GMOサイン契約完了後にMicrosoft Excelを自動更新する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：GMOサインとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。

GMOサインとの連携について

入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインとMicrosoft Excelが登録されます。

これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：GMOサインの署名設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。

(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：GMOサインと連携してアクセストークンを生成する

(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：文書詳細情報の取得

(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ5：Microsoft Excelのレコードを更新する

(1)次に、Microsoft Excelのレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新する」をクリックします。

(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままにします。

下へ進み、ファイルの保存場所、サイトID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。
・ファイルの保存場所：プルダウンから選択
・サイトID：候補から選択
・ファイル名（任意）：候補もしくは直接入力入力
・アイテムID：候補から選択
・シート名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコード条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、条件を追加することが可能です。

下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」フローボットの完成です。

GMOサインとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGMOサインとMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する

Googleフォームの情報をもとにGMOサインで自動で契約書を作成し、署名依頼を担当者に送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したい方に、このフローはおすすめです。

2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する

Google Driveと連携することで、GMOサインで書類の締結が完了した際に、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できます。自動化することで、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止が期待できます。

3.Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する

Googleフォームと連携することで、Googleフォームに回答されると自動で見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。これにより、手入力によるミスを防ぐことが期待できます。頻繁に見積書や申込書、申請書を作成する事務員の方におすすめです。

さらに、GMOサインとMicrosoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

GMOサインを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

GMOサインとMicrosoft Excelの連携により、契約管理の効率化が進みそうですね！
契約完了時に自動でデータが更新されることで作業ミスを防ぎ、進捗状況がリアルタイムで把握しやすくなります。
また、GMOサインの情報をもとにMicrosoft Excelの分析機能を活用することで、契約情報をもとにしたレポート作成やデータ分析がしやすくなるでしょう。
この記事を読んで興味を持たれた方は、ぜひこの連携を使って業務効率の向上を目指していきましょう！