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Gmailを利用して契約書や請求書などの重要な書類を受け取ることは多いですか？
しかし、これらの書類を手動で整理し、適切なファイル名に変更して保存する作業には、量が多いと時間と労力がかかりますよね…。しかも、手作業によるミスが発生するリスクも考えられます。
そこで、Gmailで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動更新し、Microsoft SharePointに格納する方法があります！
本記事では、この連携のメリットと設定方法を具体例とともに解説します。
ここからは、ノーコードツールYoomを使い、Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointに格納する方法を説明します。
[Yoomとは]
Gmailから書類データの読み取り、ファイル名の更新、Microsoft SharePointにデータの格納までの一連の流れを自動で行えます。これによりデータのしまい忘れを防げます！
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。Yoomの新規接続一覧の中からMicrosoft SharePointをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft SharePointが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
アプリトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。
今回はGmailで受信したメールをYoomのメールアドレス宛に転送してトリガーを起動するよう設定します。
詳細は下記をご覧ください。
(2)「メールトリガーの条件設定」画面から、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
「＋トリガー条件を追加」をクリックし、条件を設定します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メールトリガーをテスト」画面から、トリガー条件に合うメールを受信用のアドレスに送信し、
「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)次に分岐を活用して、書類データが含まれているか否かを精査します。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
(5)「分岐条件を指定」画面から、分岐対象のアウトプットをプルダウンから選択します。
分岐条件はプルダウンから「アウトプットが空ではない」選択します。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
(1)次に、OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、下記の通りに入力を行ってください。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft SharePointと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、サイトID、ドライブIDを候補から選択します。
下へ進み、赤線を確認の上、格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムIDを入力します。
ファイル名は下の画像のようにアウトプットから選択することで、OCRで読み取った情報を引用することができます。
ファイルの添付方法はプルダウンから選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもGmailとOCR機能を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
Microsoft Excelと連携することで、Gmailの添付ファイルを自動でOCRで読み取り、Microsoft Excelに情報を反映できます。これにより、Microsoft Excelへの転記作業を省くことができます。
2.Gmailに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する
履歴書をOCRを使って読み取ることで、転記漏れや入力ミスなどのリスクを減らすことができます。また、人事担当者の時間の節約にも貢献できるでしょう。自動でNotionに追加されることで、他部署間の情報共有もスムーズに行えそうですね！
3.Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
このフローは営業担当者の方に特におすすめです。Gmailに添付された名刺情報を自動でOCRで読み取り、kintoneへ登録しお礼のメールまで一貫して自動化できます。これにより、顧客へのフォローアップがスムーズに進むでしょう！
さらに、GmailやOCRを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GmailとOCR機能を活用することで、手作業で行っていたファイルのダウンロード、リネーム、アップロードのプロセスを自動化し、作業時間の削減が期待できます。
特に大量の書類を日々処理する部署では、これらの単純作業が積み重なることで業務負担が増大しがちです。
例えば、営業部門では、Gmailに届いた顧客との契約書や発注書を、担当者が手動でファイル名を変更し、適切なフォルダへ格納していました。しかし、自動化を導入することで、書類の受信と同時にOCRがテキストを抽出し、ルールに基づいたファイル名で保存されるため、担当者は本来の業務に集中できるようになるでしょう。
手作業では、ファイル名の入力ミスや保存場所の誤りが発生する可能性があります。
しかし、OCRを活用し、自動でファイル名を設定し、Microsoft SharePointの適切なフォルダへ振り分けることで、こうしたミスを防ぐことができます。
例えば、経理部門では請求書を処理する際、手動で書類名を入力すると日付のズレや顧客名の誤入力が発生しがちです。これにより、検索性が悪化し、後の処理で時間がかかることもあります。しかし、OCRが書類の内容を正確に読み取り、定められた命名ルールで保存することで、これらのリスクを最小限に抑えることができるでしょう。
OCRによって書類のテキストデータが抽出されると、Microsoft SharePoint内での検索機能が向上し、必要な書類を素早く見つけることができます。
例えば、総務部が過去の契約書を参照する際、通常はファイル名やフォルダを頼りに手動で探す必要がありました。しかし、OCRで文書の中身が検索可能なデータとして保存されていれば、「契約先の会社名」や「契約日」を入力するだけで、瞬時に該当ファイルを見つけることができます。
これにより、書類を探す時間が削減され、業務スピードの向上が期待できます。
Gmailで受信した書類をOCRで処理し、自動的にファイル名を更新してMicrosoft SharePointに格納するこのフローは、業務効率の向上、ヒューマンエラーの削減、情報検索の効率化といった多くのメリットをもたらしてくれそうですね！
手作業での処理を減らすことで、従業員は本来の業務に集中でき、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
本記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自動化を導入し、日々の業務をよりスムーズに進めてみてくださいね！
