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Gmailのメールから日程を自動登録！Zoom連携でスケジュール管理を効率化
■概要お客様や候補者との日程調整メールを受信するたびに、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。また、手作業による情報の転記ミスや登録漏れも課題となります。このワークフローを活用すれば、Gmailで日程調整メールを受信するだけで、AIが日時などの情報を自動で抽出し、Zoomミーティングの登録までを自動化できるため、こうした日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GmailとZoomを使い、日々多くのオンラインミーティングの日程調整を行っている方
- 手動でのZoomミーティング作成に手間を感じ、ミーティング登録を自動化したい方
- 日程調整メールからの情報転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでのメール受信をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮することができます。
- AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「日程調整確定」のようなラベルが考えられます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から「氏名」「会社名」「日時」などを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、AI機能で抽出した情報を使い、ミーティングのトピック（議題）やアジェンダなどを自由に設定できます。
■注意事項- Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoomを使い、日々多くのオンラインミーティングの日程調整を行っている方
- 手動でのZoomミーティング作成に手間を感じ、ミーティング登録を自動化したい方
- 日程調整メールからの情報転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮することができます。
- AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「日程調整確定」のようなラベルが考えられます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から「氏名」「会社名」「日時」などを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、AI機能で抽出した情報を使い、ミーティングのトピック（議題）やアジェンダなどを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
「また日程調整でメールが埋もれてしまった…。」そんな経験はありませんか？手動でのスケジュール調整は手間がかかり、やり取りのミスも発生しがちです。もし、Gmailで受信した日程調整のメールから必要な情報を自動で抽出し、そのままZoomのミーティングに登録できたらどうでしょう？会議設定の手間を削減し、スムーズなスケジュール管理が実現できます。本記事では、この自動化の仕組みと導入方法をわかりやすく解説します。
[Yoomとは]
Gmailで日程調整を受信したら、情報を抽出してZoomに自動登録する方法
Yoomのフローボットを活用し、Gmailで受信した日程調整のメールから情報を抽出し、自動でZoomミーティングを作成する仕組みを構築できます。この自動化の流れは、GmailのAPI、自然言語処理技術、ZoomのAPIを組み合わせることで実現します。まず、特定のラベルが付いたGmailのメールをトリガーとして、Yoomが受信内容を取得します。次に、AIを活用し、メール本文から日時・参加者・会議名などの必要な情報を抽出します。このデータを基に、ZoomのAPIを使用して自動でミーティングを作成。作成されたミーティング情報は、参加者へ通知することも可能です。この仕組みを導入することで、手動での日程調整や会議設定の手間を削減し、スムーズなスケジュール管理を実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（Gmail・Zoom（OAuth））
- テンプレートをコピー
- アプリ連携・AI操作
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
すでに登録がお済みの方は、ログインして次のステップへ。まだの方は、まずはこちらから無料登録！登録後、スムーズに設定を進めていただけます。
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
- 「Sign in with Google」ボタンをクリックします。
- Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
- ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
- 権限を付与すると、Gmailのマイアプリ登録が完了します。
Zoom
検索窓から「Zoom」を入力して、Zoom（OAuth）をクリックします。連携情報の入力画面が表示されます。
Client IDとClient secretは、Zoomのアカウント登録後に、Zoom App Marketplaceでのアプリ登録から取得できます。
＞ヘルプ：Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとZoomのマイアプリは登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
Yoomのテンプレートフローボットを、マイプロジェクトにコピーして設定を進めます。下のバナーの「試してみる」をクリックでコピーに進みます。
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Gmailに送信された情報を取得します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Gmailと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
→次へをクリックします。
(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- ラベル
- Gmailのラベルを選択します。編集欄をクリックすると候補が表示されます。デフォルトの値の下の方に任意で作成したラベルが表示されます。
指定の受信箱内でメールが受信できるをご確認の上、テスト用メールを送信してください。
※ポイント
Zoomに登録する形式に合わせた値になるようにメールを作成してください。
例）開催日時：2025/01/01 1:00 など。違う形式にするとうまく登録できません。
→テストをクリックします。→成功
保存するをクリックして次に進みましょう。
ステップ4:テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。受信したメールの本文から、Zoomに登録に必要な要素（テキスト）を抽出します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- タイトル
- 変換タイプ
→次へをクリックします。
(2/2)詳細を設定
- 対象のテキスト
- 事前設定で、受信したメールの本文が変換対象になっています。追加で設定の必要はありません。
- 抽出したい項目
- 半角のカンマで区切って項目を指定します。
入力が終わったら、テストをクリックします。→成功
保存するをクリックして、次に進みましょう。
ステップ5:アプリと連携する「ミーティングを作成」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。Zoomミーティングを自動作成する設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
- タイトル
- アプリ
- Zoomと連携するアカウント情報
- アクション
→次へ進みます。
(2/2)連携アカウントとアクションを選択
- メールアドレス
- 連携済みのZoomアカウントに登録しているメールアドレスを入力してください。
- トピック
- 任意の項目です。案件名などわかりやすい名称がおすすめです。
- パスワード
- Zoomのパスワードを入力してください。
- 会議の説明
- Zoomの「ミーティングをスケジュールする」画面のトピックの下にある説明欄に記載するテキストです。
- 日付
- メールの本文から抽出した日付が選択できます。編集欄をクリックしてプルダウンメニューを開き、「テキストからデータを抽出」タブから予約日に該当する項目を選択してください。引用コードが埋め込まれます。
- 開始時刻
- 同じくプルダウンメニューから開始時刻に該当する項目を選択してください。
- 会議時間
- ご利用のプランで可能な時間を設定してください。個人プランだと40分までなど、Zoomでの制限があるためご確認ください。
テストに進みます。成功するとミーティングIDなどが取得できます。
→保存するをクリック
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要で、フローボットの設定を簡単に完了できました。使用したテンプレートはこちらです。
■概要お客様や候補者との日程調整メールを受信するたびに、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。また、手作業による情報の転記ミスや登録漏れも課題となります。このワークフローを活用すれば、Gmailで日程調整メールを受信するだけで、AIが日時などの情報を自動で抽出し、Zoomミーティングの登録までを自動化できるため、こうした日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GmailとZoomを使い、日々多くのオンラインミーティングの日程調整を行っている方
- 手動でのZoomミーティング作成に手間を感じ、ミーティング登録を自動化したい方
- 日程調整メールからの情報転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでのメール受信をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮することができます。
- AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「日程調整確定」のようなラベルが考えられます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から「氏名」「会社名」「日時」などを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、AI機能で抽出した情報を使い、ミーティングのトピック（議題）やアジェンダなどを自由に設定できます。
■注意事項- Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとZoomを使い、日々多くのオンラインミーティングの日程調整を行っている方
- 手動でのZoomミーティング作成に手間を感じ、ミーティング登録を自動化したい方
- 日程調整メールからの情報転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーにZoomミーティングが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた日程調整の時間を短縮することができます。
- AIがメール本文から必要な情報を正確に抽出するため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「日程調整確定」のようなラベルが考えられます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から「氏名」「会社名」「日時」などを抽出するか、抽出項目を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、AI機能で抽出した情報を使い、ミーティングのトピック（議題）やアジェンダなどを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録する方法
似た構成の自動化フローで、Gmailの本文を取得してGoogleカレンダーに予定を登録する自動化フローをご紹介します。
■概要メールでの日程調整は頻繁に発生しますが、その都度内容を確認してGoogleカレンダーに手入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した日程調整メールから正規表現を用いて日時や件名を自動で抽出し、Googleカレンダーへ予定を登録する作業を自動化できます。これにより、面倒な転記作業から解放され、スムーズなスケジュール管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailでの日程調整が多く、Googleカレンダーへの手動登録に手間を感じている方
- スケジュール管理における入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業や秘書業務などで、日々発生する多くの日程調整を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで受信した日程調整メールから自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで正規表現機能を設定し、受信したメールの本文から日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- 正規表現機能では、受信するメールのフォーマットに合わせて、日時や件名などを抽出するためのパターンを任意で設定できます。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、登録先のカレンダーIDや、予定のタイトル、開始日時・終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 時刻のデータ抽出オペレーションの抽出箇所に入力されている正規表現の表記は一例です。実際のメールで用いる語句に合わせ、変更してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの日程調整が多く、Googleカレンダーへの手動登録に手間を感じている方
- スケジュール管理における入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業や秘書業務などで、日々発生する多くの日程調整を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した日程調整メールから自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで正規表現機能を設定し、受信したメールの本文から日時や件名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しい予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- 正規表現機能では、受信するメールのフォーマットに合わせて、日時や件名などを抽出するためのパターンを任意で設定できます。
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、登録先のカレンダーIDや、予定のタイトル、開始日時・終了日時などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 時刻のデータ抽出オペレーションの抽出箇所に入力されている正規表現の表記は一例です。実際のメールで用いる語句に合わせ、変更してください。
工程の2つ目〜4つ目は受信した本文の内容から、Googleカレンダーに登録する形式に変換する工程です。それぞれ、実施予定日・予定の開始時刻・終了時刻の設定です。
データを操作・変換する
(1/1)操作条件の設定（実施予定日）
もっと詳しく： 正規表現：日時の形式を一度に変換する
テストを行って次に進みます。予定の開始時刻・終了時刻の設定が終わったら、Googleカレンダーの設定です。
アプリと連携する「予定を作成」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
Googleカレンダーのマイアプリ連携は、Gmailとほぼ同じ手順のため割愛しますね。
(2/2)API接続設定
それぞれ必須項目を設定します。
→テストに進みます。
成功したら保存してトリガーをONにしてフローボットをスタートしましょう。
Gmailで日程調整を受信したら、Zoomに会議を自動登録しSlackに通知する方法
最初にご紹介したフローの続きで、Zoomミーティングが作成されたらSlackに通知するフローボットです。
■概要取引先との打ち合わせなど、日程調整に関するメールを受信するたびに、手動でZoom会議を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。定型的な作業でありながら、対応漏れやURLの払い出しミスは避けたい重要な業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、Zoomでの会議登録とSlackへの通知を自動化し、日程調整にまつわる一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した日程調整依頼を元に、手動でZoom会議を作成している営業担当者の方
- Zoomの会議URL発行やSlackへの共有といった定型業務を自動化したいと考えている方
- 複数のSaaSを連携させ、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでのメール受信からZoom会議の作成、Slack通知までが自動化されるため、手作業で行っていた日程調整業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな会議設定を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Zoom、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から会議名や日時などの必要なテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元に会議を登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたZoomの会議情報を指定チャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させるためのラベルを任意のものに設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい会議名や日時などのテキスト項目を自由に設定できます。
- Zoomのミーティング作成では、前段で取得した情報を引用して、トピックや議題などを任意に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送付するチャンネルや通知するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項- Gmail、Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した日程調整依頼を元に、手動でZoom会議を作成している営業担当者の方
- Zoomの会議URL発行やSlackへの共有といった定型業務を自動化したいと考えている方
- 複数のSaaSを連携させ、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からZoom会議の作成、Slack通知までが自動化されるため、手作業で行っていた日程調整業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるURLの貼り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな会議設定を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Zoom、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文から会議名や日時などの必要なテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元に会議を登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたZoomの会議情報を指定チャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させるためのラベルを任意のものに設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい会議名や日時などのテキスト項目を自由に設定できます。
- Zoomのミーティング作成では、前段で取得した情報を引用して、トピックや議題などを任意に設定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送付するチャンネルや通知するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Gmail、Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
4つ目の工程のアプリの連携設定を解説します。
アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
- タイトル
- アプリ
- Slackと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします
(2/2)API接続設定
- チャンネルID
- 編集欄をクリックすると、連携したSlackのアカウントからチャンネルの候補一覧が表示されます。該当のチャンネルを選択すると、自動でIDが引用されます。
- メッセージ内容
- Zoomから取得できるアウトプットを引用してミーティングIDなどを用いた投稿が可能です。
以上、同じような構成の自動化フローのご紹介でした！
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailは、他のアプリや機能と連携させることで日々の業務をより効率的に進めることができます。
1. フォームで受信したPDFを自動で結合しGmailで送信
フォームで受信した複数のPDFを自動で結合し、Google Driveに保存後、Gmailで送信します。ファイル管理の手間を削減し、スムーズなデータ共有を実現します。
■概要フォームから送られてくる複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、Google Driveに保存してからGmailで送信する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手作業ではファイルの選択ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、複数PDFの結合から保存、メール送信までの一連の流れを自動化し、業務の正確性と効率を向上させることができます。■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している総務や営業事務の方
- 申請書や申込書など、複数のPDFをまとめて関係者に共有する業務を担当している方
- Google DriveとGmailを使い、手動でのファイル添付や送信作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点にPDF結合、保存、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手動でのファイル結合やメール作成が不要になるため、添付ファイルの選択ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「PDFファイルを含むフォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、フォームで受信した複数のPDFファイルを1つに結合するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合後のファイル名を自由に設定できます。固定の名称のほか、フォームで受信した日付や申請者名などの情報を変数としてファイル名に含めることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To/CC/Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはフォームで取得した値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している総務や営業事務の方
- 申請書や申込書など、複数のPDFをまとめて関係者に共有する業務を担当している方
- Google DriveとGmailを使い、手動でのファイル添付や送信作業に手間を感じている方
- フォーム送信を起点にPDF結合、保存、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手動でのファイル結合やメール作成が不要になるため、添付ファイルの選択ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「PDFファイルを含むフォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、フォームで受信した複数のPDFファイルを1つに結合するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先にメールを送信します。
- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合後のファイル名を自由に設定できます。固定の名称のほか、フォームで受信した日付や申請者名などの情報を変数としてファイル名に含めることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To/CC/Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはフォームで取得した値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
2. Boxのフォルダを毎月アーカイブしGmailで通知
Boxの特定フォルダを毎月自動でアーカイブし、Gmailで通知を送信します。手動の整理作業を省き、フォルダ管理の効率を向上させます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
- 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
- アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
3. Google Meetの録画データをDriveに保存しGmailで通知
Google Meetの会議終了後、録画データをGoogle Driveに自動保存し、Gmailで関係者に通知します。手作業を削減し、会議情報のスムーズな共有を支援します。
■概要Google Meetでの会議後、録画データの保存や関係者への共有に手間を感じていませんか。会議のたびに手動でダウンロードして通知する作業は時間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、録画データを自動でGoogle Driveの指定フォルダへ格納し、Gmailで関係者へ通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Meetでの会議録画データの保存や共有を手作業で行っている方
- 会議の議事録共有を効率化し、関係者への通知漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveやGmailを活用し、定型的な情報共有業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- 会議終了後の録画データ保存から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での作業で発生しがちなファイルの保存ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで「待機する」アクションを設定し、録画データが生成されるまで待機させます。
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した録画データを格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に録画データが格納された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送信する宛先、件名、本文を任意で設定できます。共有したいメンバーに合わせて柔軟にカスタマイズしてください。
■注意事項- Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google Meetでの会議録画データの保存や共有を手作業で行っている方
- 会議の議事録共有を効率化し、関係者への通知漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveやGmailを活用し、定型的な情報共有業務の自動化を進めたい方
- 会議終了後の録画データ保存から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での作業で発生しがちなファイルの保存ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで「待機する」アクションを設定し、録画データが生成されるまで待機させます。
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した録画データを格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に録画データが格納された旨を通知します。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送信する宛先、件名、本文を任意で設定できます。共有したいメンバーに合わせて柔軟にカスタマイズしてください。
- Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
日程調整の手間を減らし、スムーズなスケジュール管理を実現するには、GmailとZoomの自動連携が効果的です。メールから会議情報を抽出し、Zoomに自動登録することで、手動作業のミスや負担を削減できます。業務の効率を上げたい方は、この自動化フローを取り入れ、日々のスケジュール管理をよりスムーズに進めてみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
