手作業でのアンケート結果の管理に限界を感じていませんか？
Gmailで受信したアンケート結果をAIで抽出し、Salesforceに自動格納することで手間を大幅に短縮できるかもしれません。
この自動化により、作業負担が省けるだけでなく、登録ミスも防止できるため、正確にデータを取得できます。
さらに、アンケート結果がスピーディーにSalesforceに格納されるので、スムーズに分析や改善策の立案を進められるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受け取ったアンケート結果をSalesforceに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailのアンケート結果受信をAPIを通じて受け取り、AIでデータを抽出し、SalesforceのAPIを活用してデータを格納することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
GmailとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録をしておくと、自動化設定を容易に行えます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下の検索機能を使用し、Gmailを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Gmailを設定してください。
次に、Salesforceのマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されたら、Salesforceにログインしましょう。
GmailとSalesforceがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Gmailの設定を行うため、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。
次に、候補から「ラベル」を選択し、設定を行いましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
該当するラベルを選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Gmailのテキストからデータを抽出する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※AIオペレーションは一部有料プランのみ利用可能な機能です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、試してみてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項をご覧ください。
スクロールし、「対象のテキスト」を設定しましょう。
Gmailのアウトプットから「本文」を選択します。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定してください。
今回は例として以下の項目を抽出する設定を行います。
ご自由に設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Salesforceの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
次に、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを活用し、該当する項目に設定してください。
他の項目も同様に設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGmailとSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Salesforceの取引先責任者情報をもとにGmailで定型メールを自動送信するフローです。
Salesforceの取引先責任者情報を活用し、営業やフォローメールを送る際に便利です。
手作業で取引先責任者情報を確認したり、メールを作成したりする必要がないので、手間が省けます。
2.Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、自動的にSalesforceの取引先責任者として登録するフローです。
名刺管理の精度を向上させたい方や名刺情報を活用してスピーディーにフォローアップを行いたい方におすすめです。
名刺情報を手入力する必要がなくなるので、入力ミスを防ぎます。
3.Salesforceでファイルがアップロードされたら、自動的にGoogle Driveにアップロードし、ファイルをGmailで送付するフローです。
ファイルのアップロードと共有が一元化されるので、アプリ間の移動を最小限に抑えられます。
Google Driveにファイルが自動保存されることで、紛失リスクを減らせます。
Gmailで受信したアンケート結果をSalesforceに手動で格納する作業は、システム間の移動が増え、手間がかかります。
たとえば、受信したアンケート結果をSalesforceに自動格納すれば、そういった課題を解消できるかもしれません。
この自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">Gmailでアンケートを受信するたびに、データを格納する必要がなくなるので、担当者の負担を大幅に削減できるでしょう。</span>
特に、大量のアンケート結果をSalesforceに格納する際におすすめの自動化です。
アンケート結果を手入力する作業は、間違った情報が記録されるリスクがあります。
たとえば、顧客情報を間違って記録したり、同じ結果を記録したりすると、データの正確性が損なわれるでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を活用することで、Gmailで受信したアンケート結果をAIで抽出するため、正確にSalesforceに格納することが見込めます。</span>
これにより、信頼性の高いデータ管理が可能になり、データ分析などに活用しやすくなるでしょう。
手作業でのアンケート結果の管理は、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。
しかし、Gmailで受信したアンケート結果をSalesforceに格納する自動化を活用すれば、スピーディーにアンケート結果を確認できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">研修後にアンケートを取り、スピーディーにアンケート結果を確認できれば、改善施策を立案できるかもしれません。</span>
その結果、フィードバックをスピーディーに反映し、より質の高いプログラムの提供が期待できます。
Gmailで受信したアンケート結果をSalesforceに手入力する作業は、手間と負担が大きいですが、自動化を活用すればその問題を解決できるでしょう。
受信したアンケート結果はAIで抽出するため、正確なデータを取得できます。
このように、正確にデータが保存されることで、データ分析に活用しやすくなるでしょう。
また、スピーディーにSalesforceに結果を格納できるため、改善策を講じる際に便利です。
今回ご紹介したテンプレートは、Gmailから「氏名,年齢,職業,サービスを知ったきっかけ,満足度」を取得する設定を行いましたが、取得したい項目があればそれを設定することもできます。
Yoomの自動化を導入し、利用用途に合わせて柔軟に設定してみてください。
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