GmailとZoho CRMを連携して、Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する方法

ステップ1：GmailとZoho CRMをマイアプリ連携

GmailとZoho CRMをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Gmail」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記画面の赤枠部分をクリックし、Gmailにログインすると、マイアプリにGmailが追加されます。
これで登録は完了です。

同様に、Zoho CRMも登録してみましょう。

先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Zoho CRM」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、Zoho CRMのアプリ登録も完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する」と書かれているバーの右側にある「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：トリガーの設定

次に、Gmailでトリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に下記画面の2項目を入力していきます。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「ラベル」は、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、該当するものをクリックして入力しましょう。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：テキストデータの抽出設定

次に、AIによるテキストデータの抽出設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、抽出する対象のテキストを入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、前のステップで取得した情報をクリックします。

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次に、「抽出したい項目」を下記画面のように任意で入力します。
このあとの設定で、「姓」の情報が必要になるため、これは必須で記載してください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：Zoho CRMの設定

次に、Zoho CRMの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次の画面では、Zoho CRMに登録する内容を入力していきます。

その際、下記画面の「姓」は必須項目なので必ず入力が必要です。
下記画面のように、欄をクリックして表示される選択メニューの中から該当する情報をクリックしましょう。

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それ以降の項目も同様に入力したあと、下記画面の「Zohoドメイン」も必須項目なので入力していきます。
利用しているZohoのドメインを「.com」「.com.au」「.eu」「.in」「.com.cn」「.jp」の中からいずれかを設定してください。
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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のZoho CRMやGmailを使った自動化の例

他にもZoho CRMやGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailでメールを送付するテンプレート

このフローにより、一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。また、登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理にも繋がるでしょう。

2. Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するテンプレート

手動で情報を入力する手間を省くことで、入力ミスが減ってデータの正確性が向上します。また、リード情報が漏れなくCRMに登録されるため、正確なフォローアップが期待できます。さらに、メールの署名情報を元にリードを自動で登録するため、作業効率が上がり他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。

3. Zoho CRMでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加するテンプレート

このフローを利用すれば、Zoho CRMで新たな見込み客が作成されると、Microsoft Excelに情報が自動同期されます。手作業で転記することなく情報が自動的に反映されることで、各担当者はスムーズなフォローアップが可能となるでしょう。また、リード情報の一元管理ができ、データを活用した効率的な営業活動も期待できます。

GmailとZoho CRMを連携するメリットと具体例

メリット1：顧客管理の効率性と正確性の向上

受信したメールから署名情報を顧客管理ツールに手作業で登録していると、時間や手間がかかってしまいます。そこで、GmailとZoho CRMを連携させることで、これらの作業の自動化が可能です。例えば、毎日多くの見込み客からメールを受け取る営業担当者は、入力作業が削減され、より多くの時間を営業活動に充てることができるでしょう。この自動化により、作業効率が向上するほか、データ入力ミスも減少し、情報の正確性も高まります。

メリット2：顧客データの一元管理による情報活用の向上

メールアプリやチャットアプリなど、複数のツールで顧客とやりとりをしていると、社内での顧客情報の管理が煩雑になってしまいます。こういった課題は、GmailとZoho CRMを連携させることで解決ができます。例えば、メールの署名情報がZoho CRMに一元管理されることで、キャンペーン企画時にはターゲットセグメントを正確に分析し、アプローチ方法を最適化できるでしょう。この自動化によって顧客データが一元管理され、社内での情報活用の向上が期待できます。

メリット3：見込み顧客の即時フォローアップ体制の構築

複数のツールで顧客データを管理していると、見込み客への連絡の失念といった、対応漏れのリスクが高まります。そこで、GmailとZoho CRMを連携でこれらのリスクを軽減できます。例えば、資料請求のメールを受信した際、その情報が正確にデータベースに自動記録され、営業担当者は漏れのない顧客対応ができるでしょう。これにより、正確な顧客対応や顧客満足度の向上にもつながります。

まとめ

以上、Gmailで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する方法をご紹介しました。

日々の顧客データの管理作業は、効率性と正確性が求められますが、手作業で行なっていると時間や手間がかかるうえ、人的エラーが発生する可能性もあります。例えば、メールの署名情報を顧客管理ツールに手動で入力する作業は、労力を要する上に入力漏れのリスクも伴うでしょう。

GmailとZoho CRMの連携により、こういった課題の解決が期待できます。この連携によって業務効率が向上するほか、顧客データの一元管理や漏れのない顧客対応が可能となり、営業活動の質の向上も見込めます。

ぜひ本記事を参考に、試してみてください。