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「ミーティングが決まるたびに、手動でSalesforceのカレンダーに予定を登録するのが面倒…」
「他のカレンダーツールとSalesforceの両方に入力していて、転記ミスや登録漏れが起きてしまう…」
このように、Salesforceのカレンダーへの手作業での予定登録に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Web会議ツールで作成された予定を、Salesforceのカレンダーへ自動で登録できる仕組み</span>があれば、こうした面倒な二重入力や入力ミスから解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してスケジュール管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceのカレンダーに予定を自動登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Zoomで新しいミーティングが作成された際に、その予定をSalesforceのカレンダーに自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Zoom
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Zoomの連携
以下の手順をご参照ください。
Salesforceの連携
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
Zoomの管理画面でWebhookの設定を行います。
下記のヘルプページを参考に設定を行いましょう！
続いて、Zoomにてテストのためのミーティングを作成します。
Yoomの設定画面に戻り「テスト」ボタンをクリックします。
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
保存ボタンをクリックしましょう！
次の赤枠をクリックしましょう。
操作条件の設定を行います。
タイトルや変換タイプは特に変更の必要はありません。
変換対象の日時・日付の設定を行います。
Zoomで取得した値から開始日時を選択しましょう！
加算/減算設定は、同様に取得した値からミーティングの期間を選択します。
変換対象の日時・日付形式と変換後の形式を希望の設定にしたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、計算後の値が取得した値に反映されています。
最後に「保存する」をクリックしておきましょう！
取得した値を利用して、Salesforceのカレンダーに登録する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう！
アクションは、テンプレートのままで問題ありません。「次へ」ボタンをクリックします。
マイドメインのURLをSalesforce上で確認して手動で記入します。
件名・開始日時を取得した値から選択して設定します。
終了日時は、ステップ4で取得した計算後の値を選択しましょう！
その他の設定も任意で設定して、全ての設定が終わったらテストを実行しましょう。
テスト成功という表示がされたら、Salesforceにてカレンダーが登録されています。
確認してみましょう！
カレンダーが登録されています！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Salesforceのカレンダー登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた外部ツールからの予定転記作業をなくし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やチーム全体のスケジュール管理が正確かつ効率的になり、より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：登録される予定の件名や詳細をカスタマイズできますか？
A：はい、できます！
SalesforceのAPI設定にて、希望に合わせて取得した値を設定してください。
手入力で設定することも可能です。
Q：Zoom以外にどんなカレンダーや会議ツールと連携できますか？
A：SalesforceはZoom以外にもGoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Microsoft Teamsなどのアプリと連携が可能です。
連携できるアプリは、下記のページから確認してみてください。
手動でのフローボットの設定も可能ですが、Yoomにはテンプレートも用意されています。
気になる方は、ぜひ下記をチェックしてみてください！
ご自身でフローボットを作成することも可能です。
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