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ビジネスの場で名刺を交換する機会はたくさんあります。
でも、名刺を受け取ったまま、後で整理しようと思いつつ放置してしまう…なんて経験はありませんか？
そこで今回は、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する方法をご紹介します。
この連携により、手作業を削減し、スムーズに情報を管理することによって、素早いフォローアップが期待できます。
このブログでは、ノーコードで連携する設定方法も解説します。
ぜひ参考にしてください！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
こんな方におすすめ
GmailとSalesforceの連携メリットと具体例
メリット1:データ入力の自動化による業務効率の向上
名刺情報をSalesforceへ手動で入力する作業は時間がかかり、入力ミスのリスクも伴います。
しかし、AIを活用することで、名刺情報を自動的にテキスト化し、Salesforceへ正確に登録できます。
名刺交換の後に素早くGmailでお礼メールを自動送信できるため、作業負担の軽減が見込めます。
例えば、営業担当者が1日10枚の名刺を処理する場合、自動化すれば短時間で作業が終了するため、営業活動に集中できる時間が増え、営業活動の効率化が期待できます。
メリット2:名刺情報の一貫性向上とデータの標準化
手動入力では、担当者ごとに記入ルールが異なるため、データの表記ゆれや不完全な情報登録が発生しがちです。
しかし、AIを活用すれば、名刺情報をSalesforceの指定フォーマットに統一し、データの一貫性を保つことが見込めます。
これにより、分析やマーケティング活動にも正確なデータの活用ができるようになります。
また、社内での顧客情報共有もスムーズになり、適切なフォローアップが期待できます。
メリット3:Salesforceのデータ活用による部門間の連携強化
AIによる名刺管理とSalesforce連携は、営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポート部門などの他部門との連携強化も見込まれます。
例えば、マーケティングチームは自動登録された名刺情報をもとにターゲティングリストを作成し、パーソナライズドメールの送信に活用できます。
また、カスタマーサポートは、営業から引き継がれた顧客情報を活用して、適切なサポートの提供が期待できます。
このように、部門間で統一された顧客データを素早く共有できるため、社内の連携が強化され、より効果的な顧客対応が見込めます。
GmailとSalesforceを連携してできること
GmailとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた両ツール間の情報共有を自動化できるため、業務の効率化が図れます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとSalesforceの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
Gmailが名刺画像を受信したら、AI OCRを用いて内容を読み取り、Salesforceで取引先責任者として登録し、Gmailでお礼メールを送信することができます。 ■概要 名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
これにより、手動で名刺情報をSalesforceに入力する作業からお礼メール送信までを自動化できるため、作業の負担が減り、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。
Gmailで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する
Gmailで受信したアンケート結果をAIで抽出し、Salesforceに自動格納することができます。この自動化により、作業負担が省けるだけでなく、登録ミスも防止できるため、正確性の高いデータを管理できるでしょう。
さらに、アンケート結果がスピーディーにSalesforceに格納されるので、スムーズに分析や改善策の立案を進められそうです。
■概要 Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつSalesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIがメール本文からアンケートの回答内容を自動で抽出し、Salesforceに新しいレコードとして格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSalesforceの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSalesforceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
■概要 名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Salesforce
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
Gmailのマイアプリ登録手順は以下のナビをご確認ください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
マイアプリ連携時にエラーが表示された場合は、以下のリンク先を確認してみてください。
Salesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
それでは以下のナビを参考にマイアプリ登録を進めましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。 ■概要 名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
はじめに下記のバナーをクリックしてください。
以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Gmailのトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
ラベルは候補から選択できます。
設定したらGmailに移動して、トリガーとなる特定のラベルのメールを受信してください。トリガーを実行したら、Yoomに戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」をクリックしましょう。
ラベルの作成方法
ラベルを作成して Gmail を整理する
ステップ4：分岐設定
1) フローに戻り、「添付ファイルの有無で分岐」のアイコンをクリックします。
この設定では、ファイルが添付されているメールを受信した時にフローが起動できるように設定していきます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプット(取得した値)のオペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットは「添付ファイル1」を選択しましょう。
分岐条件は「添付ファイル1」とし、「アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る 名刺を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は以下のように設定してください。
追加で抽出したい項目には、デフォルトで読み取る項目以外に読み取りたい項目を設定してください。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ6：Salesforceに取引先責任者として登録する設定
1) フローに戻り、「取引先責任者として登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「取引先責任者として登録」を選択してください。
「データベースの連携」のマイドメインURLは注釈を確認して設定しましょう。
オブジェクトのAPI参照名を入力します。
3)必須事項を入力していきます。
アウトプット（取得した値）情報を活用して入力できます。
アウトプット（取得した値）は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ7：Salesforceのレコードを取得する設定
1) フローに戻り、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを取得する」を選択します。
マイドメインURLやオブジェクトのAPI参照名はステップ6と同じものを設定しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
3)取得したいレコードの条件を入力します。
Salesforceのレコードと名刺から読み取った情報を照合するため、等しくなる情報を選びます。
値はアウトプット（取得した値）を活用して入力できます。
ここではメールアドレスを条件にしています。
「＋トリガー条件を追加」から条件を追加できます。
入力が完了したら「保存」しましょう。
ステップ8：Salesforceに名刺画像をアップロードする設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 名刺画像をアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「名刺画像をアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」と「添付ファイル1」を選択します。
「マイドメインURL」と「ファイル名」を入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストを実行し、アウトプット（取得した値）に情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ9：SalesforceにアップロードしたコンテンツIDを取得する設定
1) フローに戻り、「アップロードしたコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「アップロードしたコンテンツIDを取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須事項を入力します。
「コンテンツバージョンID」は「アウトプット(取得した値)」から、取得した情報を入力してください。
「マイドメインURL」を入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプット(取得した値)に情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ10：Salesforceの名刺画像をレコードと紐付ける設定
1) フローに戻り、「名刺画像をレコードと紐付ける」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「名刺画像をレコードと紐付ける」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
「コンテンツID」はアウトプット（取得した値）から選択してください。
「紐づけるレコードID」も同様にアウトプット（取得した値）から取得した情報を入力しましょう。
「公開範囲」を選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、アウトプット（取得した値）に情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックします。
ステップ11：メールを送る設定
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択します。
必須事項を入力します。
メールアドレスや本文に「名刺を読み取る」のアウトプット（取得した値）を活用して入力し、次へをクリックしましょう。
次画面でメール内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
テストが成功し、Gmailでメールを送信できたことを確認したら、保存してください。
これで【Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する】というフローが完成です。
ステップ12: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
GmailやSalesforceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
■概要 BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方 ・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方 ・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方 ・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方 ・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方 Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。 このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。 ・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。 その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。 実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0 ■作成方法 ①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。 ・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。 ・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。 ※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。 ※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 ②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。 ・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。 ・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。 ・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。 ④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。 ・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。 ・ファイル名：任意のファイル名を設定します。 ・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。 ※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 ⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。 ・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。 ・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。 ・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。 ※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw ■概要 Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。 同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。 実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo ■注意事項 ・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。 ※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。 ※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350 ■概要 重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ■概要 Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業 ・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方 2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業 ・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方 ・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを使うメリットはいくつかあります。 また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。 ■注意事項 ・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方 ・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方 2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業 ・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方 3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業 ・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。 ■注意事項 ・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.HubSpotでリード管理を行っている方 ・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方 ・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方 2.Gmailを日常的に利用している方 ・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。 また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。 ■注意事項 ・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 ■概要 Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、Gmailから指定の宛先へ通知メールが自動送信されるため、こうした情報共有の課題を円滑に解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
■注意事項
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
Salesforceを使った自動化例
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要 Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Closeで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？営業活動において重要なリード管理ですが、手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Closeに新しいリードが登録されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Salesforceに自動同期する」フローは、スケジュール管理と顧客管理を効率化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Googleカレンダーに登録された予定を手動でSalesforceに同期するのは、入力ミスの発生のリスクがあります。 ■概要 Salesforceに新しいリード情報が登録された際、関連部署や担当者への共有を手作業で行っていませんか。この作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があり、機会損失の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、迅速で確実な情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Webflowのフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Webflowを使ってサイト管理をしている方 ・問い合わせやリード情報の取得でフォームを活用している企業 ・問い合わせやリードの対応をスピーディーに行いたい方 2.業務でSalesforceを使用している方 ・Salesforceへのフォーム内容の追加を自動化したい方 ・顧客情報をSalesforceで一元管理している営業チーム ■このテンプレートを使うメリット Webflowに送信されたフォーム内容の確認は、ダッシュボードや指定のメールアドレスから確認できますが、毎回アクセスするのは非効率的です。 このテンプレートは、SalesforceにWebflowのフォーム内容を自動で追加することができます。 フローの後にチャットツールと連携することで、問い合わせやリード情報の反映後に特定のメンバーに情報共有することが可能です。 ■注意事項 ・Webflow、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに見積書のPDFを作成し、Slackにファイルを送信します。 見積書の雛形はエクセルで自由に作成ください。 商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成します。 そのため、事前に商談情報に商品を関連づけてご利用ください。 作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。 ◼️注意事項 ・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。 ・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。 ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。 Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。 通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方 ・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。 これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。 ◼️注意事項 ・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。 ・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを利用している企業やチーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム 3.システム連携とプロセス自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。 ・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。 ◼️概要 Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔：5分に設定します。 ・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。 ②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Stripeで決済が発生するたびに、Salesforceへ手動で商談情報などを入力していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Stripeでの支払いが完了したタイミングで、自動的にSalesforceに商談レコードを作成し、手作業による手間やミスの削減に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Googleカレンダーで新しい予定を登録すると、その情報が自動的にSalesforceに同期されます。
このフローでは、登録された予定を自動でSalesforceに登録することができます。
これにより、手動でのデータ入力や二重管理の手間が省け、チーム全体の生産性向上が期待できます。
特に、多くのSaaSアプリを利用している企業にとって、Yoomを活用したこの連携は、情報の一元管理とリアルタイム更新を実現し、業務の円滑な進行をサポートします。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
また、フォーム内容をSalesforceに手動で追加している場合、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
手動によるデータ入力が不要となるため、データを正確にSalesforceに反映することができ、問い合わせやリード情報の管理が楽になります。
まとめ
今回は、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceに自動登録し、Gmailでお礼メールを送信するプロセスをご紹介しました。
この連携によって、手作業を削減し、営業やマーケティングの活動に集中できる時間が増え、営業活動の効率化が期待できます。
さらに、データの一貫性と標準化により、CRMのデータ品質が向上し、部門間の連携も強化も見込めるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を実際に体験してみてください！
Q：エラー発生時の通知や対処法はありますか？
A：
フローボットがエラーとなった場合は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届く設定になっています。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：OCRの読み取りで実施が難しいことなどはありますか？
A：
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことに詳しく詳細が記載されていますのでご確認ください。
Q：複数枚の名刺が添付された場合はどうなりますか？
A：
複数の名刺情報を追加したい場合は、一度に送信せずに分けてください。
