GMOサインとGoogle スプレッドシートで契約完了後に自動でデータ更新してみた

工程は6ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. GMOサインとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録
2. GMOサインで契約が完了したら起動するトリガーを設定
3. GMOサインでアクセストークンを生成するアクションを設定
4. GMOサインで文章詳細情報を取得するアクションを設定
5. Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定
6. GMOサインとGoogle スプレッドシートの自動化の動作確認

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ステップ1:GMOサインとGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録

YoomでGMOサインとGoogle スプレッドシートを接続するために、マイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単に進められます。

まず、GMOサインのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGMOサインを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。

続いて、Google スプレッドシートのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じようにGoogle スプレッドシートを選択します。
以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートへログインしましょう。

マイアプリにGMOサインとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:GMOサインで契約が完了したら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更できます。
最初にGMOサインの設定から行うため、「署名が完了したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「アプリトリガーのタイトル」→自由に変更可能
• 「GMOサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→署名が完了したら
  

以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーしてください。
GMOサインの管理画面で設定します。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行してから「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:GMOサインでアクセストークンを生成するアクションを設定

続いて、GMOサインでアクセストークンを生成する設定を行うため、「アクセストークンの生成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「GMOサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→アクセストークンの生成
  

以下の画面が表示されるので、「シークレットキー」と「顧客ID」の設定をしてください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:GMOサインで文章詳細情報を取得するアクションを設定

続いて、GMOサインで文章詳細情報を取得する設定をするため、「文章詳細情報の取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更
• 「GMOサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→文章詳細情報の取得
  

以下の画面が表示されるので、「シークレットキー」と「顧客ID」を設定します。

スクロールし、「アクセストークンの生成」のアウトプットを使用して「アクセストークン」の設定をしましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、「アクセストークンの生成」のアウトプットを利用できます。
以下のようにアクセストークンの設定をします。

スクロールし、先ほどと同様に「トランザクションID」の設定をしてください。
「署名が完了したら」のアウトプットを使用します。
他にも必要な項目があれば、設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ5:Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定

続いて、Google スプレッドシートの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」自由に変更
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用に契約情報を入力します。
例として以下のように設定しました。

Yoom画面に戻り、説明を確認して「データベースの連携」を設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
一意の値を使って対象レコードを検索します。
「署名が完了したら」のアウトプットから「トランザクションID」を選択します。
今回は以下のように設定しました。
※Google スプレッドシート上のIDとGMOサインのIDが同一の状態で保持されていることを想定しています。

スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
先ほどGoogle スプレッドシートでテスト用に設定した契約情報の項目名が表示されます。
更新したい項目に、GMOサインのアウトプットを使用して設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ6:GMOサインとGoogle スプレッドシートの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

その他のGMOサインとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

1.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに自動的に格納するフローです。
ファイルを自動的に格納できるため、紛失する心配がありません。
手動での格納が不要になり、格納漏れや誤りを防ぐことができます。

2.GMOサインで契約書の署名が完了したら、自動的にSlackに通知するフローです。
署名の完了有無を確認する必要がなくなり、担当者の作業負担を軽減できます。
Slack上で署名された契約書の内容を確認できるため、アプリ間の移動を減少できます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Notionでページにテキストを自動追加するフローです。
Google スプレッドシートとNotionのデータを自動同期できるため、転記作業が不要になります。
さらに、スピーディーな転記作業により、チーム内での情報共有を容易に行えます。

まとめ

GMOサインとGoogle スプレッドシートの連携により、効率的な契約管理と透明性の向上が期待できます。
この自動化により、手作業によるデータ更新が不要となり、時間の短縮につながります。
さらに、人的ミスも避けられるため、信頼性の高いデータを維持できるでしょう。
自動化を導入することで、これらのメリットが得られます。

Yoomを使用したアプリ連携は、特別なスキルは一切必要ありません。
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