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「メールの署名情報の管理に課題を感じている」「顧客管理ツールの効率化をしたいが、方法がわからない」このような悩みはないでしょうか？
日々の顧客データの管理作業は、効率性と正確性が求められます。しかし、手作業で行なっていると時間や手間がかかるうえ、人的エラーが発生する危険性もあります。例えば、メールの署名情報を顧客管理ツールに手動で入力する作業は、労力を要する上に入力漏れのリスクを伴うでしょう。
そこで本記事では、GmailとZoho CRMを連携し、受信メールの署名情報から自動でリードを登録する方法をご紹介します。これにより、データ入力の手間を省き、より戦略的な業務に集中できることが期待できます。
ぜひ参考にしてみてください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでのメール受信時にGmailのAPIを経由してその情報を受け取り、Zoho CRMのAPIを用いてZoho CRMにリード登録することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailとZoho CRMをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Gmail」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面の赤枠部分をクリックし、Gmailにログインすると、マイアプリにGmailが追加されます。
これで登録は完了です。
同様に、Zoho CRMも登録してみましょう。
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Zoho CRM」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Zoho CRMのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する」と書かれているバーの右側にある「試してみる」をクリックします。
■概要
Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、Gmailでトリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に下記画面の2項目を入力していきます。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ラベル」は、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、該当するものをクリックして入力しましょう。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、AIによるテキストデータの抽出設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、抽出する対象のテキストを入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、前のステップで取得した情報をクリックします。
↓
次に、「抽出したい項目」を下記画面のように任意で入力します。
このあとの設定で、「姓」の情報が必要になるため、これは必須で記載してください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Zoho CRMの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面では、Zoho CRMに登録する内容を入力していきます。
その際、下記画面の「姓」は必須項目なので必ず入力が必要です。
下記画面のように、欄をクリックして表示される選択メニューの中から該当する情報をクリックしましょう。
↓
それ以降の項目も同様に入力したあと、下記画面の「Zohoドメイン」も必須項目なので入力していきます。
利用しているZohoのドメインを「.com」「.com.au」「.eu」「.in」「.com.cn」「.jp」の中からいずれかを設定してください。
↓
次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
■概要
Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもZoho CRMやGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailでメールを送付するテンプレート
このフローにより、一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。また、登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理にも繋がるでしょう。
■概要
Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailに連携して登録した企業宛にメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理に繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2. Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するテンプレート
手動で情報を入力する手間を省くことで、入力ミスが減ってデータの正確性が向上します。また、リード情報が漏れなくCRMに登録されるため、正確なフォローアップが期待できます。さらに、メールの署名情報を元にリードを自動で登録するため、作業効率が上がり他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
3. Zoho CRMでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加するテンプレート
このフローを利用すれば、Zoho CRMで新たな見込み客が作成されると、Microsoft Excelに情報が自動同期されます。手作業で転記することなく情報が自動的に反映されることで、各担当者はスムーズなフォローアップが可能となるでしょう。また、リード情報の一元管理ができ、データを活用した効率的な営業活動も期待できます。
■概要
Zoho CRMで管理しているリード情報を、分析や共有のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに新しいリードが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに行が追加されるため、こうした課題を解消し、効率的で正確な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
受信したメールから署名情報を顧客管理ツールに手作業で登録していると、時間や手間がかかってしまいます。そこで、GmailとZoho CRMを連携させることで、これらの作業の自動化が可能です。例えば、毎日多くの見込み客からメールを受け取る営業担当者は、入力作業が削減され、より多くの時間を営業活動に充てることができるでしょう。この自動化により、作業効率が向上するほか、データ入力ミスも減少し、情報の正確性も高まります。
メールアプリやチャットアプリなど、複数のツールで顧客とやりとりをしていると、社内での顧客情報の管理が煩雑になってしまいます。こういった課題は、GmailとZoho CRMを連携させることで解決ができます。例えば、メールの署名情報がZoho CRMに一元管理されることで、キャンペーン企画時にはターゲットセグメントを正確に分析し、アプローチ方法を最適化できるでしょう。この自動化によって顧客データが一元管理され、社内での情報活用の向上が期待できます。
複数のツールで顧客データを管理していると、見込み客への連絡の失念といった、対応漏れのリスクが高まります。そこで、GmailとZoho CRMを連携でこれらのリスクを軽減できます。例えば、資料請求のメールを受信した際、その情報が正確にデータベースに自動記録され、営業担当者は漏れのない顧客対応ができるでしょう。これにより、正確な顧客対応や顧客満足度の向上にもつながります。
以上、Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する方法をご紹介しました。
日々の顧客データの管理作業は、効率性と正確性が求められますが、手作業で行なっていると時間や手間がかかるうえ、人的エラーが発生する可能性もあります。例えば、メールの署名情報を顧客管理ツールに手動で入力する作業は、労力を要する上に入力漏れのリスクも伴うでしょう。
GmailとZoho CRMの連携により、こういった課題の解決が期待できます。この連携によって業務効率が向上するほか、顧客データの一元管理や漏れのない顧客対応が可能となり、営業活動の質の向上も見込めます。
ぜひ本記事を参考に、試してみてください。
