Gmail・OCR・kintoneを連携し、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取りkintoneにデータを追加する方法

ステップ1：Gmailとkintoneをマイアプリ連携

まず、Gmailとkintoneをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGmailを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックします。

利用するアカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からサインインしましょう。

「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。

次のページでアクセス許可を行います。
「すべてを選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、Gmailの連携が完了します。

次に、「+新規接続」からkintoneを検索してください。

kintoneのマイアプリ登録方法を参考にしながら、「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力してください。
各項目の入力終、「追加」をクリックすると、kintoneの連携が完了します。

次に、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。

ステップ2：Gmailで受信したメール情報を受け取る

次に、Gmailで受信したメール情報を受け取る設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

次のページで「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるためご注意ください。
「ラベル」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択してください。
設定が完了したら、テスト用に名刺画像が添付されたメールを受信してください。

今回はこちらの名刺画像を使用します。
準備ができたら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：分岐を設定する

次に分岐設定を行います。
「添付ファイルの有無で分岐」をクリックしてください。

こちらは、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
画像と同じ状態を確認したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：OCRで名刺画像を読み取る

次にOCRで名刺画像を読み取る設定を行います。
「名刺を読み取る」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアクションの確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
※（）内のタスク量が消費されます。

読み取りの詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用しているため設定は完了しています。（Gmailに添付されているファイルを使用するように設定されています）
「追加で抽出したい項目」は、デフォルトで読み取られる項目以外に追加で抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。（例：内線番号,所属地域,FAX番号）
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。

今回は「追加で抽出したい項目」を設定していませんが、デフォルトの項目をしっかりと読み取ることができました。
アウトプットを確認し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：kintoneに名刺情報を登録する

次にkintoneに名刺情報を登録する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行なってください。
「アプリID」は注釈を参照し、kintoneのアプリURLから該当箇所を引用するか、入力欄をクリックし表示された候補からアプリを選択してください。

今回は、このようなアプリを使用します。
準備ができたら、「次へ」をクリックしてください。

「追加するレコードの値」の各入力欄をクリックし、項目に該当する名刺データを選択してください。
※画像内の「追加するレコードの値」は一例です。レコード項目の編集はkintoneのアプリ内で行なってください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。

kintoneにレコードが追加されていることとアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Gmailで受信した名刺画像がOCRで読み取られ、kintoneにデータが自動追加されます。

GmailとOCR、kintoneを使ったその他の自動化例

他にもGmailとOCR、kintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知する

Googleフォームで送信された領収書をOCRで解析しkintoneへ自動登録することで、手入力の負担を軽減できます。
さらに、登録が完了したことをGmailで通知することで、担当者がデータの反映状況を把握しやすくなることが期待されます。

2. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで解析し、契約内容をkintoneへ自動登録することで、手作業による入力の手間を削減できます。
加えて、登録完了の通知をDiscordに送信することでチーム内での情報共有がスムーズになり、契約情報の管理効率向上が期待されます。

3. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知する

Gmailで受信した契約書をOCRで解析し契約情報をkintoneへ自動登録することで、契約管理の正確性向上が期待されます。
さらに、登録完了をLINE WORKSで通知することで関係者が情報を手軽に確認できるようになり、業務の流れを円滑にすることがサポートされます。

GmailとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 名刺データの入力作業を削減し、業務を効率化

従来、Gmailで受信した名刺情報を管理システムに登録するためには、担当者が手作業で情報を転記する必要がありました。
大量の名刺を処理するには時間がかかり、手入力ミスも発生しやすくなります。
そこで、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取りkintoneに自動登録することで、担当者が個別に入力する手間を省くことができます。
また、データが素早くkintoneへ反映されるため、名刺情報の管理がよりスムーズになり、結果として名刺管理における業務の負担軽減が期待されます。

メリット2: 手動での入力ミスを防ぎ、データの正確性を向上

名刺情報を手作業で入力する際、誤字や入力漏れが発生することは避けられません。
特に、似たような企業名や担当者名が並ぶと誤った情報を登録してしまう可能性があります。「手作業での入力ミスをなくしたい…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこでこの自動化を導入することで、OCRが名刺情報を自動的に抽出しkintoneへ登録されるため、人の手を介さずにデータが入力されます。
これにより、情報の正確性が向上し、ミスによる修正作業の負担が軽減されることが期待されます。
特に、営業チームや人事部門では正確な連絡先情報が重要となるため、この自動化は大きなメリットとなるでしょう。

メリット3: 名刺情報の共有をスムーズにし、チームの連携を強化

個人管理の名刺情報はチームで共有しづらいものです。
たとえば、営業担当者が獲得した名刺を個人的に保管している場合、他のメンバーがすぐに情報を活用できません。
「名刺情報をすぐにチームで共有できたら、もっと効率的に活用できるのに…」と感じる場面もあるでしょう。
そこで、Gmailで受信した名刺をOCRでデータ化しkintoneに登録することで、名刺情報が一元管理されチーム内での共有がスムーズになるでしょう。
これにより、別のメンバーが過去の取引先情報を確認しやすくなり営業活動や人脈管理の効率化がサポートされます。

まとめ

名刺情報の管理をより効率的に行うために、GmailとOCRを活用してkintoneへデータを自動追加する仕組みをご紹介しました。
この自動化により、手作業の転記が不要になり入力ミスの削減やデータ共有の円滑化がサポートされます！
特に、営業担当者や管理部門の方にとって名刺情報を正確に管理することは重要な業務のひとつです。
この仕組みを活用することで名刺データの効率的な管理がサポートされるため、より優先度の高い業務に集中できる環境を整えられるかもしれません。
Yoomのアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！