GMOサインで契約が締結するたびに手動でLINE WORKSに通知している場合、自動化できたら便利になると思いませんか?
この連携で契約完了の通知を自動化することで、業務効率化が期待できます。
本記事では、その具体的な連携方法とメリットについて詳しく紹介します。
契約締結の確認漏れを防ぎ、迅速な対応を可能にするこの自動化は、特に多忙な営業部門や事務部門にとって大きな助けとなるでしょう。
こんな方におすすめ
・契約手続きの効率化を図りたい営業部門や事務部門の担当者
・契約完了の確認漏れやリスク管理の強化が課題と感じている管理職
・複数クライアントとの契約情報を効率的に一元管理したい大規模企業の担当者
・LINE WORKSやGMOサインを使用している企業で業務効率化を目指している方
・製造業やサービス業で契約手続きを迅速化し、タイムリーに次の業務を進めたい方
GMOサインとLINE WORKSの連携メリットと具体例
1.リアルタイムで契約締結を把握
従来、契約締結状況の確認には、定期的にGMOサインにログインして進捗を確認したり、メールで通知を受け取る必要がありました。
これにはタイムラグが生じやすく、対応が遅れる原因となることも少なくありません。
そこでリアルタイム通知が導入することで、契約が締結された瞬間に営業チームや管理部門などの関係者全員がLINE WORKSでその情報を共有できるため、次のステップに素早く移行できます。
たとえば、契約が完了したタイミングで営業チームがすぐに納品準備に取り掛かる、または請求書の発行プロセスを開始できるため、業務の停滞を防ぎます。
また、情報を一斉に共有することで、不要な確認作業を減らし、現場での混乱や手戻りを防ぐことにつながります。
この仕組みは特に、リモートワーク環境や複数拠点を持つ企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。
2.入力ミス防止
従来は、契約完了後に担当者が契約内容や進捗状況を別のツールやシステムに手動で入力し、関係者に共有する流れでした。
この過程で、契約締結日やクライアント名、金額といった重要な情報を誤入力してしまうリスクがあり、修正作業や確認対応に時間が取られることも少なくありません。
自動化により、GMOサインで締結された契約情報がLINE WORKSにそのまま反映され、通知が送られるため、正確なデータの共有につながります。
たとえば、契約金額や締結日時がそのまま通知内容に反映されるので、営業チームや管理部門がミスのない情報を基にタスクを進められます。
また、修正対応や確認作業が不要になるため、チーム全体の時間と労力を節約できる点も大きなメリットです。
この仕組みは、特に複数の契約を並行して管理する際や、情報の正確性が重要な業務において有効でしょう。
3.契約関連データの一元管理
従来、契約情報はGMOサインのシステム内で管理される一方で、進捗状況やタスク割り振りの情報は別のツールで管理されていることが一般的でした。
この分散管理により、関係者が契約のステータスを把握する際に複数のシステムを確認する必要があり、業務が煩雑になることが懸念されていました。
ですが、LINE WORKSと連携することで、契約締結情報がLINE WORKSのチャットに自動的に通知されるので、必要な情報が一箇所で確認可能になります。
たとえば、通知機能を利用して関係者間で追加コメントやタスク割り振りができるため、データをスムーズに活用できます。
この一元管理により、契約に関連する確認作業や情報漏れのリスクが低減し、組織全体の業務効率の向上が期待できます。
[Yoomとは]
GMOサインとLINE WORKSの連携フローの作り方
ここまで、GMOサインとLINE WORKSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「GMOサインで契約が完了したらLINE WORKSに通知する」フローボットを作成していきます。
GMOサインで契約が完了したらLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
GMOサインでの電子契約が完了した際、関係部署への通知を手作業で行っていませんか？都度の連絡は手間がかかる上に、通知漏れやタイムラグが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの契約完了をトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知を送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、契約後の業務連携を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約手続き後、関係者への通知業務に手間を感じている法務・総務担当者の方
- 契約完了の連絡をLINE WORKSでリアルタイムに受け取り、次のアクションに移りたい営業担当者の方
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで契約が完了すると、自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、これまで手動で行っていた連絡業務の時間を削減できます
- 手作業による通知漏れや関係者への連絡遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約後のスムーズな業務連携を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとLINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、契約内容を取得します
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を基に作成したメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- LINE WORKSの通知設定では、通知を送信するボットIDやトークルームIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- GMOサインとLINE WORKSをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のGMOサインのトリガー設定と、その後のLINE WORKSのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、GMOサインとLINE WORKSの連携フローの動作確認をする。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているGMOサインとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
こちらを参考にして設定してください。
連携については、GMOサインのAPI連携オプションが必要です。
※詳細はこちら、またはGMOサインにお問い合わせください。
続いてLINE WORKSと連携します。
この記事を参考に、必須項目の設定をお願いします。
マイアプリに、連携したGMOサインとLINE WORKSが表示されたら完了です。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「署名が完了したら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
以下の画面が出るので、こちらを参考に設定してください。
テストを実行し、アウトプットにトランザクションIDが取得できていることを確認したら保存します。
次に「アクセストークンの生成」を選択します。
こちらもテスト成功し、アクセストークンが取得できていたら保存します。
続いて「文書の取得」を選択します。
アクションは変更せず、次に進みましょう。
アウトプット内「アクセストークンの生成」からアクセストークンを選択。
※トランザクションIDまたは管理番号の設定が必要なので、アウトプットで取得したトランザクションIDを今回は使用します。
こちらもテストし、アウトプットに文書の詳細が反映していたら保存します。
続いて「LINE WORKSに通知する」をクリックします。
ボットID・トークルームIDをこちらを参考に設定してください。。
メッセージはアウトプットを使用し、以下のように設定しました。
アウトプットは他にも項目があるので、通知で確認したい情報にあわせてカスタマイズしてください。
こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
GMOサインで契約が完了したらLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
GMOサインでの電子契約が完了した際、関係部署への通知を手作業で行っていませんか？都度の連絡は手間がかかる上に、通知漏れやタイムラグが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの契約完了をトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知を送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、契約後の業務連携を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約手続き後、関係者への通知業務に手間を感じている法務・総務担当者の方
- 契約完了の連絡をLINE WORKSでリアルタイムに受け取り、次のアクションに移りたい営業担当者の方
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで契約が完了すると、自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、これまで手動で行っていた連絡業務の時間を削減できます
- 手作業による通知漏れや関係者への連絡遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約後のスムーズな業務連携を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとLINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、契約内容を取得します
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を基に作成したメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- LINE WORKSの通知設定では、通知を送信するボットIDやトークルームIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
GMOサインを使ったその他の自動化例
1.GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
契約内容を手動でMicrosoft Excelに転記していた方におすすめです。
Microsoft Excelを見れば、過去の契約も確認できるので便利です。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
```html
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後に、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力ミスや更新漏れのリスクも高まり、大きな負担となることがあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Microsoft Excelの契約管理表などを自動で更新できるため、手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMicrosoft Excelで契約管理を行っており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のデータ転記作業で発生しがちな、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 定型的な更新作業から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている管理部門や営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了をトリガーに自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書詳細情報を取得する」アクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した文書情報を基に特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」設定では、更新対象のファイルやシート、行を特定し、GMOサインから取得した契約日や契約者情報などの値を、更新したいセルにそれぞれマッピングしてください
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新するフローです。
Mazricaで取引進捗を管理している場合、契約締結のたびに手動でステータス更新するのは面倒ですよね。
このフローを利用すれば自動でステータス更新ができるので、後続業務もスムーズに進むでしょう。
GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約の締結が完了した後、営業管理ツールであるMazricaの案件ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は、更新漏れやタイムラグが発生しやすく、営業活動の正確な把握を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの締結完了を検知して、Mazricaの案件ステータスを自動で更新できるため、手作業によるミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMazricaを利用し、契約後のステータス更新を手作業で行っている営業担当者の方
- 案件管理の正確性を高め、更新漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい営業マネージャーの方
- 契約締結から案件管理までの一連のフローを自動化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、Mazricaのステータス更新が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのステータス変更に伴う、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMazricaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでMazricaを選択し、「案件情報を検索する」アクションを設定して、更新対象の案件を特定します
- 最後に、Mazricaの「案件情報を更新する」アクションを設定し、ステータスなどを変更します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定において、シークレットキーや顧客IDは任意の値で設定してください
- Mazricaの案件情報を検索するアクションでは、検索のキーとなる項目やキーワードを任意で設定できます
- Mazricaの案件情報を更新するアクションでは、更新したいフィールドを任意で選択し、前段のGMOサインで取得した情報などを自由に設定することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
3.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
手動で格納作業をしていると、格納漏れや保存先の間違いといったリスクがあります。
このフローを利用すれば自動でファイルの格納までできるので、そういったミスを減らせそうです。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに格納する作業は手間がかかる上に、失念するリスクもあるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約書ファイルを自動でDropboxに格納できます。これにより、契約書管理の手間を省き、より安全かつ効率的な保管体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務・総務担当者の方
- Dropboxをファイル保管庫として利用しており、手作業での格納に課題を感じている方
- 電子契約後のファイル管理プロセス全体を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でDropboxへファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードに費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル移行作業がなくなることで、ファイルの格納漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとDropboxをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」し、「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を選択し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomと連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存するファイル名や、同名のファイルが存在した場合の処理（モード）を任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
その他のフローボットはこちらから見れます→フローボットテンプレート｜Yoom
まとめ
今回は「GMOサインで契約が完了したらLINE WORKSに通知する」フローボットをご紹介しました。
GMOサインとLINE WORKSを連携することで、契約完了通知の自動化による業務効率化とリスク管理の強化が期待できます。
特に、契約手続きの確認漏れを防ぎ、迅速な対応を可能にするこの仕組みは、営業部門や事務部門にとって大きなメリットとなるでしょう。
特にYoomを活用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても自動化ができます。
ぜひ、この機会にGMOサインとLINE WORKSの連携をしてみてください。
