【ノーコードで業務効率化を実現！】Gmailとkintoneを連携して、管理業務を効率化してみた！

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

フローボットの新規作成まで完了しました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「フォームに情報を送信したとき」をクリックします。

2.フォームを作成ページで任意のタイトルと説明文を入力します。

次に「+質問を追加」から質問を4つ作成し、任意のタイトルを入力します。
今回はkintoneのアプリ作成で入力した項目名と同じタイトルにするので、「会社名、担当者名、メールアドレス、備考」にしました。

次へ進みます。

3.フォームの表示確認と詳細設定ページでは回答ページを確認できます。
問題なければ、取得した値に任意のサンプル値を入力し保存します。サンプル値はなんでもOKです！　

■kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクション欄は「レコードを追加する」を選択します。
アプリID欄は、事前準備で作成したアプリのURL内「/k/●●●/」部分を入力してください。

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、追加するレコードの値に任意のサンプル値を入力します。
この後テストをするため、メールアドレスは自分のGmailアドレスを入力しておくといいですね！

4.テストを実行します。テスト成功の文字をが確認できたら保存してください。

■Gmailの設定

1.+ボタンをクリックし、「メールを送る」から「Gmail」を選択します。

2.メールの設定ページで任意のタイトルを入力します。

続いて、メール内容欄を入力していきます。※必須と記載されている項目以外は、業務に合わせて入力してください。

・To欄はトリガーのアウトプットから「メールアドレス」をクリックし{{メールアドレス}}と表示させます。

・件名、本文欄は任意の内容を入力します。手打ちの文字は固定文、アウトプットはフォームの回答によって毎回変動する部分になります。
アウトプットと組み合わせて入力してみてください！

入力を終えたら、次へ進みます。

3.メール送信のテストページは、実際に送信されるテストメールが表示されます。内容が問題なければテストを実行し、テスト成功となったら保存します。

これでフローボットが完成しました！
正しく起動するか、テストしてみましょう。

テスト

1.フォームトリガーをONにして「フローボット詳細に戻る」からページを戻ります。

2.顧客管理のフォームに任意の内容を入力し、「フローボットを起動する」をクリックします。メールの内容を確認したいので、メールアドレスは自分のGmailアドレスを入力します。
フローボットの完了までに多少時間がかかるので、少しお待ちください。

3.正しく稼働したことが確認できました！

・kintone：フォームに入力した内容がレコード登録されました。

・Gmail：メールを受信し「Gmailの設定」で入力したメール本文になっています。

フローボットが完成しました！

お疲れ様でした。

Gmailやkintoneを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Gmailやkintoneを連携した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらGmailを送付してGoogle Driveにフォルダを自動作成したり、Gmailで受け取った内容をkintoneに追加したりする連携も可能です。
さらに、kintoneから1クリックで請求書を発行しGmailで送付することもできます。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取った書類をDropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。

ワークフローが承認されたらGmailに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを自動で送信します。

カレンダーの予定やタスクの期限をGmailに通知する

Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動通知します。

kintoneを活用した自動化例

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

Web会議が終了したら、文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

kintoneに従業員情報が登録されたら人事労務アプリにも追加する

kintoneに従業員情報が登録されたらKING OF TIMEやSmartHRなどに自動で追加します。

Gmailとkintoneを連携するメリット

1.作業の効率化‍

手動でのデータ入力が不要になり、業務処理のスピードアップにつながります。
Gmailで受信したメールを基に、自動的にkintoneアプリを更新するといった業務効率化をしてもいいですね。
これにより、手作業の時間を大幅に削減できます。

2.データの一元管理‍

Gmailとkintoneアプリを一元管理することで、情報の検索をもっと簡単にすることができます。
重要なメール内容をkintone上でプロジェクトごとに整理しておくと、メールを探す手間が省けますね。
メールの見逃しを防ぐことができます。

3.コミュニケーションの円滑化

チーム全体で情報を共有しやすくなり、より迅速な対応ができます。
kintoneのタスクが登録されたらGmailでチーム全体に送信する設定をすると、全員がリアルタイムでタスクを把握します。
チーム全体の協力体制を強化することができます。

Gmailとkintoneを連携するとできる業務自動化例

1.問い合わせ管理の自動化‍

受信した問い合わせメールの情報を、自動でkintoneのレコードに登録します。
メールを1件1件確認するのはかなり時間がかかりますが、この設定をしておくとkintoneだけ確認しておけばいいので、対応漏れがなくなります。

2.定期報告書の自動生成‍

定期報告メール内容を自動でkintoneにレコード登録し、定期報告書を作成します。メール本文をコピペして報告書に手作業で貼り付けする場合、コピー漏れをしてしまうこともありますが、自動化することでミスを減らすことができます。

3.プロジェクト進捗の自動共有‍

kintoneに登録しているプロジェクトの進捗を、チーム全員にメールで共有します。複数のプロジェクトを動かしていると進捗の把握が難しくなります。
kintoneのレコードが登録されたらメールが届く設定にすることで、チーム全員の動きを即時に把握できます。

まとめ

今回は、「フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する」フローをご紹介しました。
Gmailとkintoneを連携することで、手入力の負担・対応漏れをかなり削減できそうですね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成や翻訳等できることの幅が広がります。

色々な機能を試してみてくださいね。