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GMOサインは電子契約の効率化に最適なツールとして、幅広い企業で活用されています。契約完了を見逃してしまい、対応が遅れた経験はありませんか？Discordと連携させると、契約情報を自動的に通知できるようになり、契約完了の見落としが防げます。
この自動化は、従来はプログラミングが必要でしたが、当社のノーコードフローボットで簡単に導入が可能です。本記事では、ノーコードで設定する方法や、このフローボットによって得られる具体的な利便性について詳しく解説します。ぜひ最後までお読みください。
今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。
契約完了通知が自動化されると、カスタマーサポートやプロジェクトマネージャーがどのような利便性を得られるのでしょうか。
GMOサインで契約が完了すれば、リアルタイムでDiscordに通知が届きます。契約完了を手動で確認する手間がなくなり、カスタマーサポート担当が常に最新の契約状況をスムーズに把握できます。これにより、顧客対応の準備が整い、追加説明のタイミングも逃しません。結果として、対応が迅速化し、顧客とのコミュニケーションが円滑になるでしょう。
たとえば、契約内容が変更された場合も自動で通知が入るため、更新タイミングを見逃しません。契約後のサポート内容が確認しやすくなるため、手動での確認が不要になり、サポートの効率化が進むでしょう。
契約が完了すると、契約日や署名者情報、契約金額が即座にDiscordに通知され、プロジェクトマネージャーは次フェーズへスムーズに移行できます。通知機能により必要な情報が自動で揃い、次のタスク管理が容易になります。チームの進捗状況が一目で把握できるため、プロジェクト全体の流れを整えやすくなり、業務がスムーズに進むと期待されます。
通知によりタスクの優先順位が明確になり、プロジェクト全体のスケジュール管理がより正確になります。タスクが計画通りに進行しているかをリアルタイムで把握でき、次の対応も余裕を持って準備できます。
Discordの通知内容には契約書の詳細情報が含まれており、データ管理担当者は手入力によるミスを防げます。自動で通知される契約日や契約金額、署名者の情報を元に、常に正確なデータが管理できるでしょう。最新の情報を適切に活用でき、業務全体の信頼性向上につながると考えられます。
情報が自動更新されるため、手入力の確認にかかる負担が減ります。管理者やチームメンバーが常に正しい情報を参照でき、情報共有が確実になります。
ここからは、「GMOサインで契約が完了したらDiscordに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
■概要
GMOサインで契約が完了したらDiscordに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約に関わる業務を少しでも効率化して業務効率を向上したいバックオフィス担当者
・GMOサインから契約完了の有無を毎回確認していて、手間に感じている方
2.Discordを社内のコミュニケーションツールとして採用している企業
・契約完了の通知をDiscordで確認したい方
・日常的にDiscordを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィス担当者の中には、契約関連の業務を主に担当している方がいると思います。
契約が完了したらすぐにその情報を確認して、スムーズに契約後の処理に取り掛かりたいですよね。
このテンプレートを利用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でChatworkに通知が届きます。
これにより、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省け、Chatwork上で状況をすぐに確認できるようになります。
通知によって情報を把握しやすくなるため、契約後の対応も迅速に進めることができるでしょう。
また、契約に関してメンバーに確認したいことがあれば、Chatwork上でそのままコミュニケーションが取れるため、メンバー間のスムーズなやり取りにもつながります。
■注意事項
・GMOサインとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
GMOとの連携には、GMOサインの連携オプションが必要になります。詳しくはGMOサイン公式サイトをご確認ください。
GMOサイン公式ヘルプ：外部サービス連携で契約業務をシームレスに
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
下記は事前にGMOサインにお問い合わせいただき取得してください。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
検索結果からヒットしたアプリ名をクリックします。値を入力する画面が表示されます。
値を入力したら、追加ボタンをクリックします。これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
検索窓から「Discord」を入力して、ヒットしたアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面がポップアップされます。
＞Yoomヘルプ：Discord Botのマイアプリ連携方法
アクセストークンを入力し、追加ボタンをクリックするとDiscordのマイアプリ登録が完了です。
こちらのバナーをクリックします。
■概要
GMOサインで契約が完了したらDiscordに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約に関わる業務を少しでも効率化して業務効率を向上したいバックオフィス担当者
・GMOサインから契約完了の有無を毎回確認していて、手間に感じている方
2.Discordを社内のコミュニケーションツールとして採用している企業
・契約完了の通知をDiscordで確認したい方
・日常的にDiscordを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィス担当者の中には、契約関連の業務を主に担当している方がいると思います。
契約が完了したらすぐにその情報を確認して、スムーズに契約後の処理に取り掛かりたいですよね。
このテンプレートを利用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でChatworkに通知が届きます。
これにより、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省け、Chatwork上で状況をすぐに確認できるようになります。
通知によって情報を把握しやすくなるため、契約後の対応も迅速に進めることができるでしょう。
また、契約に関してメンバーに確認したいことがあれば、Chatwork上でそのままコミュニケーションが取れるため、メンバー間のスムーズなやり取りにもつながります。
■注意事項
・GMOサインとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
マイプロジェクトに、テンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
GMOサインでのイベント（署名の完了）をトリガーにするため、Webhookの設定を行います。
こちらに表示される項目は、すでに初期設定済みです。
→次へをクリック
→テストをクリック →成功 トランザクションIDが取得できます。
イベント（署名が完了した案件）が発生していないことが考えられます。テスト案件を設定の上、再テストに進んでください。
→保存する をクリックします
次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
この工程ではGMOサインのアクセストークンを取得します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットにはアクセストークンが生成されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
この工程では文書名などの情報を取得する操作を行います。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットには、文書情報が取得されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの4つ目の工程をクリックします。
この工程でDiscordに通知する定型文を作成します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
全ての工程が設定されると、コンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルで切り替えできます。
プログラミング不要で、簡単にフローボットを設定できました。今回使用したテンプレートについては、こちらです。
■概要
GMOサインで契約が完了したらDiscordに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約に関わる業務を少しでも効率化して業務効率を向上したいバックオフィス担当者
・GMOサインから契約完了の有無を毎回確認していて、手間に感じている方
2.Discordを社内のコミュニケーションツールとして採用している企業
・契約完了の通知をDiscordで確認したい方
・日常的にDiscordを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィス担当者の中には、契約関連の業務を主に担当している方がいると思います。
契約が完了したらすぐにその情報を確認して、スムーズに契約後の処理に取り掛かりたいですよね。
このテンプレートを利用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でChatworkに通知が届きます。
これにより、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省け、Chatwork上で状況をすぐに確認できるようになります。
通知によって情報を把握しやすくなるため、契約後の対応も迅速に進めることができるでしょう。
また、契約に関してメンバーに確認したいことがあれば、Chatwork上でそのままコミュニケーションが取れるため、メンバー間のスムーズなやり取りにもつながります。
■注意事項
・GMOサインとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインはDiscordのほか、他のアプリとも連携して自動化を活用できます。
kintoneで1クリックするだけで契約書を作成し、GMOサインで送付できます。手動入力なしで契約書を自動生成できるため、効率的に契約処理を進められるようになります。これにより手作業が減り、ヒューマンエラーの防止にも貢献します。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
GMOサインで契約が完了すると、Google スプレッドシートのデータベースが自動更新されます。手動更新の手間が省け、契約情報の共有がスムーズになります。作業時間を短縮し、チームの生産性向上に寄与します。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインで契約完了後、ファイルがDropboxに自動保存されます。手動でのファイル管理が不要になり、ファイルの共有や保管がスピーディーに行えます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
プログラミング不要のフローボットで、契約完了の通知を簡単に自動化できます。サポート対応やプロジェクト管理がスムーズになり、業務がより快適に進むでしょう。契約業務における最適なソリューションとして、このフローボットを導入してみませんか？
■概要
GMOサインで契約が完了したらDiscordに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約に関わる業務を少しでも効率化して業務効率を向上したいバックオフィス担当者
・GMOサインから契約完了の有無を毎回確認していて、手間に感じている方
2.Discordを社内のコミュニケーションツールとして採用している企業
・契約完了の通知をDiscordで確認したい方
・日常的にDiscordを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィス担当者の中には、契約関連の業務を主に担当している方がいると思います。
契約が完了したらすぐにその情報を確認して、スムーズに契約後の処理に取り掛かりたいですよね。
このテンプレートを利用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でChatworkに通知が届きます。
これにより、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省け、Chatwork上で状況をすぐに確認できるようになります。
通知によって情報を把握しやすくなるため、契約後の対応も迅速に進めることができるでしょう。
また、契約に関してメンバーに確認したいことがあれば、Chatwork上でそのままコミュニケーションが取れるため、メンバー間のスムーズなやり取りにもつながります。
■注意事項
・GMOサインとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
では、またお会いしましょう！
