Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する
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■概要
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日程調整のメールを頻繁に受信し、手動でZoom会議を作成している方
・社内外の会議が多く、スムーズなスケジュール管理を求めるチームリーダーやマネージャー
・サービスや商品の案内のため、個別説明会を開催する頻度の高い方
・予約受付や顧客対応を行うサポートや営業の担当者
・複数のクライアントやチームとの打ち合わせを頻繁に行う必要がある方
■注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「また日程調整でメールが埋もれてしまった…。」そんな経験はありませんか？手動でのスケジュール調整は手間がかかり、やり取りのミスも発生しがちです。もし、Gmailで受信した日程調整のメールから必要な情報を自動で抽出し、そのままZoomのミーティングに登録できたらどうでしょう？会議設定の手間を削減し、スムーズなスケジュール管理が実現できます。本記事では、この自動化の仕組みと導入方法をわかりやすく解説します。
[Yoomとは]
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する方法
Yoomのフローボットを活用し、Gmailで受信した日程調整のメールから情報を抽出し、自動でZoomミーティングを作成する仕組みを構築できます。この自動化の流れは、GmailのAPI、自然言語処理技術、ZoomのAPIを組み合わせることで実現します。まず、特定のラベルが付いたGmailのメールをトリガーとして、Yoomが受信内容を取得します。次に、AIを活用し、メール本文から日時・参加者・会議名などの必要な情報を抽出します。このデータを基に、ZoomのAPIを使用して自動でミーティングを作成。作成されたミーティング情報は、参加者へ通知することも可能です。この仕組みを導入することで、手動での日程調整や会議設定の手間を削減し、スムーズなスケジュール管理を実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（Gmail・Zoom（OAuth））
- テンプレートをコピー
- アプリ連携・AI操作
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
すでに登録がお済みの方は、ログインして次のステップへ。まだの方は、まずはこちらから無料登録！登録後、スムーズに設定を進めていただけます。
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
- 「Sign in with Google」ボタンをクリックします。
- Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
- ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
- 権限を付与すると、Gmailのマイアプリ登録が完了します。
Zoom
検索窓から「Zoom」を入力して、Zoom（OAuth）をクリックします。連携情報の入力画面が表示されます。
Client IDとClient secretは、Zoomのアカウント登録後に、Zoom App Marketplaceでのアプリ登録から取得できます。
＞ヘルプ：Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとZoomのマイアプリは登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
Yoomのテンプレートフローボットを、マイプロジェクトにコピーして設定を進めます。下のバナーの「試してみる」をクリックでコピーに進みます。
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Gmailに送信された情報を取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Gmailと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- ラベル
- Gmailのラベルを選択します。編集欄をクリックすると候補が表示されます。デフォルトの値の下の方に任意で作成したラベルが表示されます。
指定の受信箱内でメールが受信できるをご確認の上、テスト用メールを送信してください。
※ポイント
Zoomに登録する形式に合わせた値になるようにメールを作成してください。
例）開催日時：2025/01/01 1:00 など。違う形式にするとうまく登録できません。
→テストをクリックします。→成功
保存するをクリックして次に進みましょう。
ステップ4:テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。受信したメールの本文から、Zoomに登録に必要な要素（テキスト）を抽出します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
(2/2)詳細を設定
- 対象のテキスト
- 事前設定で、受信したメールの本文が変換対象になっています。追加で設定の必要はありません。
- 抽出したい項目
入力が終わったら、テストをクリックします。→成功
保存するをクリックして、次に進みましょう。
ステップ5:アプリと連携する「ミーティングを作成」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。Zoomミーティングを自動作成する設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- タイトル
- アプリ
- Zoomと連携するアカウント情報
- アクション
→次へ進みます。
(2/2)連携アカウントとアクションを選択
- メールアドレス
- 連携済みのZoomアカウントに登録しているメールアドレスを入力してください。
- トピック
- 任意の項目です。案件名などわかりやすい名称がおすすめです。
- パスワード
- 会議の説明
- Zoomの「ミーティングをスケジュールする」画面のトピックの下にある説明欄に記載するテキストです。
- 日付
- メールの本文から抽出した日付が選択できます。編集欄をクリックしてプルダウンメニューを開き、「テキストからデータを抽出」タブから予約日に該当する項目を選択してください。引用コードが埋め込まれます。
- 開始時刻
- 同じくプルダウンメニューから開始時刻に該当する項目を選択してください。
- 会議時間
- ご利用のプランで可能な時間を設定してください。個人プランだと40分までなど、Zoomでの制限があるためご確認ください。
テストに進みます。成功するとミーティングIDなどが取得できます。
→保存するをクリック
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要で、フローボットの設定を簡単に完了できました。使用したテンプレートはこちらです。
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日程調整のメールを頻繁に受信し、手動でZoom会議を作成している方
・社内外の会議が多く、スムーズなスケジュール管理を求めるチームリーダーやマネージャー
・サービスや商品の案内のため、個別説明会を開催する頻度の高い方
・予約受付や顧客対応を行うサポートや営業の担当者
・複数のクライアントやチームとの打ち合わせを頻繁に行う必要がある方
■注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録する方法
似た構成の自動化フローで、Gmailの本文を取得してGoogleカレンダーに予定を登録する自動化フローをご紹介します。
Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録する
試してみる
■概要
Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数の顧客とのミーティングスケジュールを日々調整しており、手作業での予定登録に時間を取られている営業担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、チームメンバーとの会議調整が日常的に発生するプロジェクトマネージャー
・リモートワーク中のスタッフとのミーティングを頻繁にスケジュールする必要がある方
・Googleカレンダーの予定登録の手間を減らしたい方
・スケジュール管理を自動化し、業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・時刻のデータ抽出オペレーションの抽出箇所に入力されている正規表現の表記は一例です。実際のメールで用いる語句に合わせ、変更してください。
工程の2つ目〜4つ目は受信した本文の内容から、Googleカレンダーに登録する形式に変換する工程です。それぞれ、実施予定日・予定の開始時刻・終了時刻の設定です。
データを操作・変換する
(1/1)操作条件の設定（実施予定日）
もっと詳しく： 正規表現：日時の形式を一度に変換する
テストを行って次に進みます。予定の開始時刻・終了時刻の設定が終わったら、Googleカレンダーの設定です。
アプリと連携する「予定を作成」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
Googleカレンダーのマイアプリ連携は、Gmailとほぼ同じ手順のため割愛しますね。
Googleカレンダーと連携すると出来ること
(2/2)API接続設定
それぞれ必須項目を設定します。
→テストに進みます。
成功したら保存してトリガーをONにしてフローボットをスタートしましょう。
Gmailで日程調整を受信したら、Zoomに会議を自動登録しSlackに通知する方法
最初にご紹介したフローの続きで、Zoomミーティングが作成されたらSlackに通知するフローボットです。
Gmailで日程調整を受信したら、Zoomに会議を自動登録しSlackに通知する
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■概要
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4つ目の工程のアプリの連携設定を解説します。
アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
- タイトル
- アプリ
- Slackと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします
(2/2)API接続設定
- チャンネルID
- 編集欄をクリックすると、連携したSlackのアカウントからチャンネルの候補一覧が表示されます。該当のチャンネルを選択すると、自動でIDが引用されます。
- メッセージ内容
- Zoomから取得できるアウトプットを引用してミーティングIDなどを用いた投稿が可能です。
以上、同じような構成の自動化フローのご紹介でした！
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailは、他のアプリや機能と連携させることで日々の業務をより効率的に進めることができます。
1. フォームで受信したPDFを自動で結合しGmailで送信
フォームで受信した複数のPDFを自動で結合し、Google Driveに保存後、Gmailで送信します。ファイル管理の手間を削減し、スムーズなデータ共有を実現します。
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信する
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■概要
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイルの保存をしている方
・共有フォルダを活用してファイルの管理を行っている方
・業務に活用するファイルが多く、効率的なデータ管理を模索している方
2.PDFファイルの管理を行っている方
・PDFのファイル結合業務に手間がかかっている方
・業務に関連するファイルの結合により、まとまった一つの資料を作成したい方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2. Boxのフォルダを毎月アーカイブしGmailで通知
Boxの特定フォルダを毎月自動でアーカイブし、Gmailで通知を送信します。手動の整理作業を省き、フォルダ管理の効率を向上させます。
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailで通知する
試してみる
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
・毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
・アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■注意事項
・Box、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
3. Google Meetの録画データをDriveに保存しGmailで通知
Google Meetの会議終了後、録画データをGoogle Driveに自動保存し、Gmailで関係者に通知します。手作業を削減し、会議情報のスムーズな共有を支援します。
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用している企業やチームの方
会議の録画データを効率的に管理したいと考えている方
・手動でのデータ保存や通知に時間を取られている担当者の方
自動化することで業務負担を軽減し、他の重要な作業に集中したいと考える方
・会議録画の整理整頓や共有をスムーズに行いたい管理者の方
Google DriveとGmailを連携させることで、録画音声データの送信を行いたい方
・Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
ファイルの共有をメールで行っている方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
日程調整の手間を減らし、スムーズなスケジュール管理を実現するには、GmailとZoomの自動連携が効果的です。メールから会議情報を抽出し、Zoomに自動登録することで、手動作業のミスや負担を削減できます。業務の効率を上げたい方は、この自動化フローを取り入れ、日々のスケジュール管理をよりスムーズに進めてみてください。
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