「先ほどメールを送りましたよ」って言われてしまうことありませんか？
こまめに確認しているつもりでも、業務に追われていたり、そもそもメッセージツールのやり取りばかりでメールを開く機会少ない…
なんて方もいるのではないでしょうか？
そんなことがないように、GmailとメッセージツールのSlackを連携してリアルタイムにメール受信を確認しちゃいましょう！
SlackとGmailを連携することでのメリット
SlackとGmailを連携することのメリットって何でしょうか。
日常使用しているSlackにGmailの情報が通知されるので、今までよりGmailの情報を確認する頻度が高くなります。
さらに、Slackにリアルタイムで通知されれば、重要な情報の見逃し防止にも役立ちます。
また、情報を共有したい場合、Gmailの情報をそのまま転送するのではなく、情報を精査しながら通知できるので、必要な対象者へ必要な情報だけを共有することができます。
SlackとGmailを連携することで期待できる仕事の自動化
じゃあ、具体的にSlackとGmailを連携することで自動化できる業務は何かというと、まず新着メールの自動通知です。
今まで日常的にログインしていなかったGmailも毎日使用しているSlackに通知されるので、メールチェックがあっという間に終わります。
また、リアルタイムで通知できるので、メールを見逃すリスクが軽減されます。
営業担当者が溜まったメールの優先順位がわからなくなって未開封のまま見逃してしまう…なんていうこともなくなります。
さらに、Gmailの情報をチャンネルごとに分けて通知できるので、チームへの情報共有も自動化できます。
例えば、インフォメーションに届く営業から採用まで様々な問い合わせメールを決まった情報をもとに自動的に精査し、営業チャンネルや人事チャンネルに分けて情報を通知してくれるので、毎回担当者はだれ？どこまで共有したらいい？と悩みながらメールを転送する手間がなくなります。
Yoomを利用してSlackとGmailの連携を試してみる
今回は国産ノーコードツールの「Yoom」を用いてGmailで受け取ったメールをSlackに通知するように設定していきます。
Yoomは視覚的にわかりやすいので、簡単にアプリ同士を連携できますよ。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。簡単に始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
準備が出来きたら、Yoomのテンプレートを使っていくつかフローボットを作ってみましょう。
請求書が添付されたメールを受信したらSlackに通知してみる
では、実際に「請求書が添付されたメールを受信したらSlackに通知する」というフローを作成してみましょう！
まず最初にSlackとGmailのアプリ登録を行います。
Yoomのアカウントを取得してログインしたら、
1. 「マイアプリ登録」へ進み、「新規作成」をクリックしてください。
2. 登録したいアプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。
Gmail、Slackどちらのアプリも登録をお願いします。
Slackの場合は連携するSlackのワークスペースや投稿するチャンネルをご設定ください。
詳しい登録方法についてはこちらを参考にしてください。
Slackのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3. 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
Gmail、Slackのアイコンが登録されたか確認をお願いします。
それでは、２つのアプリを連携していきましょう！
4. まず「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめから作成」を選択します。
5. 表題を入力し、「特定のメールを受信したとき」を選択します。
6. メールトリガーアクションは何も設定しません。
作成したメールアドレス（任意でOK）をコピーします。
「保存する」を押して「次へ」で待機しておきます。
※この段階でトリガー条件を設定してしまうと、転送メールが届かないのでご注意ください。
ここからは、Gmailの設定を行います。
今回のフローでは、Gmailで受け取ったメールをYoomのメールアドレスに転送し、メールトリガーを起動することから始めます。
そのため、まずはGmail側の転送の準備をします。
７～１１までの詳しい手順はこちらを参考にしてください。
📩 Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
7. Gmailを開き、「右上の歯車マーク > 全ての設定を表示」と進み、転送先アドレスにYoomアドレスを設定します。
8. Yoomの設定ページへ戻り、確認リンクをクリックします。
Yoomの設定画面に戻り、アウトプットサンプルの設定ページ内の「テスト」を選択します。
9. テストが成功したら、本文に表示される文面からURLをコピーして別のタブからアクセスし、「確認」を選択します。
10. Gmailに戻り、Gmailを再読み込みし、転送設定完了します。
11. Gmailでフィルタ設定を行います。
12. メールトリガーに条件を入力し、「次へ」（今回は請求書を抽出したいので、「請求書」を含む）を選択します。
13. 条件に当てはまるメールをGmailに送り「テスト」を行い、テストが成功したら「保存」をします。
続いて、添付画像PDFを解析し、アウトプット情報を取得します。
14. 保存したフローのトリガー設定下に表示される「+」をクリックし、オペレーションタイプの一覧から「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
15. アクションは「請求書を読み取る」を選択し、「次へ」をクリックする。
16. 詳細設定ではファイルの添付方法で「取得した値」から、先に設定したメールトリガーのアウトプット情報を選択します。追加で抽出したいものがあれば、項目を追加してください。
17. 「テスト」を行い、アウトプット情報が取得できていれば「保存」します。
最後は、Slackの通知設定を行います。
18. 保存したフローのトリガー設定下に表示される「+」をクリックし、オペレーションタイプの一覧から「アプリと連携する」を選択します。
19. Slackを選択したら、アクションは「チャンネルにメッセージを送信する」を選択します。
20. 「チャンネルID]を記入し、通知するメッセージを編集します。
チャンネルIDはアプリが連携されていれば、候補から選択できます。
メッセージでは、画像の読み込みで取得した情報も活用できるので、本文にその情報（アウトプット）を引用することができます。
21. 「テスト」を行い、テストが成功したら、「保存」します。
22. 最後にトリガーを「ON」に切り替えれば、起動します。
これで、「請求書が添付されたメールを受信したらSlackに通知する」というフローの完成です！
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