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ビジネスの現場では、日々大量のメールと添付ファイルを扱うことが日常茶飯事です。しかし、これらのファイルを手動でダウンロードし、適切な場所に保存する作業は時間と労力を消費します。
そこで、GmailとMicrosoft SharePointを連携し、受信した添付ファイルを自動的にSharePointにアップロードする方法をご紹介します。
この連携により、業務効率化とセキュリティ強化を同時に実現できます。ノーコードで導入できる自動化ですので、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GmailとMicrosoft SharePointを連携してできること
GmailとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の共有やファイル管理、情報登録などの作業を自動化できます。これにより、作業時間を短縮し、転記や共有ミスを防ぐことで、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
この自動化により、メールの添付ファイルを手動で保存・整理する手間をなくし、正確かつ効率的にファイルを一元管理することが可能です。
添付ファイルが自動でSharePointにアップロードされるため、チーム内での共有や後続の承認・更新作業もスムーズに行えます。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
この自動化により、受信した書類データを自動で読み取り、内容に基づいてファイル名を整理・保存できるため、手作業による管理ミスを防止することが可能です。
OCRで抽出された情報をもとにファイル名を更新し、Microsoft SharePointに自動で格納することで、ドキュメント管理の効率と精度を大きく向上させられます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローを作ってみよう
Gmailのデータベースにレコードが登録されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いてMicrosoft SharePointにGmailで受信した添付ファイルをアップロードすることで実現が可能です。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：GmailとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
今回使用するGmailとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行いましょう。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
Microsoft SharePointのマイアプリ連携
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。次のステップへ進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所をクリックしましょう。
赤枠の箇所を入力しましょう。
・トリガー起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・キーワード：「添付ファイル」など入力しましょう。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
以下のコマンドオペレーションをクリックしましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画面の分岐では、受信したGmailに添付ファイルがあった場合に起動するよう設定されています。
「保存する」をクリックし次の設定を進めましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックし、Microsoft SharePointへアップロードを行うための設定を行いましょう。
以下の画面のようなAPIの設定画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
連携したアプリから取得した情報を簡単に入力することが可能です。
必要事項を入力したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
GmailやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailを使った自動化例
受信したメールを関係者に素早く通知したり、AI機能を活用してメール内容の要点を効率的に整理・把握できるようになります。これによりメール管理や情報共有の精度向上も見込めます
Microsoft SharePointを使った自動化例
Microsoft SharePointをYoomで自動化することで、ファイルの更新・共有・承認フローを効率化できます。手動操作を減らし、情報管理の正確性と業務スピードを向上させることが可能です。
まとめ
GmailとMicrosoft SharePointの連携により、手動作業の削減やセキュリティの強化、そしてファイル検索の効率化が実現できます。
これらのメリットは、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、従業員がより重要な業務に集中できる環境を作り出すのです。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。 この機会にアプリ連携を活用し、業務の効率化を体験してください。登録フォームから無料登録し、Yoomを活用してみてくださいね。
Q：特定のメールだけを連携の対象に絞り込むことはできますか？
A：
今回も特定のキーワードを件名に含むメールのみ対象となりますが、他にもラベルで振り分けることができます。適宜使い分けてください。
Q：添付ファイルのファイル名を自動で変更できますか？
A：
「取得した値」や「日付」の項目からファイル名を選択しておくと、その後のフローで動的に変更されますのでお試しください。
Q：自動連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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