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■概要
日程調整メールを受信するたびに、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日程調整メールを受信するだけで、AIが本文から情報を自動で抽出しZoomに登録します。これにより、手作業による登録の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らし、スムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「また日程調整でメールが埋もれてしまった…。」そんな経験はありませんか？手動でのスケジュール調整は手間がかかり、やり取りのミスも発生しがちです。もし、Gmailで受信した日程調整のメールから必要な情報を自動で抽出し、そのままZoomのミーティングに登録できたらどうでしょう？会議設定の手間を削減し、スムーズなスケジュール管理が実現できます。本記事では、この自動化の仕組みと導入方法をわかりやすく解説します。
[Yoomとは]
Yoomのフローボットを活用し、Gmailで受信した日程調整のメールから情報を抽出し、自動でZoomミーティングを作成する仕組みを構築できます。この自動化の流れは、GmailのAPI、自然言語処理技術、ZoomのAPIを組み合わせることで実現します。まず、特定のラベルが付いたGmailのメールをトリガーとして、Yoomが受信内容を取得します。次に、AIを活用し、メール本文から日時・参加者・会議名などの必要な情報を抽出します。このデータを基に、ZoomのAPIを使用して自動でミーティングを作成。作成されたミーティング情報は、参加者へ通知することも可能です。この仕組みを導入することで、手動での日程調整や会議設定の手間を削減し、スムーズなスケジュール管理を実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
すでに登録がお済みの方は、ログインして次のステップへ。まだの方は、まずはこちらから無料登録！登録後、スムーズに設定を進めていただけます。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
検索窓から「Zoom」を入力して、Zoom（OAuth）をクリックします。連携情報の入力画面が表示されます。
Client IDとClient secretは、Zoomのアカウント登録後に、Zoom App Marketplaceでのアプリ登録から取得できます。
＞ヘルプ：Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとZoomのマイアプリは登録完了です。
Yoomのテンプレートフローボットを、マイプロジェクトにコピーして設定を進めます。下のバナーの「試してみる」をクリックでコピーに進みます。
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Gmailに送信された情報を取得します。
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
指定の受信箱内でメールが受信できるをご確認の上、テスト用メールを送信してください。
Zoomに登録する形式に合わせた値になるようにメールを作成してください。
例）開催日時：2025/01/01 1:00 など。違う形式にするとうまく登録できません。
→テストをクリックします。→成功
保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。受信したメールの本文から、Zoomに登録に必要な要素（テキスト）を抽出します。
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
入力が終わったら、テストをクリックします。→成功
保存するをクリックして、次に進みましょう。
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。Zoomミーティングを自動作成する設定を行います。
この項目はすでに初期設定されています。
→次へ進みます。
テストに進みます。成功するとミーティングIDなどが取得できます。
→保存するをクリック
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要で、フローボットの設定を簡単に完了できました。使用したテンプレートはこちらです。
■概要
日程調整メールを受信するたびに、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日程調整メールを受信するだけで、AIが本文から情報を自動で抽出しZoomに登録します。これにより、手作業による登録の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らし、スムーズな業務進行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
似た構成の自動化フローで、Gmailの本文を取得してGoogleカレンダーに予定を登録する自動化フローをご紹介します。
■概要
お客様や取引先との日程調整メールが届くたびに、内容を確認して手動でカレンダーに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した日程調整メールの内容を正規表現で自動的に読み取り、Googleカレンダーへ予定として登録する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
工程の2つ目〜4つ目は受信した本文の内容から、Googleカレンダーに登録する形式に変換する工程です。それぞれ、実施予定日・予定の開始時刻・終了時刻の設定です。
もっと詳しく： 正規表現：日時の形式を一度に変換する
テストを行って次に進みます。予定の開始時刻・終了時刻の設定が終わったら、Googleカレンダーの設定です。
Googleカレンダーのマイアプリ連携は、Gmailとほぼ同じ手順のため割愛しますね。
それぞれ必須項目を設定します。
→テストに進みます。
成功したら保存してトリガーをONにしてフローボットをスタートしましょう。
最初にご紹介したフローの続きで、Zoomミーティングが作成されたらSlackに通知するフローボットです。
■概要
Gmailで日程調整を受信したら、Zoomに会議を自動登録しSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Gmailで受信した日程情報をもとに、Zoomミーティングの予定を自動作成し、その内容をSlackで通知できます。
ツール間の手動転記が不要なため、担当者の作業時間が削減されます。
また、日時や参加者情報の入力ミス、会議の設定漏れといったヒューマンエラー防止のほか、スムーズな情報共有が可能です。
クライアントや顧客との打ち合わせ、社内会議、研修、リードに対する個別説明会などをオンラインで頻繁に実施する場合でも、スケジュール管理を効率化できます。
4つ目の工程のアプリの連携設定を解説します。
→次へをクリックします
以上、同じような構成の自動化フローのご紹介でした！
Gmailは、他のアプリや機能と連携させることで日々の業務をより効率的に進めることができます。
フォームで受信した複数のPDFを自動で結合し、Google Driveに保存後、Gmailで送信します。ファイル管理の手間を削減し、スムーズなデータ共有を実現します。
■概要
フォームから送られてくる複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、Google Driveに保存してからGmailで送信する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手作業ではファイルの選択ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、複数PDFの結合から保存、メール送信までの一連の流れを自動化し、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxの特定フォルダを毎月自動でアーカイブし、Gmailで通知を送信します。手動の整理作業を省き、フォルダ管理の効率を向上させます。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
Google Meetの会議終了後、録画データをGoogle Driveに自動保存し、Gmailで関係者に通知します。手作業を削減し、会議情報のスムーズな共有を支援します。
■概要
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetで作成された録画データを手作業で共有するのは、時間も手間もかかり非効率です。
このテンプレートを活用することで、Google Meetで行われた会議の録音データを自動でメールで送付することができます。
会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。
日程調整の手間を減らし、スムーズなスケジュール管理を実現するには、GmailとZoomの自動連携が効果的です。メールから会議情報を抽出し、Zoomに自動登録することで、手動作業のミスや負担を削減できます。業務の効率を上げたい方は、この自動化フローを取り入れ、日々のスケジュール管理をよりスムーズに進めてみてください。
