2024/11/20
アプリ同士の連携方法

GMOサインとDiscordを連携して、契約完了をDiscord自動通知する方法

k.hieda
GMOサインとDiscordの連携イメージ

目次

GMOサインは電子契約の効率化に最適なツールとして、幅広い企業で活用されています。<span class="mark-yellow">契約完了を見逃してしまい、対応が遅れた経験はありませんか?</span>Discordと連携させると、契約情報を自動的に通知できるようになり、契約完了の見落としが防げます。
この自動化は、従来はプログラミングが必要でしたが、当社のノーコードフローボットで簡単に導入が可能です。本記事では、ノーコードで設定する方法や、このフローボットによって得られる具体的な利便性について詳しく解説します。ぜひ最後までお読みください。

こんな方におすすめ

今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。

  • 契約完了後の確認作業に手間を感じている方
  • 契約情報を関係者間でスムーズに共有したい方
  • 情報の正確性を保ちながら作業効率を上げたい方

GMOサインで契約が完了したらDiscordに自動通知するメリットと具体的な活用シーン3選

契約完了通知が自動化されると、カスタマーサポートやプロジェクトマネージャーがどのような利便性を得られるのでしょうか。

1.手間を省いて業務がスムーズに

GMOサインで契約が完了すれば、リアルタイムでDiscordに通知が届きます。<span class="mark-yellow">契約完了を手動で確認する手間がなくなり、カスタマーサポート担当が常に最新の契約状況をスムーズに把握できます。</span>これにより、顧客対応の準備が整い、追加説明のタイミングも逃しません。結果として、対応が迅速化し、顧客とのコミュニケーションが円滑になるでしょう。
たとえば、契約内容が変更された場合も自動で通知が入るため、更新タイミングを見逃しません。契約後のサポート内容が確認しやすくなるため、手動での確認が不要になり、サポートの効率化が進むでしょう。

2.スムーズにタスクを次フェーズへ

契約が完了すると、契約日や署名者情報、契約金額が即座にDiscordに通知され、プロジェクトマネージャーは次フェーズへスムーズに移行できます。<span class="mark-yellow">通知機能により必要な情報が自動で揃い、次のタスク管理が容易になります。</span>チームの進捗状況が一目で把握できるため、プロジェクト全体の流れを整えやすくなり、業務がスムーズに進むと期待されます。
通知によりタスクの優先順位が明確になり、プロジェクト全体のスケジュール管理がより正確になります。タスクが計画通りに進行しているかをリアルタイムで把握でき、次の対応も余裕を持って準備できます。

3.正確な情報管理でミスを防ぐ

Discordの通知内容には契約書の詳細情報が含まれており、データ管理担当者は手入力によるミスを防げます。<span class="mark-yellow">自動で通知される契約日や契約金額、署名者の情報を元に、常に正確なデータが管理できるでしょう。</span>最新の情報を適切に活用でき、業務全体の信頼性向上につながると考えられます。
情報が自動更新されるため、手入力の確認にかかる負担が減ります。管理者やチームメンバーが常に正しい情報を参照でき、情報共有が確実になります。

ここからは、<span class="mark-yellow">「GMOサインで契約が完了したらDiscordに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。</span>

[Yoomとは]

連携プロセス

  • Yoomへマイアプリ登録(GMOサインとDiscord)
  • テンプレートをコピー
  • アプリトリガーの設定、アプリ連携
  • トリガーボタンをONにして連携動作を確認

※ご案内

GMOとの連携には、GMOサインの連携オプションが必要になります。詳しくはGMOサイン公式サイトをご確認ください。

GMOサイン公式ヘルプ:外部サービス連携で契約業務をシームレスに

GMOサインでメッセージを受信したらDiscordに通知する連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをリストアップしました。

GMOサイン

  • ログイン情報(GMOサインの操作で管理画面を使用します)

下記は事前にGMOサインにお問い合わせいただき取得してください。

  • シークレットキー
  • 顧客ID

Discord

  • Discordアカウント情報(Discordの画面操作が必要です)
  • アクセストークン(Botトークンの取得)
  • Discordの通知を送るチャンネルD

ステップ1 マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の+新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。

GMOサイン

検索結果からヒットしたアプリ名をクリックします。値を入力する画面が表示されます。

  • アカウント名
    • 任意の文字列(メールアドレスなど)
  • アクセストークン
    • 「GMO」とご入力ください。

値を入力したら、追加ボタンをクリックします。これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。

Discord

検索窓から「Discord」を入力して、ヒットしたアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面がポップアップされます。

  • アカウント名
    • 任意の名称を入力してください。
  • アクセストークン
    • Botトークンを入力します。

>Yoomヘルプ:Discord Botのマイアプリ連携方法

アクセストークンを入力し、追加ボタンをクリックするとDiscordのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトに、テンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3 アプリトリガー「署名が完了したら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。

GMOサインでのイベント(署名の完了)をトリガーにするため、Webhookの設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらに表示される項目は、すでに初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • GMOサインと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリック

(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

  • 画面に表示されたWebhookURLを、GMOサインの管理画面内にある、Webhook設定ページに入力します。

→テストをクリック →成功 トランザクションIDが取得できます。

※エラーになった場合

イベント(署名が完了した案件)が発生していないことが考えられます。テスト案件を設定の上、再テストに進んでください。

→保存する をクリックします

ステップ4 アプリと連携する「アクセストークンの生成」

次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

この工程ではGMOサインのアクセストークンを取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • GMOサインと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)データベース操作の詳細設定

  • シークレットキー
    • 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
  • 顧客ID
    • 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。

→テストをクリックします。 →成功 アウトプットにはアクセストークンが生成されました。

→保存するをクリックします。

ステップ5 アプリと連携する「文書詳細情報の取得」

次に、テンプレートの3つ目の工程をクリックします。

この工程では文書名などの情報を取得する操作を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • GMOサインと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)データベース操作の詳細設定

  • シークレットキー
    • 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
  • 顧客ID
    • 事前にお問い合わせいただき取得した値を入力します。
  • アクセストークン
    • 1つ前の工程で取得したアクセストークンの引用コードが事前に埋め込まれています。
  • トランザクションID
    • 1つ目の工程で取得したアウトプットを引用します。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、『署名が完了したら』タブ内に表示されるトランザクションIDを選択します。引用コードが埋め込まれます。

  • 管理番号
    • トランザクションIDか、管理番号のどちらかが必要になります。今回はトランザクションIDを入力済みのため、空欄でも問題ありません。

→テストをクリックします。 →成功 アウトプットには、文書情報が取得されました。

→保存するをクリックします。

ステップ6 アプリと連携する「Discordに通知する」

次に、テンプレートの4つ目の工程をクリックします。

この工程でDiscordに通知する定型文を作成します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Discordと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)データベース操作の詳細設定

  • チャンネルID
    • 編集欄をクリックすると、連携済みのルームがピックアップされます。該当のチャンネルを選択すると、IDが引用されます。
    • または、チャンネル一覧の歯車アイコンを右クリックで表示されるメニューの一番下にもチャンネルIDが表示されます。

  • メッセージ内容
    • 定型文を作成します。編集欄をクリックすると、プルダウンが開き「文書詳細情報の取得」タブから文章情報のアウトプットが表示されます。必要な項目をクリックすると、引用コードが埋め込まれます。

→テストをクリックします。 →成功 

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ7 アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、コンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルで切り替えできます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、簡単にフローボットを設定できました。</span>今回使用したテンプレートについては、こちらです。

もっと活用!GMOサインを使った自動化3選

GMOサインはDiscordのほか、他のアプリとも連携して自動化を活用できます。

1.  kintoneから契約書作成し即時送付

kintoneで1クリックするだけで契約書を作成し、GMOサインで送付できます。手動入力なしで契約書を自動生成できるため、効率的に契約処理を進められるようになります。これにより手作業が減り、ヒューマンエラーの防止にも貢献します。

2. 契約完了後にスプレッドシートへ自動更新

GMOサインで契約が完了すると、Google スプレッドシートのデータベースが自動更新されます。手動更新の手間が省け、契約情報の共有がスムーズになります。作業時間を短縮し、チームの生産性向上に寄与します。

3. 契約書をDropboxへ自動保存で効率化

GMOサインで契約完了後、ファイルがDropboxに自動保存されます。手動でのファイル管理が不要になり、ファイルの共有や保管がスピーディーに行えます。

まとめ

プログラミング不要のフローボットで、契約完了の通知を簡単に自動化できます。サポート対応やプロジェクト管理がスムーズになり、業務がより快適に進むでしょう。<span class="mark-yellow">契約業務における最適なソリューションとして、このフローボットを導入してみませんか?</span>

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
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GMOサイン
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