定が可能です。
• 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：「請求書」「発注書」など）に応じて、後続の処理を分岐させ、保存先のフォルダを変更するなどの設定ができます。
• OCR機能では、読み取りたい項目（会社名、日付、金額など）を自由に指定できるほか、読み取りに使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
• OneDriveへのアップロードでは、保存先のドライブやフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はOCRで取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

毎朝のスケジュール確認のために、都度Googleカレンダーを開く作業を面倒に感じていませんか。忙しい朝に、その日の予定を素早く一覧で把握したいと思うこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、毎朝指定した時間にその日のGoogleカレンダーの予定をAIが要約し、Gmailで自動送信します。手動での確認作業をなくし、1日のスタートをよりスムーズにすることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎朝のスケジュール確認を手間に感じている、すべてのビジネスパーソンの方
• その日のタスクやアポイントメントを、抜け漏れなく把握したいと考えている方
• 日々のルーティン業務を自動化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎朝決まった時間にその日の予定がメールで届くため、カレンダーを開いて確認する時間を短縮し、すぐに業務に取りかかることができます。
• 予定の確認漏れや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なアポイントメントを確実に把握できるようになります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、毎朝メールを送信したい時刻を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで、当日の予定情報を取得するように設定します。
4. さらに、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得した予定情報を見やすいように要約させます。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した予定の要約を指定のアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動させたい時刻に加え、平日のみ実行するなど特定の曜日を自由に設定できます。
• Googleカレンダーから予定を取得する際に、対象となるカレンダーIDを任意で設定できるため、個人の予定だけでなくチームの共有カレンダーなども指定可能です。
• AI機能でテキストを生成する際に、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、箇条書きにするなど、好みのフォーマットで予定を要約させることができます。
• Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。AIが要約したテキストを本文に含めるなど、アウトプットを活用して柔軟な設定ができます。

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業

・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方

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2. Gmailを日常的に利用している方

・Gmailで重要な通知を受け取りたい方

・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

コラボフローで承認された申請を手作業でGmailに転記してメールを送信するのは手間がかかってしまいます。

[コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する]テンプレートを活用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化を図ることが可能になります。

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■注意事項

・コラボフローとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

• Asanaで管理しているタスクのリマインドを手作業で行っている方
• タスクの対応漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進行させたいチームリーダーの方
• 定期的なリマインド業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

• 毎日決まった時間に自動でリマインドメールが送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、リマインドの送り忘れやタスクの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

1. はじめに、AsanaとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、リマインドを行いたい日時（例：毎朝9時）を指定します。
3. 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「指定プロジェクトの特定の期日までの未完了タスクの一覧を取得」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションで「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したタスク情報をもとにリマインドメールの本文を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したテキストを本文に含めてメールを送信します。

• Asanaのオペレーション設定で、通知の対象としたいプロジェクトのIDを任意で設定してください。
• テキストを生成するオペレーションでは、リマインドメールの文面を任意の内容で生成できるよう、指示（プロンプト）を自由に編集してください。
• Gmailのオペレーション設定では、リマインドメールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、署名などの定型文を任意で設定してください。

• Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
• 複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
• kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
• 遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
• 顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われます。

手動で議事録の作成が不要となることで会議後の作業時間が削減され、その時間を他の価値創造的な業務に充てることが可能です。

文字起こし情報がkintoneへ自動登録されるため、チーム間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。

また、会議記録の形式が統一されることで、重要な決定事項の追跡が容易になります。

◼️概要‍

Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。

アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。‍

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◼️設定方法‍

1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。

2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。

3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。

4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。‍

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◼️注意事項‍

・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。

・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、録画データから議事録を作成する作業に時間がかかっていませんか？録画内容の文字起こしや要約、そしてkintoneへの転記といった一連の作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、kintoneへの格納までが自動で実行されるため、議事録作成に関する課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議後、手作業で文字起こしや要約を行いkintoneに記録している方
• 議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中したいと考えている方
• 会議の決定事項や内容の共有漏れを防ぎ、ナレッジを効率的に蓄積したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや要約の質のばらつきを防ぎ、kintone上で均質な会議情報を一元管理できるようになります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
4. 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションのAI機能「音声データを文字起こしする」でテキスト化します。
6. テキスト化された会議内容を、オペレーションのAI機能「要約する」で要約します。
7. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約内容などを指定のアプリに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象とするユーザーのメールアドレスを指定できます。
• Zoomでレコーディング情報を取得する際は、前のステップで取得したアウトプット（動的な値）を活用してミーティングIDを指定します。
• AI機能の文字起こしでは、日本語や英語など、ミーティングで話されている言語を任意で設定できます。
• AI機能の要約では、要約後の文字数や「箇条書きで」といった形式、言語などを細かく指定することが可能です。
• kintoneにレコードを追加するアクションでは、格納先のアプリIDや、どのフィールドに何の情報を格納するかを自由に設定できます。

◼️注意事項

• Zoom、kintoneそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
• レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要‍

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelのシートに自動的に情報を連携するフローボットです。

kintoneの情報をMicrosoft Excelに同期したい場合などにご利用ください。

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■注意事項‍

・kintone、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft Excelのテーブル（表）の一番下の行にkintoneの情報を追加します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要‍

kintoneでレコードが登録されたら、レコードの詳細情報を取得して自動的にSalesforceの取引先オブジェクトに取引先を登録します。

kintoneで管理している企業情報とSalesforceを連携する場合にご活用ください。

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‍■注意事項

‍・kintone、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Shopifyストアオーナー

・Shopifyで発生した注文情報をkintoneで一元管理したい方

・手作業での注文情報転記をなくし、業務効率を向上させたい方

・kintoneで顧客管理や在庫管理を行っており、Shopifyの注文情報と連携させたい方

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2.ECサイト運営担当者

・Shopifyの注文情報をkintoneに自動で取り込み、分析やレポート作成に活用したい方

・kintoneで構築した業務フローにShopifyの注文情報を組み込み、シームレスな業務連携を実現したい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

・注文情報がkintoneにリアルタイムで反映されるため、チーム内での情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能になります。

・Shopifyで発生した注文情報を自動でkintoneに登録するため、手作業による転記ミスや時間のロスを削減できます。

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■注意事項

・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

◼️概要‍

kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。

kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogleスプレッドシートにも転記することができます。

また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Googleスプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。‍

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◼️注意事項‍

・kintone、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。

・連携するkintoneやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。

■概要

kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・人事情報の可視化に活用している方

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2.SmartHRで人事業務を行なっている方

・従業員の勤怠管理に使用している方

・入退社に伴う手続きを行う方

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■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。

このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。

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■注意事項‍

・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.kintoneで従業員管理を行う方

・従業員の情報登録を行い手続きを行う方

・配属や部署ごとに登録の変更を行う方

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2.freee人事労務で人事業務を行なっている方

・勤怠管理に使用している企業の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

kintoneは従業員情報の一元管理として活用できるツールです。
さらにfreee人事労務で労務手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneに登録された従業員情報を改めてfreee人事労務に手入力するのは、非効率な働き方を継続することになります。

効率のいい業務進行を行いたい方は、このフローが適しています。
このフローでは、kintoneに従業員情報の登録があったら自動でfreee人事労務にも登録を行うため、手入力の手間を省きます。
また情報を引用して登録を行うため、手入力で起きていたヒューマンエラーのリスクを大幅に省くことができます。
これまで入力やミスの修正にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務の効率化を行います。

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■注意事項‍

・kintone、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

kintoneに登録された従業員情報を予め連携したKING OF TIMEに自動で反映させるフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.入社対応業務や労働時間の管理、kintoneで登録された内容をKING OF TIMEに連携して、自動で反映させる給与計算を担当する方

・人事部総務部の担当者

・給与計算業務を委託されている社会保険労務士や税理士など士業の方

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2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

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■このテンプレートを使うメリット

・kintoneの登録内容が自動で反映することで、入力ミスをなくすことができ業務効率を向上させることができます。

・kintoneの登録をするだけでKING OF TIMEに内容が反映されるので、労働時間の管理を登録後すぐに始めることが可能です。

・オペレーション間の操作【分岐】や【進行先を切り替える】を追加することで、雇用形態ごとの詳細設定を行うなどより登録内容の精度を高めることができます。（分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。）

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■注意事項

・kintone、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。