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ビジネスの場で名刺を交換する機会はたくさんあります。
でも、名刺を受け取ったまま、後で整理しようと思いつつ放置してしまう…なんて経験はありませんか？
そこで今回は、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する方法をご紹介します。
この連携により、手作業を削減し、スムーズに情報を管理することによって、素早いフォローアップが期待できます。
このブログでは、ノーコードで連携する設定方法も解説します。
ぜひ参考にしてください！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
こんな方におすすめ
GmailとSalesforceの連携メリットと具体例
メリット1:データ入力の自動化による業務効率の向上
名刺情報をSalesforceへ手動で入力する作業は時間がかかり、入力ミスのリスクも伴います。
しかし、AIを活用することで、名刺情報を自動的にテキスト化し、Salesforceへ正確に登録できます。
名刺交換の後に素早くGmailでお礼メールを自動送信できるため、作業負担の軽減が見込めます。
例えば、営業担当者が1日10枚の名刺を処理する場合、自動化すれば短時間で作業が終了するため、営業活動に集中できる時間が増え、営業活動の効率化が期待できます。
メリット2:名刺情報の一貫性向上とデータの標準化
手動入力では、担当者ごとに記入ルールが異なるため、データの表記ゆれや不完全な情報登録が発生しがちです。
しかし、AIを活用すれば、名刺情報をSalesforceの指定フォーマットに統一し、データの一貫性を保つことが見込めます。
これにより、分析やマーケティング活動にも正確なデータの活用ができるようになります。
また、社内での顧客情報共有もスムーズになり、適切なフォローアップが期待できます。
メリット3:Salesforceのデータ活用による部門間の連携強化
AIによる名刺管理とSalesforce連携は、営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポート部門などの他部門との連携強化も見込まれます。
例えば、マーケティングチームは自動登録された名刺情報をもとにターゲティングリストを作成し、パーソナライズドメールの送信に活用できます。
また、カスタマーサポートは、営業から引き継がれた顧客情報を活用して、適切なサポートの提供が期待できます。
このように、部門間で統一された顧客データを素早く共有できるため、社内の連携が強化され、より効果的な顧客対応が見込めます。
GmailとSalesforceを連携してできること
GmailとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた両ツール間の情報共有を自動化できるため、業務の効率化が図れます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとSalesforceの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
Gmailが名刺画像を受信したら、AI OCRを用いて内容を読み取り、Salesforceで取引先責任者として登録し、Gmailでお礼メールを送信することができます。 ■概要 名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
これにより、手動で名刺情報をSalesforceに入力する作業からお礼メール送信までを自動化できるため、作業の負担が減り、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。
Gmailで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する
Gmailで受信したアンケート結果をAIで抽出し、Salesforceに自動格納することができます。この自動化により、作業負担が省けるだけでなく、登録ミスも防止できるため、正確性の高いデータを管理できるでしょう。
さらに、アンケート結果がスピーディーにSalesforceに格納されるので、スムーズに分析や改善策の立案を進められそうです。
■概要 Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつSalesforceに手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIがメール本文からアンケートの回答内容を自動で抽出し、Salesforceに新しいレコードとして格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとSalesforceの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSalesforceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
■概要 名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Salesforce
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
Gmailのマイアプリ登録手順は以下のナビをご確認ください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
マイアプリ連携時にエラーが表示された場合は、以下のリンク先を確認してみてください。
Salesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
それでは以下のナビを参考にマイアプリ登録を進めましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。 ■概要 名刺交換後に発生するSalesforceへの手入力作業や、お礼メールの送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが情報を読み取り、Salesforceへの登録からお礼メールの送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
はじめに下記のバナーをクリックしてください。
以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Gmailのトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
ラベルは候補から選択できます。
設定したらGmailに移動して、トリガーとなる特定のラベルのメールを受信してください。トリガーを実行したら、Yoomに戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」をクリックしましょう。
ラベルの作成方法
ラベルを作成して Gmail を整理する
ステップ4：分岐設定
1) フローに戻り、「添付ファイルの有無で分岐」のアイコンをクリックします。
この設定では、ファイルが添付されているメールを受信した時にフローが起動できるように設定していきます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプット(取得した値)のオペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットは「添付ファイル1」を選択しましょう。
分岐条件は「添付ファイル1」とし、「アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る 名刺を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は以下のように設定してください。
追加で抽出したい項目には、デフォルトで読み取る項目以外に読み取りたい項目を設定してください。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ6：Salesforceに取引先責任者として登録する設定
1) フローに戻り、「取引先責任者として登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「取引先責任者として登録」を選択してください。
「データベースの連携」のマイドメインURLは注釈を確認して設定しましょう。
オブジェクトのAPI参照名を入力します。
3)必須事項を入力していきます。
アウトプット（取得した値）情報を活用して入力できます。
アウトプット（取得した値）は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ7：Salesforceのレコードを取得する設定
1) フローに戻り、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを取得する」を選択します。
マイドメインURLやオブジェクトのAPI参照名はステップ6と同じものを設定しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
3)取得したいレコードの条件を入力します。
Salesforceのレコードと名刺から読み取った情報を照合するため、等しくなる情報を選びます。
値はアウトプット（取得した値）を活用して入力できます。
ここではメールアドレスを条件にしています。
「＋トリガー条件を追加」から条件を追加できます。
入力が完了したら「保存」しましょう。
ステップ8：Salesforceに名刺画像をアップロードする設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 名刺画像をアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「名刺画像をアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」と「添付ファイル1」を選択します。
「マイドメインURL」と「ファイル名」を入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストを実行し、アウトプット（取得した値）に情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしましょう。
