Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する方法

[Yoomとは]

Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する方法

Gmailが名刺画像を受信したら、AI OCRを用いて内容を読み取り、Salesforceで取引先責任者として登録し、Gmailでお礼メールを送信することができます。
Yoomを使えば、プログラミング知識がなくても自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• GmailとSalesforceをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはSalesforceにログインし、APIキーを取得する必要があります。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。

左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。

「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。

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ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：Gmailのアクションを設定

1) アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
メールフォルダIDは候補から選択できます。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：分岐を設定

1) フローに戻り、「分岐　添付ファイルの有無で分岐」のアイコンをクリックします。

2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットは「添付ファイル1」を選択し、分岐条件が「添付ファイル1」　アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

ステップ6：AIオペレーションを設定

1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る　名刺を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2) アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は「ファイルをアップロード」を選択します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

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ステップ7：Salesforceのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　取引先責任者として登録」のアイコンをクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

2) アクションは「取引先責任者として登録」を選択して、必須事項を入力します。

3)必須事項を入力します。

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アウトプット情報を活用して入力できます。

必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ8：Salesforceのアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)取得したいレコードの条件を入力します。
Salesforceのレコードと名刺から読み取った情報を照合するため、等しくなる情報を選びます。（今回はメールアドレスを条件にしています。）
値はアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ9：Salesforceのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　名刺画像をアップロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「名刺画像をアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「アップロード」を選択します。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ10：Salesforceのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　アップロードしたコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「アップロードしたコンテンツIDを取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ11：Salesforceを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　名刺画像をレコードと紐付ける」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「名刺画像をレコードと紐付ける」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

アウトプット情報を活用して入力できます。

候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ12：Gmailを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択します。

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必須事項を入力します。

メールアドレスや本文にアウトプット情報を活用して入力できます。

候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する】というフローが完成です。

ステップ13: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

GmailやSalesforceを使ったその他の自動化例

他にもGmailやSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録するこのテンプレートは、Gmailで受信した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceの「取引先責任者」として自動登録する仕組みです。
例えば、「株式会社〇〇」の「営業部」や「マーケティング部」の担当者情報を正確に反映できます。
手入力の手間を削減し、情報の抜け漏れを防ぐことで、スムーズな顧客管理が見込めます。
また、名刺交換後の対応がスピーディーになり、営業活動の効率化や商談機会の最大化が期待できます。

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2.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
このテンプレートは、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで解析し、Salesforceの取引先責任者として自動登録し、Gmailでお礼メールを送信する仕組みです。
例えば、「株式会社〇〇」の「営業部」や「企画部」の担当者情報を正確に登録できます。そのため、手入力の手間を削減し、名刺情報の一元管理が見込めます。
また、迅速なお礼メール送信で、スムーズなフォローアップが期待できます。
さらに業務の効率化と信頼関係の強化が見込めます。

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3.Gmailで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する
このテンプレートは、Gmailで受け取ったアンケート結果を自動で解析し、Salesforceに格納する仕組みです。
例えば、顧客満足度調査やイベント参加者のフィードバックなどの回答を、Salesforceの適切な項目に登録できます。
これにより、手作業を減らし、データの一元管理を実現し、分析やスムーズなフォローアップが見込めます。
また、顧客の声を素早く活用し、より効果的なマーケティングやサービス向上が期待できます。

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GmailとSalesforceの連携メリットと具体例

メリット1:データ入力の自動化による業務効率の向上

名刺情報をSalesforceへ手動で入力する作業は時間がかかり、入力ミスのリスクも伴います。
しかし、AIを活用することで、名刺情報を自動的にテキスト化し、Salesforceへ正確に登録できます。
名刺交換の後に素早くGmailでお礼メールを自動送信できるため、作業負担の軽減が見込めます。
例えば、営業担当者が1日10枚の名刺を処理する場合、自動化すれば短時間で作業が終了するため、営業活動に集中できる時間が増え、営業活動の効率化が期待できます。

メリット2:名刺情報の一貫性向上とデータの標準化

手動入力では、担当者ごとに記入ルールが異なるため、データの表記ゆれや不完全な情報登録が発生しがちです。
しかし、AIを活用すれば、名刺情報をSalesforceの指定フォーマットに統一し、データの一貫性を保つことが見込めます。
これにより、分析やマーケティング活動にも正確なデータの活用ができるようになります。
また、社内での顧客情報共有もスムーズになり、適切なフォローアップが期待できます。

メリット3:Salesforceのデータ活用による部門間の連携強化

AIによる名刺管理とSalesforce連携は、営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポート部門などの他部門との連携強化も見込まれます。
例えば、マーケティングチームは自動登録された名刺情報をもとにターゲティングリストを作成し、パーソナライズドメールの送信に活用できます。
また、カスタマーサポートは、営業から引き継がれた顧客情報を活用して、適切なサポートの提供が期待できます。
このように、部門間で統一された顧客データを素早く共有できるため、社内の連携が強化され、より効果的な顧客対応が見込めます。‍

まとめ

今回は、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceに自動登録し、Gmailでお礼メールを送信するプロセスをご紹介しました。
この連携によって、手作業を削減し、営業やマーケティングの活動に集中できる時間が増え、営業活動の効率化が期待できます。
さらに、データの一貫性と標準化により、CRMのデータ品質が向上し、部門間の連携も強化も見込めます。
また、Yoomを活用すれば、ノーコードで連携設定も可能です。
プログラミング知識がなくても導入できますので、ぜひチャレンジしてみてください。