GMOサインとMicrosoft Excelの連携で、契約が完了するとGMOサインの情報が自動でMicrosoft Excelに反映されます。
契約書の電子署名を簡単に行えるGMOサインと、データ管理に優れたMicrosoft Excelを組み合わせることで、契約情報の自動更新や進捗をリアルタイムに把握できるようになり、さらにはデータを一元化することで正確な分析が可能となるでしょう。
この記事では、GMOサインとMicrosoft Excelを連携することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。
GMOサインとMicrosoft Excelを連携するメリット
メリット1：ヒューマンエラーのリスク軽減
GMOサインで契約が完了すると、その情報を自動的にMicrosoft Excelに反映させることができます。これにより、手動でデータを入力する手間が省け、ヒューマンエラーのリスクの軽減が期待できます。
例えば、契約書の署名が完了すると、契約日や契約者情報がMicrosoft Excelの指定されたセルに自動入力されるため、契約管理がスムーズになり、業務の効率化やミスの防止に役立つでしょう。
メリット2：データの分析・レポート作成が容易
GMOサインとMicrosoft Excelを連携させることで、契約情報を集約できます。
これにより、GMOサインの情報とMicrosoft Excelの分析機能を活かして、契約の傾向やパフォーマンスを視覚化したり、定期的なレポートを自動生成することが可能です。例えば、契約件数の推移や契約額の増減をグラフ化することで、意思決定に必要な情報を迅速に得ることができるでしょう。
[Yoomとは]
GMOサインとMicrosoft Excelの連携フローの作り方
それでは、実際にテンプレートを使用して「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
```html
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後に、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力ミスや更新漏れのリスクも高まり、大きな負担となることがあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Microsoft Excelの契約管理表などを自動で更新できるため、手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMicrosoft Excelで契約管理を行っており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のデータ転記作業で発生しがちな、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 定型的な更新作業から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている管理部門や営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了をトリガーに自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書詳細情報を取得する」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した文書情報を基に特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」設定では、更新対象のファイルやシート、行を特定し、GMOサインから取得した契約日や契約者情報などの値を、更新したいセルにそれぞれマッピングしてください
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
はじめる前に
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
Yoomのアカウント発行ページ
初めてのYoom
それでは、始めましょう！
ステップ1：GMOサインとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。
GMOサインとの連携について
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインとMicrosoft Excelが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：GMOサインの署名設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
```html
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後に、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力ミスや更新漏れのリスクも高まり、大きな負担となることがあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Microsoft Excelの契約管理表などを自動で更新できるため、手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMicrosoft Excelで契約管理を行っており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のデータ転記作業で発生しがちな、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 定型的な更新作業から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている管理部門や営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了をトリガーに自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書詳細情報を取得する」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した文書情報を基に特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」設定では、更新対象のファイルやシート、行を特定し、GMOサインから取得した契約日や契約者情報などの値を、更新したいセルにそれぞれマッピングしてください
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。
(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ3：GMOサインと連携してアクセストークンを生成する
(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：文書詳細情報の取得
(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Microsoft Excelのレコードを更新する
(1)次に、Microsoft Excelのレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新する」をクリックします。
(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままにします。
下へ進み、ファイルの保存場所、サイトID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。
・ファイルの保存場所：プルダウンから選択
・サイトID：候補から選択
・ファイル名（任意）：候補もしくは直接入力入力
・アイテムID：候補から選択
・シート名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコード条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、条件を追加することが可能です。
下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」フローボットの完成です。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
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■概要
GMOサインで電子契約が完了した後に、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力ミスや更新漏れのリスクも高まり、大きな負担となることがあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Microsoft Excelの契約管理表などを自動で更新できるため、手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMicrosoft Excelで契約管理を行っており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のデータ転記作業で発生しがちな、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 定型的な更新作業から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている管理部門や営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了をトリガーに自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書詳細情報を取得する」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した文書情報を基に特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」設定では、更新対象のファイルやシート、行を特定し、GMOサインから取得した契約日や契約者情報などの値を、更新したいセルにそれぞれマッピングしてください
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GMOサインとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもGMOサインとMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
Googleフォームの情報をもとにGMOサインで自動で契約書を作成し、署名依頼を担当者に送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したい方に、このフローはおすすめです。
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
Google Driveと連携することで、GMOサインで書類の締結が完了した際に、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できます。自動化することで、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止が期待できます。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで締結が完了した書類を、手作業でGoogle Driveに格納する業務は手間がかかるだけでなく、保存漏れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をきっかけに、契約書ファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動で格納できるため、こうした課題を円滑に解消し、契約書管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書を、都度手作業でGoogle Driveに格納している方
- 契約書ファイルの保存漏れや管理の属人化に課題を感じている法務・総務担当者の方
- 電子契約後のファイル保管プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのアップロードや管理に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順番に設定し、締結が完了した文書ファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインを連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダIDやアップロードする際のファイル名などを任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
3.Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する
Googleフォームと連携することで、Googleフォームに回答されると自動で見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。これにより、手入力によるミスを防ぐことが期待できます。頻繁に見積書や申込書、申請書を作成する事務員の方におすすめです。
Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方
・セールス担当者や営業アシスタント
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャー
・購買部門の担当者
2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方
・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
さらに、GMOサインとMicrosoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GMOサインを使用したフローボットテンプレート一覧
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
GMOサインとMicrosoft Excelの連携により、契約管理の効率化が進みそうですね！
契約完了時に自動でデータが更新されることで作業ミスを防ぎ、進捗状況がリアルタイムで把握しやすくなります。
また、GMOサインの情報をもとにMicrosoft Excelの分析機能を活用することで、契約情報をもとにしたレポート作成やデータ分析がしやすくなるでしょう。
この記事を読んで興味を持たれた方は、ぜひこの連携を使って業務効率の向上を目指していきましょう！
