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GMOサインとMicrosoft Excelの連携で、契約が完了するとGMOサインの情報が自動でMicrosoft Excelに反映されます。
契約書の電子署名を簡単に行えるGMOサインと、データ管理に優れたMicrosoft Excelを組み合わせることで、契約情報の自動更新や進捗をリアルタイムに把握できるようになり、さらにはデータを一元化することで正確な分析が可能となるでしょう。
この記事では、GMOサインとMicrosoft Excelを連携することで得られる具体的なメリットと連携方法を紹介します。
GMOサインで契約が完了すると、その情報を自動的にMicrosoft Excelに反映させることができます。これにより、手動でデータを入力する手間が省け、ヒューマンエラーのリスクの軽減が期待できます。
例えば、契約書の署名が完了すると、契約日や契約者情報がMicrosoft Excelの指定されたセルに自動入力されるため、契約管理がスムーズになり、業務の効率化やミスの防止に役立つでしょう。
GMOサインとMicrosoft Excelを連携させることで、契約情報を集約できます。
これにより、GMOサインの情報とMicrosoft Excelの分析機能を活かして、契約の傾向やパフォーマンスを視覚化したり、定期的なレポートを自動生成することが可能です。例えば、契約件数の推移や契約額の増減をグラフ化することで、意思決定に必要な情報を迅速に得ることができるでしょう。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の管理を効率的にするために使用している方
・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。
■注意事項
・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインとMicrosoft Excelが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の管理を効率的にするために使用している方
・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。
■注意事項
・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。
(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、Microsoft Excelのレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新する」をクリックします。
(2)Microsoft Excelの「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままにします。
下へ進み、ファイルの保存場所、サイトID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。
・ファイルの保存場所：プルダウンから選択
・サイトID：候補から選択
・ファイル名（任意）：候補もしくは直接入力入力
・アイテムID：候補から選択
・シート名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコード条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、条件を追加することが可能です。
下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」フローボットの完成です。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の管理を効率的にするために使用している方
・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。
■注意事項
・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomでは他にもGMOサインとMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
Googleフォームの情報をもとにGMOサインで自動で契約書を作成し、署名依頼を担当者に送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したい方に、このフローはおすすめです。
2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
Google Driveと連携することで、GMOサインで書類の締結が完了した際に、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できます。自動化することで、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止が期待できます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
3.Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成する
Googleフォームと連携することで、Googleフォームに回答されると自動で見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。これにより、手入力によるミスを防ぐことが期待できます。頻繁に見積書や申込書、申請書を作成する事務員の方におすすめです。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方
・セールス担当者や営業アシスタント
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャー
・購買部門の担当者
2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方
・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
さらに、GMOサインとMicrosoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
GMOサインとMicrosoft Excelの連携により、契約管理の効率化が進みそうですね！
契約完了時に自動でデータが更新されることで作業ミスを防ぎ、進捗状況がリアルタイムで把握しやすくなります。
また、GMOサインの情報をもとにMicrosoft Excelの分析機能を活用することで、契約情報をもとにしたレポート作成やデータ分析がしやすくなるでしょう。
この記事を読んで興味を持たれた方は、ぜひこの連携を使って業務効率の向上を目指していきましょう！
