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ビジネスの場で名刺を交換する機会は多いですよね。
でも、せっかくいただいた名刺を後回しにしてしまい、気づけばデスクの片隅に…なんてことありませんか。
相手とのつながりをしっかりと活かすためには、スムーズな管理が大切です。
そこで今回は、Gmailで受け取った名刺画像を自動で読み取り、Salesforceに登録後、さらに、Outlookでお礼のメールを送信できる自動化フローをご紹介します。
この連携によって、手作業の削減とデータの正確性向上が期待でき、名刺交換後の対応がぐっと楽になるはずです！
このブログでは、ノーコードで連携する設定方法も解説します。
ツールの連携や業務の自動化を検討しているかたはぜひ参考にしてください。
ここからは、Yoomのテンプレート【Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
Gmailが名刺画像を受信したら、AI OCRを用いて内容を読み取り、Salesforceで取引先責任者として登録し、Outlookでお礼メールを送信することができます。
Yoomを使えば、プログラミング知識がなくても自動化できます。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはSalesforceにログインし、APIキーを取得する必要があります。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。
左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。
「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
同様にOutlookを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「分岐 添付ファイルの有無で分岐」のアイコンをクリックします。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットは「添付ファイル1」を選択し、分岐条件が「添付ファイル1」 アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る 名刺を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「名刺を読み取る(4タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は「ファイルをアップロード」を選択します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引先責任者として登録」のアイコンをクリックします。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2) アクションは「取引先責任者として登録」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを取得する」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)取得したいレコードの条件を入力します。
Salesforceのレコードと名刺から読み取った情報を照合するため、等しくなる情報を選びます。（今回はメールアドレスを条件にしています。）
値はアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 名刺画像をアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「名刺画像をアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須事項を入力します。
フォイルの添付方法は「アップロード」を選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する アップロードしたコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「アップロードしたコンテンツIDを取得」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 名刺画像をレコードと紐付ける」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「名刺画像をレコードと紐付ける」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択し、「次へ」をクリックします。
必須事項を入力します。
メールアドレスや本文にアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもGmailやSalesforce、Outlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録するこのテンプレートは、Gmailで受信した名刺画像をOCRで解析し、Salesforceの「取引先責任者」として自動登録する仕組みです。
例えば、「株式会社〇〇」の「営業部」や「マーケティング部」の担当者情報を正確に反映できます。
手入力の手間を削減し、情報の抜け漏れを防ぐことで、スムーズな顧客管理が見込めます。
また、名刺交換後の対応がスピーディーになり、営業活動の効率化や商談機会の最大化が期待できます。
2.フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
このテンプレートは、フォームで送信された名刺画像をOCRで解析し、Salesforceの「取引先責任者」として自動登録し、Gmailでお礼メールを送信する仕組みです。
例えば、「株式会社〇〇」の「営業部」や「人事部」の担当者情報を正確に反映できます。
手作業を減らし、名刺管理の抜け漏れを防ぐことで、スムーズなフォローアップが見込めます。素早くお礼メールを送ることで、信頼関係の構築や商談機会の拡大が期待できます。
3.Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
このテンプレートは、Gmailで受信した名刺画像をOCRで解析し、kintoneに自動でデータを追加する仕組みです。
例えば、「株式会社〇〇」の「営業部」や「総務部」の担当者情報を正確に登録できます。手入力の手間を削減し、名刺情報の管理を一元化することで、社内でのスムーズな情報共有が見込めます。
また、営業や顧客対応の効率が向上し、よりスピーディーなフォローアップが期待できます。
手作業で名刺情報をSalesforceに入力する際、人的ミスの発生によってデータの品質が低下するリスクがあります。
しかし、AIを活用してOCRで名刺情報を自動で読み取り、登録することで、こうした人的ミスを防ぎ、統一されたフォーマットでのデータ管理が見込めます。
例えば、営業チームが手作業で顧客情報を入力するとタイプミスや記入漏れが発生しやすいですが、OCRを導入すると自動化によってデータの正確性が向上し、社内での情報共有やマーケティング施策の精度向上が期待できます。
これにより、顧客対応のミスも減少し、よりスムーズなビジネス運営が見込めます。
名刺の情報を手作業でSalesforceに入力し、お礼メールを作成・送信するプロセスは、時間と労力がかかる繰り返し作業です。
AIを活用することで、この一連の流れを自動化し、担当者がより重要な業務に集中できる環境整備が見込めます。
例えば、今まで営業担当者が受け取った名刺を手作業で入力していましたが、OCR技術を活用した自動化システムを導入することで、名刺情報がSalesforceに素早く登録され、Outlookでお礼メールが送信できます。
そのため、営業担当者の作業時間が削減でき、顧客との対話や商談準備といった、より価値の高い業務に時間を割くことが期待できます。
名刺情報をSalesforceに自動登録し、Outlookと連携することで、営業、マーケティング、カスタマーサポートなどの部門間でスムーズな情報共有が見込まれます。
例えば、営業担当者が受け取った名刺情報を個別のデータファイルで管理していると、他の部署が最新の顧客情報にアクセスできず、対応の遅れが発生しがちです。
しかし、AIを活用してSalesforceに登録する仕組みを導入すると、Outlookの連絡先とも同期され、全社で一貫した顧客データを共有できるようになります。
そのため、マーケティングチームは最新のリード情報を活用でき、カスタマーサポートは迅速な顧客対応が期待できます。
情報が素早く共有されることで、社内の連携が強化され、業務の効率の向上が見込めます。
今回はGmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する方法をご紹介しました。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceに自動登録して、Outlookでお礼メールを送信するプロセスを自動化することで、業務の効率化とデータの正確性向上が期待できます。
これにより、営業担当者はより重要な業務に集中でき、部門間でのスムーズな情報共有も見込めます。
また、Yoomのノーコードテンプレートを使用すれば、専門的な知識なしでこれらの自動化が実現できるため、誰でも簡単に導入できます。
今後の業務効率化を図りたい方は、ぜひこの方法を参考にして、実際に取り入れてみてください！
